Planejamento de Eventos Corporativos — Detalhes Que Não Podem Faltar!

O planejamento de eventos corporativos exige bastante preparo e organização prévia. Apenas com esses cuidados é que a empresa não correrá o risco de ter prejuízos e não conseguir diminuir impactos de imprevistos. Neste artigo você vai ver pontos que não pode deixar passar e como a Copastur pode te ajudar.

 

Detalhes para o planejamento de eventos

 

A Copastur é uma empresa com mais de 45 anos no mercado voltada para administração e planejamento de viagens corporativas, lazer e eventos. Todas as dicas sobre organização de um evento corporativo que vamos dar a seguir podem se tornar muito mais simples com nosso serviço. Confira!

 

Definição de orçamento e tipos de gastos

 

A definição do orçamento é a primeira coisa a ser feita em um planejamento de eventos. Outro ponto importante é definir os tipos de custos. Existem, por exemplo, os custos fixos, que não irão mudar de acordo com o tamanho ou tipo do evento, como:

  • hospedagem de palestrantes;
  • equipamentos técnicos;
  • custo de marketing para divulgação;
  • etc. 

 

Já outros gastos variam de acordo com o número de convidados, como refeição e demais equipamentos de uso individual, como computadores. Sendo assim, considerar os imprevistos também é fundamental, então destine uma parte da verba para isso. 

 

Leve em consideração o seu público-alvo

O erro que muitos organizadores de eventos cometem é, mesmo conhecendo o público-alvo, não levar em consideração o que ele deseja e espera de uma reunião corporativa. 

 

Para que todos saiam satisfeitos e tenham uma boa experiência, é indicado estudar com afinco as expectativas de todos e, assim, definir a finalidade e o tipo do encontro. Ao longo do preparo, é interessante também levar em conta horário, local e até a data que os participantes preferem. 

 

Com a Copastur, você pode ter todo o planejamento e concepção do evento levando em conta o mercado, acompanhamento e coordenação. 

 

Reserve tudo com antecedência

 

O planejamento de eventos pede antecedência, e o primeiro ponto que é difícil de esquecer é a reserva do local do evento. Porém existem outros elementos que também devem ser contratados com antecedência. 

 

A Copastur realiza a negociação, contratação e gerenciamento dos melhores serviços e fornecedores para seu evento. Assim, contar conosco pode gerar economia e você também não correrá o risco de esquecer detalhes como:

 

  • decoração e elementos como mesas, cadeiras e toalhas;
  • equipamentos tecnológicos como telões, microfones, iluminação, aquecedores e/ou refrigeradores. 

 

Defina uma equipe responsável por cada atividade

 

No planejamento de um evento corporativo ter uma pessoa encarregada de tudo é impossível. Por isso, embora buffets e outras empresas parceiras estejam trabalhando na reunião, é importante que uma equipe seja definida para trabalhar na organização e também no grande dia. 

 

A dica é separar por especialidade e nível de preparação do profissional, como alguém para:

  • cuidar da contratação do buffet;
  • escolha de palestrante;
  • reserva de hotéis e compra de passagens de palestrantes e/ou convidados;
  • marketing de divulgação;
  • contratação de equipe de entretenimento, se for o caso;
  • etc.

 

O planejamento de eventos envolve muitos detalhes, por isso, considere a Copastur! Somos uma empresa especializada que vai poupar gastos, dores de cabeça e proporcionar o evento que a sua companhia e convidados merecem! Fale conosco

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