Calcule o retorno sobre o investimento de viagens corporativas

Copastur bannerPowered by Rock Convert

Qualquer ação de uma empresa tem por trás uma motivação. Seja otimizar a rentabilidade de determinada operação, aumentar o faturamento ou reduzir custos, a meta costuma estar na melhoria dos resultados de seus indicadores. Afinal de contas, parte essencial das atribuições de uma boa gestão consiste em definir e mensurar o que é considerado importante para posteriormente comparar com o que foi de fato conquistado.

Nesse contexto é que surge o retorno sobre o investimento (ROI), índice estratégico para garantir o alcance do máximo potencial das operações. Sem calculá-lo, fica difícil saber o que exatamente esperar de cada ação e, pior ainda, o negócio não tem como garantir que certa iniciativa efetivamente chegou ao patamar das expectativas geradas. Assim como navegar em um barco à deriva, é impossível saber se os esforços empreendidos trouxeram lucro ou prejuízo sem ter o ROI como norte.

Você quer conhecer a real importância desse indicador e entender seu papel fundamental para a gestão de qualquer empresa? Então acompanhe o post de hoje, que traz uma abordagem completa sobre o ROI e seu papel nas viagens corporativas. Confira!

Qual a importância do ROI para as empresas?

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”. Essa célebre frase do professor William Deming ilustra bem a perspectiva que se tem da administração sobre todas as atividades de uma empresa. Gerenciar é medir para entender e garantir bons resultados. Não é à toa que os Key Performance Indicators (KPIs) são as ferramentas mais buscadas nos processos de gestão para guiar a tomada de decisões.

O ROI trata daquilo que é a pedra angular das empresas: sua rentabilidade. Tenha em mente que toda e qualquer ação que um negócio toma é para a melhoria de seus resultados financeiros, seja para sair do vermelho, conseguir números recordes ou para melhorar gradativamente a cada exercício.

O que interessa é que, na prática, nenhuma decisão corporativa é tomada sem essa intenção, direta ou indiretamente.

Imagine que uma viagem tenha que ser planejada para promover o treinamento de uma nova equipe de colaboradores. Que tipo de questionamento leva à conclusão de que essa viagem precisa mesmo acontecer? Você pode se perguntar, por exemplo, se:

  • o teor do treinamento é intrínseco à empresa;
  • esse treinamento pode ser ministrado por um profissional externo;
  • o gasto com a contratação de um expert para ministrar a capacitação é maior que os custos da viagem;
  • a falta do treinamento impacta na execução das atividades dos novos funcionários;
  • o atendimento ao cliente será prejudicado se os colaboradores não forem treinados;
  • isso causaria danos à imagem da empresa ou perda de clientes;
  • haveria impacto nos resultados da empresa sem esse treinamento.

Note que, no fim das contas, o que está em pauta é realmente o impacto da decisão no faturamento, na lucratividade e na continuidade do negócio. Vem daí então a grande questão: qual a relação do ROI com essas colocações? A verdade é que não basta entender a necessidade da ação. É preciso calcular seu retorno!

Qualquer que seja a situação, você deve analisar se existe uma potencial perda de faturamento. O retorno esperado para o investimento seria correspondente ao que deixou de ser perdido? O mais importante aqui é lembrar que o cálculo que vai garantir o sucesso da ação nasce da comparação de seus custos com o retorno.

Imagine que é preciso fazer uma viagem para fechar um novo negócio que promete trazer um faturamento alto para a empresa. Podemos dizer que esse faturamento corresponde ao retorno bruto esperado.

Diminua desse valor os custos com a viagem, que incluem passagens, alimentação, hospedagem, seguro viagem e o que mais for necessário. A lógica é simples: o quão maiores forem esses gastos, menor será o retorno líquido.

Quando você calcula o ROI esperado, passa a ter um número que serve de orientação para delimitar o custo aceitável do investimento — no caso, a viagem. Se o deslocamento ultrapassa esse valor, pode acabar transformando o investimento em fracasso.

Sem esse índice, o time em viagem pode achar que o céu é o limite para os gastos, por exemplo. No entanto, saiba: essa é uma realidade que destoa de uma gestão de qualidade.

Quando uma viagem corporativa é considerada investimento?

Há apenas uma resposta para essa pergunta: sempre! Tendo em vista um fim favorável ao negócio, assim como toda e qualquer ação corporativa, a viagem a negócios é um investimento e ponto. Treinar colaboradores, fechar uma nova parceria, ampliar mercados, minimizar os danos de um problema: tudo isso se propõe a melhorar (ou ao menos manter) os resultados da empresa.

Não há, portanto, uma única situação em que a viagem não seja um investimento e não requeira o cálculo do ROI esperado e do alcançado depois de concluída. E esse contexto é especialmente inquestionável por sempre existir um objetivo a ser alcançado, o que torna essa preocupação em pauta constante na agenda dos gestores.

