Como fazer o controle de bilhetes não voados em viagens corporativas

A gestão de bilhetes não voados é parte fundamental do gerenciamento dos custos de uma empresa. Dependendo do volume de viagens corporativas, ela ganha ainda mais destaque, porque pode ser uma grande fonte de perda, se não for devidamente acompanhada.

As viagens corporativas fazem parte de um planejamento maior, já que acontecem para atender a uma demanda específica — que pode ser uma reunião de negócios, um treinamento etc. De toda forma, ela é sempre encarada como um investimento e, por isso, precisa oferecer retorno compatível com os gastos, atendendo aos KPIs do setor.

Acontece que os imprevistos que aparecem no processo de reserva, embarque, desembarque, conexões e tudo o que envolve o traslado podem comprometer o objetivo da viagem e impactar fortemente os custos da empresa.

Que tal conversarmos um pouco mais sobre a importância da gestão dos bilhetes não voados? Assim, encontraremos caminhos para tornar o processo muito mais eficiente. Boa leitura!

A importância a gestão de bilhetes não voados

A gestão de viagens corporativas, por si só, é muito cheia de melindres, especialmente quando é feita internamente, por uma equipe da própria empresa que também divide seu tempo com outras preocupações.

É preciso se preocupar com a pesquisa de preços melhores, cruzar as opções de voo com os horários dos compromissos profissionais, com o check-in nos hotéis e, no fim de tudo, encontrar as opções mais econômicas. Mas o que geralmente passa em branco é o gerenciamento dos bilhetes que não foram utilizados.

Embora seja algo incômodo de lidar, não se pode deixar de lado esses acontecimentos. O cancelamento de passagens e o no-show são problemas que trazem prejuízos financeiros, e que podem comprometer o resultado financeiro das viagens agendadas.

É preciso, portanto, ter políticas de viagens definidas e processos claros sobre que ações tomar (como a troca de voou e reemissão da passagem). Isso ajuda a controlar o que tem para ser corrigido, que resultou de imprevistos e mudanças de planos. E a empresa minimiza as perdas com os bilhetes não voados.

Além disso, ter uma sistemática bem definida ajuda a construir uma gestão transparente, que é benéfica tanto para a empresa quanto para colaboradores.

As razões para realizar esse gerenciamento

Falando de forma bem objetiva, temos várias razões para não deixar de lado essa importante etapa da gestão de viagens corporativas. Entre as principais, estão:

  • o controle de agenda — se você não consegue gerir os bilhetes não voados, pode perder o controle sobre a agenda de compromissos, especialmente dos gestores. Basta um voo perdido para colocar uma reunião (e até um negócio em fechamento) por água abaixo;
  • a redução de custos — ao controlar esses casos, você pode avaliar qual a alternativa mais econômica, para minimizar as perdas com reservas não utilizadas e todas as consequências de um voo não realizado;
  • o risco de erros com prestações de contas — ao controlar uma viagem que não foi feita, você evita confusões nas prestações de contas do colaborador, especialmente daqueles que realizam viagens com muita frequência;
  • a segurança repassada ao funcionário — se o colaborador sabe que a empresa controla inclusive os trechos não voados, ele tem certeza que ela está a par do que acontece, e que terá um bom suporte durante suas viagens corporativas.

As ações mais eficientes a serem tomadas

Algumas ações são muito eficazes para facilitar a gestão dos bilhetes não voados, bem como as viagens corporativas como um todo. Veja algumas das mais importantes!

Estabeleça uma política clara de viagens corporativas

A política de viagens corporativas ajuda a definir de quem é a responsabilidade — empresa ou colaborador — sobre um bilhete não voado. Se, por exemplo, houver a perda de um voo por não comparecimento no horário (o chamado no-show), é importante salientar ao funcionário que ele é responsável pelas consequências financeiras do evento.

Além disso, é possível inserir outras regras de precaução, como avisar antecipadamente da impossibilidade de fazer uma viagem já programada.

Com regras claras, o colaborador fica mais seguro sobre o que deve fazer diante de imprevistos. Além disso, ao saber o que é sua responsabilidade, ele também passa a tomar mais cuidado para evitar problemas.

Tenha um calendário de voos

Que tal ter uma ferramenta que permita controlar os voos agendados? Não uma agenda de papel, mas uma plataforma ou até um parceiro contratado para fazer esse acompanhamento.

