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Organizar um evento de sucesso vai muito além de simplesmente escolher um local e enviar convites. Cada detalhe deve ser pensado estrategicamente para garantir que o objetivo do evento seja alcançado e que todos os participantes saiam com uma experiência memorável.
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"Biosfera Copastur: transformamos eventos em experiências inesquecíveis, com atenção aos detalhes e compromisso com a excelência."
Sou Raphael Sacchetto, Head de Eventos da Copastur, e trago dicas importantes que aprendi ao longo dos anos trabalhando com eventos, para que seu evento seja produzido de forma impecável!
Como realizar um evento de sucesso?
Eu sempre digo que a palavra “evento” vem de “eventualidade”. Mas o que isso significa na prática? Para a realização de um evento memorável, é essencial contar com o apoio de um especialista — ou melhor, de uma equipe de especialistas!
Qual é o objetivo deste evento? Qual a mensagem que iremos entregar aos participantes?
Para mim, o principal foco em qualquer evento é o conteúdo. Uma vez que o objetivo esteja claro e a mensagem que será transmitida aos convidados definida, os próximos passos devem sempre se basear no objetivo central do evento. Foco no conteúdo!
Planejamento e Cronograma
Com base em um planejamento e um cronograma reverso, a equipe envolvida poderá pensar em alternativas e estabelecer planos de contingência para a entrega do projeto, além de se preparar para possíveis “eventualidades”.
Acredite, os profissionais de eventos são verdadeiros estrategistas quando se trata de evitar e enfrentar desafios.
Leia também: Pré-produção de eventos corporativos: 8 passos para ter sucesso
Escolha do Melhor Formato e Local
É fundamental escolher um local e formato que acomodem confortavelmente seu público e que façam sentido com a mensagem a ser entregue. Seja presencial ou híbrido, a escolha do local e das tecnologias envolvidas na transmissão garantem que a mensagem será transmitida de forma segura.
Escolha dos Fornecedores
Quem nunca comprou algo e se surpreendeu negativamente com a entrega ou o produto? Com base nesse conceito, é importante contratar parceiros por meio de um especialista.
Aqui na Copastur, temos um processo rigoroso de homologação de parceiros, com checagem de documentos e licenças que garantem que nossos parceiros estejam em conformidade com suas obrigações legais, além de uma análise criteriosa das suas entregas.
Orçamento Consultivo e Detalhado
Controle absoluto sobre 100% do investimento é essencial. Ter um parceiro que apoie o cliente no controle orçamentário do projeto, com opções de escolha entre serviços e ativações relacionadas à produção ou à logística aérea e/ou terrestre, é fundamental.
Nossos times de Live Marketing, Incentivos, terrestre e aéreo são incríveis!
Confira o post sobre Saving: O que é, como calcular e gerar economia em compras e eventos
Baixe o material gratuito: Descubra o segredo dos eventos corporativos de sucesso
Marketing e Divulgação
Ter uma comunicação prévia e clara com seus convidados é, sem dúvida, um dos pilares mais importantes para garantir a confirmação de presença. Afinal, sem público, não há evento. E-mail marketing, divulgação em massa ou até mesmo hotsite e aplicativo são opções para você se comunicar com seu público antes mesmo do evento começar.
Comunicação e Engajamento dos Participantes
Somada à estratégia de marketing, é fundamental estabelecer um canal de comunicação com todos os seus convidados. Necessidades individuais e/ou especiais? Dúvidas e suporte do início ao fim? O time de RSVP atuará em contato com seu público, oferecendo suporte irrestrito às necessidades de cada convidado.
Aqui na Copastur, temos o MELHOR time de RSVP! Eles são realmente incríveis.
Leia também: Convite para evento corporativo: tipos, como fazer e exemplos
Utilização de Tecnologia e Práticas ESG
Sistemas integrados, respeito à LGPD e a aplicação de práticas ESG em cada fase do evento são fundamentais para garantir um evento com propósito, alinhado aos valores da marca.
Controle Orçamentário e Retorno do Investimento
Ao contar com o apoio da Copastur, nosso cliente obtém acesso a todos os valores negociados com cada parceiro e aprovados durante o projeto. Com base nesses valores, negociações e savings, é possível avaliar o investimento por participante e mensurar o retorno do investimento, seja captando novos negócios e oportunidades ou elevando a eficiência e produtividade das equipes envolvidas.
Confira o post sobre Orçamento de eventos: Guia completo para organizadores
Debriefing e Lições Aprendidas
Cada evento é um novo aprendizado. Após a entrega, é imprescindível realizar uma reunião com todos os envolvidos para avaliar os pontos positivos e os desafios encontrados, aplicando processos que assegurem que esses desafios sejam superados em futuras entregas.
Como eu sempre digo, o melhor evento é sempre o próximo! E consultoria, a gente vê por aqui!
Leia também: Pesquisa de satisfação para eventos: benefícios, uso do NPS e exemplo de questionário
A Copastur te Ajuda a Produzir um Evento de Sucesso!
Planejar e executar um evento de sucesso requer atenção aos detalhes, uma equipe experiente e uma estratégia bem definida. Com essas dicas, você está preparado para enfrentar os desafios e transformar seu evento em uma experiência memorável.
Com a Copastur MICE, sua empresa não precisa se preocupar com os detalhes dos eventos, podendo focar na estratégia e ter tempo para outras tarefas. Organizamos a operação de ponta a ponta e executamos, proporcionando uma gestão 360º do seu evento corporativo e cuidando de tudo do início ao fim.
Se você deseja que seu próximo evento seja um verdadeiro sucesso, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a tornar isso realidade. Com a Copastur, seu evento está em boas mãos, desde a concepção até a realização.
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