Gestor de viagens corporativas: Quais são as responsabilidades e resultados mais cobrados para os profissionais da área?

O gestor de viagens corporativas é responsável por realizar as etapas de planejamento orçamentário e demais funções relacionadas à organização dos processos de deslocamentos dos colaboradores. 

Ou seja, sempre que um funcionário precisar ir para outro país, por exemplo, para fechar um negócio ou representar a organização, tudo terá sido organizado antes pelo gestor. 

Com a retomada do setor de turismo depois da pandemia de Covid-19, a demanda por esses profissionais aumentou. Visto que, a previsão para 2022 no segmento de viagens é um faturamento de R$ 15,1 bilhões, 60% maior que o ano anterior, segundo a BRAZTOA (Associação Brasileira das Operadoras de Turismo).

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Continue lendo para entender melhor a importância desses gestores nas empresas.

Qual é o papel do gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas tem uma função bastante estratégica, pois precisa: 

  • organizar o orçamento para a realização das viagens da empresa;
  • fazer reuniões com os fornecedores.

Muitas empresas  contam com colaboradores que precisam realizar viagens de negócios para o crescimento da organização. Sendo assim, o gestor é aquele que está sempre buscando formas de realizar esses deslocamentos com o melhor custo-benefício.

O profissional deve estar atento às novas ferramentas de gestão e recursos tecnológicos que podem auxiliar no seu trabalho, de modo a agilizar processos, reembolsos, além de manter a organização financeira da empresa em dia. 

 

Reforçar a política de viagem corporativa

O gestor é responsável por reforçar a política interna de viagem corporativa que seja eficaz para a empresa e para os colaboradores. Assim como precisa compreender a legislação e saber como garantir o duty of care, ou seja, a segurança e o conforto dos colaboradores. 

Essa política precisa ser clara e objetiva para que todos os funcionários entendam de uma forma fácil. Quanto mais minucioso for o documento, menores são as chances de a organização sofrer com imprevistos ou prejuízos. 

Atentar-se para o duty of care

Conforme citado, o duty of care é atualmente um conceito muito importante. Os gestores precisam cuidar — de uma forma realmente mais humanizada — dos colaboradores durante as viagens. 

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É necessário ter planos para evitar riscos de saúde e de segurança, manter um canal de comunicação com os viajantes, oferecer acomodação e alimentação de qualidade, coletar feedbacks, entre outros fatores.

Elaborar um planejamento para viagens corporativas

Uma das grandes responsabilidades do gestor de viagens corporativas é também manter a saúde financeira da empresa em que trabalha. Portanto, o profissional precisa ter:

  • habilidades de planejamento de viagens;
  • cortar despesas desnecessárias;
  • manter a qualidade dos serviços; 
  • garantir a segurança dos viajantes.

Outro fator importante é realizar a avaliação das estratégias constantemente para verificar o bom andamento do planejamento e fazer alterações caso seja necessário.

Preparar-se para imprevistos

Além disso, é fundamental que o gestor de viagens consiga projetar múltiplos cenários para conseguir se prevenir de uma situação inesperada e aproveitar melhor as oportunidades quando elas surgirem. Uma forma de evitar imprevistos é se atualizar com informações de mercado e fazer benchmark com empresas do setor, trocando experiências com outros gestores. 

Por isso, é imprescindível:

Garantir seguros de viagens para os colaboradores

Da mesma forma que um acidente no trajeto de ida ou volta do trabalho é de responsabilidade da empresa,  o mesmo ocorre durante uma viagem de negócios. Por este motivo, o gestor de viagens corporativas deve estar atento às especificações da política interna da empresa, e também à legislação.  

Deste modo, sempre que for contratar um serviço de viagem, o gestor deve adquirir também um seguro que proporcione garantia de segurança e saúde ao colaborador. Esse fator é fundamental para proteger a integridade dos funcionários, reforçando o duty of care.

Lembrando que para fechar bons negócios, o viajante precisa estar em plenas condições físicas e mentais. Sendo assim, com o seguro, o colaborador acaba se sentindo amparado, confiante e motivado. Afinal, caso algum imprevisto ocorra, ele terá toda a cobertura devida mesmo estando em um país ou cidade diferente. 

Contar com o apoio de uma TMC

O gestor de viagens corporativas tem todas essas responsabilidades, porém ele não precisa — e geralmente nem consegue — realizar tudo sozinho. Por isso é importante utilizar ferramentas e softwares que agilizem os processos.

Com o auxílio desses recursos e da consultoria de uma TMC (Travel Management Company), ele pode garantir uma gestão mais eficiente, pois as agências cuidam das partes mais burocráticas e já contam com a expertise do mercado.  

Por exemplo, na Copastur, os clientes têm acesso a aplicativos que facilitam:

  • a compra de passagens;
  • a hospedagem;
  • a mobilidade urbana;
  • o reembolso de viagens;
  • e muitas outras questões do dia a dia dos viajantes. 

Além disso, a TMC oferece soluções humanas e personalizadas para tornar esses processos mais personalizados e mais ágeis. 

Se uma empresa com centenas de colaboradores dependesse somente de um gestor, provavelmente a organização de todos esses pontos seria mais difícil de lidar sozinho. 

Quer conhecer mais soluções da Copastur? Então leia nosso artigo sobre o aplicativo On the Go que facilita muito a vida do gestor de viagens e do colaborador!

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