Reduzir gastos na empresa nem sempre é sinal de crise. Às vezes, uma organização quer aumentar a eficiência operacional, equilibrar sua rentabilidade, adequar os preços ao mercado ou elevar a competitividade do negócio.
E o segredo para alcançar tudo isso está justamente na redução dos gastos corporativos! Mas atenção: por mais que os motivos sejam excelentes, muitas vezes, costumam surgir resistências internas quanto às adequações.
Sabendo disso, no artigo de hoje,vamos mostrar sete práticas eficientes que podem ser facilmente aplicadas na sua empresa!
Como reduzir gastos na empresa?
Reduzir gastos na empresa, muitas vezes, parece uma tarefa impossível, não é mesmo? Afinal, como garantir a qualidade dos processos? A primeira medida a ser tomada é conscientizar sua equipe da necessidade de tornar a empresa mais sustentável, tanto do ponto de vista financeiro quanto do ambiental.
No que tange às melhores práticas de redução de custos, é preciso saber que elas devem envolver toda a organização e ser constantes, em vez de apenas um impulso em meio a um momento de crise.
Para facilitar um pouco esse processo e para que ninguém fique de fora da iniciativa, resolvemos trazer aqui sete ideias. Confira abaixo:
1. Treine seus colaboradores
Contar com funcionários treinados é uma das melhores formas de reduzir gastos na empresa. Assim eles se tornam mais eficientes em suas atividades e têm uma maior consciência a respeito da necessidade de economizar recursos.
Comece pelo básico: treinando-os sobre o sistema 5S, que ensina a melhorar a organização no ambiente de trabalho. Passe, então, a desenvolver uma política de qualidade na empresa que contribua para a redução dos desperdícios e para a inovação.
Qualifique os colaboradores para que eles desempenhem suas atividades com o máximo de conhecimento possível e procure padronizar os processos para que se tornem um hábito na empresa.
É simples: a repetição de cada atividade sempre da mesma forma, contribui para a melhoria da eficiência e da produtividade, o que impacta também na redução de custos em relação às horas trabalhadas.
2. Automatize os processos
Se você quer estratégias que reduzam gastos em longo prazo, não abra mão de um bom investimento em tecnologia para automatizar processos. O uso de sistemas de gestão eficientes, por exemplo, contribui para tornar os processos mais ágeis e organizados, liberando sua equipe para atividades mais importantes.
No setor de compras, é fundamental gerir o estoque com bastante cuidado. Afinal, estoque é dinheiro investido que deve trazer retorno monetário para a empresa. Por isso, o ideal é mantê-lo sempre enxuto, sem excesso de insumos e produtos que podem ser perdidos por avarias ou mesmo expiração do prazo de validade.
Que tal integrar seu sistema de gestão de estoque ao sistema de seus fornecedores para que eles sejam avisados quando seu estoque atingir uma quantidade mínima? Assim, o abastecimento acontecerá no momento certo e na medida exata!
3. Migre para a nuvem
A infraestrutura de TI pode se tornar um grande problema financeiro para muitas empresas, uma vez que manter servidores em funcionamento, colaboradores na manutenção dos sistemas e investir em equipamentos de qualidade, custa bastante.
Uma forma de reduzir os gastos corporativos é migrar sua operação para a nuvem, fazendo uso de serviços de cloud computing. Comece contratando sistemas de gestão que operem no modelo Software as a Service (SaaS) para eliminar a necessidade de sistemas hospedados internamente.
Em seguida, contrate um bom serviço de armazenamento na nuvem para hospedar os documentos da empresa. E se você ainda não vende pela internet, aí está um bom pretexto para abrir um e-commerce e começar a lucrar mais! Importante manter sua equipe qualificada e apta a operar essa nova tecnologia.
4. Reduza gastos cotidianos
Luz, telefone, internet, água, limpeza e conservação são algumas das áreas nas quais a empresa pode economizar com medidas bastante simples, mas que só terão sucesso se a equipe estiver totalmente envolvida no projeto de redução de gastos corporativos.
Comece conversando com seus colaboradores a respeito do uso consciente de recursos naturais, como água e energia. Também alerte-os sobre a qualidade do ambiente de trabalho, motivando as pessoas a cuidarem de suas mesas e salas para que não fiquem sujas e desorganizadas.
Medidas simples (como disponibilizar um pano com álcool gel em cada sala) já podem reduzir a quantidade de vezes que seu fornecedor de serviços de limpeza precisa comparecer.
Em seguida, negocie pacotes de telefonia e internet mais baratos com os fornecedores, lembrando também de criar uma campanha interna para que os funcionários façam uso consciente desses serviços. Caso seja necessário, limite o acesso por meio de senhas e centrais telefônicas que bloqueiem ligações externas.
5. Renegocie suas dívidas
Na prática, todo empreendedor sabe que, muitas vezes, sem dívidas não há crescimento. Mas por mais que sejam necessárias, esses custos devem ser inteligentes e devidamente programados. Não deixe as emergências tomarem conta, juntamente com juros exorbitantes e taxas altíssimas. De toda forma, caso você já tenha entrado nessa, procure negociar.
Se a instituição a que você recorreu inicialmente não dá abertura para a renegociação das dívidas, procure por empréstimos e financiamentos com taxas mais atrativas a fim de quitar as contas que vêm consumindo seu orçamento. Só não se esqueça de programar bem os pagamentos desses fornecedores, para que você não tenha que recorrer à mesma estratégia novamente.
6. Planeje-se financeiramente
Independentemente da situação em que a empresa está, pare, nem que seja por alguns para realizar ou mesmo rever seu planejamento financeiro. Se ainda não tem metas de redução de custos com o uso de materiais de escritório, por exemplo, chegou a hora! Se está endividado e não sabe o que fazer, crie um plano de ação.
Nenhuma situação é tão promissora nem tão pessimista que você não possa encontrar uma saída ou uma oportunidade por meio de um planejamento estratégico eficiente. No caso da redução de gastos da empresa, basta pensar onde está ocorrendo o maior desperdício e pensar numa solução.
7. Terceirize a gestão de viagens corporativas
Por mais que as viagens corporativas tragam enormes benefícios para o negócio, elas podem acabar se tornando grandes vilãs do orçamento da empresa quando mal administradas.
A compra de uma passagem de última hora custa mais, assim como a reserva em um hotel. Fora isso, o traslado, a alimentação e o uso de outros recursos (como internet no local de hospedagem) também contribuem, pouco a pouco, para aumentar suas despesas. Sem controle e uma assessoria qualificada para este processo, suas oportunidades de gerar economia, só diminuem.
O que acha de deixar tudo isso nas mãos de quem tem o know-how e a experiência para fazer uma boa gestão de viagens corporativas? Ao contrário do que muitos pensam, terceirizar esse serviço — contratando uma empresa especializada na área — pode diminuir bastante seus gastos nesse sentido. Isso porque você inclui a despesa com a contratação, mas reduz todo o resto!
A Copastur tem mais de 45 anos de atuação no mercado corporativo e administra, com muita excelência, os recursos destinados às viagens corporativas, lazer e eventos. Conheça mais sobre os nossos serviços e reduza gastos com quem entende do assunto! Só quem tem anos de expertise e uma equipe tão qualificada, conseguirá te auxiliar neste sentido.
