Passo a passo para preparar viagens corporativas de final de ano

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Com o fim do ano se aproximando, as empresas já começam a se preparar para arcar com um um gasto extra bem considerável: as viagens corporativas. Sabia que esses deslocamentos ocupam o segundo lugar na lista de maiores gastos das organizações, perdendo apenas para a folha de pagamento? E as razões para a maior concentração de viagens acontecer nesse período vão desde forma de bonificação e reconhecimento até a participação em festas corporativas e reuniões de resultados.

Nesse cenário, a falta de um bom planejamento sujeita essa iniciativa a ocorrências de todo tipo, incluindo compra das passagens com valor muito maior e até falta de disponibilidade, dada a quantidade de pessoas que viaja nessa época. Mas atenção: primeiramente, é preciso tomar medidas preventivas, definindo a política de viagens que será seguida pela empresa e delineando os processos que colocarão essa política em prática.

De qualquer forma, durante todo o processo, é essencial enxergar as viagens como investimentos. Isso mesmo! E, como demandam gastos, seu retorno também precisa ser avaliado. Cabe ao gestor responsável, portanto, analisar a motivação, o orçamento disponível, o retorno esperado, eventuais desvios existentes na política e nos processos previamente definidos, bem como as formas de minimizar os custos e aumentar o retorno.

Está achando tudo isso muito desconectado da realidade? Nada disso! Ao analisar as viagens corporativas aplicando o mesmo olhar crítico que os demais negócios da empresa recebem, você logo perceberá que, assim como quaisquer processos internos, elas não estão isentas de cobranças. Quer entender direitinho sobre o que estamos falando e aprender a preparar, passo a passo, uma viagem corporativa de fim de ano? Então confira!

Viagens corporativas: qual a sua importância?

Antes de mais nada, cabe lembrar que as viagens corporativas são intrínsecas a muitos negócios, fazendo parte da rotina dos funcionários e estando relacionadas a atividades próprias da natureza da empresa — como visita a postos de trabalho, fechamento de novos contratos, reuniões com clientes e assim por diante.

No fim das contas, desde que corretamente planejadas e executadas, as viagens corporativas são benefícios para a empresa. Olhando novamente para as razões mais comuns para a realização desses deslocamentos, somos capazes de entender melhor seu lado positivo. Veja:

Viagens como bonificação por resultados

É simples: funcionários motivados produzem mais, realmente se comprometem com os resultados e se sentem parte da companhia. Nesse contexto, o pensamento de que sua força de trabalho está sendo explorada para favorecer terceiros desaparece de vez. E o reconhecimento é uma das formas mais eficazes de motivação — muitas vezes, mais importante até que um aumento de salário.

Ao premiar seus melhores colaboradores com viagens, você proporciona experiências únicas, que vão se incorporar à história desses profissionais e criar um vínculo positivo muito duradouro com a empresa. Nesse caso, o funcionário sai temporariamente da rotina exaustiva de cobrança de metas e de assuntos de trabalho, voltando renovado e feliz, pronto para novas conquistas!

Viagens para participação em confraternizações

Quando uma empresa gasta dinheiro com seus funcionários, eles se sentem importantes, valorizados. E, como o próprio nome já diz, a confraternização integra as pessoas, aproximando-as e fazendo com que desenvolvam laços. Assim, quando paga para os colaboradores viajarem e confraternizarem entre si, a iniciativa não só é muito bem-vinda como traz excelentes resultados para o clima organizacional.

Viagens para reuniões de resultados

Analisar cenários, resultados, difundir boas práticas e integrar gestores são alguns dos benefícios colaterais das reuniões de resultados. Especialmente em empresas com atuação em vários estados, em que as equipes pouco se comunicam, as reuniões de resultados uniformizam a linguagem, unem a gestão e padronizam ações, analisando em conjunto os números mais importantes do negócio.

