Bilhetes não voados: Como fazer o controle de viagens empresariais

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O controle de viagens corporativas é fundamental para otimizar custos, garantir a conformidade com políticas internas e contribuir para a eficácia global da gestão empresarial. E uma das principais formas de realizar esse controle é através da gestão de bilhetes não voados.

No processo de organização das viagens corporativas podem ocorrer imprevistos que aparecem no processo de reserva, embarque, desembarque, conexões e tudo o que envolve o traslado. 

Estes empecilhos podem comprometer o objetivo da viagem, impactar fortemente os custos da empresa e dependendo do volume de viagens corporativas, ela pode ser uma grande fonte de perda, se não for devidamente acompanhada.

Neste conteúdo, iremos abordar sobre o impacto dos bilhetes não voados e como fazer uma gestão eficiente destas passagens Boa leitura! 

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O que é um bilhete não voado

Um bilhete não voado refere-se a um tíquete de viagem emitido por uma companhia aérea que não foi utilizado pelo passageiro para realizar o voo correspondente. Isso pode ocorrer por diversos motivos. Abaixo listamos os principais motivos:

Causas que geram bilhetes não voados

Mudanças nos Planos de Viagem

Quando falamos de mudanças nos planos de viagem podemos considerar que a alteração ocorra por algum imprevisto por parte do colaborador ou por questões profissionais.

Imprevistos Pessoais

Eventos inesperados, como emergências médicas, problemas familiares ou compromissos de última hora, podem levar os passageiros a alterar seus planos de viagem.

Alterações Profissionais

Questões relacionadas ao trabalho, como reuniões inesperadas, mudanças no cronograma ou cancelamento de compromissos profissionais, podem resultar na não utilização do bilhete.

Cancelamentos de Viagem

Em relação ao cancelamento de viagens, isto pode ocorrer por parte do passageiro ou por culpa da companhia aérea.

Cancelamentos por Parte do Passageiro

Algumas vezes, os passageiros decidem cancelar sua viagem devido a razões diversas, como mudanças de roteiro, preferências pessoais ou até mesmo arrependimentos.

Cancelamentos por Parte da Companhia Aérea

Cancelamentos de voos devido a condições climáticas adversas, problemas operacionais ou ajustes nas operações da companhia aérea podem levar à emissão de bilhetes não voados.

Restrições e Validade do Bilhete

Estão relacionadas à questões como prazo de validade e regras de uso, tais como:

Validade Expirada

Alguns bilhetes têm prazos de validade limitados, e se os passageiros não utilizarem seus tíquetes dentro desse período, os bilhetes tornam-se não voados.

Restrições Contratuais

Restrições contratuais, como penalidades por alterações ou cancelamentos, podem dissuadir os passageiros de utilizar seus bilhetes, especialmente se as taxas adicionais forem proibitivas.

Condições de Saúde e Emergências

Normalmente está relacionada a uma condição do passageiro ou uma situação de força maior e se divide em:

Problemas de Saúde

Condições de saúde inesperadas, tanto do passageiro quanto de seus familiares, podem exigir que a viagem seja adiada ou cancelada.

Emergências Inesperadas

Desastres naturais, crises globais, pandemias ou situações de emergência podem levar a restrições de viagem, forçando os passageiros a não utilizar seus bilhetes.

Importância da gestão de bilhetes não voados

O gerenciamento dos bilhetes que não foram utilizados é algo que normalmente passa em branco pelas equipes que lidam com as viagens corporativas. Embora seja algo incômodo de lidar, não se pode deixar de lado esses acontecimentos. 

O cancelamento de passagens e o no-show são problemas que trazem prejuízos financeiros, e que podem comprometer o resultado financeiro das viagens agendadas.

É preciso, portanto, ter políticas de viagens definidas e processos claros sobre que ações tomar (como a troca de voou e reemissão da passagem). Isso ajuda a controlar o que tem para ser corrigido, que resultou de imprevistos e mudanças de planos. E a empresa minimiza as perdas com os bilhetes não voados.

Além disso, ter uma sistemática bem definida ajuda a construir uma gestão transparente, que é benéfica tanto para a empresa quanto para colaboradores.

