Como organizar um evento que caiba no orçamento da empresa?

Seja para lançar um novo produto, motivar a equipe, promover o engajamento para uma campanha específica, treinar colaboradores ou merecidamente comemorar as vitórias de um ano inteiro de esforços, organizar um evento que caiba na estimativa de custos determinada pela empresa é sempre um desafio.

Na prática, porém, algumas atitudes simples podem fazer verdadeiros milagres para transformar orçamentos modestos em grandes acontecimentos, oportunidades para gerar a integração de colaboradores ou a conquista de novos clientes. Pronto para descobrir como economizar e otimizar seus recursos ao organizar um evento corporativo? Então não perca as dicas infalíveis que separamos neste post!

Planeje com antecedência máxima

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Se você já conta com um calendário antecipado, uma forma muito eficiente para reduzir despesas é planejar com o máximo de antecedência. Assim, é possível conseguir valores mais atrativos para a contratação de serviços e a compra de produtos. Isso sem contar que, com essa folga na agenda, também fica mais fácil encontrar bons locais ainda disponíveis. Ao planejar um evento muito perto da data de realização, a chance de encontrar apenas as opções mais caras disponíveis é muito grande — especialmente no caso de confraternizações de final de ano.

Escolha datas menos concorridas

Algumas ocasiões e demandas anuais geram uma procura muito grande por locais para a realização de eventos. Reservá-los pode, portanto, adicionar um custo desnecessário. Por isso, a melhor opção é evitar esses dias conturbados, procurando por datas fora de temporada, que tampouco coincidam com grandes feiras ou congressos.

Negocie descontos por compras frequentes

Se você sempre procura pelos mesmos fornecedores e realiza vários eventos no ano, não custa nada tentar negociar suas compras de forma conjunta. Normalmente, é sim possível conseguir um preço menor fazendo essa espécie de combo que leva em conta negócios em longo prazo. As cifras costumam pesar mais para os cofres da empresa ao fazer as transações separadamente.

Mostre ao possível contratado como também é vantajoso para ele reduzir um pouco o preço, desde que seja para garantir um pacote completo de serviços, bem como a fidelização da empresa no seu rol de fornecedores. Você pode se beneficiar desse tipo de negociação com hotéis, fornecedores de alimentos e bebidas, prestadores de serviço de montagem de palco e equipamentos tecnológicos, entre diversas outras possibilidades.

Comunique-se com clareza

Para evitar estouros no orçamento ou serviços que não atendam às suas expectativas, comunique de forma clara o que deseja contratar e pergunte sobre as condições de fornecimento, de preferência colocando tudo no papel ou formalizando em um e-mail. Essa comunicação oficial diminui as chances de interpretações subjetivas ou mudanças na última hora. Efetivamente contratando o serviço, formalize as condições por meio de um contrato, precavendo-se contra mal-entendidos e problemas relacionados ao fornecimento.

Exija referências de novos parceiros

Ao realizar sua pesquisa e solicitar propostas, é possível que você encontre novos fornecedores no mercado, às vezes com preços muito atrativos. Na prática, eles realmente podem ser excelentes opções, garantindo não apenas economia, mas oferecendo um serviço diferenciado e algum tipo de novidade. Mas atenção: antes de optar pela contratação, cheque referências.

Procure outros clientes para quem esses fornecedores prestaram serviço e verifique se cumpriram os prazos, se entregaram o que foi contratado e qual foi a postura da empresa em caso de detecção de falhas e possíveis correções. Só depois desse levantamento cuidadoso, tendo confirmado que tudo é feito adequadamente, opte pela contratação. Essa precaução é essencial para que, no fim das contas, o barato não acabe custando caro demais.

Encaixe as despesas no orçamento

Com algumas propostas em mãos, é hora de finalmente definir o que será feito no evento. Comece com os itens essenciais, encaixando-os na estimativa de custos previstos pela empresa. Só cuide para sempre manter uma reserva para imprevistos ou necessidades adicionais, uma vez que problemas técnicos teimam em surgir na última hora, exigindo soluções emergenciais que geralmente são mais caras que as habituais.

Pese prós e contras de pacotes completos

Anote aí: um serviço mais barato nem sempre é realmente vantajoso. Além de questões relacionadas à qualidade, alguns fornecedores podem incluir no contrato itens que geram economia na locação de equipamentos, por exemplo. Imagine um salão de eventos que é mais caro, mas já possui palco, iluminação, serviço de som ou outros itens de mobiliário que atendem às suas necessidades. Assim, mesmo que o preço inicial seja maior, pode representar um custo-benefício mais interessante que uma opção mais barata, mas que exigiria contratações avulsas.

Evite custos desnecessários com brindes

Muitas empresas desejam que os participantes do evento levem uma lembrancinha para casa, certo? Mas será que o brinde é coerente com o propósito e o serviço da empresa? Se ele não for escolhido de forma estratégica, o dinheiro gasto nesse quesito passa a representar um custo desnecessário e não um investimento. O brinde que quer oferecer deixaria o participante empolgado ou seria um diferencial para ele na hora de optar por uma empresa? Se a resposta for não, talvez seja melhor direcionar esses recursos a outras ações, mais efetivas.

Conte com ajuda profissional

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Embora a princípio pareça ser um custo desnecessário, recorrer à assessoria de um profissional ou de uma empresa especializada em organização de eventos pode gerar uma redução de custos bastante significativa. Por terem contatos na área, conhecerem os locais com condições mais favoráveis, saberem quais são as datas menos disputadas e possivelmente conseguirem descontos nos serviços, esses profissionais conseguem esticar o orçamento, obtendo mais vantagens por um custo menor.

Vale ressaltar que esses especialistas também conhecem as tendências do universo das festas, podendo por isso sugerir opções de cardápio ou de serviços que darão um clima de novidade ao evento. No meio do caminho, ainda economizam tanto em alimentos e bebidas quanto na contratação de profissionais! Organizar estações de comidas para os convidados servirem livremente e contratar food trucks ou food bikes podem deixar seu evento muito descolado e, de quebra, garantir uma boa economia por reduzir a necessidade de garçons.

Controle rigorosamente os gastos

Para ficar dentro do planejamento, é fundamental registrar e controlar cada pagamento, por menor que seja. É essencial sempre verificar cada contrato antes de assinar, conferir as notas fiscais quando chegam e, claro, só pagar por aquilo que realmente contratou. Esse controle pode evitar tanto surpresas desagradáveis quanto cobranças indevidas ou duplicadas.

Viu como planejamento, organização e muita pesquisa podem ajudá-lo a organizar um evento corporativo que se encaixe no orçamento da empresa? Ainda ficou com dúvidas ou tem outras sugestões? Compartilhe-as conosco deixando seu comentário!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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