Como Definir o Orçamento de Viagem e Diminuir Dastos?

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Em tempos de crise, é preciso saber economizar para não entrar no vermelho. No meio corporativo, isso não é diferente: para não prejudicar a receita, muitas empresas procuram cortar uma série de gastos, sendo um dos focos, o orçamento de viagem.

A tarefa não é tão simples, já que as viagens, muitas vezes, fazem parte da estratégia comercial da organização. Neste post, mostraremos como definir o orçamento de forma segura, sem prejudicar o desempenho da empresa e dos funcionários. Acompanhe!

Preparando o orçamento de viagem

O primeiro passo é sempre o planejamento. Para poder se organizar melhor e controlar efetivamente os custos com as viagens corporativas, o recomendável é que a empresa separe um budget especialmente para esses eventos.

Planejar é a maneira mais inteligente e segura de evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro. Confira, a seguir, algumas dicas para prepará-lo!

Entenda a dinâmica de viagens da sua empresa

Para entender qual o melhor caminho para o futuro, uma boa estratégia é observar o passado. Você precisa levantar o máximo de informações para conseguir identificar os pontos de melhoria.

Quantidade de viagens

Para começar, analise o número de deslocamentos em viagens corporativas realizados na sua empresa em um determinado período — mês, bimestre ou semestre. Isso dará uma ideia inicial da necessidade dessas viagens.

São todas realmente necessárias? As viagens estão sendo feitas com muita frequência? Quais são os objetivos em cada uma delas? Você pode saber isso, se identificar também o motivo de cada uma delas.

Motivo da viagem

Qual a motivação do deslocamento? Em geral, podem ser algumas razões:

  • reuniões;
  • fechamento de contratos e parcerias;
  • premiação para os funcionários;
  • treinamentos corporativos, etc.
  • visitas a clientes;
  • participação em feiras, congressos e convenções;
  • assistência técnica.

Quando não há um controle efetivo, algumas viagens podem ser motivadas por razões particulares ou em momentos inadequados. Nem sempre a decisão de fazer uma reunião com um cliente ou um novo treinamento é tomada com o devido planejamento, por exemplo.

Isso aumenta os riscos da viagem ser improdutiva. Para evitar esse gasto desnecessário, vale a pena enumerar a quantidade de eventos para cada uma das razões identificadas.

Meio de deslocamento

Também é preciso avaliar qual o meio de transporte mais frequentemente utilizado. Muitas vezes, a empresa recorre à mesma forma de deslocamento por hábito, sem fazer nenhuma avaliação prévia das opções, para escolher a mais econômica. Contar com auxílio e suporte de uma agência de viagens especializada, por exemplo, pode ajudar a descobrir novas alternativas de realizar essas viagens, com possibilidade de redução de custo.

A configuração das equipes

Além disso, lembre-se de avaliar se os gastos são feitos por equipes ou individualmente, ou seja: se os funcionários viajam e se hospedam juntos ou separados, se vão para lugares distintos, etc. Se há forma de otimizar essas viagens, com envolvimento de menor quantidade de viajantes, buscando redução de custo durante o deslocamento.

Esse aspecto é importante porque pessoas que se hospedam juntas pagam menos do que se viajassem separadas. Todas essas informações são indispensáveis para o melhor planejamento. Depois de verificar esses dados, você pode tomar iniciativas para economizar, como:

  • estabelecer um teto para os gastos;
  • fazer pesquisas de mercado;
  • comparar opções diferentes de custos;( exemplo: carro/aéreo/rodoviário )
  • buscar as melhores alternativas dentro do orçamento de viagem que você reservou;
  • trabalhar com acordos corporativos, centralizando seu volume em fornecedores com maior possibilidade de negociação, reduzindo custos;
  • escolher datas em destinos que não estejam com eventos no momento da viagem e também comprando com maior antecedência, o que vai trazer opções mais econômicas.

Identifique as principais fontes de gastos

É fato que, ao planejar um deslocamento de negócios, não se pode abrir mão da qualidade do serviço e do conforto e segurança dos seus funcionários. Entretanto, algumas despesas acabam pesando no orçamento de viagem pela simples falta de planejamento e pesquisa dos melhores preços disponíveis no mercado.

Identificar as principais fontes de gastos vai ajudar a saber por que e onde a organização está gastando mais recursos, alertando o gestor para eventuais ocorrências de desperdício ou inversão de prioridades, como:

  • viagens de última hora e sem planejamento;
  • compra de passagens mais caras por falta de pesquisa adequada ou por preferência pessoal do viajantes, como programa de fidelidade, por exemplo;
  • reserva de hotel distante dos pontos de interesse no local de destino, etc;
  • não utilização de acordos com os fornecedores, evitando uso de tarifas melhores.

