Como otimizar custos e gerar eficiência nas viagens corporativas da sua empresa de varejo

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Com a concorrência cada vez mais acirrada no varejo, as empresas do setor precisam buscar mais eficiência e economia em todos os processos e frentes de negócio. Isso não é diferente com a área de viagens corporativas. Neste sentido, é fundamental adotar medidas para otimizar a gestão no varejo, principalmente nos deslocamentos de trabalho.

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Para se ter uma ideia do crescimento do mercado e da importância de olhar para a otimização da gestão no varejo, 96% das varejistas registraram aumento de vendas em 2022, segundo dados da SBVC.

Mesmo com a evolução do digital, o número de lojas físicas também expandiu. Ao analisar a quantidade de lojas das 300 maiores companhias do varejo, em 2022, houve avanço líquido de 7,3%, com 4.259 novos pontos físicos iniciando suas operações.

Ainda de acordo com informações da SBVC, 69% das empresas de varejo aumentaram sua base de lojas e 7,6% tiveram alta no número de funcionários.

Então, ficam algumas questões no ar: como se diferenciar no mercado e superar a concorrência? Como gerenciar de forma adequada as diferentes lojas espalhadas pelo Brasil? Como lidar com equipes cada vez maiores e em diversas unidades físicas? Como vender mais?

As viagens de negócios ajudam a atingir estes objetivos, mas é necessário garantir a otimização de despesas e custos durante esses deslocamentos. Vamos saber mais sobre como ganhar eficiência nas viagens e otimizar a gestão no varejo.

Leia também: Controle de Orçamento: O que é, tipos e como fazer na sua empresa

5 motivos para realizar viagens corporativas na sua empresa de varejo

As viagens corporativas no varejo podem servir para visitar unidades por todo o Brasil, seja para estreitar relações com colaboradores, com fornecedores ou com clientes.

Inclusive, um estudo da Accor revela que, para 25% das pessoas, as chances de fechar um negócio são maiores em uma reunião presencial do que online. Por isso, muitas vezes, estes deslocamentos são necessários.

Entre os propósitos das viagens no varejo, podemos citar:

1. Eventos e conferências: é possível participar de congressos, feiras de negócios e diversos outros tipos de eventos pela sua empresa de varejo, seja como patrocinador, expositor ou até mesmo de olho em novas parcerias comerciais, ou como público nas palestras.

2. Treinamento de equipes e colaboradores: em determinadas ocasiões, é importante ir até as diferentes unidades e lojas da sua empresa para realizar capacitações com seu time, melhorando a atuação dos profissionais e tendo maior contato com eles.

3. Visitas a clientes: como vimos, as viagens corporativas são positivas para a geração de oportunidades e o fechamento de negócios, já que permitem a participação em encontros e reuniões com clientes de forma mais próxima.

4. Negociações: durante as atividades de gestão no varejo, é importante buscar maneiras de economizar. Uma delas é na negociação com fornecedores e terceiros, a fim de reduzir custos.

5. Fiscalizações: ao visitar suas lojas em outras cidades, é possível fazer um checklist de verificação de processos, avaliando o cumprimento dos procedimentos internos de modo eficiente, assim como garantindo a qualidade e a velocidade nas atividades logísticas e de entregas.

Fica claro que as viagens no varejo são indispensáveis para fortalecer relações comerciais, atingir novos mercados e expandir o negócio.

No entanto, o gerenciamento dessas viagens pode ser desafiador. Vamos ver, a seguir, quais os principais obstáculos e qual o impacto deles na gestão no varejo.

Principais desafios das viagens corporativas para a gestão no varejo

Controle de gastos

Uma das principais atividades dos gestores de viagem é realizar o monitoramento de custos. Com as empresas de varejo, não é diferente. Dessa forma, é importante adotar diversas práticas para garantir que os gastos fiquem sob controle, como por exemplo:

    • Determinar as políticas de viagens da empresa e as despesas que são permitidas aos colaboradores durante os deslocamentos;

    • Definir o orçamento disponível para as viagens ao longo de um tempo ou em cada viagem;

    • Negociar com fornecedores para encontrar melhores oportunidades para usar menos recursos e gastar menos;

    • Garantir a visibilidade de todas as despesas para buscar continuamente modos de otimizar os custos.

