O controle de viagens corporativas é uma peça chave para otimizar recursos e garantir a eficiência operacional das empresas, visto que os gastos com viagens representam uma parcela significativa do orçamento corporativo.
De acordo com a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas (PAVC) de 2024, realizada pela Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), 27% dos gestores indicaram que suas empresas investiram mais de R$ 20 milhões em viagens corporativas no último ano.
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Com um bom gerenciamento, as empresas podem otimizar despesas com compra de passagens corporativas, hospedagens e deslocamentos, além de garantir conformidade com políticas internas e regulamentos fiscais.
No entanto, os desafios incluem a falta de visibilidade sobre gastos, dificuldades na conciliação de reembolsos de despesas e a necessidade de equilibrar economia e conforto para os viajantes.
Neste post, iremos explorar o tema controle de viagens e apresentaremos dicas de como fazer o controle das viagens corporativas com sucesso. Confira!
Como fazer o controle de viagens corporativas
Elabore uma política de viagens
A política de viagem corporativa nada mais é que o conjunto de regras, orientações e diretrizes corporativas que regulam o trânsito de funcionários da empresa em outras localidades. É, portanto, uma ferramenta estratégica de gestão que permite o controle de gastos e aponta para as melhores práticas em relação à viagem a trabalho.
Essa política deve, por exemplo, listar fornecedores autorizados, explicar como deve ser realizada a pesquisa de preços, mostrar as formas de pagamento aceitas e esclarecer como os funcionários devem comprovar seus gastos nessas viagens, seja para reembolso ou simples conferência.
Com todos esses aspectos devidamente definidos, não só o controle de gastos é aprimorado como a empresa passa a contar com um banco de dados riquíssimo para planejar viagens futuras ainda mais econômicas!
Crie diretrizes para reembolsos
Um ponto bastante delicado no que se refere a uma viagem corporativa é o controle do reembolso dos funcionários. Imagine, por exemplo, se o profissional faz gastos ligados ao trabalho pagando com seus próprios recursos. Seria injusto não promover uma devolução rápida desses valores, não concorda? No entanto, para não perder o controle das contas, o ideal é estabelecer regras claras para esse processo e estruturar uma política de reembolsos de despesas.
Primeiramente, defina quais despesas serão consideradas reembolsáveis. Alimentação, transporte e diárias de hotel podem entrar nessa categoria. Em seguida, defina um teto de gastos para cada uma das despesas reembolsáveis e um valor de diária de viagem. É importante que o valor seja condizente com o mercado, a fim de não privar o funcionário de serviços e produtos de qualidade. Esse limite ainda facilita o controle prévio de contas a pagar e inibe excessos.
Também é preciso estabelecer o prazo para o reembolso, definindo em quanto tempo a empresa é obrigada a devolver o valor usado em uma viagem de negócios. Por fim, indique quais formas de comprovação de gastos serão aceitas, como notas fiscais ou faturas de cartão de crédito.
Estabeleça uma hierarquia de aprovações
É muito difícil encontrar quem goste de burocracias, certo? Imagine, por exemplo, ter que preencher infinitas solicitações e passar por diversas instâncias para conseguir dar andamento a uma ação — como uma viagem corporativa. A burocracia pode tornar a gestão de viagens corporativas lenta e contraprodutiva! Contudo, ao mesmo tempo em que é preciso lutar contra esses entraves, também é importante ter estruturas de gestão confiáveis para assegurar a lisura dos processos internos.
Quando o assunto é viagem de negócios, a empresa pode estabelecer uma hierarquia de aprovação simples. O solicitante procura um atendente, que, por sua vez, fica responsável por fazer diferentes cotações. Os valores são avaliados por um aprovador, que tem o papel de escolher as melhores opções de acordo com a estratégia da empresa.
Todo o processo pode ser supervisionado pelo setor financeiro, que se responsabiliza pela administração do montante total do orçamento destinado às viagens corporativas. O importante é manter a proximidade na ligação entre as partes, o que agiliza o fluxo de autorização.
Pesquise constantemente por fornecedores
Entenda desde já: é simplesmente impossível cortar os custos da viagem corporativa sem buscar novos fornecedores, comparando preços e condições de pagamento. Sua empresa só faz a cotação de passagens às vésperas da compra do bilhete? Chegou a hora de mudar. Estabelecer uma política de cotação intermitente permite ao negócio ter uma gama maior de opções na hora da compra.
Uma boa ideia pode ser investir nas simulações de viagens, que levam em conta preços e datas de diferentes serviços e produtos necessários ao deslocamento. Você pode conferir se adiantar a viagem em um dia para contar com um desconto na passagem aérea vale o custo extra do pagamento de mais uma diária de hotel, por exemplo.