Se o colaborador volta da viagem sem fechar o negócio almejado ou concluir o que lhe foi solicitado, o ROI despenca, pois o retorno é anulado.

Gerir o tempo e garantir a execução das atividades planejadas são ações que fazem parte das responsabilidades tanto do funcionário como de seu gestor, a fim de assegurar que o retorno sobre o investimento corresponda às expectativas.

É possível comprovar o retorno de uma viagem corporativa?

À primeira vista, o retorno de uma viagem de treinamento, por exemplo, pode parecer subjetivo demais para ser calculado. No entanto, assim que esclarecidos alguns pontos, você vai perceber que essa missão não é nada de outro mundo. E não se preocupe, porque fica mais fácil ter essa visão depois de dar o passo inicial. O que você vai precisar ter bem claramente na cabeça é o lucro obtido com a viagem e o custo que ela trouxe.

Lembra do treinamento que citamos no tópico anterior? Vamos supor que você tenha uma equipe de vendas a ser preparada. O faturamento almejado para ela seria o retorno esperado. É claro que você pode colocar o retorno líquido obtido pela equipe no papel, se esse treinamento impactar a margem de lucro das atividades.

O importante é usar o valor mais adequado à sua realidade. Se o time já está em ação, a diferença entre o resultado desejado e o efetivo é ainda mais precisa para determinar o retorno.

É preciso pensar, por outro lado, nos custos da viagem. Mas esses são mais fáceis de mensurar, uma vez que o deslocamento envolve toda uma cadeia logística para dar suporte ao colaborador em trânsito.

Saiba: não é apenas o retorno esperado que impacta o ROI, mas também os custos em si. Pense bem: para aumentar o valor final em uma fração, você tem que maximizar o numerador ou reduzir o denominador. Esclarecendo: a relação aqui é, respectivamente, sobre lucro e custos.

Depois de concluída a viagem, portanto, é sim possível calcular seu retorno. E isso acontece mesmo que os resultados não apareçam imediatamente. Nesse caso, estabelece-se um período de tempo para a avaliação.

Se não fosse possível mensurar o retorno sobre o investimento de qualquer ação de uma empresa, isso daria margem a falhas de processo e a perdas incomensuráveis. E como você pode tomar uma decisão sem saber o que ela vai trazer, seja de lucro ou de prejuízo? Anote aí: ter as rédeas de todo o funcionamento da sua área é o que faz de você um bom gestor.

Por que calcular o ROI em viagens corporativas?

No caso das viagens corporativas, a necessidade de calcular o ROI é ainda mais evidente. Afinal, essa é uma área que pode trazer várias dores de cabeça dentro das empresas.

Para começo de conversa, se não há uma política clara, o teto de gastos não tem um valor perceptível para o funcionário, que pode achar que todas as suas despesas estão cobertas pela empresa. Obviamente, isso faz com que o retorno do investimento despenque.

Também é mensurando o ROI que você pode criticar a efetividade das normas internas para viagens corporativas. Sem esse cálculo, é simplesmente impossível identificar com precisão o que deve ser melhorado. Basicamente, um bom indicador significa que a política da empresa está clara, é aceita pelo time e vem sendo efetivamente posta em prática.

Além disso, é olhando criticamente para o ROI que você pode tomar decisões estratégicas quanto à forma de organizar uma viagem corporativa. Você conseguiria dizer, assim, de cara, se é mais viável delegar ao setor de supply chain a contratação de fornecedores para os serviços da viagem ou contar com o auxílio de uma empresa especializada na área? Difícil dizer sem avaliar os números das 2 opções, não concorda?

O ideal seria comparar não só os custos, mas o ROI em si, com tudo o que ele engloba. Afinal de contas, uma viagem mais organizada, sem falhas de horário, sem perda de tempo com conexões e com uma agenda bem definida, por exemplo, pode influenciar bastante o resultado obtido.

Como calcular o ROI de uma viagem a serviço da empresa?

Finalmente chegamos à parte prática! Quer aprender a calcular o ROI? Pois saiba que a fórmula é básica, bem simples de aplicar. Basta diminuir os custos da viagem do lucro obtido com ela, dividindo esse resultado pelos custos do deslocamento. Para evitar dúvidas, temos: ROI = (lucro obtido – custos da viagem) / custos da viagem.

O que compõe os lucros é que traz a grande sacada. Isso porque, como dissemos, você escolhe o que quer avaliar. Embora tradicionalmente o mais praticado seja o lucro, cada caso é um caso. Muitas vezes, nem sequer é possível fazer dessa forma.

Em outras ocasiões, essa pode não ser a visão mais interessante. Se a viagem é de um funcionário que vai evitar o recall de milhares de equipamentos, por exemplo, o lucro obtido é, na verdade, a perda evitada.

