Quanto deve receber um funcionário que viaja com carro particular?

As viagens corporativas tornaram-se uma necessidade para as empresas que desejam crescer em meio a um cenário de globalização e comunicação em rede. Contudo, para que elas rendam frutos, é preciso que cada detalhe da experiência seja pensado para proporcionar comodidade ao colaborador e segurança para todos.

Mas o que fazer quando o funcionário viaja com carro particular? Seria esse um procedimento interessante para a empresa e para o viajante? Como custear a viagem, nesses casos?

Optando pelo reembolso ou pela antecipação de pagamentos, o orçamento da empresa, bem como a segurança do funcionário, precisa ser respeitado. Para entender como lidar com esse tipo de situação, acompanhe as dicas que preparamos a seguir!

Quais são os direitos e deveres de um funcionário em viagem corporativa?

Utilizar um veículo próprio em uma viagem corporativa traz uma série de vantagens e desafios para o colaborador e para a empresa. Entenda como ficam os direitos e deveres do funcionário nessas situações!

Gastos com combustível

Uma das poucas leis que nos ajudam a entender os deveres de uma empresa quanto à relação transporte-colaborador é a lei no 7.418, de 1985. Nela, encontramos as normas sobre o vale-transporte. Ali, estabelece-se que a empresa deve fornecê-lo ao empregador de forma antecipada e que o trecho coberto deve ser realizado por meio de transporte público. Assim, as empresas não têm obrigação de arcar com os custos que os seus funcionários têm ao abastecer o veículo próprio usado a caminho do trabalho.

Contudo a situação de uma viagem corporativa que requer o uso desse veículo particular é um tanto diferente. É que a mesma lei estabelece que, se o colaborador necessita do veículo particular para exercer a atividade profissional e a empresa não dispõe de um veículo para tal, ela deve se responsabilizar por esse custo. A outra lei que apoia este argumento é a 5.454, também conhecida como Consolidação das Leis do Trabalho. Nela, estabelece-se que o empregador deveria assumir os riscos da atividade econômica.

Ainda assim, caso não haja acordo entre o empregador e o funcionário para o uso do veículo próprio para realizar as tarefas do trabalho, a empresa não é, necessariamente, obrigada a arcar com custos de combustível ou danos, como veremos a seguir. Essa é uma questão que ainda gera discussões entre especialistas jurídicos.

Como não há obrigatoriedade de a empresa pagar os custos de quem decide utilizar veículo próprio para ir ao trabalho ou fazer uma viagem, muitos empregadores optam por fazer o pagamento do combustível para fortalecer o relacionamento com os funcionários e proporcionar mais comodidade. Para isso, elas oferecem o vale combustível ou a quantia estimada durante o planejamento da viagem.

Custos com depreciação do veículo

O uso do veículo gera danos a longo prazo. Além disso, todos os carros estão sujeitos a acidentes e estragos ao longo das estradas. Como vimos anteriormente, os gastos das empresas com veículos particulares nos casos em que eles não são a única alternativa para realização da atividade profissional ainda geram discussões entre especialistas.

Em julgamento de um caso semelhante, o Tribunal Superior do Trabalho decidiu que o empregado somente poderia ser ressarcido pelos danos ao veículo se a empresa não tivesse um carro disponível para execução das tarefas e se esta desse permissão para o uso do carro particular. De qualquer modo, recomenda-se que o empregador e o empregado façam um acordo formal. Assim, a relação entre a empresa e o colaborador não fica tensionada por desconhecimento acerca das responsabilidades.

Além disso, se o veículo é necessário para a empresa, é de bom-tom que ela assuma a responsabilidade por eventuais danos. Afinal, ela está se beneficiando pelo uso do carro particular.

Pagamento de horas extras

As leis trabalhistas não definem diretrizes claras quanto às horas extras gastas em viagens a trabalho. Para os colaboradores que possuem acordo e controle de carga horária trabalhada, a empresa deve pagar horas extras. Já para os que não possuem controle de carga horária, não é obrigatório o pagamento das horas trabalhadas a mais.

Para facilitar o entendimento da questão, basta seguir a seguinte fórmula: enquanto o funcionário ficar à disposição da empresa, as horas dele devem ser remuneradas. Portanto, as horas que o colaborador gasta viajando não precisam ser consideradas como horas extras se estiverem dentro do escopo estabelecido pelo contrato.

Como a política de reembolso funciona para um funcionário que viaja com carro particular?

Sua empresa optou por fazer o reembolso para o funcionário usar o carro próprio? Alguns cuidados são essenciais para garantir que essa decisão coopere com os objetivos de sua empresa e não ocasione em atritos com o colaborador em caso de imprevistos. Afinal, os eventuais danos que ocorrerem ao veículo durante a viagem corporativa também são de responsabilidade da empresa, especialmente quando ela requisita que o carro particular seja utilizado. Saiba como proceder com nossas dicas a seguir.

Defina limites e prazos para o reembolso

Caso a sua política de viagens corporativas ainda não conte com itens em relação ao reembolso, está na hora de cuidar disso. Defina um limite para os gastos dos colaboradores, de modo que eles entendam o que é de encargo da sua companhia.

Outro item essencial é o relativo ao prazo para o reembolso. Como já recomendamos em nosso blog, o ideal é que o prazo para ressarcir o trabalhador não seja longo, pois quando ele tira dinheiro do próprio bolso pode precisar dessa quantia. Lembre-se sempre de instruir seus colaboradores ao uso de um sistema de controle de gastos, capaz de armazenar notas fiscais e facilitar a elaboração de relatórios financeiros.

Formalize um acordo

Para assegurar o cumprimento dos direitos e deveres do colaborador, você não pode se satisfazer com acordos verbais. Mesmo que haja muita confiança entre as partes, um acordo formal traz mais segurança para a transação e previne a sua empresa de eventuais prejuízos.

Consulte o seu departamento jurídico ou uma empresa de serviços no ramo para desenvolver esse documento. As regras ali definidas devem ficar claras e alinhadas à política de viagens corporativas da empresa.

Faça seguro do veículo

Uma boa forma de economizar nas despesas é incluir o carro particular do funcionário no seguro da companhia. Caso haja sinistros, como roubos e acidentes, a sua empresa evita prejuízos e garante atendimento para o colaborador ficar mais tranquilo.

Mesmo que seja mais cômodo para o funcionário que viaja com carro particular, é altamente recomendável que você avalie essa escolha junto ao colaborador. Com um veículo alugado ou um veículo da empresa, você tem mais controle e possibilidades de agir em caso de incidentes como roubos e danos e evita problemas jurídicos, bem como o desgaste na relação com o colaborador. Em todo caso, conte com a consultoria jurídica de uma agência especializada em viagens corporativas para extrair somente resultados positivos dessa experiência!

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