Adiantamento de viagem corporativa: o que deve ser considerado?

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Quando a empresa envia um colaborador para participar de um evento relativo à sua área de atuação, para fechar uma venda ou para sondar uma parceria em outra cidade, outro estado ou mesmo país, precisa pensar que esse funcionário estará representando a organização no local de destino. Por essas e outras, nada mais justo que ele tenha a seu dispor todo o suporte necessário para realizar seu trabalho com excelência, não é mesmo? Dentro desse contexto, estabelecer uma política assertiva de adiantamento de viagem corporativa é simplesmente essencial.

Mas será que você sabe o que efetivamente deve ser considerado na hora de realizar esse tipo de pagamento? Pois é exatamente sobre isso que falaremos no post de hoje! Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Como funciona o adiantamento de viagens corporativas?

É preciso lembrar, antes de mais nada, que a cobertura dos gastos primordiais de um colaborador durante uma viagem corporativa é uma obrigação legal. Assim, toda e qualquer empresa tem o dever de arcar com os custos referentes a transporte, hospedagem, alimentação, deslocamento e quaisquer outros diretamente ligados às atividades corporativas do colaborador durante a viagem. Isso também significa que gastos pessoais, como compras e lazer, obviamente ficam de fora da conta.

O pagamento das viagens pode ser feito basicamente de 2 maneiras: por adiantamento ou por reembolso. No adiantamento, as despesas são calculadas anteriormente à viagem, sendo o valor depositado na conta do colaborador antes da data de início do itinerário. Por outro lado, o reembolso é caracterizado pelo pagamento das despesas depois do retorno do colaborador a suas atividades normais. De toda forma, em ambos os casos, a prestação detalhada dos gastos durante o período em que o colaborador esteve fora é necessária.

Por que é importante ter uma política de adiantamento?

Para que as viagens corporativas não acabem se tornando pedras no sapato do setor financeiro da empresa, é essencial que o processo seja bem estruturado e devidamente padronizado. Do contrário, além de prejuízos financeiros, as viagens corporativas podem acabar se tornando sinônimos de preocupação e desagrado para os colaboradores que precisam se deslocar. Afinal de contas, é difícil encontrar quem esteja disposto a pagar para trabalhar, não é verdade?

Por tudo isso e muito mais, sua empresa deve contar sim com uma política de viagens que aborde com clareza e assertividade temas de adiantamento e reembolso de despesas. Além de ser extremamente importante para fins de controle financeiro, essa política tem o objetivo de orientar os gastos dos colaboradores durante as viagens a trabalho, bem como de ajudar a evitar fraudes ou excessos de gastos.

O que deve ser considerado para fazer o adiantamento?

Cobertura

O primeiro passo consiste em esclarecer ao máximo quais são as obrigações legais da empresa quando o assunto é pagamento de viagens corporativas. A legislação prevê que sejam cobertos todos e quaisquer custos relacionados diretamente ao trabalho do colaborador durante a viagem. Aí, alimentação, hospedagem, transporte, deslocamento, combustível, credenciamento em eventos e ligações profissionais, entre outros, devem entrar na conta. Alguns gastos extras também podem ser cobertos pela empresa, como uma forma de agradar e motivar os colaboradores. Com esse intuito, despesas como o consumo de produtos do frigobar ou ligações pessoais costumam ser pagas por muitas organizações sem maiores problemas.

Diária

Para realizar o adiantamento de maneira correta, é preciso estimar justamente quais serão os custos envolvidos, determinando um valor de diária para as viagens. Isso é extremamente importante para evitar surpresas desagradáveis com gastos não previstos. A maioria das organizações estipula diretrizes para que o próprio colaborador solicite o adiantamento dias antes da viagem, por meio do preenchimento de uma solicitação que contenha a descrição de todos os custos a serem cobertos. Essa solicitação é então enviada ao setor financeiro para análise e, sendo aprovada, faz-se o respectivo depósito do valor determinado.

Divulgação

Nesse momento é necessário ressaltar que todos os colaboradores que realizam viagens corporativas pela empresa devem estar cientes de como essa política funciona. O mais correto nesse sentido é que o setor financeiro da organização redija um documento contendo as principais diretrizes da política de viagens da organização e o disponibilize a todos. Nesse documento, além de definir os critérios e objetivos e esclarecer as políticas de adiantamento e reembolso (quando necessário), é essencial também elucidar a regulamentação da prestação de contas, fator que não pode ser negligenciado.

Comprovação

A empresa deve exigir do colaborador, após seu retorno, a apresentação de todas as notas fiscais, dos recibos e demais documentos que comprovem seus gastos durante a viagem. Isso permite que se tenha um controle eficiente dos recursos destinados aos deslocamentos corporativos, ao mesmo tempo em que inibe potenciais excessos. Além disso, se houver alguma sobra do valor adiantado, esse resíduo deve ser devolvido pelo colaborador. Do mesmo modo, caso a quantia depositada não tenha sido suficiente para cobrir as despesas primordiais, o reembolso deverá ser solicitado e devidamente comprovado.

Fluxo

Quando a política de adiamento de viagens corporativas for instituída por sua empresa e efetivamente colocada em prática, haverá a criação de um fluxo de adiantamentos: o colaborador solicita o adiantamento ao setor financeiro, que analisa o pedido e disponibiliza o valor em um prazo aceitável. Após o retorno da viagem, o colaborador presta conta dos seus gastos, devolvendo os valores sobressalentes ou solicitando o reembolso de possíveis gastos não previstos. Quanto mais eficiente e fluido for esse processo, mais benefícios sua empresa terá.

Além disso, uma política de viagens corporativas bem estabelecida, que funciona corretamente, motiva os colaboradores, que se sentem confortáveis e à vontade para viajar representando a empresa.

Ficou claro como uma política de adiantamento de viagem corporativa bem estabelecida pode ser extremamente vantajosa para a empresa? Então é hora de colocar a mão na massa! Planeje os gastos, determine uma política de viagens assertiva e oriente seus colaboradores a seu respeito! Acredite: você colherá os resultados positivos dessa prática antes mesmo do que imagina!

Agora é a sua vez: comente aqui e nos conte como você realiza o adiantamento de viagens corporativas na sua empresa! O processo vem dando certo? Compartilhe sua experiência nos comentários e enriqueça a discussão sobre o assunto!

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