Duty of Care: O que é e como aplicá-lo na gestão de viagens da sua empresa

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O conceito de duty of care está relacionado com o comprometimento ético e legal que uma empresa deve ter com seus colaboradores, garantindo o seu bem-estar e segurança. 

No contexto das viagens corporativas, as empresas assumem a responsabilidade por seus colaboradores em um ambiente externo ao seu controle usual. O que exige que as organizações tomem medidas para prevenir e mitigar riscos aos seus funcionários em trajeto, acomodação e durante as atividades profissionais.

Segundo estudo do SOS International, somente 44% dos viajantes corporativos confirmaram que os locais onde trabalham possuem estratégias para lidar com esses riscos.

Para aprofundar o tema, neste texto, apresentaremos uma visão aprofundada do conceito e mostraremos como as empresas podem aplicá-los. Continue a leitura!

Leitura recomendada: Gestão de Riscos em Viagens — Garanta sua Segurança!

O que é Duty of care?

Duty of care, traduzido do inglês, significa dever de cuidar. Ou seja, se refere à obrigação de uma empresa em proteger e garantir a segurança e bem-estar de seus funcionários em situações de risco, incluindo viagens corporativas. 

Originado na Inglaterra no século XVIII, o termo foi inicialmente citado no Código Napoleônico, promulgado em 1804, que estabeleceu a obrigação legal de “proteger a outrem de danos”.

No âmbito empresarial, o dever de cuidado ganhou força a partir do reconhecimento da responsabilidade das empresas em zelar pela segurança e bem-estar de seus colaboradores, mesmo quando estes se encontram em ambientes externos ao local de trabalho tradicional, como durante viagens a serviço.

Desta forma, as empresas devem assegurar que os funcionários estejam preparados e protegidos para lidar com situações inesperadas, como acidentes, doenças ou outros incidentes.

Principais riscos dos colaboradores viajantes

Em viagens corporativas, o duty of care é especialmente importante, pois funcionários podem se expor a riscos adicionais, como viagens a áreas perigosas, mudanças climáticas extremas ou exposição a doenças.

Entre os principais riscos, podemos citar por exemplo:

  • Questões de saúde médica, como a pandemia de Covid-19. Inclusive, esse assunto de duty of care ganhou força, principalmente, nessa época;
  • Situações de emergências ambientais e climáticas, como as inundações no Rio Grande do Sul;
  • Problemas de segurança, como conflitos internos dentro de um país;
  • E até riscos de saúde mental.

Para saber onde encontrar esses perigos em viagens internacionais, o próprio SOS elabora um mapa de riscos em viagens.

Benefícios de adotar o Duty of Care?

Fica claro que as empresas devem fortalecer suas medidas de proteção dos colaboradores, com iniciativas mais ágeis para atuar em casos de emergências.

No entanto, alguns dados ainda preocupam. De acordo com pesquisa da GBTA, 29% dos gestores de viagens não sabem quanto tempo demorariam para conseguir contato com um colaborador viajante durante uma situação de crise.

Portanto, é tão urgente pensar e planejar o duty of care. A aplicação do conceito na prática traz inúmeros benefícios como:

  • Redução de Riscos: Minimização de acidentes, doenças, perdas financeiras e danos à reputação decorrentes de incidentes durante viagens;
  • Aumento da Produtividade: Colaboradores seguros e protegidos se sentem mais motivados e engajados, elevando a produtividade e o desempenho nas missões a trabalho;
  • Cumprimento Legal: Adequação às leis e normas nacionais e internacionais que regulamentam a segurança dos viajantes a trabalho;
  • Vantagem Competitiva: Diferenciação no mercado ao se destacar como empresa que prioriza o bem-estar de seus colaboradores, atraindo e retendo talentos.

Afinal, o bem-estar é cada vez mais valorizado pelos profissionais durante seus deslocamentos a trabalho. Para se ter uma ideia, 35% dos viajantes de negócios dão prioridade a opções de viagem que apoiam o bem-estar e 87% cogitam deixar uma empresa que negligencia o seu bem-estar, de acordo com o Travel Daily Media

Os princípios do Duty of Care em viagens corporativas

Um dos pontos mais importantes do duty of care é manter a segurança do viajante. Seja em uma viagem a trabalho, na empresa ou em home office, o colaborador deve ter toda segurança necessária. Para evitar riscos, a organização precisa estar preparada para eliminar o perigo e garantir o conforto, valorizando sempre o bem-estar do colaborador. 

Dessa forma, como vimos entre as vantagens dessa prática, o profissional ficará mais engajado e motivado, consequentemente, aumentando sua produtividade e os resultados entregues à empresa. 

Com isso, é importante que o próprio funcionário dê feedbacks para que a empresa entenda os pontos positivos e o que precisa ser corrigido e aperfeiçoado.

Essas considerações são fundamentais para que a organização possa evoluir seus procedimentos e políticas para garantir a melhor experiência de viagem do colaborador. 

