Local, decoração, entretenimento e programação: as opções para eventos corporativos são muitas, o que dá à empresa a oportunidade de inovar e tornar a ocasião inesquecível. Uma das escolhas mais importantes para a satisfação dos convidados é o tipo de buffet contratado. Você sabe qual escolher e qual é o mais apropriado para cada circunstância?
Se esse é um assunto que deixa você na dúvida, continue a leitura deste post! Vamos contar o que precisa ser levado em consideração para escolher o tipo de buffet mais adequado e garantir o sucesso do seu evento. Vamos começar?
Como escolher o tipo de buffet?
Dependendo do propósito do evento corporativo, seu público cria expectativas diferentes. Portanto, é fundamental pensar nas características do evento para escolher a opção que melhor corresponde à ideia que a empresa deseja transmitir. É preciso levar em consideração alguns aspectos.
- Local do evento: será em um ambiente urbano, rural ou em uma praia, por exemplo? Esse fator já determina uma série de possibilidades.
- Duração: seu evento pode ser tanto um jantar quanto um congresso de vários dias. Além disso, é importante pensar na quantidade de tempo que as pessoas passarão lá. Com essa informação, é possível determinar a quantidade de alimentos necessária, bem como a variedade.
- Horário: aqui está outro ponto que merece atenção. As características de uma reunião realizada pela manhã são completamente diferentes das de um jantar, por exemplo.
- Sofisticação: qual será a tônica do evento? Ele terá um clima mais descontraído ou será repleto de glamour? Cada situação requer um menu apropriado.
- Quantidade de pessoas: fica fácil atender um grande público com cardápios práticos e que permitam servir mais convidados ao mesmo tempo. Portanto, pense no número de pessoas que estarão presentes no evento.
- Perfil dos convidados: acionistas, clientes ou funcionários? Cada público tem um perfil, e o tipo de refeição deve ser compatível com essas expectativas.
- Segmento da empresa: setores da economia já têm uma imagem formada. É como uma identidade corporativa, uma marca que precisa estar presente em todas as situações — inclusive nos eventos. Respeitá-la promove mais credibilidade e atende às expectativas das pessoas.
Como organizar as etapas de um buffet?
Antes de definir o tipo de buffet com alimentos e bebidas adequados, é fundamental pesquisar empresas e serviços que possam atender os convidados com o máximo de conforto no grande dia.
Para ajudar nesse processo, listamos alguns passos que você deve incluir na sua checklist de eventoscorporativos:
Comece pelos detalhes
É comum que a busca pelo buffet ideal leve bastante tempo em função das etapas do processo. Por isso, você não pode se dar ao luxo de esquecer detalhes que já tomaram tempo lá no início do planejamento.
Anote em um caderno ou em uma planilha tudo o que precisa ser resolvido até a data do evento:
- quantidade de convites,
- distribuição de mesas e assentos,
- disposição de ilhas ou móveis para servir,
- entre outras questões.
Cada etapa cumprida deve ser riscada da lista.
Visite diferentes empresas de buffet
O perfil do evento e dos convidados já dará uma noção do tipo de comida que será servido no encontro. Ainda assim, é importante que você avalie o serviço de diferentes empresas com antecedência para encontrar a opção que melhor atenderá às suas necessidades.
Agende um horário para conversar com os fornecedores de eventos que chamaram a sua atenção. Aproveite o momento para tirar dúvidas e perguntar sobre os cardápios, louças, garçons e tudo o que tiver relação com o serviço. Também não deixe de reservar um dia para fazer degustações de pratos e bebidas.
Informe-se sobre a procedência dos alimentos
Qualidade é essencial quando se trata de alimentação. Produtos de origem desconhecida ou que não receberam os devidos cuidados no preparo podem oferecer riscos à saúde de quem consome.
Além de atentar-se para o sabor, o aroma e a aparência dos itens do cardápio, é fundamental se informar sobre a procedência dos ingredientes. Converse com o profissional encarregado pelo preparo e certifique-se de levar sempre o melhor para o seu público.
Quais são os tipos de serviço?
Um aspecto importante a definir é o tipo de serviço que será oferecido. Ele pode variar de acordo com a formalidade e a sofisticação do evento, o que também interfere na definição do cardápio — devido à disposição dos convidados e à presença ou ausência de utensílios.
