Saiba como elaborar uma checklist de eventos e evitar imprevistos

São muitas e muitas as empresas que já notaram o potencial que os eventos corporativos apresentam em termos de estratégia de marketing. Aliás, você já reparou como essas iniciativas têm sido cada vez mais frequentes? E não é para menos! Essas ocasiões são perfeitas para atrair e fidelizar clientes, bem como para melhorar o relacionamento com fornecedores externos, além, é claro, de potencializar relacionamentos e resultados dos próprios funcionários.

O detalhe é que a gestão de eventos é como uma faca de 2 gumes. Quando bem realizada, seja qual for o objetivo, ela dá um retorno extremamente satisfatório. Por outro lado, quando surge algum problema, os prejuízos causados podem transformar esse transtorno em uma falha simplesmente inesquecível.

Para você conseguir organizar eventos completos, sem maiores complicações e tendo tudo prontinho com a devida antecedência, separamos aqui algumas dicas valiosas. Com elas, será possível montar uma checklist de eventos completa! Pronto para deixar o pânico de imprevistos no passado? Então confira!

Checklist de eventos: ferramenta para o sucesso

Por mais que a organização de eventos seja sempre desafiadora, você pode facilitar bastante o processo e diminuir os riscos ao preparar uma checklist a fim de ajudá-lo a controlar todos os fatores necessários para o sucesso da sua iniciativa.

Estamos falando basicamente de uma listagem de pontos de verificação contendo todos os itens necessários para você organizar os próximos eventos da melhor forma possível, preparado para lidar com qualquer eventualidade. É, portanto, uma ferramenta de extrema importância. Mas você por acaso sabe o que deve fazer para montar uma checklist? Vai aprender agora!

1. Defina seus objetivos

Antes de mais nada, defina o público a ser alcançado e os objetivos do evento. Se você quer lançar um novo produto, invista em materiais informativos de qualidade, em um ambiente favorável à interação do público com a empresa e em entretenimento informativo. Já se a proposta é melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros e colaboradores, aproveite para levar o máximo possível de informações sobre seu negócio, mostrando os benefícios obtidos graças à atuação em conjunto.

2. Levante informações relevantes

Crie um formulário para buscar e registrar todas as informações relevantes para a realização da atividade, como:

  • tipo e nome do evento;
  • objetivo e tema;
  • número de convidados;
  • atividades a serem realizadas;
  • duração;
  • cronograma;
  • orçamento.

Obviamente, dependendo dos objetivos e do tipo de evento, pode ser preciso reunir mais informações. Então fique atento! Esses dados são extremamente necessários para identificar não só as possibilidades, mas também os riscos no momento da elaboração do planejamento.

3. Pense na data

É essencial definir a data o mais rapidamente possível para se ter tempo suficiente a fim de planejar cada detalhe do evento sem pressa, começando pela divulgação e pelo envio dos convites — ou a venda de ingressos. Verifique se não há outros acontecimentos, festividades ou feriados próximos à data pretendida, porque isso pode diminuir bastante o público do evento, acabando com as expectativas de sucesso. Escolha com cuidado!

4. Fique de olho no orçamento

Tenha muito cuidado com a verba disponibilizada, definindo quanto pretende gastar com cada elemento e se precavendo para não ultrapassar o orçamento. Especialmente se a verba não for grande, tente definir local e fornecedores o quanto antes para conseguir negociar preços mais baixos e condições de pagamento melhores. Essa antecipação gera, portanto, redução dos custos.

Prepare uma lista com todos os acordos fechados, seus valores e prazos de pagamento para que nada fuja do controle. Além disso, procure pensar em tudo que possa gerar custos extras no seu orçamento. Desde a definição do local e dos fornecedores até os brindes que serão distribuídos, tudo deve ser previsto para você não ter surpresas desagradáveis.

5. Escolha o local

Agora que você tem os objetivos devidamente definidos, levantou e registrou as informações mais relevantes e resolveu a data do evento, chegou a hora de escolher o local. Antes, relembre as informações levantadas e os objetivos do evento, que devem ser levados em conta nessa definição.

De toda forma, alguns critérios são comuns a todo evento. Você deve, por exemplo, procurar por um espaço de fácil acesso e que ofereça todos os recursos necessários ao cumprimento dos seus objetivos, como:

  • espaço suficiente para a montagem da estrutura;
  • quantidade ideal de assentos para proporcionar conforto aos convidados;
  • tipo de piso e segurança contra incêndios;
  • púlpito, palco e suporte para bandeiras;
  • iluminação e sonorização de boa qualidade.

Procure observar os mínimos detalhes, desde a decoração até a acessibilidade para pessoas com deficiência. A propósito, não esqueça que locais preparados para receber um público variado dão maior credibilidade ao evento.

6. Relacione todos os fornecedores

Relacione o nome de todos os fornecedores contratados para a execução do evento, incluindo as atividades que eles vão desempenhar e seus respectivos contatos. Esse ponto é de extrema importância para o caso de algum imprevisto, pois dá o suporte necessário para uma rápida tomada de decisão.

Precisa entrar em contato especificamente com o responsável pelo buffet? Lá está seu nome, seu telefone e um resumo do que ficou combinado. Acredite: muitos erros acontecem pela simples falta dessas informações em uma checklist.

7. Monte um cronograma

Defina prazos para o início e também para a conclusão de cada uma das etapas. Faça um acompanhamento constante para ver se tudo está saindo de acordo com o cronograma e vá atualizando o status conforme as atividades são concluídas. Esse controle ajudará muito na organização!

8. Acompanhe o evento de perto

No dia do evento, esteja com sua checklist em mãos para confirmar que está tudo certo e preparado para quaisquer eventualidades que possam acontecer. Esteja lá para se certificar de que tudo está acontecendo conforme o planejamento e fique atento para antever possíveis insatisfações.

Como você pode ver, esse trabalho de gestão não é nem um pouco simples! Mas a elaboração de uma checklist de eventos já consegue facilitar bastante sua organização, minimizando as chances de erros. Elabore quantas checklists forem necessárias para transformar seu evento em um grande sucesso!

Para fechar este post com chave de ouro, que tal aprender mais sobre redução de custos em eventos para ter um orçamento bem controlado?

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