A mesa redonda se destaca como um formato de evento interativo, que é ideal para aprofundar discussões e compartilhar conhecimentos com o público.
O formato, é bastante utilizado em congressos, conferências e simpósios e também é uma boa opção para os eventos internos das empresas.
Neste artigo, iremos explicar como organizar uma mesa redonda e apontar os detalhes que não podem faltar. Acompanhe!
O que é mesa redonda?
Uma mesa redonda é um formato de discussão em que um grupo de especialistas ou interessados em um determinado tema se reúne para debater e compartilhar suas perspectivas de maneira igualitária.
Diferente de uma palestra tradicional, onde um orador apresenta informações para uma audiência, em uma mesa redonda os participantes sentam-se em uma disposição circular ou em forma de “U” e promovem um ambiente de diálogo aberto e participativo, onde todos têm a oportunidade de falar e ser ouvidos.
O objetivo principal de uma mesa redonda é promover um debate aberto e construtivo sobre um assunto relevante, permitindo que diferentes perspectivas e opiniões sejam compartilhadas e discutidas. Essa dinâmica incentiva a troca de ideias, a geração de insights e a busca por soluções para desafios específicos.
Como organizar uma mesa redonda?
1. Defina o tema
Antes de tudo, é necessário definir o tema que será abordado na mesa-redonda. Essa dica pode parecer óbvia em um primeiro momento, mas muitos organizadores começam errando justamente nessa hora.
Por se tratar de um tipo de evento que, geralmente, tem um tempo de duração restrito (de até 2 horas, em média), é essencial limitar o assunto ao que, de fato, importa.
Se o conteúdo for muito amplo, é possível que os profissionais se percam em meio a inúmeros parênteses e que a reunião não cumpra os seus objetivos iniciais, fazendo, inclusive, com que os participantes fiquem impacientes.
Além disso, a escolha de um tema relevante deixa o debate mais atrativo. Dessa forma, as pessoas se tornam mais participativas e ficam mais atentas a tudo aquilo que está sendo exposto naquele momento.
Para definir bem o que deverá ser abordado no debate, pense nas principais necessidades da empresa e em como elas influenciam a dinâmica da organização como um todo. Foque naquelas demandas que são mais urgentes e que precisam de um direcionamento maior.
Dentro disso, observe o que é mais específico, que tem menos materiais disponíveis sobre o assunto e que, portanto, pode render boas descobertas para todos.
2. Elabore uma agenda completa
Definido o tema com bastante precisão, está na hora de selecionar os profissionais que vão debatê-lo, o que também é uma tarefa que exige muito cuidado e critério.
Dentro de uma empresa é possível — e também saudável — buscar e encontrar indivíduos com os mais diferentes perfis, profissionais e pessoais. Isso é de suma importância para um evento do tipo mesa-redonda.
Dessa forma, com pessoas tão singulares, haverá pontos de vistasvista diferenciados e complementares. Dessa realidade costumam surgir grandes e criativas ideias.
Verifique quem são os profissionais que acumulam uma boa experiência dentro da organização, que são muito reconhecidos pelos resultados daquilo que eles fazem e que sabem se expressar bem, de maneira articulada.
Avalie as melhores opções para o assunto em especial, pois nem sempre os indivíduos que preenchem todas as qualificações iniciais se darão bem ao debater determinados temas. É preciso encontrar talentos para situações específicas.
Outra opção é convidar pessoas de fora da organização. Consultores e profissionais reconhecidos pelo mercado podem enxergar o que aqueles que estão consumidos pela rotina do dia a dia da empresa não conseguem ver.
Boas soluções podem ser identificadas a partir da visualização certeira dos problemas por parte de um olhar externo. Pesquise os principais nomes da área debatida e entre em contato para negociações.
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3. Escolha de um moderador para a mesa-redonda
Um dos profissionais selecionados por você para participar do evento deverá ser o moderador. Essa é uma figura super importante. É dele a responsabilidade de controlar e organizar os rumos do debate.
