Software de gestão de viagens: Guia para gestores + estudo de caso do Expense Management da Copastur

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O software de gestão de viagens é uma ferramenta essencial para otimizar e simplificar todo o processo de planejamento, reserva e controle de viagens corporativas.

O uso de um software especializado não apenas aumenta a eficiência operacional, automatizando tarefas repetitivas e burocráticas, mas também proporciona uma visão abrangente e em tempo real de todas as informações relacionadas às viagens, desde itinerários e reservas até despesas e relatórios.

Neste artigo, iremos trazer uma visão aprofundada dos softwares de gestão, quais são as funções básicas, e o que levar em consideração ao contratar, além de apresentar um estudo de caso do software Expense Management da Copastur. Confira!

Leitura recomendada: Soluções Para Viagens Corporativas: Como Trazer Conforto ao Viajante usando Tecnologia? 

O que é um software de gestão de viagens?

Um software de gestão de viagens é uma plataforma tecnológica projetada para facilitar todos os aspectos relacionados às viagens corporativas: desde o planejamento e compra das passagens aéreas corporativas, hospedagem e transporte terrestre até a gestão de despesas e conformidade com políticas internas.

Normalmente, esse programa é baseado em nuvem;. O que permite aos usuários acessar e gerenciar informações de qualquer lugar e a qualquer momento, tornando-o altamente flexível e conveniente. 

Além disso, essas plataformas geralmente integram-se a outros sistemas de negócios, como sistemas de contabilidade e recursos humanos. Assim, é possível garantir uma experiência de viagem integrada e sem interrupções para os funcionários. 

Por que sua empresa precisa de um software de gestão de viagens?

Para se ter uma ideia da importância dessa tecnologia nos tempos atuais, o mercado global de software de gerenciamento de viagens e despesas foi avaliado em US$ 3 bilhões em 2022 e está projetado para atingir US$ 15,7 bilhões em 2032. A previsão é de que a taxa de crescimento anual seja de 18,3%, segundo levantamento da Valuates.

Solução digital

Vale destacar que o setor está em grande expansão devido ao uso de soluções digitais pelas empresas para automatizar e agilizar seus processos de gerenciamento de viagens e despesas. Com o apoio de tais ferramentas, as organizações alcançam:

  • Maior produtividade;
  • Redução de custos;
  • Diminuição de trabalho manual operacional;
  • Queda no número de erros;
  • Entre outros benefícios.

Necessidade de visibilidade e controle

Outro motivo para a crescente demanda dos líderes e gestores por softwares de gestão de viagens está na necessidade por maior visibilidade e controle sobre as operações e gastos.

Experiência do usuário e análise de dados

Por fim, a incorporação de novas tecnologias, como inteligência artificial e análise de dados nesses softwares, ajuda a oferecer melhores experiências aos usuários em suas funcionalidades, assim como gerar insights valiosos sobre os processos para os gestores.

Inclusive, conforme pesquisa da PayStream Advisors, a maioria das empresas citam como razões para adotar os softwares de gestão de viagens:

  • Dados manuais;
  • Ineficiência dos processos;
  • Falta de visibilidade das despesas corporativas.

Veja também: Business Intelligence: como promover inovação para sua empresa

Quais são as funções básicas que um software de gestão de viagens precisa ter?

Um software de gestão de viagens completo deve oferecer um conjunto abrangente de funcionalidades para otimizar todo o ciclo de vida das viagens corporativas. Entre as funções básicas indispensáveis, podemos destacar:

Reservas de Viagem

Uma função fundamental de um software de gestão de viagens é facilitar as reservas de viagem para os funcionários da empresa. Isso inclui a capacidade de pesquisar e comparar opções de voos, hotéis e transporte terrestre, além de realizar reservas diretamente por meio da plataforma.

Gerenciamento de despesas

O software deve permitir que os colaboradores capturem e gerenciem suas despesas durante a viagem, incluindo a captura de recibos, categorização de despesas e submissão de relatórios para reembolso de despesas.

Gestão de Políticas de Viagem

O software pode ajudar a garantir que as reservas estejam em conformidade com as políticas de viagens corporativas, tendo funções como:

  • Controle de orçamentos;
  • Aprovações de gastos;
  • Restrições e limites.

Com isso, é possível evitar custos desnecessários e imprevistos.

Relatórios e Análises

O software deve oferecer recursos robustos de relatórios e análises para que as empresas possam acompanhar e analisar os gastos com viagens. Estas funções são essenciais para identificar tendências, fazer previsões e otimizar suas políticas de viagem.

O que considerar ao contratar um software?

Ao escolher um software de gestão de viagens para sua empresa, é importante considerar diversos fatores para garantir que atenda às necessidades específicas da sua organização. Aqui estão alguns pontos-chave a serem considerados:

1. Funcionalidades essenciais

Verifique se o software oferece recursos básicos, como reserva de voos, hotéis, aluguel de carros, e se possui integração com diferentes fornecedores de viagens.