Pense, por exemplo, no que envolve mais: uma troca de e-mails, telefonemas isolados, conferências por áudio ou viagens para reuniões corporativas? De tão fácil que é a resposta, a pergunta é quase uma retórica, não concorda?

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Passo a passo: como fazer o planejamento?

Assim como todo e qualquer processo empresarial, as viagens corporativas também exigem planejamento. Sua organização antecipada, com a definição de cada detalhe relacionado a sua execução, é a principal forma de evitar ônus desnecessários com perdas de voos, remarcação de passagens e preços mais altos. Acredite: são muitos os problemas que um bom planejamento evita! Mas por onde começar? Vamos montar esse quebra-cabeça parte a parte — ou melhor, passo a passo!

Estabeleça as políticas relacionadas às viagens

Comece definindo a política de viagens que a empresa deve seguir. Estabeleça as prioridades no processo, especifique se um fornecedor de serviços específico será contratado, quem terá autonomia para autorizar viagens e qual setor ou ponto focal será responsável por dar continuidade aos procedimentos. Defina inclusive se o pagamento será feito pela empresa ou pelo colaborador. Optando pela segunda opção, você também precisará estabelecer uma política de reembolso. Nesse caso, pense:

  • Quais documentos deverão ser apresentados?
  • Qual será o prazo para a solicitação do reembolso?
  • É preciso disponibilizar um modelo de solicitação?
  • Qual será o teto para pagamento por destino?

Aqui, a sugestão é realizar um brainstorming com os responsáveis para analisar cuidadosamente todas as questões relacionadas às viagens e, a partir daí, definir as políticas, baseadas em cada ponto considerado relevante.

Defina os processos anteriores e posteriores

Uma vez que as políticas de viagens e de reembolso estão definidas, é preciso ter o cuidado de padronizar os processos. Formulários, pessoas a contatar e sistemas a utilizar: todos os detalhes que orientarão o colaborador sobre como agir corretamente. Essa definição é fundamental em cada setor e para cada ação da empresa, uma vez que minimiza erros, retrabalhos e gastos com imprevistos.

Quando o processo estiver devidamente definido, será preciso padronizar sua apresentação e divulgá-lo a todos os possíveis envolvidos — seja por e-mail ou pelo bom e velho quadro de avisos internos. É importante que essa divulgação conscientize os colaboradores sobre o procedimento, de modo que assumam a responsabilidade de segui-lo sempre que precisarem solicitar viagens corporativas.

Prepare um calendário oficial de viagens

Qual a melhor forma de fazer um orçamento? Prevendo uma atividade, certo? Pois o mesmo pensamento se aplica às viagens corporativas. Ao criar um calendário daquelas já previstas, você poderá:

  • Conhecer previamente os gastos envolvidos;
  • Contatar fornecedores e orçar serviços relacionados;
  • Comprar passagens com antecipação;
  • Negociar itens ligados à viagem, como hospedagem e alimentação;
  • Informar os colaboradores oficialmente;
  • Ter uma visão do custo total com os deslocamentos naquele período.

Obviamente, o calendário deve conter as viagens previamente definidas, como aquelas relativas a bonificações, confraternizações e resultados, enquanto as de natureza esporádica continuam tendo que se sujeitar aos processos e à política determinados pela empresa.

Divulgue a padronização para os colaboradores

Assim como você precisou divulgar a padronização dos procedimentos a seus funcionários, também deve avisá-los sobre o calendário definido. Dessa forma, os colaboradores podem se planejar com antecedência suficiente para não passar pelo sufoco de resolver questões importantes em cima da hora.

Considerando que alguns dos funcionários que viajam com mais frequência são os gestores, fica fácil perceber como, com a definição do calendário, eles terão condições de deixar seus setores prontos, mantendo assim as atividades em funcionamento durante sua ausência. Com esse processo, é possível até escolher substitutos interinos e fazer todo seu planejamento profissional e pessoal com calma, sem pular etapas.

Negocie previamente datas e destinos

Um dos maiores benefícios de definir calendários de viagens é poder negociar com os fornecedores a compra dos serviços necessários em forma de pacotes. Isso aumenta seu poder de barganha, automaticamente favorecendo a obtenção de descontos e preços especiais. Afinal, há uma diferença considerável para o fornecedor quando você escolhe comprar 20 produtos em vez de apenas 2.

Além disso, os fornecedores mais antenados sabem que a fidelização de um cliente gera benefícios suficientes para garantir um preço diferenciado. Há ainda um benefício adicional: quando você precisar realizar uma viagem de urgência, solicitando certo acréscimo de serviço em cima da hora, tenha certeza de que o esforço do fornecedor para que seu pedido seja atendido será maior. Não se esqueça que ele não quer perdê-lo como cliente!

Contrate um serviço especializado em gestão de viagens

Se tudo isso parece complexo demais ou se compromete muito seu tempo (especialmente se você é diretamente responsável por mais de um setor ou atividade), analise a viabilidade de contratar um serviço especializado em gestão de viagens corporativas. As razões para isso são inúmeras, como:

  • A terceirização desafoga o tempo do colaborador, permitindo que se dedique a questões mais estratégicas para o negócio;
  • A gestão dedicada oferece expertise suficiente para garantir o menor custo possível e evitar possíveis contratempos;
  • O poder de negociação dessas empresas é muito maior, pois negociam serviços para inúmeras empresas e conhecem muito bem o mercado;
  • O contratante acompanha custos, recebe relatórios e toda a documentação pertinente já organizada e conferida, sem ter que alocar recursos logísticos e capital humano para analisar recibos, comprovantes e formulários de reembolso.

Como já deu para perceber, o custo-benefício desse tipo de contratação é extremamente atraente, normalmente produzindo uma economia que faz com que o serviço se pague.

Satisfação e engajamento: como aumentar com as viagens?

Já falamos um pouco sobre como os funcionários se sentem parte da empresa com as viagens corporativas e, como consequência, acabam se engajando mais. Além desse retorno positivo, a definição da política de viagens corporativas, a elaboração de processos e a própria construção do calendário de deslocamentos são medidas que dão segurança aos colaboradores.

Com esse combo de processos, os funcionários podem se planejar com folga suficiente para evitar correria, assegurando-se de que estão tomando as atitudes corretas. E a verdade é que qualquer profissional se sente mais satisfeito e integrado quando sabe o que é esperado dele. De inúmeras formas, essa segurança favorece os resultados positivos.

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Destino adequado: como escolher?

Como a escolha do destino também é um ponto muito importante, não deve ser relegado a segundo plano. Se você quer proporcionar uma experiência realmente inesquecível a seus funcionários, eles devem ser levados a lugares que garantam conforto e bem-estar. Além disso, no caso de confraternizações, os respectivos locais precisam fornecer toda a infraestrutura necessária ao porte do evento. E isso implica na contratação de buffets, serviços de segurança e emergência, decoração e o que mais for preciso, tudo por lá.

Isso sem contar que, para reuniões corporativas, as prioridades são outras. Nesse contexto, você vai precisar de restaurantes próximos ao local e locais adequados para apresentações, também podendo escolher lugares mais calmos para jantares ou um happy hour posterior ao encontro. Feitas essas colocações, vamos às dicas práticas para a escolha do melhor destino das viagens corporativas?

Surpreenda seus colaboradores

Especialmente quando a viagem é de bonificação, o ideal é evitar lugares comuns, para onde a maioria de seus colaboradores já podem ter ido. Destinos internacionais ou que remetam à realização de sonhos (como Havaí, Cancun ou Fernando de Noronha) são opções que enchem os olhos e realmente têm o poder de motivar um funcionário. Independentemente de ser fora ou aqui, o destino escolhido deve ser diferente do habitual, a fim de realmente inspirar o profissional a dar o melhor de si.