A pesquisa de preços também permite que o negócio conheça o valor médio dos serviços no mercado a fim de conseguir negociar melhores contratos com cada fornecedor ou mesmo optar por novas parcerias.
Firme boas parcerias
Assim como é importante fazer uma extensa pesquisa de fornecedores, também é importante criar relacionamentos duráveis, que podem impactar na redução de custos da empresa. Criar parcerias com redes de hotéis, por exemplo, pode significar diárias mais baratas no longo prazo e até benefícios exclusivos, como preços mais acessíveis para o uso de salas de conferência.
Empresas parceiras também são capazes de entender e atender demandas específicas do seu negócio, criando soluções personalizadas para aumentar a comodidade dos colaboradores e, por consequência, sua produtividade.
Mas não restrinja a possibilidade de parcerias a fornecedores! Sua organização também pode juntar forças com empresas próximas para negociar em conjunto preços de passagens, hospedagem e alimentação. Trata-se, assim, de aumentar o volume de compras para melhorar o poder de barganha sem necessariamente ver as despesas crescerem.
Ainda sobre esse tópico: que tal contratar uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas? Essa parceria sim é certeira! Pense bem: esses profissionais conhecem bem o mercado, têm contatos relevantes, sabem lidar com imprevistos como ninguém e estão totalmente focados na resolução de quaisquer problemas que venham a surgir nesse sentido. Tudo isso gera economia. Não existe parceria mais eficiente que essa!
Faça um calendário de viagens
Boa parte da economia em viagens corporativas pode ser feita com a simples antecipação da compra ou da reserva de serviços. Por isso, ter um calendário voltado para esse processo é uma ideia bem interessante para cortar despesas.
O calendário de viagens deve abranger qualquer deslocamento programado, como visitas técnicas anuais ou reuniões mensais com clientes em outros estados. Visualizando facilmente essas datas, os gestores podem organizar melhor o orçamento e ainda aproveitar promoções até lá!
É claro, no entanto, que podem surgir imprevistos que exijam a organização de uma viagem em cima da hora. Pensando nisso, vale a pena ter um calendário flexível, que possibilite o encaixe de deslocamentos não previstos. E o calendário de viagens não é útil apenas para contratar serviços com antecedência, viu? Ele também ajuda a entender os períodos do ano que são mais movimentados para o negócio ser capaz de alocar recursos em datas estratégicas.
Por fim, o calendário ainda funciona muito bem para identificar compromissos profissionais próximos de datas em que os preços são maiores — como nos períodos de férias ou perto de feriados. Com isso, é possível planejar ações, como passar uma viagem de incentivo, tradicionalmente realizada no final do ano, para uma data mais em conta.
Como montar uma planilha de controle de viagens corporativas
Para montar uma planilha de controle de viagens corporativas, é possível utilizar programas como o Excel ou Google Sheets.
O primeiro passo é definir as colunas essenciais que irão organizar as informações necessárias. Inclua campos como “Nome do Funcionário”, “Destino”, “Data de Partida”, “Data de Retorno”, “Motivo da Viagem”, “Meio de Transporte”, “Custos de Transporte”, “Hospedagem”, “Alimentação”, “Outras Despesas” e “Status da Viagem” (por exemplo, “Planejada”, “Em Andamento”, “Concluída”).
O segundo passo é utilizar fórmulas para calcular automaticamente os totais de despesas e formatar a planilha para facilitar a visualização, como o uso de cores diferentes para status distintos.
Além disso, considere adicionar uma aba ou coluna para observações, onde detalhes adicionais possam ser registrados.
Uso do software para controle de viagens
O uso de um software de gestão de viagens corporativas facilita o controle ao automatizar processos, reduzir erros manuais e centralizar todas as informações em um só lugar.
Com ele, é possível gerenciar reservas de passagens e hospedagens, acompanhar aprovações de viagens, monitorar despesas em tempo real e gerar relatórios detalhados sobre os custos.
Além disso, a integração com políticas internas garante a conformidade das viagens com as diretrizes da empresa, evitando gastos excessivos e permite maior transparência e agilidade na prestação de contas, otimizando o tempo dos gestores e dos viajantes.
Como a Copastur pode ajudar no controle das viagens corporativas
A Copastur oferece uma gestão completa e estratégica, garantindo eficiência operacional e redução de custos. Com tecnologia avançada e expertise no setor, a empresa disponibiliza soluções como plataformas integradas de gestão de viagens, relatórios detalhados de despesas e conformidade com políticas internas.
Além disso, a Copastur facilita a negociação com fornecedores, assegurando tarifas mais competitivas em passagens, hospedagens e serviços.
Outro diferencial é o suporte personalizado, que proporciona assistência 24/7 para imprevistos, garantindo mais segurança e tranquilidade para os gestores e viajantes.
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