2. Usabilidade e interface amigável

Certifique-se de que o software pode se integrar facilmente com outros sistemas que sua empresa já utiliza, como sistemas de RH, contabilidade e folha de pagamento.

3. Suporte ao cliente

Analise a qualidade do apoio ao cliente oferecido pelo fornecedor do software. É importante ter acesso a suporte técnico confiável para resolver problemas rapidamente.

4. Segurança e conformidade

O software deve atender aos padrões de segurança da informação e conformidade regulatória relevantes para sua empresa, especialmente se lidar com informações sensíveis ou confidenciais.

5. Feedback dos usuários

Antes de tomar uma decisão final, solicite feedback dos usuários potenciais do software para entender suas necessidades e preferências. Isso pode ajudar a garantir que o software escolhido atenda às expectativas e requisitos da equipe.

Confira agora um case que mostra os benefícios obtidos com o Expense Management da Copastur, o software de gestão de despesas em viagens da Biosfera Copastur.

Case Expense Management da Copastur

Uma das empresas beneficiadas pela solução da Copastur é uma organização norte-americana do estado da Virgínia, com grande presença no mercado de produtos químicos e metais — líder na produção de ácido.

A principal necessidade dessa companhia era administrar com mais eficiência as despesas corporativas dos funcionários. E, nesse ponto, a Copastur fez grande diferença, levando a relação entre as empresas a se tornar um case de sucesso. Confira como tudo aconteceu!

O desafio da gestão de despesas corporativas

A empresa não dispunha de um método eficiente para a realizar a prestação de contas dos funcionários, incluindo as despesas decorrentes das viagens corporativas. Sem ferramenta alguma, o controle era feito em planilhas. O que dificultava o efetivo cumprimento de políticas. 

Havia também a necessidade de conciliar as despesas dos cartões corporativos com o sistema. Foi partindo dessa dificuldade de integração que a relação entre Copastur e a organização norte-americana evoluiu.

Com cerca de 70 cartões de crédito envolvendo os gastos de 70 funcionários, era preciso fazer a prestação de contas separadamente — até mesmo daquelas despesas com papelaria. Isso sem contar que a empresa está presente em diversos outros países, como Argentina, México e Colômbia. O que amplia significativamente a complexidade da gestão das despesas corporativas.

A solução: Expense Management para melhorar o controle

Diante desse cenário, era preciso otimizar o processo de gestão dessas despesas. Para isso, a Copastur ofereceu o Expense Management, um software com funções específicas para ajudar nesse tipo de controle.

O sistema permite listar os gastos, organizando-os a partir de determinados parâmetros como data e local. Tornou-se possível, assim, controlar automaticamente o processo, ainda registrando o histórico das despesas, incluindo viagens corporativas, para posterior análise.

Outro benefício bastante relevante é a possibilidade de mensurar o custo total de uma viagem em uma única Ordem de Serviço. Como sabemos, a informação centrada no lugar certo traz agilidade aos processos, facilitando tanto o planejamento das viagens corporativas quanto o registro contábil das atividades da empresa.

O funcionamento desse sistema pode ser divididos em 3 etapas:

  1. Solicitação: colaborador indica motivo e valores para adiantamento;
  2. Aprovação: sendo aprovado o custo, a empresa efetua o pagamento no modelo por ela adotado;
  3. Prestação de contas: a prestação de contas fica disponível para salvar informações e finalizar o processo.

Com o sistema devidamente implementado, diretores e gestores passaram a ter acesso às informações sobre todas as despesas em deslocamentos corporativos, conhecendo inclusive:

  • Média de gastos em cada cidade;
  • Quilometragem percorrida;
  • Custos com combustível e pedágio, entre outros. 

Com esses dados em mãos, foi possível traçar uma política melhor quanto aos gastos, bem como responder com mais precisão aos investidores.

Assista à live: Expense Management: qual a importância e porque este é o momento certo para implementar?

Resultados alcançados com o Expense Management

A empresa atendida pela Copastur reduziu drasticamente o tempo gasto no controle das despesas corporativas, otimizando desde a prestação de contas até a aprovação e o respectivo pagamento do reembolso.

Também conseguiu mais aderência para as políticas de alimentação e para a quilometragem rodada pela equipe comercial. É importante salientar que os gastos de todas as empresas do grupo na região sul-americana foram controlados e não apenas os custos das filiais brasileiras.

O contraste entre como tudo funcionava antes e como passou a funcionar é impressionante. Para você ter uma ideia, o processo de prestação de contas, que era mensal, tornou-se quase diário. Sem contar que as políticas de reembolso despesas sobre gastos com refeição passaram a ser efetivamente cumpridas.

Conciliação de cartões corporativos

O grande benefício certamente é poder conciliar os cartões corporativos com o sistema que permite controlar os gastos com viagens.