Ainda é preciso levar em conta que cada empresa tem uma realidade específica. Assim, não adianta ser inflexível se a visão obtida não for útil para a gestão.

Se o retorno esperado não vier imediatamente, ele pode ser mensurado de acordo com o tempo, um pouco a cada mês, por exemplo. Nesse caso, no entanto, você deve levar em conta o processo fim a fim, determinando uma data inicial e uma final para englobar tudo o que foi impactado pela viagem.

Temos, além disso, os custos. Nesse caso, considere tudo o que for gasto para viabilizar a viagem, como:

  • passagens aéreas ou deslocamentos terrestres;
  • gastos com táxi na saída da sede e no local de destino, sempre que a trabalho;
  • hospedagem e alimentação;
  • jantares, almoços e eventos de negócios.

No fim das contas, os custos englobam tudo o que o colaborador tiver que fazer durante a viagem, estando ele a serviço. Cada um desses pontos tem que ser incluído aqui para que o ROI reflita, de fato, a realidade da ação.

Como maximizar o retorno sobre o investimento?

Há alguns fatores diretos e indiretos que podem contribuir para o aumento ou a diminuição do ROI, sempre conforme eficiência da viagem. Está lembrado que falamos que, aumentando o numerador e reduzindo o denominador, a fração cresce? Nesse caso, temos 2 opções:

  1. ampliar o retorno a ser alcançado;
  2. minimizar os custos da viagem.

A primeira alternativa nem sempre é possível, uma vez que, às vezes, as expectativas de lucro oscilam dentro de uma margem que não permite grandes alterações. O porte do cliente, o tamanho da perda a ser reduzida, o faturamento a conquistar: tudo isso dá uma expectativa de retorno máxima. Cabe, nesse caso, reduzir os custos ao menor patamar possível. Como conseguir isso? Pois é sobre o que vamos falar a partir de agora!

Avalie o impacto da organização no ROI da viagem

Organização é tudo em termos de gerenciamento. Sem o devido planejamento, nada pode dar certo continuamente. Tudo bem que um golpe de sorte pode até trazer um bom retorno, mas lembre-se: contar com a sorte não é gerenciar. Tocar um negócio é trabalhar com riscos calculados, reduzindo as possibilidades de fracasso ao máximo para procurar sempre garantir algum sucesso.

Uma viagem feita de forma desorganizada, às pressas e sem planejamento pode, portanto, jogar por terra o retorno sobre o investimento. Então anote aí: a palavra de ordem para garantir o sucesso de uma viagem corporativa é planejar. E quanto antes, melhor! A antecipação permite revisar as escolhas feitas, tratar tudo ponto a ponto e perceber, em um terceiro olhar, eventuais riscos e problemas que as avaliações anteriores deixaram passar.

Não se esqueça que revisar o que está em curso nunca é demais. E essa é a maior das vantagens do planejamento. A antecedência é chave para conseguir descontos melhores em passagens aéreas, reservar um quarto no hotel onde a conferência será realizada, orientar adequadamente o colaborador e assim por diante.

E esses são exemplos bem simples, só para você começar a ter noção da amplitude dos benefícios proporcionados pelo planejamento.

A gestão do tempo também impacta diretamente o ROI da viagem. Se você lança o colaborador nessa empreitada sem uma agenda previamente definida e acordada com as partes envolvidas, pode inutilizar o investimento.

Imagine viajar para visitar um cliente sem avisá-lo? Se ele estiver ausente ou muito ocupado para encaixar uma reunião, você corre o risco de perder a viagem! Já com toda a programação fechada previamente, você foge de imprevistos, maximiza o uso do tempo do profissional em trânsito e, assim, evita perdas.

Uma política de viagens, incluindo o reembolso das despesas feitas pelo colaborador e a prestação de contas dos valores antecipados, evita gastos desnecessários, desentendimentos internos e, em último caso, até processos trabalhistas.

Ela é fundamental para definir pelo que a empresa se responsabiliza e de que dispõe para o investimento em questão. Podemos dizer que essa política é, portanto, uma aliada do ROI, pois contribui para reduzir os custos ao menor patamar possível.

E olha que estamos falando de ações pontuais! Quando há necessidade de viagens recorrentes, o melhor mesmo é manter uma agenda predefinida. Esse cuidado proporciona ganhos graças à negociação em maior escala com fornecedores e, claro, à antecipação em si.

Escolha entre terceirizar ou contratar internamente

Terceirizar ou contratar internamente? Essa é uma questão comumente levantada pelos gestores. E, ao contrário do que muitos podem pensar, a resposta pode ser bem fácil, viu? Antes de mais nada, é preciso entender que, quando você contrata uma empresa especializada para tocar projetos, está colocando a responsabilidade por minimizar custos na mão de experts. Com essa lógica internalizada, fica mais fácil entender todo o resto que se segue.