Sabemos bem que as companhias devem estar em constante evolução para obter o melhor retorno possível do investimento e reduzir custos das viagens corporativas. Porém, esse objetivo precisa estar sempre alinhado à segurança, conforto e satisfação dos viajantes.

Leia também o post sobre Roi de viagens corporativas

Como aplicar o Duty of Care na política de viagens corporativas

A política de viagens corporativa precisa considerar a segurança de cada viajante e informações sobre deslocamento, hospedagem e alimentação do colaborador, para que toda a experiência seja positiva. Além disso, é importante que a política seja acessível e transparente para todos e disponibilizada em canais internos. 

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Os próprios colaboradores já consideram este item fundamental. Conforme pesquisa da GTBA, para 66%, a política de viagens é relevante quando estão procurando um novo emprego.

Abaixo, listamos as principais formas de como aplicar o conceito de duty of care na política de viagens da empresa. Confira:

Definir políticas claras de gerenciamento de riscos

Antecipar possíveis riscos e necessidades dos colaboradores durante as viagens envolve estudar os destinos, definir protocolos em caso de imprevistos como cancelamentos, atrasos, assaltos ou problemas de saúde.

Inicie com uma avaliação profunda dos riscos inerentes aos destinos de viagem, considerando aspectos como saúde, segurança, política e cultura local.

Outro ponto que pode ajudar é estabelecer planos de ação detalhados para lidar com diversas situações de emergência, como perda de documentos, acidentes, desastres naturais e crises políticas.

Fornecer treinamento e equipamentos de segurança

Assim como em um ambiente de trabalho, a empresa deve garantir que os colaboradores tenham os equipamentos de proteção individual necessários (como capacetes, cintos de segurança etc.), caso seja necessário, e recebam treinamento adequado para lidar com situações de risco durante as viagens. 

Os treinamentos podem falar dos riscos dos destinos, protocolos de segurança, procedimentos de emergência e práticas culturais locais.

Mapear as características dos colaboradores que viajam, como idade, experiência em viagens internacionais e necessidades especiais, pode auxiliar na personalização das medidas de cuidado.

Essas ações minimizam a exposição a perigos e deixam os funcionários mais seguros e confiantes.

Implementar sistemas de comunicação e monitoramento

Mantenha canais de comunicação abertos com os colaboradores durante toda a viagem, permitindo que eles reportem qualquer problema ou solicitem assistência.

Além disso, ter uma central de atendimento dedicada que auxilie os colaboradores em caso de emergências, oferecendo suporte médico, jurídico e logístico, também é outra medida importante a ser pensada. 

Vale destacar a importância dos softwares de gestão de viagens que permitem controlar itinerários, acessar informações de voos e hospedagem, bem como rastrear colaboradores. O que também pode ajudar na comunicação com os funcionários.

 Uso de ferramentas tecnológicas

As ferramentas tecnológicas facilitam o funcionamento da política de viagens nas empresas. Como neste documento estão todas as normas de viagens a trabalho, as ferramentas irão simplificar os processos de:

  • Prestação de contas;
  • Reembolsos;
  • Reservas de hotéis;
  • Compra de passagens corporativas;
  • Mobilidade;
  • Comunicação com gestores;
  • Monitoramento de localização em tempo real;
  • Atendimento emergencial;
  • Entre outros.

Além disso, muitas dessas ferramentas permitem que o próprio viajante faça a compra da sua passagem, procedimento também conhecido como Selfbooking.

Veja também: Soluções Para Viagens Corporativas: Como Trazer Conforto ao Viajante usando Tecnologia? 

Contratar uma TMC especializada

As Travel Management Companies (TMCs) são especializadas em organizar viagens corporativas. Essas consultorias têm expertise para criar planos de viagem, escolher os melhores fornecedores e implementar soluções de mobilidade.

Ao terceirizar o duty of care para uma TMC, sua companhia garante que seus colaboradores estarão sob os cuidados de profissionais experientes.

Como falamos acima, aplicar o duty of care de forma abrangente dá trabalho e exige estabelecer políticas claras, sistemas de apoio e parcerias estratégicas. Por isso, contar com o apoio especializado permite que as empresas cumpram sua responsabilidade ética e legal de proteger seus colaboradores durante as viagens corporativas.

Isso traz benefícios como maior segurança, satisfação dos viajantes e otimização dos custos.

Como a Copastur pode ajudar no duty of care

Como você viu acima, contar com o suporte de uma TMC facilita todo o processo de colocar em prática o duty of care. 

Com a Copastur, por exemplo, você não precisa se preocupar com detalhes operacionais da gestão de viagens, já que a empresa atua em todo o planejamento e gerenciamento dos deslocamentos dos seus viajantes. Além disso, você terá acesso a uma rede de parceiros, que irão garantir conforto e segurança aos seus colaboradores.

A Copastur também fornece relatórios detalhados sobre as viagens, permitindo que as empresas tomem decisões informadas sobre a segurança e saúde dos funcionários. Conheça agora mesmo os serviços da agência de viagens corporativas da Copastur e garanta a aplicação do duty of care na sua empresa.

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