O orçamento anual empresarial serve como um guia que ajuda na tomada de decisão e na previsão de cenários financeiros, já que permite o planejamento das finanças e a alocação estratégica de recursos.
Com esse orçamento anual, as empresas podem planejar estrategicamente as receitas, despesas e investimentos, garantindo a aplicação adequada de recursos e a identificação de oportunidades de evolução. Essa prática promove a disciplina financeira e contribui para a sustentabilidade e o crescimento do negócio, pois assegura que os investimentos sejam direcionados para áreas que geram maior retorno e valor.
Neste post, vamos nos aprofundar nesse tipo de documento, apresentando desde o conceito e elementos indispensáveis até maneiras de elaborá-lo de forma prática. Continue a leitura!
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O que é o orçamento anual empresarial?
O orçamento anual empresarial funciona como uma espécie de planejamento financeiro que define detalhadamente as previsões de receitas, despesas e investimentos de uma empresa para um período de 12 meses.
Elaborado com base em dados históricos, análises de mercado e projeções futuras, esse documento envolve a participação de diversas áreas da empresa para garantir que as necessidades operacionais sejam contempladas.
O orçamento anual serve como uma ferramenta de monitoramento e controle, visto que possibilita acompanhar o desempenho financeiro da empresa ao longo do ano, identificar desvios em relação ao planejamento para recalcular a rota e implementar ajustes necessários.
Elementos do orçamento anual empresarial
Para começar, você precisa saber o que compõe o orçamento anual empresarial, que pode ser resumido de maneira bem simples: receitas e despesas. Mas cuidado! Essa simplicidade não significa, necessariamente, que seja fácil de fazer. O que você deve entender desde já é que, quanto maior for a sua empresa e quanto mais amplas forem as suas atividades, mais complexo se torna o orçamento.
Nas receitas, por exemplo, você deve considerar não apenas aquelas disponíveis no momento da elaboração do orçamento, como também os valores que a empresa espera receber futuramente. Não se trata somente de projeções de vendas! Considere todas as despesas fixas e variáveis essenciais para manter o negócio funcionando antes de distribuir dinheiro para novos projetos.
Em outras palavras, antes de oferecer orçamento para uma nova campanha de marketing, é preciso alocar os recursos necessários para pagar contas de água e luz, fornecedores, salários, impostos devidos, etc. O que resta é o montante que pode realmente ser distribuído aos outros setores do negócio. O valor do budget disponível para novos projetos não é, portanto, a receita, e sim o lucro líquido da empresa.
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Como fazer o orçamento anual da empresa?
Por mais que a elaboração do orçamento anual empresarial possa parecer fácil, a verdade é que fazer com que traga os resultados desejados não é tão simples assim.
Isso porque o objetivo desse planejamento é obter o melhor aproveitamento dos recursos financeiros disponíveis, a fim de que a sua empresa cresça, obtendo ganhos ainda melhores do que no período anterior, de maneira segura e sustentável.
Assim, se você quer elaborar um orçamento anual realmente eficiente, vale seguir as nossas dicas. Confira todas abaixo!
Envolva todos os setores
Todas as áreas da empresa envolvidas no orçamento precisam participar da sua elaboração. A pessoa gestora não tem a proximidade necessária para julgar sozinha qual setor precisa de mais recursos, uma vez que não está sempre ciente de todo o planejamento estratégico dos departamentos para o período. Por isso, precisa da ajuda de quem tem essa vivência, ou seja, representantes de todos os setores da empresa.
Entretanto, existe mais um ótimo motivo para envolver pessoas colaboradoras de todos os setores nessa decisão: aumentar o nível de comprometimento de toda a companhia com o orçamento anual empresarial.
Entenda o retorno de cada projeto
Na maioria dos casos, a empresa não tem disponível todo o orçamento solicitado por cada um dos setores. Logo, é preciso abrir mão de alguns projetos, mesmo que temporariamente. Nesse cenário, como decidir o que recebe verba e o que fica na gaveta para o período seguinte? O critério ideal para fazer essa escolha é o retorno. Invista naqueles projetos que apresentam um potencial mais alto de devolver esse investimento com lucro!
Na hora de montar o orçamento anual da sua empresa, peça que os representantes de cada área envolvida na discussão apresentem a estimativa de retorno dos seus projetos. O setor de viagens, por exemplo, poderia apresentar o ROI de viagens corporativas, o de publicidade, o ROI (Retorno sobre o Investimento) de marketing, e assim sucessivamente. Dessa maneira, você pode ter uma base sólida para decidir como vai alocar os recursos do negócio.
Trabalhe com diferentes expectativas
O orçamento anual empresarial é baseado em muitas projeções, tanto com relação às receitas quanto no que se refere às despesas. Porém, o problema com projeções é que apresentam uma possibilidade de erro. Nunca descarte a possibilidade de o orçamento ser afetado por vendas inferiores ao previsto ou por despesas essenciais mais altas que reduzem a verba disponível.
