Compra de passagens para Viagens Corporativas: como comparar?

Comparar passagens aéreas é a melhor maneira de assegurar que a sua empresa não está gastando mais do que o necessário com o deslocamento dos colaboradores em viagens corporativas. No entanto, o processo de comparação nesse caso é diferente daquele que você utiliza para suas viagens pessoais.

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Entrar em um site que promete encontrar passagens com o melhor preço pode parecer a solução mais simples, mas provavelmente não vai trazer a resposta certa na escolha das passagens com melhores preços para sua empresa. Afinal, esse tipo de site não foi criado para atender às particularidades das viagens corporativas. Nesse artigo, iremos apontar algumas dicas para ter sucesso na compra de passagens para viagens corporativas.

Considere todos os fatores envolvidos em viagens corporativas no momento da compra

Em uma viagem pessoal, na maioria dos casos, os únicos fatores que interessam são a data da viagem e o preço das passagens. Porém, na hora de comprar as passagens aéreas para a viagem corporativa, é preciso levar em conta uma série de outros detalhes.

Agenda dos colaboradores

A agenda dos colaboradores pode afetar a data da viagem, mas também o horário da partida e chegada. Leve em consideração outros compromissos que o colaborador deve cumprir.

Além disso, tenha em mente que não é adequado empurrar o vôo para horários da madrugada a fim de economizar, deixando o colaborador arcar com o ônus. O bem estar dos colaboradores é fundamental e precisa ser considerado.

Cronograma da viagem

O cronograma da própria viagem também interfere na escolha das passagens. Por exemplo, se o colaborador vai ter compromissos logo cedo de manhã, ele precisa escolher passagens que vão permitir chegar ao destino no dia anterior. Dessa forma, poderá descansar e chegar na reunião com tranquilidade.

Por outro lado, se os compromissos são apenas à tarde, dependendo da distância do destino, ele pode embarcar no mesmo dia em que as atividades começam. Lembrando sempre, de manter uma segurança de tempo, considerando possíveis imprevistos.

Política de viagens da empresa

Ao comparar passagens aéreas, é indispensável considerar a política de viagens da empresa, principalmente para observar eventuais restrições que ela impõe. Se a empresa estipula um valor máximo a ser gasto na compra das passagens, a comparação deve identificar e excluir opções que ultrapassam esse valor.

Se existem regras sobre os horários de embarque, ou sobre o aeroporto que deve ser utilizado para a partida, também é preciso obedecê-las, mesmo que isso implique em um gasto um pouco maior.

Programa de milhagem corporativa

Se sua empresa possui um programa de milhagens é importante se atentar a isso no momento da compra das passagens aéreas.

Verifique se alguma das companhias que estão em seu comparativo aceitam as milhas para a  compra da passagens ou acumulam novas milhas para viagens futuras. Assim, você não desperdiça os benefícios do programa.

Fique atento às tarifas e taxas

Cada companhia aérea tem suas próprias regras para tarifas por serviços. Os principais exemplos são a tarifa pelo despacho de bagagem excedente e pelos assentos com espaço extra.

Nas viagens corporativas mais corriqueiras, essas questões não são tão relevantes. Porém, quando se trata de um perfil diferente de viagem — por exemplo, se o colaborador de uma empresa multinacional é enviado para passar um mês em uma filial de outro país, ou se ele está sendo enviado para participar de uma negociação em um local muito longe —, elas merecem mais atenção.

Você pode julgar que o melhor a fazer é evitar esses gastos adicionais. No entanto, se for possível oferecer mais conforto, tranquilidade e amenidades para o colaborador em viagem, sem prejudicar o orçamento da empresa, ele vai se sentir mais feliz. Isso afeta diretamente na sua motivação e, consequentemente, o seu desempenho no trabalho no período em que estiver viajando.

Em segundo plano, além disso, a chance de ele responder positivamente a uma pesquisa de satisfação referente à viagem é maior

Resumindo, a empresa deve observar as tarifas por serviços de cada companhia e incluir essa informação na comparação. Assim, é possível oferecer uma experiência de maior qualidade sem fugir do seu budget de viagens..

O assunto ainda não acabou. Mesmo que não faça uso de nenhum serviço especial, o valor final pago pelas passagens inevitavelmente virá acrescido de algumas taxas.

Uma delas é a taxa de embarque e, dependendo das características do voo escolhido, outras tarifas como de conexão. Os valores dependem da categoria do voo, que está relacionada ao aeroporto em que ocorre o embarque ou conexão.

Essas taxas nem sempre são exibidas no momento da pesquisa das passagens. Muitas vezes, são inseridas no valor apenas na hora do pagamento. Então, atenção para não se enganar ao comparar os preços!

Vale verificar também se a tarifa cobre os custos na hora de alterar o voo, o que ajuda a evitar gastos extras se precisar antecipar a passagem, por exemplo.

Observe a variação do preço durante um período

Existe muita diferença entre o preço da passagem aérea comprada um mês antes da data da viagem e aquela comprada no dia anterior à viagem, por exemplo. A antecedência é algo a se considerar quando for comparar passagens aéreas.

Obviamente, não é recomendável que uma empresa compre suas passagens na véspera do embarque, pelo risco de não conseguir um assento e colocar toda a viagem a perder. No entanto, comprar três meses antes também não é garantia de menor tarifa.

A dica, portanto, é comparar os valores com antecedência, mas não necessariamente comprá-las tanto tempo antes. Em vez disso, você pode incluir no comparativo um acompanhamento dos preços e, quando eles começarem a cair, fazer a compra por um custo inferior.

Procure uma empresa especializada em viagens corporativas

Como já foi dito, sites de comparação de preços não são a solução. Para comprar passagens aéreas em viagens corporativas, a alternativa ideal é contratar uma agência preparada para ajudá-lo nessa tarefa.

Empresas especializadas dispõem de ferramentas e técnicas que ajudam a fazer a comparação a partir de um cenário mais complexo, incluindo todos os fatores que já mencionamos. Além disso, também têm acesso a oportunidades diferenciadas, que não são oferecidas ao público comum, como acordos corporativos, garantindo melhores preços.

É importante também lembrar que essa empresa ainda poderá ajudá-lo com todo o planejamento e execução de viagens corporativas, muito além da compra das passagens aéreas. Podem colaborar para reservar a hospedagem, o transporte do colaborador no destino, os seguros de viagem, alterações nas viagens já compradas, atendimento emergencial, entre outros serviços que são grandes diferenciais..

Ao contratar uma empresa especializada em viagens corporativas, o gestor de compras pode delegar o trabalho de comparar passagens ou acompanhar os preços. Assim, terá mais tempo para dedicar-se àquilo que é realmente importante em sua atividade: a função estratégica, de planejamento, monitoramento e tomada de decisões.

Este conteúdo esclareceu suas dúvidas sobre como comparar passagens aéreas em viagens corporativas? Confira outros artigos a respeito do tema aqui no blog da Copastur!

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