Leia também o post: Gestão de tempo em viagens corporativas

Por que realizar o gerenciamento de bilhetes voados e não voados

Falando de forma bem objetiva, temos várias razões para não deixar de lado essa importante etapa da gestão de viagens corporativas. Entre as principais, estão:

Controle de agenda 

Se você não consegue gerir os bilhetes não voados, pode perder o controle sobre a agenda de compromissos, especialmente dos gestores. Basta um voo perdido para colocar uma reunião (e até um negócio em fechamento) por água abaixo;

O risco de erros com prestações de contas 

Ao controlar uma viagem que não foi feita, você evita confusões nas prestações de contas do colaborador, especialmente daqueles que realizam viagens com muita frequência;

A segurança repassada ao funcionário

Se o colaborador sabe que a empresa controla inclusive os trechos não voados, ele tem certeza que ela está a par do que acontece, e que terá um bom suporte durante suas viagens corporativas.

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Problemas que podem ocorrer ao não fazer a gestão dos bilhetes não voados

Ao não implementar uma gestão de bilhetes não voadas uma empresa pode enfrentar problemas como:

Custos Financeiros Adicionais

A falta de gestão eficiente dos bilhetes não voados pode resultar em custos financeiros adicionais para a empresa, especialmente se não houver um processo adequado para reembolsos ou transferências de bilhetes para futuras viagens. 

As taxas de cancelamento ou alteração podem se acumular, impactando o orçamento destinado às viagens corporativas.

Desperdício de Recursos

Bilhetes não utilizados representam recursos investidos que não geram retorno. A empresa pode estar desperdiçando o valor gasto na aquisição dos bilhetes, juntamente com quaisquer benefícios ou descontos associados.

Impacto na Política de Viagens

O não gerenciamento adequado dos bilhetes não voados pode levar a violações da política de viagens corporativas. Isso pode resultar em dificuldades na aplicação consistente de diretrizes da empresa, prejudicando o controle de gastos e a conformidade com os padrões estabelecidos.

Falta de Transparência e Relatórios Precisos

A ausência de um sistema eficaz para rastrear e gerenciar bilhetes não voados pode comprometer a precisão dos relatórios de despesas e análises de viagens corporativas. A falta de transparência dificulta a avaliação adequada dos custos associados às viagens e a implementação de melhorias contínuas.

Impacto nas Relações com Fornecedores

O não cumprimento de compromissos contratuais com companhias aéreas e agências de viagens pode afetar as relações com fornecedores. Isso pode levar a penalidades contratuais, restrições em futuras negociações e até mesmo a perda de benefícios e descontos negociados.

Ineficiências Operacionais

A falta de gestão de bilhetes não voados pode resultar em ineficiências operacionais, pois a empresa pode ter dificuldades em ajustar itinerários, redistribuir recursos e lidar com mudanças repentinas nos planos de viagem dos funcionários.

Reputação da Empresa

Problemas relacionados à não utilização eficaz dos bilhetes podem afetar a reputação da empresa, tanto internamente entre os colaboradores quanto externamente com parceiros de negócios. Isso pode gerar percepções negativas sobre a eficiência e a responsabilidade da empresa em relação à gestão de despesas de viagem.

Como controlar os bilhetes não voados

Algumas ações são muito eficazes para facilitar a gestão dos bilhetes não voados, bem como as viagens corporativas como um todo. Veja algumas das mais importantes!

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Formas para controlar os bilhetes não voados

Estabeleça uma política clara de viagens corporativas

A política de viagens corporativas ajuda a definir de quem é a responsabilidade — empresa ou colaborador — sobre um bilhete não voado. Se, por exemplo, houver a perda de um voo por não comparecimento no horário (o chamado no-show), é importante dar orientações ao funcionário de que ele é responsável pelas consequências financeiras do evento.

Além disso, é possível inserir outras regras de precaução, como avisar antecipadamente da impossibilidade de fazer uma viagem já programada.

Com regras claras, o colaborador fica mais seguro sobre o que deve fazer diante de imprevistos e problemas em viagens corporativas. Além disso, ao saber o que é sua responsabilidade, ele também passa a tomar mais cuidado para evitar problemas.