A melhor forma de lidar com essas incertezas é elaborar diferentes versões do orçamento anual, com perspectivas pessimistas, realistas e otimistas. Se você já tiver isso pronto, não vai precisar fazer muitos ajustes ao longo do ano. Nesse caso, você pode simplesmente trocar de parâmetro, de acordo com o desempenho financeiro da empresa no decorrer do tempo.
Acompanhe a aplicação do orçamento
Um dos maiores erros que a gestão de uma empresa comete é elaborar um orçamento anual de alta qualidade, só que, depois, esquecer-se de acompanhar a aplicação. Na prática, a pergunta que você precisa fazer é se esse budget está sendo obedecido pelos setores no dia a dia.
Imagine, por exemplo, que o orçamento da organização para o ano de 2025 prevê um certo valor para viagens corporativas… Digamos que sejam 72 mil reais para 2 viagens por mês, em visitas a clientes pelo país. Entretanto, logo no primeiro mês, já foram gastos 20 mil. Então, o que aconteceu com o orçamento que estava previsto? Por que não foi seguido? Nesse ponto, o orçamento anual empresarial pode ser revisado para compensar os gastos corporativos exagerados, ou simplesmente ser desperdiçado.
Para evitar lidar com esse tipo de situação, os(as) gestores(as) devem acompanhar a aplicação do orçamento com a maior frequência possível. Para isso, que tal pedir que cada área entregue relatórios de despesas periodicamente, já trazendo um comparativo em relação ao budget recebido no começo do período?
Elabore o orçamento anual por setor
E se você estiver elaborando o orçamento anual de um setor específico? O que fazer? Na verdade, poucas coisas mudam! Você também precisa da participação de mais gente nesse processo, no caso as pessoas colaboradoras, e deve acompanhar a aplicação periodicamente.
A diferença positiva é que, nesse caso, você tem mais flexibilidade. Alterar o orçamento da empresa inteira no meio do ano é uma tarefa árdua… Já fazer essa alteração para um setor é bem mais fácil. Aliás, quanto menor a escala de qualquer planejamento, mais simples é para realizar alterações.
Sendo assim, se você chegar ao meio do ano e perceber que o orçamento não está funcionando adequadamente, pode escolher não se prender demais ao termo “orçamento anual”, estabelecendo uma revisão semestral que pode acabar resultando em ajustes conforme a realidade da sua equipe.
Leia também o post sobre Controle de orçamento
3 ferramentas para fazer o orçamento anual empresarial
QuickBooks
QuickBooks é uma ferramenta de contabilidade voltada para pequenas e médias empresas (PMEs). Oferece funcionalidades práticas como controle de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, acompanhamento de despesas e receitas, além da geração de relatórios financeiros detalhados.
Sua interface amigável permite que empresários gerenciem as suas finanças com facilidade, sem a necessidade de possuir profundo conhecimento contábil. Além disso, a ferramenta é acessível por meio da nuvem, possibilitando acesso remoto e integração com outros aplicativos.
SAP
SAP é um dos principais sistemas de ERP (sigla para planejamento dos recursos da empresa, em tradução livre), utilizado por grandes empresas para integrar os diferentes departamentos e processos organizacionais. No contexto do orçamento anual empresarial, o SAP oferece ferramentas avançadas para planejamento financeiro, gestão de recursos e análise de desempenho.
A capacidade do programa de consolidar dados em tempo real permite uma visão abrangente da saúde financeira do negócio, ajudando gestores a tomarem decisões estratégicas com base em dados precisos.
Microsoft Excel e Google Sheets
Microsoft Excel e Google Sheets permitem a criação de modelos personalizados para planejamento orçamentário. Com funcionalidades como fórmulas avançadas, tabelas dinâmicas e gráficos, ambas as ferramentas oferecem flexibilidade e controle detalhado dos dados.
O Google Sheets se destaca por permitir a colaboração em tempo real, enquanto o Excel é conhecido pela sua ampla gama de recursos e compatibilidade com complementos profissionais.
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Como manter o controle do orçamento anual empresarial?
Manter o controle do orçamento anual empresarial exige planejamento estratégico e monitoramento contínuo dos gastos. Comece definindo metas financeiras claras e detalhando um plano orçamentário que inclua todas as despesas previstas. E utilize ferramentas de gestão financeira para acompanhar receitas e despesas em tempo real, identificando possíveis excessos.
Ademais, contar com a terceirização de serviços, como gestão de viagens corporativas, organização de eventos empresariais, execução das ativações de live marketing e outros é uma boa estratégia para reduzir os custos da empresa. Isso porque companhias como a Copastur costumam conseguir negociar condições especiais com fornecedores de confiança e otimizar recursos. Somos uma biosfera de marcas com mais de 51 anos de experiência e oferecemos diversos serviços em um só contrato.
Agora que você já sabe o que é um orçamento anual empresarial, fale com a Copastur agora mesmo para conhecer as nossas soluções 360º – que geram economia de tempo e dinheiro, além de ajudar no sucesso da sua empresa!