Esse indivíduo precisa ser caracterizado pelo equilíbrio e pelo posicionamento firme, além de contar com um ótimo relacionamento interpessoal. Um bom mediador também deverá saber como levantar questões relevantes referentes ao assunto que está sendo debatido.
Esse profissional tem de ser, ainda, alguém que está sempre atento aos outros que estão à sua volta, certificando-se de que todos os presentes estão conseguindo participar e emitir as suas opiniões, inclusive aqueles que se mostram menos confiantes.
Tendo em vista tudo isso, esse passo é um dos maiores desafios quando se trata de organizar um evento do tipo mesa-redonda, pois bons mediadores não são nada fáceis de encontrar.
Por isso, reserve um tempo maior para essa tarefa e não se deixe levar pelo caminho mais rápido e acessível. As consequências de não ter um mediador adequado poderão ser desastrosas.
Quando você se deparar com uma pessoa que se encaixe perfeitamente nessa função, não a perca de vista e a mantenha para os próximos encontros nesse formato.
4. Faça a seleção de convidados para o papo
Agora é a vez de selecionar as pessoas que estarão presentes para assistir ao debate. A escolha da plateia pode ser tão ou mais importante do que a busca pelo moderador e pelos profissionais que vão compor a mesa-redonda.
Não importa tanto a qualidade da discussão se quem a acompanha não será beneficiado por ela na prática. Os bons frutos devem ser direcionados para quem vai saber aproveitá-los.
Pense nos indivíduos que trabalham na empresa e que precisam se atualizar e aprender mais acerca dos processos que envolvem o dia a dia deles. Foque as pessoas que atuam nos setores cuja realidade, em específico, está em debate.
Não opte apenas por aqueles que exercem a liderança, mas lembre-se também dos que ocupam outros cargos e que estão em contato direto com as dificuldades e com os anseios organizacionais.
São também essas pessoas que sairão da mesa-redonda com as ferramentas necessárias para aprimorar as suas próprias ações na empresa, bem como para promover verdadeiras transformações por meio do impacto ocasionado pelos debates durante o evento.
Se for preciso, faça uma lista inicial primeiramente, com mais nomes, e vá eliminando alguns deles de acordo com os critérios já descritos e pré-determinados.
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5. Planeje a logística do evento
Para garantir a logística eficiente de uma mesa redonda, é essencial reservar um local adequado, que acomode confortavelmente os participantes e o público, oferecendo boa acústica e iluminação. Além disso, o layout deve ser organizado com as cadeiras dispostas em círculo ou semicírculo, facilitando a interação e visibilidade entre todos.
Também é importante providenciar o material necessário, como microfones, água, blocos de anotações, canetas para os participantes,, e, se necessário, um projetor e tela.
6. Cuide da divulgação
Uma divulgação bem-feita não só atrai mais participantes, mas também gera expectativa e interesse pelo evento, contribuindo para seu sucesso.
Nessa fase, são utilizadas diversas estratégias de comunicação, como a criação de convites digitais, a publicação de anúncios em redes sociais, e o envio de e-mails para listas de contatos relevantes. Além disso, é importante aproveitar canais de comunicação internos, como murais informativos e newsletters, e externos, como parcerias com influenciadores e mídia local, para alcançar um maior número de pessoas.
7. Não se esqueça do pós-evento
Após a realização da mesa redonda, é importante fazer uma avaliação detalhada do evento. A pesquisa de satisfação do evento precisa colher o feedback dos participantes e palestrantes para identificar pontos fortes e áreas de melhoria.
Outra dica é agradecer formalmente a participação de todos e manter o engajamento através de comunicações contínuas e eventuais follow-ups.
Como você viu, organizar uma mesa-redonda não é uma tarefa fácil. masfácil, mas com o conhecimento necessário, é possível não somente realizar um bom evento, mas também fortalecer as ações empresariais e resolver diversos problemas inerentes às rotinas organizacionais.
Agora que você já sabe como organizar uma mesa redonda, aproveite para conhecer a consultoria de eventos da Copastur e veja como podemos ajudar a sua empresa!
