6 dicas para não extrapolar o orçamento em eventos corporativos

Uma coisa é criar o orçamento de eventos corporativos. Outra coisa, bem diferente, é conseguir manter os gastos dentro do orçamento com tantas ideias criativas. Porém, se não há um controle financeiro, em vez de gerar oportunidades, os eventos corporativos podem se tornar fonte de prejuízo.

Nesse artigo, vamos ajudar você a não extrapolar mais o orçamento de eventos corporativos. A seguir, você vai conferir 6 dicas para garantir que seus gastos não superem o valor disponível para a organização. Então, fique atento e aprenda conosco!

1. Definir prioridades

Se o dinheiro não dá para fazer tudo que você gostaria no evento corporativo, a solução é definir o que é prioridade, e deixar aquilo que não é para uma próxima ocasião. A questão é que, quem está envolvido diretamente na organização, pode ter dificuldades para enxergar o que não é prioridade. Afinal, muitas vezes existe um apego quase emocional às ideias e propostas.

A recomendação é guiar-se pelo objetivo do evento dentro da estratégia de marketing e avaliar cada item, perguntando: “mesmo sem esse item, o objetivo pode ser alcançado?”. Sempre que a resposta for sim, é porque não se trata de uma prioridade. Nesse caso, o item pode ser retirado para respeitar o orçamento.

Outro ponto importante é que, quando você economiza naquilo que não é prioridade, sobram mais recursos para investir no que é de fato importante. Então, o evento pode ter ainda mais qualidade.

2. Estimar adequadamente o tamanho do evento

Um evento para 100 pessoas custa bem mais do que um evento para 50, ou 20. Isso significa que a estimativa do tamanho do evento afeta diretamente os gastos. Superestimar o tamanho do evento faz com que ele fique mais caro, sem nenhum motivo real, e acabe extrapolando o orçamento. No final, você ainda vai ter que prestar contas pelos excessos e desperdícios nas compras.

É claro que fazer a estimativa com uma pequena margem de segurança é importante. Você não quer ser surpreendido por alguns participantes a mais e acabar em uma saia justa. Porém, essa margem não precisa ultrapassar 20%. Ou seja, se o evento deve atrair 50 participantes, organize pensando em 60 participantes — não em 100!

3. Fazer várias cotações

Com o tempo, você pode criar para os eventos corporativos da empresa uma lista de fornecedores preferenciais que sejam de confiança e tenham bons preços. Porém, logo nos primeiros eventos, é recomendável fazer várias cotações.

Você pode se surpreender com a diferença nos valores. Além disso, muitos fornecedores estarão dispostos a oferecer um desconto para cobrir a proposta de outro e fechar negócio com sua empresa. Dessa forma, é possível reduzir custos e ficar dentro do orçamento.

Porém, tenha em mente que esse processo leva algum tempo. Portanto, quanto antes você começar a entrar em contato com os fornecedores e pedir cotações, melhor!

4. Avaliar alternativas aos itens cotados

Talvez um determinado item seja realmente muito caro e faça o evento extrapolar o orçamento. No entanto, é possível que exista uma alternativa mais barata. Uma simples mudança no material, na cor, na marca do item cotado pode proporcionar uma economia significativa.

Considere qual é a diferença real em usar um modelo ou outro de equipamento de som; de servir uma ou outra marca de bebida; de locar um espaço ou outro; de contratar uma ou outra apólice de seguro. Em alguns casos, a diferença existe: se ela impacta a qualidade do evento, a segurança dos participantes ou a experiência do público, não vale a pena trocar. Em outros, a diferença é insignificante, e aí está uma boa oportunidade de fazer trocas inteligentes e economizar!

Você pode nem saber que existe outra alternativa para determinado item. Então, vale a pena abrir o jogo com os fornecedores. Peça que eles façam cotações para alternativas mais em conta, desde que elas não afetem a qualidade do evento.

5. Manter uma planilha de gastos atualizada

Respeitar o orçamento já é uma tarefa difícil se você tiver controle dos gastos. Sem esse controle, é problema na certa! Você vai comprando, comprando e não tem noção de quanto ainda está disponível, até que chegam as faturas e a soma ultrapassa os recursos disponíveis — mas aí já é tarde demais para voltar atrás.

Felizmente, fazer o controle dos gastos é bem simples. Basta criar uma planilha com duas colunas. Na primeira, você registra o fornecedor e, na segunda, o valor. Some todos os valores para descobrir quanto já foi gasto.

Sempre que estiver prestes a fechar uma compra, consulte essa planilha e verifique se o valor é compatível com o que resta do orçamento do evento. Depois de fechar a compra, atualize a planilha.

6. Contratar uma empresa especializada em gestão de eventos corporativos

A maneira mais objetiva de assegurar que a empresa nunca extrapole nenhum orçamento de eventos corporativos é contratando uma empresa especializada na gestão desse tipo de evento, para cuidar da contratação dos fornecedores. Afinal, uma parceira eficiente conhece as melhores práticas para realizar um evento de qualidade, respeitando os prazos e, claro, o orçamento.

Apesar do investimento na contratação da empresa, você provavelmente vai acabar economizando nos eventos. Assim, o impacto financeiro dessa parceria é positivo e significativo, especialmente em longo prazo!

Além disso, as pessoas que normalmente cuidam de tudo sozinhas — o gestor de compras e a equipe de marketing da empresa — ficam livres para se dedicar a outras atividades mais estratégicas, enquanto a empresa especializada se ocupa da organização do evento corporativo.

Nesse artigo, você conferiu 6 dicas práticas para não extrapolar o orçamento de eventos corporativos. Em muitos casos, pode parecer que os recursos financeiros são um obstáculo para a sua criatividade. Porém, uma coisa não pode interferir na outra. Aliás, inovação é essencial para realizar eventos de sucesso! Quer saber mais? Aproveite para conferir 6 formas para inovar na criação de eventos corporativos!

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