Assim, a pessoa responsável pode:

  • saber quais os voos previstos para cada data;
  • emitir lembretes aos colaboradores sobre a data, hora e local do voo;
  • confirmar sucesso nas viagens realizadas;
  • conferir os bilhetes não voados para tomar as devidas providências.

Informe-se sobre as regras das companhias aéreas

Para saber qual o caminho mais econômico para resolver os casos de bilhetes não voados, é preciso, antes de qualquer coisa, conhecer as regras das companhias. Cada uma delas tem sua própria política para reemissão e reembolso de bilhetes não voados.

Em alguns casos, por exemplo, pode ser financeiramente mais atrativo comprar passagens com tarifas mais caras, que ofereçam flexibilidade na troca. Deixe essa possibilidade para aqueles funcionários que têm agendas bem dinâmicas e que frequentemente pedem alterações nos voos.

Enfim, vale a pena entender cada opção e quais atitudes tomar para evitar gastos desnecessários. Veja alguns casos!

Reemissões de bilhetes

Quando um bilhete é cancelado antes da viagem, você precisa pagar uma multa de reemissão se quiser remarcá-lo para outra data. Se uma programação corporativa for alterada, é preciso pedir a reemissão do bilhete.

Agora, se o cancelamento acontecer depois da data da viagem, além da taxa de reemissão, é preciso também pagar uma multa por no-show. Isso acontece quando não se acompanha as mudanças de calendário de eventos ou quando o próprio colaborador não comparece a uma viagem agendada por outros motivos.

Reembolso de passagens

Quando o evento que gerou a demanda pela passagem é cancelado, ninguém mais voa para o local naquela data, certo?

Nesse caso, é solicitado o cancelamento do ticket e o reembolso do valor pago. Aqui, normalmente é cobrada a multa de no-show, e o restante é devolvido ao comprador ou convertido em crédito para viagens a outros destinos.

Prazos de validade dos créditos

Esses créditos para próximas viagens têm prazo de validade, que costuma ser de um ano. Na gestão de bilhetes não voados, é imprescindível fazer o acompanhamento deles, de preferência com alertas para aqueles que estão próximos do vencimento.

Se você perceber que não tem demanda para usar o crédito antes do vencimento, peça à companhia aérea o reembolso do valor.

O papel da tecnologia na tomada de decisão

Os impactos financeiros de deixar de lado a gestão dos bilhetes não voados pode ser bem alto. Como dissemos, uma empresa apenas paga por uma viagem quando deseja obter retorno com ela, concorda? Seja fechar negócio, treinar a equipe de uma nova unidade ou qualquer outro objetivo: tudo isso precisa apresentar retorno positivo.

Se a empresa não cuida desses bilhetes, ela perde recursos importantes que vão desequilibrar a relação custo/benefício de suas ações. Portanto, para ter resultados positivos, é imprescindível gerir essas situações.

Agora, se parece muito dispendioso manter uma equipe de pessoas gerindo especificamente as viagens corporativas, vá por outro caminho: conte com o apoio da tecnologia.

Hoje, existem ferramentas que permitem consolidar em um só lugar todos os aspectos das viagens corporativas, incluindo:

  • voos e passagens rodoviárias;
  • hospedagens;
  • locação de veículos etc.

Como elas buscam sempre os melhores preços, dão uma ajuda incomparável na redução de custos. Além disso, elas aumentam o nível de autonomia do funcionário, pois esse tipo de solução — que se chama selfbooking — planeja suas viagens, fazendo mudanças quando houver imprevistos, sempre com a anuência do gestor.

Um outro ponto muito positivo é a possibilidade de extrair relatórios diversos e completos, que vão auxiliar a gestão e facilitar grandemente a tomada de decisão, evitando perda de tempo com análises demoradas e trazendo os dados expressos de forma clara.

Agora, você já sabe exatamente a importância de fazer a gestão de bilhetes não voados. Lembre-se de que a tecnologia é um aliado forte para o planejamento estratégico, ajudando a empresa a obter os resultados e o crescimento que almeja.

Conhece alguém que trabalha com isso e tem uma rotina corrida? Compartilhe este post em suas redes sociais e ajude-a a melhorar sua gestão!

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste