Atualmente, uma das maiores preocupações das empresas é com o uso de recursos financeiros. Por isso, saber como planejar o orçamento do evento corporativo é essencial. Dessa forma, você consegue utilizar essa estratégia, ao mesmo tempo em que foca no saving.
Existem alguns passos importantes que você pode seguir na hora de fazer esse planejamento. Confira!
Saiba como planejar o orçamento do evento da sua empresa
Se o intuito da sua empresa é organizar bons eventos, sem gastar tanto dinheiro, é necessário dedicar um tempo especial para o planejamento do orçamento. Veja só:
Planeje com antecedência
Por melhor que sejam as suas ideias sobre como planejar o orçamento, caso você tenha pouco tempo, dificilmente conseguirá colocar tudo em prática. Se depender da resposta de alguém, por exemplo, poderá não ter a informação a tempo do evento.
Em virtude disso, vale a pena se organizar antecipadamente. Assim, você poderá pesquisar preços e buscar as melhores alternativas.
Defina os tipos de gastos
Outro aspecto importante sobre como planejar o orçamento está na definição dos tipos de custos. Alguns gastos são fixos, ou seja, independem do tamanho da audiência, como equipamentos técnicos, transporte e hospedagem dos palestrantes, seguro, local e divulgação.
Porém, existem ainda os que variam de acordo com o número de participantes. Esse é o caso dos materiais de credenciamento, refeições, computadores para uso individual, etc.
Pesquise com a ajuda da tecnologia
Na hora de comparar os preços de produtos e serviços, aproveite a tecnologia a seu favor. Além do Google, há várias ferramentas e aplicativos específicos para a gestão de eventos.
Por meio dessas ferramentas, você poderá ter uma visão clara do quanto o mercado está cobrando e poderá fazer as melhores negociações.
Lembre-se também que, dependendo do tamanho do seu evento, é possível obter um desconto ou facilidade no pagamento. Então, não deixe de negociar para que as chances de garantir saving aumentem.
Pense nos imprevistos
Mesmo que o evento corporativo seja organizado com antecedência, inúmeras situações podem acontecer até chegar o dia. Algum fornecedor pode, por exemplo, não entregar o serviço.
Para evitar as consequências dos imprevistos e garantir a melhor experiência possível aos participantes, destine uma parte do dinheiro para isso.
Identificar melhores negociações com fornecedores
Outro aspecto que ajuda bastante a economizar é identificar as melhores negociações para fazer com os fornecedores. Tanto para transporte aéreo quanto terrestre sempre existem formas de obter condições mais favoráveis.
Mantenha relatórios gerenciais
Os relatórios gerenciais são primordiais para gestão e o acompanhamento de saving dos clientes.
Por meio da apresentação de client review, é possível conseguir identificar melhores práticas de negociação com fornecedor, desvios de políticas de viagens — por exemplo, a escolha do aéreo fora da antecedência ou preferência de companhia aérea não preferencial — e criar plano de ação para trazer melhores práticas de mercado.
Conte com uma empresa especialista
Ainda tem dúvidas sobre como planejar o orçamento de um evento ou gostaria de ter mais facilidade durante essa etapa? Então, é interessante que você pense em contratar uma empresa especialista.
A Copastur ajuda você em todas as fases do seu evento, desde a definição dos objetivos até a avaliação da experiência dos participantes. Entre em contato para saber mais!
