Como reduzir gastos corporativos: conheça 7 melhores práticas

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Entenda desde já que diminuir as despesas nem sempre é sinal de crise. Quer aumentar a eficiência operacional da empresa, equilibrar sua rentabilidade, adequar os preços ao mercado ou elevar a competitividade do negócio? Pois o segredo para alcançar tudo isso está justamente na redução dos gastos corporativos! Mas atenção: por mais que os motivos sejam excelentes, costumam surgir resistências internas quanto às adequações. Nesse cenário, enfrente-as conscientizando sua equipe da necessidade de tornar a empresa mais sustentável tanto do ponto de vista financeiro quanto do ponto de vista ambiental!

No que tange às melhores práticas de redução de custos, é preciso saber que elas devem envolver toda a organização e ser constantes, em vez de apenas um rompante em meio a um momento de crise. Para facilitar um pouco esse processo e para ninguém fique de fora da iniciativa, resolvemos trazer aqui algumas ideias. Preparado? Então confira!

Treine seus colaboradores

Acredite ou não, contar com funcionários treinados é uma das melhores formas de reduzir gastos corporativos. Afinal, assim eles se tornam mais eficientes em suas atividades e têm uma maior consciência a respeito da necessidade de economizar recursos. Então comece pelo básico, treinando-os sobre o sistema 5S, que ensina a melhorar a organização no ambiente de trabalho. Passe então a desenvolver uma política de qualidade na empresa que contribua para a redução dos desperdícios e para a inovação.

Qualifique os colaboradores para que desempenhem suas atividades com o máximo de conhecimento possível e procure padronizar os processos para que se tornem um hábito na empresa. É simples: a repetição de cada atividade sempre da mesma forma contribui para a melhoria da eficiência e da produtividade, o que impacta também na redução de custos em relação às horas trabalhadas.

Automatize os processos

Se você quer reduzir gastos corporativos a longo prazo, não pode abrir mão de um bom investimento em tecnologia para automatizar processos. O uso de sistemas de gestão eficientes contribui para tornar os processos mais ágeis e organizados, ainda liberando sua equipe para atividades mais importantes.

No setor de compras, por exemplo, é fundamental gerir o estoque com bastante cuidado. Afinal de contas, estoque é dinheiro investido que deve trazer retorno monetário para a empresa. Por isso, o ideal é manter seu estoque sempre enxuto, sem excesso de insumos e produtos que podem ser perdidos por avarias ou mesmo expiração do prazo de validade. Que tal integrar seu sistema de gestão de estoque ao sistema de seus fornecedores para que eles sejam avisados quando seu estoque atingir uma quantidade mínima? Assim o reabastecimento acontecerá no momento certo e na medida exata!

Terceirize a gestão de viagens corporativas

Por mais que as viagens corporativas tragam enormes benefícios para o negócio, podem acabar se tornando grandes vilãs do orçamento da empresa quando mal administradas. A compra de uma passagem de última hora custa mais, assim como a reserva em um hotel, por exemplo. Fora isso, o traslado, a alimentação e o uso de outros recursos (como internet no local de hospedagem) também contribuem, pouco a pouco, para aumentar suas despesas.

Pois o que acha de deixar tudo isso nas mãos de quem tem o know-how e a experiência para fazer uma boa gestão de viagens corporativas? Ao contrário do que muitos podem pensar, terceirizar esse serviço, contratando uma empresa especializada na área, pode diminuir bastante seus gastos nesse sentido. Afinal, você inclui a despesa com a contratação, mas reduz todo o resto! Já pensou que experts no setor conseguirão planejar todos os deslocamentos com antecedência, bem como fechar parcerias com hotéis, restaurantes e demais prestadores de serviço do ramo?

Migre para a nuvem

A infraestrutura de TI pode se tornar um grande problema financeiro para muitas empresas, uma vez que manter servidores em funcionamento e colaboradores na manutenção dos sistemas, ainda tendo que investir em equipamentos de qualidade custa bastante.

Uma forma de reduzir os gastos corporativos com isso é migrar sua operação para a nuvem, fazendo uso de serviços de cloud computing. Comece contratando sistemas de gestão que operem no modelo Software as a Service (SaaS) para eliminar a necessidade de sistemas hospedados internamente. Em seguida, contrate um bom serviço de armazenamento na nuvem para hospedar os documentos da empresa. E se você ainda não vende pela internet, aí está um bom pretexto para abrir um e-commerce e começar a lucrar mais!

Reduza gastos cotidianos

Luz, telefone, internet, água, limpeza e conservação são algumas das áreas nas quais você pode economizar com medidas bastante simples, mas que só terão sucesso se sua equipe estiver totalmente envolvida no projeto de redução de gastos corporativos. Aí entra principalmente a conscientização.

Comece conversando com seus colaboradores a respeito do uso consciente de recursos naturais, como água e energia. Também alerte sobre a qualidade do ambiente de trabalho, motivando as pessoas a cuidarem de suas mesas e salas para que não fiquem tão sujas. Medidas simples (como disponibilizar um pano com álcool gel em cada sala) já podem reduzir a quantidade de vezes que seu fornecedor de serviços de limpeza precisa comparecer. Em seguida, negocie pacotes de telefonia e internet mais baratos com os fornecedores, lembrando de também criar uma campanha interna para que os funcionários façam uso consciente desses serviços. Caso seja necessário, limite o acesso por meio de senhas e centrais telefônicas que bloqueiem ligações externas.

Renegocie suas dívidas

Na prática, todo empreendedor sabe que, muitas vezes, sem dívidas não há crescimento. Mas por mais que sejam necessárias, essas dívidas devem ser inteligentes e devidamente programadas. Nada de deixar as emergências tomarem conta, juntamente com juros exorbitantes e taxas altíssimas. De toda forma, caso você já tenha entrado nessa sem aviso, procure renegociar.

Se a instituição a que você recorreu inicialmente não dá abertura para a renegociação das dívidas, procure por empréstimos e financiamentos com taxas mais atrativas a fim de quitar as contas que vêm consumindo seu orçamento. Só não se esqueça de programar bem os pagamentos desses segundos fornecedores para que você não tenha que recorrer à mesma estratégia novamente.

Planeje-se financeiramente

Independentemente da situação em que a empresa está, pare nem que seja por algumas horinhas para realizar ou mesmo rever seu planejamento financeiro. Se ainda não tem metas de redução de custos com o uso de materiais de escritório, por exemplo, chegou a hora. Se está endividado e não sabe o que fazer, crie um plano de ação.

Guarde que nenhuma situação é tão promissora nem tão pessimista que você não possa encontrar uma saída ou uma oportunidade por meio de um planejamento estratégico eficiente. No caso da redução de gastos corporativos, basta parar para pensar onde está ocorrendo o maior desperdício e bolar uma solução.

E já que você já está nessa jornada de reduzir gastos corporativos, talvez tenha interesse em reduzir custos na empresa sem deixar de lado a qualidade, certo?

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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