Os principais são:
Buffet americano
Consiste no sistema conhecido como self-service. Os alimentos são dispostos em uma ou mais mesas grandes, e cada convidado se serve de acordo com suas preferências.
Também há variações: as pessoas podem tanto se servir e voltar para suas mesas de origem ou permanecer em pé, ao redor da mesa, enquanto degustam pequenos salgados e doces.
Nessa última abordagem é necessário que o evento seja bastante informal. Normalmente são servidos petiscos, canapés e outros alimentos consumidos apenas com o auxílio das mãos, sem a necessidade de talheres ou louça.
Coquetel
Embora o cardápio seja muito parecido com o do buffet americano, nesse caso os garçons passam entre os convidados com as bandejas, oferecendo os alimentos e as bebidas.
A recomendação é que ele seja utilizado em momentos mais formais, já que transmite a ideia de requinte. Como o coquetel é indicado para situações em que as pessoas estão em pé, as porções devem ser pequenas, e os convidados também se servem com as mãos.
Buffet à francesa
Esse é o estilo mais requintado de todos, portanto, o mais formal. Enquanto os convidados permanecem nas mesas, recebem os pratos já completos e oferecidos pelos garçons.
A produção do evento pode optar por um cardápio único ou por pratos variados, sendo que cada convidado escolherá a opção que mais lhe agrada. Outra opção é oferecer um coquetel de entrada, seguido por um serviço à francesa.
Brunch
De origem britânica, é um tipo de buffet que reúne, em uma única refeição, o café da manhã e o almoço. Por esse motivo, é comum a presença de alimentos consumidos em lanches, como pães, bolos e leite. Para agradar os convidados, vale incluir opções mais elaboradas, como tortas, panquecas e variedade de chás.
Muitos profissionais se identificam com o conceito desse menu, afinal, ele tem tudo a ver com a correria diária de algumas profissões — que exigem a otimização de vários momentos do dia, incluindo as principais refeições.
Por causa da variedade de pratos, o brunch é interessante para atividades que ocorrem no fim da manhã ou no início da tarde.
Coffee break
Está entre os cardápios mais famosos e práticos para eventos corporativos. O tradicional coffee break surgiu com a necessidade de fazer intervalos entre as atividades. Sendo assim, seu principal objetivo é repor as energias rapidamente, a fim de garantir que os convidados retomem a programação mais motivados e engajados.
É claro que não pode faltar o protagonista café preto, complementado com leite ou acompanhado de chás e sucos. Os petiscos devem ser simples, com uma duas variedades de doces e salgados. Sanduíches e biscoitos, por exemplo, são fáceis de consumir e permitem que as pessoas conversem durante as pausas.
Welcome coffee
Como o próprio nome entrega, esse serviço de buffet tem como objetivo dar boas-vindas e atrair o grupo que participará do evento. Por esse motivo, deve ser realizado sempre no início das atividades, independentemente do horário ou período (manhã, tarde ou noite).
O welcome coffee pode acontecer em apenas um dia (curso, palestra, seminário) ou ser transformado em um café da manhã de um congresso de vários dias. Esse tipo de buffet muitas vezes ajuda no momento de realizar cadastros, visto que se posiciona na entrada do recinto que abrigará o evento.
A finalidade é fazer com que os convidados passem pelo hall do salão, tenham contato com a mesa de café e se sirvam antes de seguir para seus devidos lugares. O welcome coffee também inclui alimentos práticos e tende a ser combinado com o coffee break.
Finger food
Nesse modelo de buffet não há pratos nem talheres, ou seja, as pessoas se servem com as mãos e conseguem consumir os alimentos com poucas mordidas. Isso é possível porque os petiscos são servidos em pequenas porções.
Devido à versatilidade e facilidade para degustação, as finger foods são ótimas para encontros de networking e que exigem movimentação constante de pessoas.
Assim, mesmo que possa apresentar quitutes elaborados, como taças de camarões, espetos de lagosta, escondidinhos de mariscos em cumbucas, é um serviço indicado para eventos mais informais e animados.
Como definir o tipo de buffet de acordo com o horário?
Depois de considerar os diferentes serviços, é importante atentar-se para o horário na hora de definir um cardápio apropriado. Confira algumas sugestões para cada período:
Eventos matinais
As pessoas normalmente já seguem uma rotina quanto às refeições ao longo do dia. Suas expectativas, portanto, baseiam-se nessas regras.