Veja também o post sobre como criar procedimentos para viagens corporativos

Tenha um calendário de voos

Que tal ter uma ferramenta que permita controlar os voos agendados? Não uma agenda de papel, mas uma plataforma ou até um parceiro contratado para fazer esse acompanhamento.

Assim, a pessoa responsável pode:

  • saber quais os voos previstos para cada data;
  • emitir lembretes aos colaboradores sobre a data, hora e local do voo;
  • confirmar sucesso nas viagens realizadas;
  • conferir os bilhetes não voados para tomar as devidas providências.

Informe-se sobre as regras das companhias aéreas

Para saber qual o caminho mais econômico para resolver os casos de bilhetes não voados, é preciso, antes de qualquer coisa, conhecer as regras das companhias. Cada uma delas tem sua própria política para reemissão e reembolso de bilhetes não voados.

Em alguns casos, por exemplo, pode ser financeiramente mais atrativo comprar passagens com tarifas mais caras, que ofereçam flexibilidade na troca. Deixe essa possibilidade para aqueles funcionários que têm agendas bem dinâmicas e que frequentemente pedem alterações nos voos.

Enfim, vale a pena entender cada opção e quais atitudes tomar para evitar gastos desnecessários. Veja alguns casos!

Reemissões de bilhetes

Quando um bilhete é cancelado antes da viagem, você precisa pagar uma multa de reemissão se quiser remarcá-lo para outra data. Se uma programação corporativa for alterada, é preciso pedir a reemissão do bilhete.

Agora, se o cancelamento acontecer depois da data da viagem, além da taxa de reemissão, é preciso também pagar uma multa por no-show. Isso acontece quando não se acompanha as mudanças de calendário de eventos ou quando o próprio colaborador não comparece a uma viagem agendada por outros motivos.

Reembolso de passagens

Quando o evento que gerou a demanda pela passagem é cancelado, ninguém mais voa para o local naquela data, certo?

Nesse caso, é solicitado o cancelamento do ticket e o reembolso do valor pago. Aqui, normalmente é cobrada a multa de no-show, e o restante é devolvido ao comprador ou convertido em crédito para viagens a outros destinos.

Prazos de validade dos créditos

Esses créditos para próximas viagens têm prazo de validade, que costuma ser de um ano. Na gestão de bilhetes não voados, é imprescindível fazer o acompanhamento deles, de preferência com alertas para aqueles que estão próximos do vencimento.

Se você perceber que não tem demanda para usar o crédito antes do vencimento, peça à companhia aérea o reembolso do valor.

O papel da tecnologia na tomada de decisão

Os impactos financeiros de deixar de lado a gestão dos bilhetes não voados pode ser bem alto. Como dissemos, uma empresa apenas paga por uma viagem quando deseja obter retorno com ela, concorda? Seja fechar negócio, treinar a equipe de uma nova unidade ou qualquer outro objetivo: tudo isso precisa apresentar retorno positivo.

Se a empresa não cuida desses bilhetes, ela perde recursos importantes que vão desequilibrar a relação custo/benefício de suas ações. Portanto, para ter resultados positivos, é imprescindível gerir essas situações.

Agora, se parece muito dispendioso manter uma equipe de pessoas gerindo especificamente as viagens corporativas, vá por outro caminho: conte com o apoio da tecnologia.

Hoje, existem ferramentas que permitem consolidar em um só lugar todos os aspectos das viagens corporativas, incluindo:

  • voos e passagens rodoviárias;
  • hospedagens;
  • locação de veículos etc.

Como elas buscam sempre os melhores preços, dão uma ajuda incomparável na redução de custos. Além disso, elas aumentam o nível de autonomia do funcionário, pois esse tipo de solução — que se chama selfbooking — planeja suas viagens, fazendo mudanças quando houver imprevistos, sempre com a anuência do gestor.

Um outro ponto muito positivo é a possibilidade de extrair relatórios diversos e completos, que vão auxiliar a gestão e facilitar grandemente a tomada de decisão, evitando perda de tempo com análises demoradas e trazendo os dados expressos de forma clara.

Agora, você já sabe exatamente a importância de fazer a gestão de bilhetes não voados, aproveite para saber como a Copastur pode te ajudar com a gestão de viagens corporativas da sua empresa.

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