O que considerar ao montar um calendário de eventos corporativos?

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Você já preparou o calendário de eventos corporativos para este ano em sua empresa? Para muita gente, essa pode ser uma tarefa difícil, afinal de contas, envolve um planejamento feito com meses de antecedência. Mas prepará-lo vale muito a pena. Ao fazer isso, você garante que não tomará decisões precipitadas e que também não vai perder boas oportunidades de negócio.

O calendário de eventos corporativos é a lista das datas em que a empresa fará ações promocionais, seja para o público externo ou para o interno. Esses momentos são perfeitos para aproximar e fidelizar os clientes, conquistar novos leads e, em termos de endomarketing, melhorar a motivação dos colaboradores.

Cuidar do assunto com antecedência tanto traz economia como ajuda a evitar imprevistos, que são o calcanhar de Aquiles dos eventos “de última hora”.

Está considerando organizar as datas para os eventos da sua empresa e não sabe por onde começar? Confira algumas dicas especiais sobre o assunto neste post!

Os benefícios de um calendário de eventos corporativos

Empresas traçam seus passos por meio do planejamento estratégico, certo? Nele, são definidos:

  • o faturamento esperado;
  • os lucros previstos para o período;
  • o orçamento de gastos por setor (marketing, comercial etc.), entre outras coisas.

Prever os eventos corporativos do ano faz com que as áreas relacionadas caminhem em consonância com o orçamento previsto para elas, definindo qual o budget máximo para cada evento.

Assim, todo o plano de custos, contratação de fornecedores, enfim, tudo que envolve o preparo do evento é previamente calculado para respeitar as disponibilidades. Dessa forma, você pode planejar o tamanho do evento que deseja, bem como a quantidade de pessoas que devem ser convidadas e o retorno esperado para a ação.

O caminho para montar um calendário para sua empresa

Agora, qual o melhor caminho para definir o calendário de eventos corporativos em cada período planejado? Nessa jornada, tomar certos cuidados e seguir os passos adequados são pontos essenciais.

Veja como fazer esse planejamento de forma eficiente e obter o máximo de resultado possível com os eventos corporativos em sua empresa!

Defina a quantidade e o tipo de evento

Baseando-se no orçamento definido para os setores envolvidos, calcule quantos eventos podem ser realizados e quais os custos de cada um. Se, por exemplo, a periodicidade desejada é trimestral, serão quatro eventos em um ano, certo? Dividindo o budget disponível entre eles, você saberá qual o limite de gastos por evento.

Você pode planejar ainda eventos de diferentes portes: alguns maiores em datas especiais e outros menores, que alcancem um público mais específico.

E outro ponto importante a considerar é o tipo de evento. Você tem diferentes opções, que podem ser mais ou menos adequadas, conforme os limites orçamentários e os objetivos do evento. Por exemplo:

  • confraternização de funcionários;
  • lançamentos de novos produtos e serviços;
  • congressos na área de atuação da empresa;
  • seminários e workshops sobre assuntos de interesse do público-alvo;
  • treinamentos e cursos etc.

Leve em conta também o alcance desejado: nacional, estadual ou regional, por exemplo, pois isso fará muita diferença, tanto na logística do evento quanto nos custos.

Estabeleça as datas ideais

Feito isso, é hora de definir as datas ideais. É importante que seja um momento em que o público tenha mais disponibilidade. Evite os feriados, que são mais apropriados a eventos culturais (e não corporativos).

Outro ponto é o período do mês. Nos últimos dias, a maioria das pessoas está com seu orçamento mensal comprometido, o que pode prejudicar o nível de participação do evento. Portanto, eventos realizados na primeira ou segunda semana do mês contam com maior aderência.

Busque parcerias para os eventos

Outra questão importante são as parcerias. Conseguir patrocinadores é fundamental para dar recorrência ao evento, ou seja, para permitir que ele gere retorno. Assim, você consegue realizar uma ação sustentável e melhora os resultados da empresa.

Deixe claro com o parceiro o que você precisa e qual retorno pode oferecer. É importante lembrar que os dois lados devem ter benefícios com o evento, ainda que estejamos falando de divulgação de marca — aliás, esses momentos são excelentes como estratégia de marketing.

Estabeleça formas de organização

Como o evento será organizado? Qual o prazo para contatar fornecedores e assinar contrato? Esses são alguns aspectos envolvidos na organização. É importante definir as etapas da pré-produção do evento, para que você consiga seguir o calendário de planejamento.

Também estão envolvidos aqui a escolha dos fornecedores, a reserva de espaço, compra de passagens para participantes ou convidados (se for o caso), entre outros pontos. É importante pensar em tudo com antecedência, pois você pode incluir detalhes que passaram despercebidos sem atrasar o cronograma.

Outra coisa: veja se o evento vai ser realizado pelas suas equipes internas ou por uma empresa especializada. Compare os gastos e o custo de oportunidade das opções, afinal, você vai “deslocar” pessoas do seu time das atividades normais para focar na preparação do evento.

Defina a equipe responsável

Por falar nisso, você já sabe quem pode cuidar de cada atividade? Considere o nível de preparo do profissional selecionado, pois o resultado das escolhas vai impactar diretamente os custos do evento.

Suponha que você deixe alguém responsável pela compra de passagens, reserva de hotéis e do local do evento. Se essa última atividade não for feita no tempo certo, pode ser difícil achar espaços disponíveis. Quanto à compra de passagens e hospedagem, a escolha das datas e locais precisa levar em conta tanto o preço quanto a facilidade de acesso ao lugar onde será realizado o evento.

São muitos detalhes, não é mesmo? Por isso, considere orçar os serviços de uma empresa especializada, que pode poupar você de muitos gastos e dores de cabeça.

Utilize as redes sociais

Para a divulgação, nada melhor que usar a força das mídias sociais. Se, antigamente, o marketing era apoiado majoritariamente em meios de comunicação tradicionais (TV, rádio, jornais impressos etc.), hoje, as grandes redes sociais (Instagram, Facebook e afins) contam com ferramentas de impulsionamento de publicações por meio das quais você pode definir cuidadosamente o público que deseja alcançar.

Ou seja, você investe pouco e tem um retorno muito mais qualificado, visto que suas publicações serão exibidas para as pessoas certas.

Invista em posts nas páginas da empresa e não esqueça de utilizar hashtags populares, que tenham a ver com o evento. Que tal criar uma só para a ocasião e incentivar seu público a compartilhá-la?. Elas são excelentes ferramentas para favorecer o engajamento pré-evento de quem já confirmou a participação.

A importância de planejar com antecedência

Quanto mais cedo for feito o planejamento de uma ação, seja ela qual for, mais tempo você terá para pensar com cuidado em todos os detalhes. A antecipação também é fonte de economia, uma vez que você consegue preços melhores com os fornecedores.

Seguindo as nossas dicas, montar o calendário de eventos corporativos da sua empresa será bem mais eficiente. Não se esqueça de medir o retorno da ação e o nível de satisfação dos participantes. Assim, você terá parâmetros para melhorar nas próximas vezes!

Tudo pronto para planejar os próximos eventos em sua empresa? Compartilhe este post nas suas redes sociais e troque uma ideia com seus colegas. Quem sabe nascem boas parcerias dessa conversa!

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