Como a Copastur contribui para a realização de eventos corporativos?

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Entre os nomes mais lembrados quando o assunto é gestão de viagens a negócio, a Copastur vem chamando a atenção de profissionais que desejam promover eventos corporativos diferenciados. Não é à toa que um dos cases de maior sucesso com a marca ganhou destaque especial no artigo de hoje.

A experiência foi realizada com uma empresa que pretendia realizar campeonatos de futebol entre os colaboradores de suas diversas filiais. O objetivo era viabilizar e estimular a integração das equipes que compõem os escritórios localizados em diferentes países.

Quer saber como foi o processo e entender de que maneira a Copastur conduziu cada atividade? Continue a leitura e confira os detalhes!

Quais foram as características do evento?

Tudo começou com o interesse da contratante em montar um campeonato interno na empresa. A finalidade era reunir colaboradores a partir de um atrativo bem bacana, o que resultou na formação de times de futebol para a disputa de jogos.

A Copastur foi convidada para fazer a primeira edição do evento, que envolveu várias filiais da empresa em questão. As partidas contaram com olheiros para selecionar o melhor jogador de cada time. Os escolhidos eram reunidos e formavam uma nova equipe para disputar a final na Alemanha.

A última edição ocorreu em abril no Bourbon Atibaia, em São Paulo. Houve uma média de 280 pessoas não só do Brasil, mas de diversas regiões da América Latina. Ao todo, foram formados 14 times e a programação total ocupou três dias.

Como foi a recepção aos colaboradores?

Os participantes do evento foram recebidos no aeroporto pela equipe da Copastur, com placas de identificação. Em seguida, se acomodaram no transfer para seguir até o hotel, onde foram acolhidos com um banner de boas-vindas.

O credenciamento dos colaboradores foi privativo, ou seja, não exigiu passagem no balcão de check-in. A partir daí, as pessoas ficaram livres para conhecer a estrutura do hotel enquanto aguardavam o coquetel de abertura das atividades, agendado para o período da noite.

Devido ao perfil do evento, o cardápio do buffet respeitou a necessidade de se manter uma alimentação leve e restringir o consumo de bebidas alcoólicas. Também houve cuidado com o horário de término do coquetel, pois tudo começaria bem cedo no dia seguinte.

Como se deu a logística das atividades?

Em cada dia do evento era permitido aos participantes levar de 3 a 6 pessoas para compor a torcida. Os uniformes (camisa, calção e meião) foram personalizados com números e os nomes dos jogadores e entregues ao capitão de cada time no momento do coquetel.

As atividades começaram às 7h da manhã e continuaram no período da tarde, com escalas e chaves já formadas. Os jogos foram revezados com partidas que duraram 30 minutos e que contaram com intervalos de 15 minutos. Ao longo do processo, olheiros observavam os melhores atacantes, goleiros, zagueiros e as torcidas mais animadas.

À noite já ocorreu a premiação dos três primeiros lugares e dos jogadores que se destacaram. Estes foram selecionados para participar da final na Alemanha, o que ocorreu 40 dias depois.

No dia seguinte, os participantes do evento foram embora. A equipe da Copastur tomou o cuidado de acompanhá-los na saída e direcioná-los para o transporte, a fim de garantir que chegassem ao aeroporto no horário adequado.

Quais produtos e serviços estiveram disponíveis?

Hotelaria e transfer costumam ser recursos essenciais para o sucesso de eventos corporativos e fizeram parte do processo. A Copastur também trabalhou com uniforme, equipamentos, cartas de boas-vindas no quarto de cada colaborador e vouchers personalizados, além de tags de bagagem com a logo do evento.

A personalização ocorre com base no bom atendimento e experiência do cliente. No caso dessa atividade, que exigia a prática do futebol, os participantes precisavam ter acesso a refeições saudáveis e balanceadas, evitando preparos com álcool.

A Copastur também levou em conta o fato de que estaria lidando com um público simples, composto por pessoas que não têm o costume de viajar. A partir disso, pensou em agregar diferenciais que pudessem melhorar a estadia dos participantes no local.

O cliente em questão, por exemplo, não havia pensado em fazer uniformes, entregar troféus e oferecer pontos de hidratação com isotônicos e frutas. Então, a equipe de gestão ouviu a ideia do organizador do evento e propôs ações que pudessem melhorar tais aspectos.

Foi sugerido, ainda, a inclusão do seguro viagem aos participantes para garantir a segurança e a saúde dos viajantes em caso de imprevistos.

Quais foram os principais desafios para a gestão?

O grande desafio nesse caso foi encontrar um espaço que atendesse o projeto como um todo. O cliente queria realizar um campeonato em uma quadra de esporte, e não dentro de um hotel que já tivesse toda a estrutura — afinal de contas, o custo de investimento seria muito alto.

Ou seja, a Copastur tinha como missão buscar um lugar que pudesse atender os convidados com o budget disponível. Muitos hotéis têm campo de futebol apenas para lazer, e não era isso que o cliente procurava. Era preciso um espaço profissional, até para garantir mais conforto e segurança aos jogadores.

Por causa dessa necessidade, a equipe da Copastur teve que pesquisar quase todos os campos de futebol existentes em São Paulo. Foi um processo bastante trabalhoso analisar as características de cada ambiente, a fim de definir o lugar ideal.

Como dito, a gestão também precisou pensar em todos os detalhes que envolvem uma partida, como a presença de árbitro, coletes, uniformes, equipamentos adequados para o jogo, massagistas, médicos etc. Ou seja, não poderia ser um planejamento amador.

Além de garantir um árbitro credenciado, a Copastur também forneceu um link que fazia a transmissão ao vivo da final pelo hotsite do cliente. Assim, os funcionários que não participaram do evento puderam acompanhar o jogo em tempo real.

Por que a Copastur foi fundamental no processo?

A Copastur é muito voltada à tecnologia e inovação. Logo, trabalha com sistemas de eventos de ponta. Nada é feito por planilhas ou Excel, por exemplo. É uma marca que preza pela qualidade da informação e pela boa gestão, tanto para a equipe interna quanto para os clientes.

A empresa também tem um modelo de relatório que permite fazer um acompanhamento adequado de cada processo. Isso possibilita adequar os diferenciais ao perfil de cada evento, a exemplo da transmissão online via hotsite.

Personalização e suporte que fazem a diferença

Trabalhar com base nas características e necessidades dos clientes é o que faz da Copastur uma empresa comprometida com o sucesso dos eventos. Tudo é pensado nos mínimos detalhes para que a experiência seja a melhor possível.

No case em questão, além de ambientes adequados, vestimentas e alimentação personalizada, o cliente também contou com uma ambulância à disposição durante os jogos. Tal recurso trouxe mais segurança para o evento esportivo, já que garantia apoio em situações problemáticas, como lesões durante a partida.

Outros elementos que fizeram a diferença foram a oferta de internet de qualidade para transmitir as partidas de forma satisfatória e sem oscilações, bem como a presença de profissionais bilíngues (inglês e espanhol). Afinal, o evento envolveu pessoas de vários países.

A experiência foi muito positiva e refletiu nos resultados da pesquisa de satisfação feita pela Copastur: 93% dos participantes gostaram das atividades. Isso mostra que o apoio constante da empresa em cada etapa foi essencial para atingir o sucesso.

Viu como soluções de gestão podem trabalhar a favor dos eventos corporativos se conduzidas por equipes especializadas e familiarizadas com tais processos?

Se você também procura diferenciais que possam otimizar o planejamento e execução de atividades empresariais, entre em contato conosco!

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