Caso seu evento se inicie às 8h da manhã, é de bom tom receber os convidados com um café da manhã variado e caprichado: frutas, pães e seus acompanhamentos (ovos, geleia, manteiga, queijos etc.), bolos, biscoitos, chás, iogurte, leite, café.
Essas opções casam muito bem com o horário em questão. Dependendo do local escolhido, pondere a possibilidade de apresentar opções típicas. Em um evento no nordeste, por exemplo, que tal servir tapioca quentinha no café da manhã?
Quanto aos eventos matinais, sempre é bom observar o horário. Se a previsão de término se estende além do meio-dia ou da uma da tarde, uma excelente opção é servir um brunch ou almoço.
Eventos vespertinos
Para o período da tarde, um coffee break é uma alternativa que agrada a todos e ajuda a driblar aquele momento improdutivo que muitas vezes acontece em eventos vespertinos, garantindo um ânimo aos participantes.
A proposta pode ser parecida com a do café da manhã, mas um pouco mais restrita. Frutas, iogurte, pães, frios, sucos e aquele café preto que afasta o sono são itens simples e que têm grande aceitação do público.
Eventos noturnos
A noite, em si, já pede um pouco mais de requinte. O clima mais fresco dá margem para cardápios variadíssimos, que vão desde opções leves até pratos calóricos e sofisticados, dependendo do clima e da ocasião.
Embora seja o horário perfeito para um serviço à francesa, por exemplo, a empresa também pode apostar na informalidade. Para quem pensa que não é possível ter glamour em um ambiente informal, isso é um tremendo engano.
É possível oferecer salgados mais simples em um coquetel ou mesmo ousar com as finger foods, que podem garantir elegância ainda que os seus convidados estejam de pé e comendo com as mãos.
Também vale pensar no local escolhido e oferecer opções típicas ou temáticas, se a ocasião permitir.
Congressos
Devido à longa duração, os congressos exigem um planejamento mais detalhado. As pessoas permanecerão ali por vários dias, por isso é importante pensar que a quantidade de comida precisa ser suficiente para suprir todas as necessidades dos convidados.
Além disso, é preciso garantir uma variedade que deixe o cardápio apetitoso e atenda às necessidades de quem tem hábitos diferentes ou restrições alimentares específicas.
Como definir a quantidade de comida para o evento?
Essa é uma dúvida recorrente entre os organizadores que ficam encarregados de definir o melhor tipo de buffet. Nessas situações, é preciso ter atenção para evitar falta ou o excesso de quitutes no grande dia — pois ambas as situações são prejudiciais para a experiência dos convidados.
Considere 3 variáveis importantes: o número de pessoas, o tempo de duração da atividade e o menu escolhido.
Veja alguns exemplos para determinados alimentos e bebidas:
- canapés — de 10 a 15 unidades por pessoa;
- arroz branco — 40 gramas por pessoa (conta feita levando em consideração o arroz cru);
- massas e carnes — 200 gramas por pessoa;
- bolos e tortas — 2 fatias de 100 gramas por pessoa;
- doces pequenos — 2 a 3 unidades por pessoa;
- cerveja — 2 garrafas long neck ou 4 latas por pessoa;
- champanhe — uma garrafa para 3 pessoas.
Prever a quantidade certa de alimentos e bebidas permitirá à empresa reduzir gastos e eliminar desperdícios, além de garantir que todo o público se sinta bem servido durante o buffet — seja ele um simples café, seja uma refeição completa.
A verdade é que a definição de um cardápio para eventos exige atenção a tantos detalhes que uma opção bastante interessante é a contratação de uma empresa especializada para cuidar de todo o processo.
A experiência em atender a esse tipo de demanda, o conhecimento dos itens que agradam o público em geral, o contato com fornecedores e outros aspectos tornam essa alternativa muito vantajosa financeiramente.
É importante que o contratado seja especializado em eventos corporativos e que apresente referências. Conversar com outros clientes pode ajudá-lo a encontrar equipes que cumprem o que prometem, oferecem um cardápio variado e de qualidade, com um serviço correspondente à proposta da empresa.
Entendeu como é importante escolher o tipo de buffet mais apropriado para o seu evento? Seguindo nossas dicas, você vai surpreender os convidados a cada novo encontro de negócios.
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