No processo de conciliação, a partir do arquivo enviado pelo banco com os gastos do cartão de crédito corporativo, o funcionário descreve cada transação e presta contas, inclusive com a possibilidade de inclusão de notas fiscais. Todos os gastos que constam no cartão têm que ser justificados para registro no sistema. Enquanto isso não for feito, a conciliação não é concluída.

Na prática, a fatura de cada cartão se torna um arquivo, que é enviado para o sistema por upload. Os funcionários devem ter uma justificativa para cada despesa, fornecendo a nota fiscal correspondente. Só então, o cartão está apto para utilização novamente, ainda existindo a possibilidade de sofrer bloqueio conforme a política de gastos da empresa.

Controle contábil

Outro fator de destaque é a vantagem que isso representa para o controle contábil, pois cada despesa fica associada a um tipo de conta (como a conta alimentação ou quilometragem). 

No caso da quilometragem percorrida, por exemplo, o controle é apoiado em um eficiente aplicativo com serviço de pesquisa e mapeamento online, levando o funcionário a decidir sempre pelo trajeto mais curto ou mais apropriado.

No final, ambas as partes ganham com o uso do sistema. Por um lado, a empresa otimiza o controle das despesas, por outro os funcionários contam com um processo simplificado, podendo operar inclusive pelo próprio celular.

Saiba mais: Como otimizar a Gestão de Despesas Corporativas com o Expense Management

Apoio de Business Intelligence

Os resultados oferecidos pelo Expense Management estão diretamente relacionados à implementação de Business Intelligence (BI). Essa é uma estratégia que permite organizar com inteligência as informações da empresa e de seu mercado, oferecendo uma base de apoio para a tomada de decisões.

Com BI, perguntas importantes para o negócio podem ser respondidas em tempo hábil e com precisão máxima. Por isso, organizações que optam pelo Expense Management podem potencializar seus resultados, alcançando mais controle e agilidade nos processos.

Por intermédio do BI, todos os gastos médios podem ser conhecidos por localidade e categorizados como despesas com almoço, táxi, estacionamento ou combustível. Com essas informações, antes mesmo das viagens corporativas, a empresa é capaz de mensurar o quanto seus colaboradores tendem a gastar na cidade de destino.

E os resultados não se restringem às viagens. Quanto à política de gastos com refeição, por exemplo, entra em cena o BI com foco nas necessidades específicas de cada empresa. Com isso, é possível controlar o impacto gerado por uma mudança na política — como no caso de decidir aumentar de R$ 25 para R$ 35 o valor permitido para almoços.

O cálculo de BI indica também os índices de desgaste ou de utilização de determinado material pelo funcionário. Seria possível, por exemplo, conhecer os gastos dos pneus de acordo com a média de quilômetros percorridos e o modelo de carro. Com soluções assim, é possível trabalhar com previsibilidade de gastos, inclusive com percentuais de ajustes, inflação e possíveis aumentos.

Vantagens de adotar gestão de despesas corporativas

Embora a efetiva implementação do Expense Management não seja uma unanimidade entre as empresas, sem dúvida existe bastante interesse quanto ao uso da ferramenta para melhorar a gestão das despesas corporativas, com efetivo controle dos gastos de cada funcionário e economia para a organização.

A empresa norte-americana relata que já tinha conhecimento da ferramenta no mercado, mas foi a apresentação comercial da Copastur que deu o estímulo necessário, evidenciando o potencial do software nesse controle. Antes dessa novidade, o custo das viagens era tido como difícil de mensurar. Porém, a realidade mudou com a chegada da ferramenta, que, aliás, não se restringe às despesas de viagens, podendo abarcar toda espécie de gastos.

Imagine que um colaborador em trânsito precisa visitar um cliente e, para isso, percorre um determinado trajeto em quilômetros, bem como paga estacionamento, pedágios e, claro, sua alimentação. Todas essas quantias são relativas à vida corporativa, devendo ser relatadas na prestação de contas para o devido reembolso.

Com a grande demanda de informações sobre as viagens de cada funcionário (incluindo os recibos que vão embasar os ressarcimentos de acordo com a política da empresa), costuma ser bastante complexo administrar tudo isso sem contar com uma ferramenta para trazer eficiência.

Com o sistema Expense, a gestão fica organizada em etapas bem definidas, com as despesas sendo recebidas, classificadas e devidamente explicadas, passando para um fluxo de aprovação. Depois, já no setor financeiro, os depósitos são feitos seguindo estritamente essas informações.

Por fim, vale lembrar que os colaboradores ainda podem contar com a facilidade de informar os valores usando seus próprios smartphones, desde que conectados à internet. Com certeza, um processo super prático.

Conheça a Copastur

Como você viu, a parceria entre Copastur e a empresa norte-americana mostra que alguns processos podem ser otimizados, beneficiando instituições e colaboradores.

Agora que você já sabe tudo sobre softwares de gestão de viagens, o que ainda está esperando para entrar em contato conosco? Fale com um especialista da agência de viagens corporativas da Copastur e descubra como a Biosfera de marcas da empresa pode ajudar a aprimorar a gestão de viagens da sua empresa!

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