Copastur MICE – como organizamos seu evento corporativo do início ao fim 

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O segmento de MICE segue em expansão no Brasil, principalmente com o aumento da realização de eventos corporativos. Segundo informações da revista EBS, o setor representa 4% do PIB do país, registrando crescimento anual de 14%. 

O que engloba o setor de MICE? 

A sigla MICE vem do inglês: “meetings, incentives, congress and exhibitions”, ou seja, reuniões, incentivos, congressos e exibições. É uma evolução da tradicional área de eventos, incluindo atividades relacionadas ao turismo, como viagens corporativas para a presença nessas reuniões e conferências, isto é, fazendo parte da logística de eventos.  

Além disso, conta com as chamadas campanhas de incentivo, em que os colaboradores podem ser premiados por alcançar alguma meta, ganhando uma viagem de incentivo, por exemplo. 

De forma resumida, podemos separar assim: 

  • “Meetings” (reuniões): responsável pelos encontros empresariais, sejam internos da companhia ou reuniões de negócios entre diferentes organizações. 
  • “Incentives” (incentivos): são viagens e/ou participação em eventos para motivar, engajar e recompensar colaboradores ou parceiros de negócios. 
  • “Conferences” (conferências): se refere a diversos tipos de eventos e conferências, reunindo especialistas e palestrantes para debater temas. 
  • “Exhibitions” (exposições): são feiras e exposições para que as empresas mostrem seus produtos, serviços e soluções ao público seja como promotor do evento ou expositor, podendo contemplar ações de ativação de marca

Na prática, o MICE é um departamento muito relevante para os negócios, pois deve planejar, organizar e realizar, tanto os eventos corporativos das mais variadas modalidades, como as viagens de premiação. Tudo isso sem esquecer que o foco principal é criar experiências diferenciadas e marcantes para colaboradores, clientes e parceiros. 

Principais desafios do segmento de MICE na realização de eventos 

Gestão eficiente de gastos: o time de MICE precisa encontrar fornecedores com bom custo-benefício para os eventos, entregando qualidade, eficiência e economia dentro do orçamento

Sustentabilidade: com a preocupação ambiental cada vez mais latente, as empresas buscam opções mais sustentáveis para os eventos empresariais. 

Inovação: para manter o engajamento dos participantes, é fundamental aliar a inovação em todos os momentos da jornada, seja nas palestras, nos estandes, em experiências imersivas, entre outros.  

Logística: muitos eventos ocorrem em cidades diferentes das sedes das empresas. Isso exige um planejamento de logística eficiente, incluindo voos e hospedagem, para a experiência do participante ter conforto, segurança e bem-estar. 

Como resolver os desafios complexos de eventos com a Copastur MICE 

A Copastur MICE é uma marca especializada em eventos corporativos, oferecendo serviços de assessoria, organização e gestão de eventos. Se você está buscando uma equipe que cuida completamente da sua reunião, feira ou conferência, desde o planejamento até a execução, independente do objetivo do evento e do segmento da sua empresa, você está no lugar certo!  

Com a Copastur MICE, sua companhia não precisa se preocupar com os detalhes do evento e pode se focar na estratégia. Veja como a marca organiza tudo de ponta a ponta da operação e proporciona uma gestão 360 do seu encontro empresarial: 

1. Planejamento e Concepção: 

A equipe da Copastur trabalha em conjunto com você para entender suas necessidades e objetivos. Dessa forma, com análise e pesquisa de mercado, ajudamos na ideação do evento, definindo data, espaço, formato, palestras, estandes e demais detalhes. 

Na sequência, desenvolvemos um plano detalhado, considerando logística, orçamento e cronograma. 

2. Coordenação Operacional e Logística: 

Gerenciamos todos os aspectos logísticos, incluindo hospedagem, transporte aéreo e terrestre. Nossa área de logística é responsável pela locação de salas e todas as demais demandas de organização e planejamento. Assim, garantimos que que tudo esteja alinhado para o sucesso do evento. 

Veja também: Como Escolher um Parceiro para Apoiar a Logística Aplicada a Eventos 

3. RSVP  

Contamos com profissionais especializados em célula própria de RSVP, disponíveis dentro do horário comercial, para realizar os contatos, confirmações de logística e da presença de convidados.  

4. Negociação e Contratação: 

Negociamos com fornecedores e prestadores de serviços para obter as melhores condições, a fim de contratar os serviços ideais, como hospedagem, transporte, segurança e alimentação, para realizar seu evento dentro do budget definido. Também analisamos a viabilidade de trazer opções mais sustentáveis para o evento, gerando um impacto positivo para a sociedade e refletindo a preocupação da marca com as questões ambientais e de ESG nos tempos atuais. 

5. Gestão Completa de Estandes: 

Para promover maior conexão com o público, a Copastur MICE atua em sinergia com a marca Copastur Live Marketing, que faz toda a gestão dos estandes em eventos e feiras. Com inovação, ferramentas tecnológicas e criatividade, nosso objetivo é fazer sua empresa brilhar em todos os momentos de relacionamento com os participantes, criando experiências diferenciais. 

6. Acompanhamento e Coordenação: 

Durante o evento, a equipe da Copastur está presente para garantir que tudo ocorra conforme o planejado. Fazemos toda a coordenação das palestras, workshops, exposições, serviços de alimentação, ativações em estandes e outras atividades.  

Também ficamos atentos a quaisquer riscos, eventualidades e imprevistos para poder sanar os problemas e manter a qualidade do evento, sem impactar a experiência. 

7. Pesquisa de Satisfação e Relatórios: 

Após o evento, realizamos pesquisas para avaliar a satisfação dos participantes. No final, preparamos relatórios detalhados para análise dos gestores da sua empresa. 

Principais benefícios da Copastur MICE 

O contexto de organização, planejamento e gerenciamento de eventos é bastante desafiador. Com equipes dedicadas, profissionais altamente especializados e experiência de mercado, a Copastur MICE atua na gestão completa das operações. Veja os principais benefícios proporcionados: 

  • Maior controle dos processos; 
  • Melhores negociações; 
  • Garantia de qualidade e eficiência; 
  • Segurança de todos os envolvidos; 
  • Gerenciamento de custos; 
  • Ganho de tempo e maior produtividade da sua equipe interna, que pode se concentrar em outras ações; 
  • Experiência positiva para os participantes. 

“Essa otimização nos processos traz uma experiência positiva ao seu público final, além de mais qualidade e tranquilidade durante o evento”, comentou Rafael Leonildo, Head Comercial de Eventos, Incentivos e Live Marketing na Copastur. 

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Garanta o sucesso do seu evento com a Copastur MICE 

A realização de eventos corporativos é uma importante estratégia para fortalecer o branding, se posicionar no mercado, mostrar tendências do seu setor, divulgar novos produtos, debater assuntos em alta, estreitar o networking, promover o relacionamento com seus clientes e criar oportunidades de negócios. 

Na Copastur MICE, atuamos com uma gestão 360, cuidando de todos os detalhes necessários para garantir que o evento seja bem-sucedido e sua marca alcance os objetivos esperados. 

Entre em contato com nossos especialistas agora mesmo e descubra como podemos transformar seu encontro em um evento reconhecido pelo mercado! 

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