Confira a infraestrutura do local

Tudo bem que é bom surpreender, mas desde que o destino tenha uma boa infraestrutura, ok? Garantir o conforto e a segurança do funcionário deve ser prioridade nessa escolha. Além da experiência nada agradável de ser premiado com uma viagem a um lugar desconfortável e com poucas opções de diversão, é mais que prudente evitar problemas trabalhistas com acidentes de trabalho. Afinal, seu colaborador estará sob responsabilidade da empresa.

Por fim, só para relembrar um ponto sobre o qual já falamos rapidamente, os cuidados com a infraestrutura podem mudar da água para o vinho quando as viagens têm como foco reuniões de resultados ou eventos comemorativos, por exemplo. A pesquisa do destino deve, assim, começar pela motivação.

Faça uma pesquisa prévia com os funcionários

Se você não tem absolutamente nenhuma ideia de destino, que tal perguntar aos principais interessados? Faça uma pesquisa entre os colaboradores, pedindo informações sobre os lugares que gostariam de visitar e o que gostam de fazer em suas horas livres!

Se o orçamento é limitado e você não quer receber sugestões impraticáveis, limite o poder de escolha dos funcionários, fazendo uma listinha dos destinos disponíveis e pedindo que informem o quanto gostariam de visitar cada um deles — em uma escala de 1 a 5, por exemplo). Lembre-se de que, se você acertar no alvo no que diz respeito à realização dos desejos da sua equipe, poderá obter resultados inimagináveis.

Estabeleça regras para a definição do destino

Se as viagens se transformarem em premiações de praxe ou se uma determinada reunião externa se tornar periódica, estabeleça também uma política para a escolha dos destinos, evitando surpresas não muito agradáveis e imprevistos onerosos ou problemáticos demais. Assim:

  • Defina se só destinos nacionais são permitidos ou se internacionais também são opções;
  • Estabeleça um teto para os gastos com passagens e hospedagem, focando no que se enquadra em seu orçamento;
  • Pense em todas as condições das quais não é possível abrir mão na escolha do destino e as transforme em regras.

Economia nas viagens corporativas: como fazer?

Economizar nunca é demais, não é mesmo? Por isso, é preciso ficar de olho em algumas ações planejadas, que podem diminuir (e muito) os gastos com viagens corporativas. Já mencionamos muitas delas no decorrer deste post, mas não custa nada relembrar e detalhar um pouco mais. Então vamos ao que interessa!

  • Defina previamente seu calendário de viagens para conseguir preços melhores;
  • Negocie com fornecedores, tendo como base o número de pessoas se deslocando e a quantidade de diárias;
  • Compare preços de passagens e hospedagem em sites especializados;
  • Escolha locais próximos uns dos outros ao contratar hospedagem e passagens para eventos corporativos, melhorando a logística para reduzir custos;
  • Organize equipes previamente, para que os funcionários se desloquem juntos até os locais dos eventos, economizando com deslocamentos individuais;
  • Analise a possibilidade de alugar um veículo para transporte do time, desde que essa opção saia mais em conta que outras alternativas;
  • Contrate gestores de viagens buscando referências de cada um para se informar sobre a qualidade dos serviços prestados.

Cuidados básicos: a que a empresa deve se atentar?

Cuidados com o orçamento

É sempre bom lembrar: orçamento não é apenas preço. Quando você contrata um serviço (seja diretamente com um hotel, com uma empresa aérea ou, ainda, com um gestor de viagens), deve ter muito cuidado para não levar gato por lebre. Propostas muito baratas podem guardar surpresas desagradáveis, como contar com serviços de baixa qualidade e pouca confiabilidade. Portanto, na hora da escolha pelo melhor orçamento, considere:

  • Os produtos e serviços incluídos e a confiabilidade das marcas;
  • As certificações e exigências legais relacionadas a cada prestador de serviço;
  • O nome da empresa no mercado e seu histórico nos órgãos de defesa do consumidor.

