6 Dicas de Como Conseguir Parcerias em Eventos

Para garantir bons resultados e o alcance de metas, muitas instituições têm a intenção de conseguir parcerias em eventos para que sua execução seja realmente produtiva.

Afinal, organizar encontros empresariais é extremamente vantajoso para os negócios. Os benefícios são muitos: consolidar o relacionamento com clientes, promover networking e fortalecer a imagem da empresa.

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Pensando nisso, separamos 6 dicas para você selecionar os parceiros ideais para seu próximo evento corporativo. Continue a leitura para saber mais!

Como escolher parcerias em eventos?

Contar com parceiros é interessante não somente para mitigar custos e esforços no planejamento, mas também para potencializar a atração do público interessado e expositores. Afinal, para ter um evento lotado, nem sempre uma divulgação forte é tudo.

Nesse sentido, ter outras empresas ao seu lado é uma iniciativa que vale a pena para ter eventos de qualidade que cumpram seus objetivos. No entanto, para que essa colaboração seja um sucesso, é muito importante estabelecer diretrizes e escolher criteriosamente as marcas envolvidas para estabelecer bons contratos.

Veja só seis pontos importantes para coletar parcerias em eventos!

1. Analise a estrutura do evento

Tenha em mente todos os elementos que farão parte da estrutura do evento. Mapeie processos, fornecedores contratados, número de convidados esperado, conteúdo, possibilidades de ativações, entre outros detalhes. 

Esse planejamento é essencial para o sucesso do evento e combinar cada etapa com seus parceiros, ou seja, definir responsabilidades e entender quais são as tarefas de cada parte.

Nesse caminho, o intuito é que os envolvidos entendam como devem trabalhar para gerar os resultados estimados e evitar erros ou desentendimentos. Sendo assim, faça reuniões e registre todas as informações que forem acordadas, como:

  • responsabilidades e incumbências de cada um;
  • decisões que serão tomadas em conjunto ou o quanto de autonomia caberá aos parceiros;
  • divisão de lucros e custos;

Nesse ponto, vale notar que é importante fazer uma avaliação de riscos e desenhar todos os cenários possíveis. Esse diagnóstico vai nortear as ações tomadas e também ajudar as empresas a fazer os ajustes e correções ao longo do processo.

2. Escolha os parceiros mais adequados com o tipo de evento

Na hora de conseguir parcerias em eventos, uma boa ideia é recorrer à análise SWOT — que mede Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um plano de ação.

Com esse estudo, faça um benchmarking e dê prioridade para aliados que sejam complementares, ou seja, que dominem temas sobre os quais você não é um especialista. Eles vão suprir lacunas e tornar o encontro ainda mais relevante, completo e marcante para os convidados.

Ainda opte por empresas parceiras que tenham afinidade com seu negócio, que partilhe dos mesmos objetivos e princípios éticos e compactue com o tipo de evento que você está promovendo.

Por exemplo, se sua instituição está organizando uma conferência sobre turismo de negócios, busque associados dentro desse nicho que partilhem do mesmo público-alvo e que não sejam concorrentes, mas que trabalhem com soluções suplementares.

Por fim, lembre-se de checar o histórico e a reputação de cada marca, uma vez que, atuando em conjunto, a imagem da sua empresa estará ligada a ela.

3. Divida responsabilidades

Trabalhar em conjunto implica delegar certas atribuições e abrir mão do controle de tudo, o que é difícil para certos gestores. Dessa forma, para conseguir parcerias em eventos, é imprescindível fazer a análise que abordamos no tópico anterior.

No fim das contas, você precisa se sentir confortável e confiar nos parceiros escolhidos, pois confiará a eles parte da produção do conteúdo e estrutura do seu evento.

Logo, dedique tempo à escolha, mantenha uma comunicação fluída e eficaz e divida tarefas para que cada um explore ao máximo seu potencial.

4. Busque patrocínio para parcerias em eventos

Sua empresa pode entrar em contato com outras que estejam compatíveis e alinhadas com seu negócio e propor que elas se tornem patrocinadoras.

Elas se beneficiam com a promoção da marca no evento e, em troca, sua instituição também sai ganhando, pois essa é uma boa maneira de atrair mais participantes que sejam clientes ou admiradores desses parceiros. Além disso, essa manobra é eficaz para mitigar e diluir custos. ​

5. Estruture a divulgação do evento

Inclua, no documento que aborda o mapeamento e detalhes do evento, informações sobre como será feita a divulgação, garantindo que seus parceiros vão ajudar sua empresa nessa tarefa e que farão isso da forma correta.

Cada organização pode ter autonomia nesse processo ou vocês podem elaborar um manual de promoção, para que o trabalho seja mais efetivo e funcional, o que é uma escolha mais acertada.

Discuta pontos importantes como material de comunicação e meios de divulgação — redes sociais, newsletters, hotsites, anúncios, entre outros. Quanto mais bem planejado for o projeto de propaganda, maiores serão as chances de atrair um público expressivo para o evento.

6. Monte uma boa proposta e um mídia kit

Tanto para conseguir parceiros em eventos como patrocinadores você precisará submeter uma boa proposta que fale mais do seu evento e dos seus objetivos. Nessa apresentação, explique objetivamente elementos como:

  • foco do evento;
  • formato;
  • dia, local e horário;
  • serviços agregados (buffet, segurança, tecnologia etc);
  • público-alvo e número estimado de participantes;
  • proposta de patrocínio (se for o caso);
  • plano inicial de publicidade;
  • sobretudo, os benefícios que serão gerados caso a empresa aceite a parceria.

Com esse tipo de exposição, um futuro parceiro tem todas as informações básicas sobre o encontro e pode decidir se formar uma aliança será algo bom para o seu negócio. Por isso, é tão importante estruturar essa proposta, passar credibilidade e ressaltar as vantagens de associar-se ao seu evento.

Não deixe de investir em um design claro, elegante e profissional, bem como em um conteúdo relevante. No mais, se sua empresa tiver realizado encontros corporativos anteriormente, um bom mídia kit pode ser decisivo para ajudar a conseguir parceiros em eventos.

Esse documento mostra outros eventos que sua instituição já fez e os resultados. Cabe notar que, nesse quesito, deve-se sublinhar dados positivos, que vão funcionar como instrumento para surpreender e convencer os possíveis aliados. Você pode adicionar referências como:

  • qualificação ou perfil de participantes;
  • avaliação do evento;
  • menções importantes nos meios de comunicação e mídia espontânea gerada;
  • engajamento dos convidados (online e offline antes, durante e pós-evento);
  • caso possua mais de uma edição, taxa de crescimento do evento e de expositores.

Conseguir parcerias em eventos é um desafio válido para otimizar o planejamento e produção de eventos corporativos como um todo, independe do tipo, além de colaborar para redução de custos e melhorar na divulgação e atração do público.

Com bons aliados, que devem ser escolhidos com muito critério, você será capaz de potencializar o retorno desses encontros e a experiência do cliente, alcançando resultados e ganhos que sua empresa talvez não conseguiria se estivesse sozinha.

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