Todas essas ações permitem que a gestão no varejo efetue um melhor controle de gastos, verificando desperdícios e despesas desnecessárias.

Veja também: Gestão de Despesas Corporativas — Os Maiores Desafios em Empresas e Como Superá-los

Planejamento de viagens corporativas

O planejamento da viagem é uma grande dificuldade, já que demanda muito tempo e esforços da equipe para fazer todos os processos de forma correta, como compra de passagens, reserva de hospedagem, transfer, entre outros. Tudo pensando não só na eficiência e na economia da viagem, como também na segurança e no bem-estar do colaborador.

Sem contar que a antecedência nestes casos é fundamental. Para se ter uma ideia, segundo pesquisa da Copastur, com dados da Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas) e do FOHB (Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil), é possível economizar mais de 50% na compra com antecipação de mais de 30 dias.

Conscientização das políticas de viagens

O fortalecimento das políticas de viagens também é essencial na gestão no varejo. Neste ‘guia’ com os deveres e responsabilidades dos viajantes e da empresa durante os deslocamentos, é possível documentar todos os processos ligados a orçamento, reembolso, prestação de contas, relatórios de despesas etc.

Por isso, é tão importante reforçar tais práticas para enraizar na cultura empresarial, conscientizar os colaboradores e garantir o cumprimento por parte dos viajantes.

Conhecimento do perfil dos viajantes

Outro obstáculo comum das empresas é entender a fundo o perfil dos viajantes corporativos, identificando suas necessidades e comportamentos durante as viagens.

Assim, é possível otimizar e personalizar o planejamento dos deslocamentos de acordo com cada funcionário que está a trabalho da sua empresa, assegurando maior conforto e melhor experiência para eles.

Leia também: Soluções Para Viagens Corporativas: Como Trazer Conforto ao Viajante usando Tecnologia?

Experiência do viajante

Ainda de olho na experiência do viajante, a gestão no varejo precisa ir além de conhecer o perfil dos colaboradores, adotando também ferramentas que facilitem a rotina das pessoas durante as viagens.

Análise de dados sobre viagens corporativas

Atualmente, a coleta e a análise de dados sobre as viagens são fundamentais. Até porque, com essas informações na palma da mão, a gestão no varejo pode identificar ineficiências e potenciais de melhoria nas viagens.

Como a Copastur pode ajudar na gestão no varejo

Para ganhar mais eficiência, otimização e controle de custos na gestão no varejo, conte com uma empresa com mais de 50 anos de experiência e conhecimento de mercado, como a Copastur, para auxiliar nas suas jornadas corporativas.

Com ferramentas tecnológicas, consultoria dedicada, atendimento 24×7 e humanização nos nossos processos, apoiamos as empresas em viagens corporativas, de incentivo, de intercâmbio, de alto padrão, em eventos, em ações de live marketing e muito mais.

Assim, realizamos todo o planejamento de viagens e eventos, tornando o fluxo de operações mais rápido, simples e menos burocrático. Como consequência, superamos os desafios de gestão no varejo, principalmente no que diz respeito às viagens e despesas corporativas, melhorando a experiência do usuário e usando Business Intelligence para integrar dados e tomar decisões mais assertivas.

Também possuímos o CopasturCard, o cartão corporativo, que facilita e simplifica a vida de colaboradores e gestores, evitando a necessidade de reembolsos e relatórios de despesas, além de trazer visibilidade sobre as despesas.

No final das contas, ao integrar todas essas jornadas com um único fornecedor, como a Copastur, sua empresa obtém ainda mais vantagens.

Não perca tempo e descubra como otimizar as viagens na sua organização. Converse com nossos especialistas agora mesmo!

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