Cuidados com a segurança

Ao escolher os locais de hospedagem e eventos, não se esqueça de uma regra fundamental: buscar informações sobre a segurança. Muitas vezes, por exemplo, você pode encontrar uma pousada ou um hotel com preços bem atrativos, mas, ao pesquisar, descobre que a acomodação está localizada em uma área com alto índice de criminalidade. Definitivamente não vale a pena correr o risco!

Cuidados com as confirmações

Digamos que você estabeleceu um calendário de viagens em janeiro, por exemplo. Durante o mês seguinte, entra em contato com os diversos fornecedores e negocia todo o pacote de serviços relacionados a ele. Está tudo pronto? Quase. Lembre-se de ligar para cada um poucos dias antes da viagem e se certificar de que tudo está conforme o esperado. Não espere demais porque, no caso de alguma ocorrência, pode não haver tempo suficiente para um plano B. Preferencialmente, peça confirmações por escrito das reservas como garantias futuras.

Vantagens para os colaboradores: quais são?

Considerando que você seja gestor do departamento de compras, por exemplo. Nesse caso, por mais que os funcionários dependam da maestria da sua condução, você não necessariamente precisa estar presente o tempo todo, certo? De toda forma, antes de se ausentar, toma alguns cuidados, delegando atividades e planejando o funcionamento do setor. Assim se certifica de que tudo ficará sob controle durante o período. Além disso, em algumas empresas, é preciso definir quem será o substituto na falta do gestor.

Considerando ainda o mesmo cargo, imagine agora que, hoje, seu superior mande um e-mail informando que daqui a 2 dias você precisará viajar para uma reunião de resultados que estava prevista há uma semana. Ruim? Mais que isso! Se você ficar insatisfeito, provavelmente estará coberto de razão.

O mesmo acontece com os demais setores, independentemente de os cargos serem de gestão ou não. Cada colaborador tem sua atividade e sua rotina, de forma que uma viagem, na maioria das vezes, provoca uma quebra dessa programação. Tarefas são antecipadas, outras são adiadas e os setores e clientes com os quais o funcionário lida, avisados com antecedência. Por essas e outras, uma das grandes vantagens do planejamento de viagens para o colaborador é a organização prévia, necessária para viajar tranquilamente.

E ainda há um outro fator a considerar: pessoas tem famílias e compromissos pessoais, buscam e levam filhos ao colégio, marcam consultas e procedimentos médicos e um ilimitado mundo de assuntos particulares. Todos eles também exigem preparação para permitir a realização de uma viagem sem maiores dores de cabeça. Fora isso, há todos os benefícios de que falamos, relativos à motivação e à integração do funcionário proporcionadas pelas viagens de bonificação.

Integração durante a viagem: qual a sua importância?

Não podemos nos esquecer de tratar da integração dos funcionários durante a viagem. Seja para premiações em equipe em um cruzeiro marítimo, por exemplo, ou para comparecer a eventos, é de suma importância que a equipe se integre e seja orientada a se manter unida. A proximidade entre todos é uma garantia de segurança extra. Assim, quando alguém se afastar ou perder o contato, os demais podem tomar as providências necessárias tão logo percebam sua ausência.

Lembre-se de que colaboradores em viagens também são turistas, estando por isso sujeitos a um local geralmente desconhecido e longe das pessoas do seu convívio rotineiro. Nesse cenário, acabam correndo certos riscos. O ideal é fazer pequenos treinamentos internos, orientando as equipes a permanecerem juntas, em grupos de 3 ou mais pessoas que devem manter comunicação constante e, preferencialmente, evitar saídas separadas. Além disso, é prudente que recebam os números dos serviços de emergência locais — como polícia e atendimento médico.

Como tudo que diz respeito ao mundo corporativo (e à vida, em geral), quanto mais detalhado for o planejamento, mais custos serão evitados. Garantindo com antecedência seu cronograma de viagens e resolvendo previamente todos os assuntos relacionados e ele, você evita dores de cabeça, contratempos e gastos extras.

Para fechar com chave de ouro, confira também nosso e-book sobre como fazer uma boa gestão de viagens corporativas!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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