O conceito de satisfação no mercado Business to Business (B2B) está diretamente ligado ao sucesso dos resultados da contratante. Assim, a preocupação de uma empresa de viagens corporativas é totalmente voltada para garantir que seus clientes obtenham resultados melhores. Se não fosse assim, que benefícios tornariam essa parceria atrativa, não é mesmo?

Eis um outro ponto: que equipe você teria que usar para tratar do tema? Quantos funcionários seriam demandados e qual o custo deles? Entra aqui o conceito de custo de oportunidade.

Se essa equipe deixa de fechar negócios e fazer atividades estratégicas para o sucesso da empresa a fim de se voltar à organização de viagens, você está perdendo dinheiro. Nesse ponto, a equipe terceirizada oferece a vantagem de uma avaliação clara e direta do custo, liberando seu time para fazer o que sabe fazer de melhor.

Isso sem falar que, contratando especialistas, tem-se uma significativa redução no índice de erros ao longo do processo. Afinal, uma equipe que não divide suas atenções entre várias atividades consegue manter o foco naquilo que é seu core business, maximizando os resultados.

Por último, vale ressaltar que a terceirizada tem uma vantagem de que você provavelmente não dispõe: poder de barganha. Essa empresa tem uma lista de fornecedores construída cuidadosamente, sabe quais são mais confiáveis e mais econômicos, além de, dado o volume de negócios que fecha recorrentemente, poder negociar condições melhores.

Isso vale para passagens, hospedagem e tudo o que envolve a realização do deslocamento. Você tem, assim, ferramentas suficientes para reduzir os custos de toda e qualquer viagem corporativa, elevando seu ROI ao melhor patamar possível.

O que pode prejudicar o ROI de uma viagem corporativa?

Não é nada raro vermos custos altos assolando as empresas e causando uma boa dor de cabeça a gestores. Se você não toma cuidado para manter os gastos sob controle, a experiência mostra que o resultado tende a ser desastroso.

Quando um colaborador em um cargo de confiança tem autoridade para decidir quando e por que vai viajar, isso muitas vezes é feito como uma quebra de rotina. A visita a fornecedores, filiais e equipes é usada como motivo para a oxigenação do dia a dia. Compreensível, uma vez que trabalhar seguindo uma rotina fixa pode ser desgastante, mas nada aceitável. Como já dissemos, toda e qualquer ação da empresa tem por finalidade obter um resultado. Por isso, ela deve ser absolutamente necessária.

Assim, uma viagem feita sem avaliação prévia sobre sua real necessidade pode oferecer um ROI nada atrativo. E, como você já sabe, um potencial de retorno baixo demais é motivo suficiente para abortar a missão. Por sua vez, isso prejudica completamente o resultado da empresa. Por outro lado, mesmo que necessária, outros pontos também são capazes de corroer o retorno sobre o investimento da viagem. É o caso da falta de:

  • planejamento, com a organização prévia das atividades;
  • uma política clara de viagens corporativas;
  • processos internos das equipes;
  • uma melhor negociação com fornecedores de serviços.

Qual o papel da política de reembolso para equilibrar o ROI?

Nesse contexto, a política de reembolso pode ser a grande estrela dos resultados. Saiba: tudo aquilo que facilita o processo, clareando as obrigações e os direitos do colaborador, ajuda a equilibrar o ROI das viagens corporativas.

Se um controle em planilhas é sua forma de cobrança e monitoramento, por exemplo, você está seriamente sujeito a falhas. E o pior: você pode perceber o erro apenas quando um grande prejuízo acontece! Na prática, prevenir-se é contar com a ajuda da tecnologia e de todos os recursos disponíveis para reduzir a burocracia e simplificar o processo. Quanto mais intuitivo for para o colaborador fazer a prestação de contas, mais motivado ele fica para seguir a política definida.

Mas esse é só um exemplo, ok? Só a experiência pode dizer, na sua empresa, como o ROI pode alcançar o melhor patamar possível e, claro, se manter lá no topo. Como gestor, você precisa estar aberto ao leque de opções disponíveis e conhecer meios de gerir as viagens corporativas com foco na minimização do trabalho envolvido e dos custos gerados.

Não se preocupe, porque a experiência vai ajudar a arredondar o processo, mostrando tanto a importância do ROI como as formas de usá-lo para melhorar continuamente. O retorno sobre o investimento precisa ser um fiel companheiro do gestor, consulta obrigatória para tomar qualquer decisão. Depois da viagem efetuada e das análises concluídas, basta avaliar se os objetivos e as expectativas foram alcançados!

Para dar início a esse processo agora mesmo, aproveite para conferir nosso e-book sobre a boa gestão das viagens corporativas!

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste