A produção de eventos corporativos envolve uma série de detalhes e recursos que precisam ser bem planejados e alinhados para o sucesso. Afinal, para que esses encontros sejam produtivos e cumpram os objetivos pensados pela empresa, é preciso ter cuidado e manter a atenção para se esquivar de falhas.
Erros e riscos são inevitáveis, mas muitos deslizes comuns podem ser prevenidos ou mitigados se a instituição se organizar e estiver informada sobre boas práticas. No fim, você garante resultados positivos e a satisfação do cliente interno e externo, o que é essencial para potencializar a imagem da empresa.
Neste post, vamos falar sobre os 9 erros mais frequentes que acontecem antes, durante e depois de eventos corporativos. Assim, com essas dicas, você fica alerta e entende como contornar deslizes e ter êxito total nos encontros realizados pelo seu negócio. Interessado? Continue a leitura e saiba mais!
Antes do evento
1. Não definir o público-alvo
Se a produção de eventos corporativos é pensada para promover a interação entre pessoas, não definir o público-alvo de antemão é um grande erro. Conhecer profundamente o perfil dos participantes deve ser o primeiro passo, pois é imprescindível para definir todas as estratégias básicas do encontro, como divulgação, tipo de material, conteúdo, entre outros.
Assim, para atingir as metas desejadas, a equipe responsável precisa ter objetivos claros em mente, que só podem ser traçados com base nas características e necessidades do público-alvo.
2. Escolher mal o ambiente do evento
Uma vez definido o perfil do público-alvo, a quantidade de convidados, os palestrantes e os objetivos principais do encontro, parte-se para a escolha do local. Errar nesse aspecto é grave, pois um ambiente inadequado pode colaborar para uma cadeia de problemas.
Imagine que o espaço selecionado não tem lugar para todos, banheiros impróprios ou falta de acessibilidade. Além do mais, o lugar não oferece suporte de som ou audiovisual para projetar o material elaborado pelos palestrantes.
Com esses exemplos, percebemos o quanto a procura por um local de qualidade é importante, e este deve atender o porte e as demandas do evento. Logo, planeje bem essa etapa levando em conta todas as demandas da cerimônia, inclusive pensando na localização, de preferência próxima a bons hotéis, vias de acesso e aeroportos.
3. Não contar com a equipe adequada
Forme um time afiado e comprometido para cuidar de cada estágio da produção de eventos corporativos e tomar as decisões mais acertadas. Ademais, os profissionais que estarão presentes no dia, prestadores de serviço e fornecedores devem ser selecionados com extremo cuidado. Para que tudo dê certo, você precisa das pessoas mais qualificadas ao seu lado.
Escolher, por exemplo, um serviço terceirizado porque é o mais barato pode colocar todo o seu planejamento a perder e causar inconvenientes sérios diante dos seus clientes.
Durante o evento
4. Falta de estrutura para o porte de pessoas
A falta de planejamento prévio, que envolve a contratação de bons fornecedores, gestão de orçamento e atenção aos detalhes, resulta em transtornos ligados à infraestrutura do evento.
Se o número de participantes não for calculado corretamente, a empresa corre o risco de ter problemas com falta de espaço e material, serviço de buffet insuficiente, credenciamento muito lento, entre outras questões que dão muita dor de cabeça e deixarão os convidados descontentes.
5. Falta de incentivo para networking
Gerar novos negócios e promover networking são os objetivos primordiais de eventos corporativos. Portanto, toda produção deve ser pensada para que as pessoas possam circular, se conhecer, conversar, trocar contatos etc.
Os responsáveis pela organização devem ter isso em mente na hora de definir espaço, estruturas, tecnologias e soluções, já que o intuito é facilitar interações e não limitá-las. Estruturar eventos desconsiderando a circulação e o conforto dos convidados para se comunicarem é um equívoco que pode afetar o propósito principal da reunião.
6. Equipe despreparada
Uma equipe bem preparada para lidar com imprevistos é crucial na produção de eventos corporativos. Esses trabalhos de grande porte exigem a presença de colaboradores bem informados, que dominem cada etapa do projeto e que possam auxiliar o público em todos os momentos, aliviando o peso das responsabilidades do gestor.
Quando o time presente no encontro não é ágil, proativo e eficiente, as chances de problemas são maiores. Afinal, a falta de preparação e alinhamento sempre geram contratempos como atrasos, repetição de tarefas, desencontro de informações, falta de atualização, entre outros.
Pós-evento
7. Falta de avaliação de feedback
O trabalho da empresa não termina após a conclusão de uma reunião, uma vez que existem etapas posteriores que podem ser decisivas para a produção de eventos corporativos de sucesso. Uma dessas iniciativas é analisar o comportamento e reações dos participantes, ou seja, examinar o feedback e os resultados do evento, de modo a identificar pontos fracos e fortes.
Ignorar a opinião dos convidados é uma falha, pois a corporação perde uma ótima oportunidade de explorar o desempenho do encontro a partir de outros pontos de vista, de entender que melhorias e ajustes precisam ser feitos no futuro e como atender melhor as expectativas dos clientes.
8. Falta de métricas
Além de conduzir uma pesquisa de satisfação, a análise de indicadores de desempenho é imprescindível para medir o retorno de eventos corporativos. Desse jeito, é possível determinar se os objetivos foram alcançados e se tudo correu de acordo com o padrão estabelecido pela empresa.
Métricas como nível de engajamento, performance de fornecedores e quantidade de ingressos vendidos ou presenças confirmadas são muito válidas nesse momento.
9. Falta de contato com os participantes
Após o término do evento, mantenha contato com os participantes. Empresas que não fazem isso perdem a chance de gerar ainda mais envolvimento e despertar o interesse das pessoas em relação à marca. Envie fotos e conteúdos relevantes por e-mail, abasteça as redes sociais e continue atualizando as pessoas sobre os temas tratados no encontro. Nesse caminho, a probabilidade de ter mais participantes nos próximos eventos é ainda maior.
A produção de eventos corporativos impacta diretamente no reconhecimento da empresa no mercado e na consolidação de negócios e parcerias. Por isso, é tão importante planejá-la minuciosamente e ter atenção aos erros comuns que comprometem essa atividade. Agora que você conhece as possíveis falhas que podem atrapalhar seus futuros encontros, tenha esses pontos sempre em mente para criar cerimônias impecáveis, que vão surpreender seus convidados e gerar bons frutos para sua marca!
Gostou do post sobre a produção de eventos corporativos? Se sim, continue se informando sobre o tema! Achamos que você vai gostar de saber como tornar a gestão de riscos em eventos mais eficiente!
