6 dicas de como conseguir parceiros em eventos

Organizar encontros empresariais é extremamente vantajoso para os negócios. Os benefícios são muitos: consolidar o relacionamento com clientes, promover networking e fortalecer a imagem da empresa.

Assim, para garantir bons resultados e o alcance de metas, muitas instituições têm a intenção de conseguir parceiros em eventos para que sua execução seja realmente produtiva. 

Contar com parceiros é interessante não somente para mitigar custos e esforços no planejamento, mas também para potencializar a atração do público interessado e expositores. Afinal, para ter um evento lotado, nem sempre uma divulgação forte é tudo.

Nesse sentido, ter outras empresas ao seu lado é uma iniciativa que vale a pena para ter encontros de qualidade que cumpram seus objetivos. No entanto, para que essa colaboração seja um sucesso, é muito importante estabelecer diretrizes e escolher criteriosamente as marcas envolvidas para bons contratos.

Pensando nisso, separamos 6 dicas para você selecionar os parceiros ideais para seu próximo evento corporativo. Continue a leitura para saber mais!

1. Analise a estrutura do evento

Tenha em mente todos os elementos que farão parte da estrutura do evento. Mapeie processos, fornecedores contratados, número de convidados esperado, entre outros detalhes. Essa diagramação é essencial para criar um plano de ação efetivo e combinar cada etapa com seus parceiros, ou seja, definir responsabilidades e entender quais são as tarefas de cada parte.

Nesse caminho, o intuito é que os envolvidos entendam como devem trabalhar para gerar os resultados estimados e evitar erros ou desentendimentos. Sendo assim, faça reuniões e registre todas as informações que forem acordadas, como:

  • responsabilidades e incumbências de cada um;
  • decisões que serão tomadas em conjunto ou o quanto de autonomia caberá aos parceiros;
  • divisão de lucros e custos;
  • metas da parceria e como os resultados serão mensurados.

Nesse ponto, vale notar que é importante fazer uma avaliação de riscos e desenhar todos os cenários possíveis. Esse diagnóstico vai nortear as ações tomadas e também ajudar as empresas a fazer os ajustes e correções ao longo do processo.

2. Escolha os parceiros mais adequados com o tipo de evento

Na hora de conseguir parceiros em eventos, uma boa ideia é recorrer à análise SWOT — que mede Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um plano de ação.

Com esse estudo, faça um benchmarking e dê prioridade para aliados que sejam complementares, ou seja, que dominem temas sobre os quais você não é um especialista. Eles vão suprir lacunas e tornar o encontro ainda mais relevante, completo e marcante para os convidados.

Ainda opte por empresas parceiras que tenham afinidade com seu negócio, que partilhe dos mesmos objetivos e princípios éticos e com o tipo de evento que você está promovendo.

Por exemplo, se sua instituição está organizando uma conferência sobre turismo de negócios, busque associados dentro desse nicho que partilhem do mesmo público-alvo e que não sejam concorrentes, mas que trabalhem com soluções suplementares.

Por fim, lembre-se de checar o histórico e a reputação de cada marca, uma vez que, atuando em conjunto, a imagem da sua empresa estará ligada a ela.

3. Divida responsabilidades

Trabalhar em conjunto implica delegar certas atribuições e abrir mão do controle de tudo, o que é difícil para certos gestores. Dessa forma, para conseguir parceiros em eventos, é imprescindível fazer a análise que abordamos no tópico anterior.

No fim das contas, você precisa se sentir confortável e confiar nos parceiros escolhidos, pois confiará a eles parte da produção do conteúdo e estrutura do seu evento.

Logo, dedique tempo à escolha, mantenha uma comunicação afiada e eficaz e divida tarefas para que cada um explore ao máximo seu potencial.

4. Busque patrocínio

Sua empresa pode entrar em contato com outras que estejam compatíveis e alinhadas com seu negócio e propor que elas se tornem patrocinadoras.

Elas se beneficiam com a promoção da marca no evento e, em troca, sua instituição também sai ganhando, pois essa é uma boa maneira de atrair mais participantes que sejam clientes ou admiradores desses parceiros. Além disso, essa manobra é eficaz para mitigar e diluir custos. ​

5. Estruture a divulgação do evento

Inclua, no documento que aborda o mapeamento e detalhes do evento, informações sobre como será feita a divulgação, garantindo que seus parceiros vão ajudar sua empresa nessa tarefa e que farão isso da forma correta.

Cada instituição pode ter autonomia nesse processo ou vocês podem elaborar um manual de promoção, para que o trabalho seja mais alinhado e funcional, o que é uma escolha mais acertada.

Discuta pontos importantes como material de comunicação e meios de divulgação — redes sociais, newsletters, hot sites, anúncios, entre outros. Quanto mais bem planejado for o projeto de propaganda, maiores serão as chances de atrair um público expressivo para o evento.

6. Monte uma boa proposta e um mídia kit

Tanto para conseguir parceiros em eventos como patrocinadores você precisará submeter uma boa proposta que fale mais do seu evento e dos seus objetivos. Nessa apresentação, explique objetivamente elementos como:

  • foco do evento;
  • formato;
  • dia, local e horário;
  • serviços agregados (buffet, segurança, tecnologia etc);
  • público-alvo e número estimado de participantes;
  • proposta de patrocínio (se for o caso);
  • plano inicial de publicidade;
  • sobretudo, os benefícios que serão gerados caso a empresa aceite a parceria.

Com esse tipo de exposição, um futuro parceiro tem todas as informações básicas sobre o encontro e pode decidir se formar uma aliança será algo bom para o seu negócio. Por isso, é tão importante caprichar nessa proposta, passar credibilidade e ressaltar as vantagens de associar-se ao seu evento.

Não deixe de investir em um design claro, elegante e profissional, bem como em um conteúdo relevante. No mais, se sua empresa tiver realizado encontros empresariais anteriormente, um bom mídia kit pode ser decisivo para ajudar a conseguir parceiros em eventos.

Esse documento mostra outros eventos que sua instituição já fez e os resultados. Cabe notar que, nesse quesito, deve-se sublinhar dados positivos, que vão funcionar como instrumento para surpreender e convencer os possíveis aliados. Você pode adicionar referências como:

  • quantidade de participantes;
  • feedback do público;
  • menções importantes nos meios de comunicação e mídia espontânea gerada;
  • engajamento dos convidados (online e offline antes, durante e pós-evento);
  • matérias publicadas.

Conseguir parceiros em eventos é uma empreitada válida para otimizar o planejamento e produção de conferências e reuniões corporativas, além de colaborar para redução de custos e melhorar na divulgação e atração do público.

Com bons aliados, que devem ser escolhidos com muito critério, você será capaz de potencializar o retorno desses encontros e a experiência do cliente, alcançando resultados e ganhos que sua empresa talvez não conseguiria se estivesse sozinha.

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