Conhecendo a dinâmica das viagens corporativas da sua empresa e evitando gastos desnecessários, é possível economizar muito dinheiro.

Trabalhe com centros de custos

Uma boa maneira de realizar esses passos de forma controlada e padronizada é utilizando centros de custos ou de responsabilidades. Eles representam departamentos dentro da empresa nos quais se pode alocar os custos relativos a cada tipo de atividade. Pode ser estabelecido um budget de viagens por centro de custo, por exemplo.

Cada centro de custo pode registrar seu próprio orçamento de viagem, investimentos, lucros e, obviamente, custos. Para realizar essa tarefa, concentre a análise e o planejamento orçamentário em um único setor, que será capaz de centralizar informações e tomar decisões com efeitos globais.

Desse modo, as decisões globais podem ser fragmentadas e setorizadas, especificando metas de economia, tetos de gastos e lucratividade para cada centro de custo.

Sua empresa também pode utilizar centros de custos específicos em cada área, ou seja, um no setor de Marketing, outro no de Vendas, no Comercial e assim por diante. Assim, quando um setor analisar a viabilidade de uma viagem corporativa, vai considerar:

  • seu orçamento de viagem para esse tipo de gasto no período;
  • a finalidade do deslocamento, avaliando o quanto ela é indispensável;
  • o retorno esperado com a realização dessa viagem, etc.

Por meio dessa estratégia, o orçamento da empresa é “rateado” entre os centros de custos, e cada setor fica responsável por tomar as decisões estratégicas para a redução de despesas. Para isso, é necessário que eles tenham um bom nível de autonomia e independência para tomarem decisões rápidas e efetivas, evitando entraves burocráticos. Assim, o controle do budget estará sendo feito com total critério e segurança.

Considere os possíveis imprevistos

Prever custos é um passo básico na hora de planejar viagens corporativas. Quando os gastos reais se provam equivalentes àquilo que foi colocado previamente no papel, a empresa tem um grande retorno.

Mas, por outro lado, também é preciso considerar que viagens a trabalho são suscetíveis a riscos como imprevistos, o que exige certa margem orçamentária.

Que tipo de imprevistos levar em conta?

Parte dos incidentes podem ser cobertos por um bom seguro viagem — é o caso da perda de bagagem ou eventuais emergências médicas. Mas, o que fazer quando o imprevisto é relativo ao objeto da viagem?

Imagine que um treinamento precise ser prolongado ou uma reunião adiada. Isso vai requerer mais gastos com diárias e, provavelmente, com transportes.

Isso não vai aumentar as despesas?

Ao definir o orçamento de viagem, você pode deixar uma quantia reservada para essas eventualidades com a premissa de que ela só deve ser utilizada caso seja realmente necessário. Se aliar isso à divisão dos centros de custos, cada setor vai saber que precisa economizar ao máximo para atingir suas metas de economia.

Assim, o risco de uso desnecessário desse recurso fica reduzido.

Como prever esses eventos?

Faça um levantamento de todo o orçamento disponível para as viagens e separe uma parte para cobrir as despesas inesperadas. Se um vôo for cancelado, por exemplo, isso vai gerar mais custos de hospedagem e alimentação.

Então, quanto maior o gasto previsto para a viagem, maior a margem que deve ser reservada. Viagens mais caras geralmente representam situações mais importantes, concorda? Dias de treinamento, discussão de um projeto junto a um cliente, participação em eventos, etc.

Diante de eventualidades, é melhor ter flexibilidade para se reorganizar do que perder a viagem.

Como evitar que imprevistos ocorram?

Um seguro para as viagens corporativas, por exemplo, pode até fazer com que a empresa tenha um pequeno aumento no seu orçamento inicial. Porém, caso ocorram problemas, e o seguro precise ser acionado, a seguradora é quem vai arcar com os gastos não previstos. Calculando tudo na ponta do lápis, a economia será significativa e compensará o investimento.

Defina um calendário de viagens

Como citamos anteriormente, quando falamos em orçamento, é importante conhecer a dinâmica da sua empresa e verificar a quantidade de deslocamentos e os períodos nos quais eles são realizados. Isso eleva o seu poder de negociação, pois favorece a compra dos serviços antecipadamente, com mais oportunidade de redução de custos, com tarifas menores e opções de compra.

Definir um calendário de viagens com antecedência, é essencial para poder aproveitar promoções ou contratar os serviços a um custo mais baixo. É provável que haja imprevistos de última hora, mas, na maioria dos casos — reuniões com clientes, viagens comemorativas, contato com fornecedores, eventos e feiras etc. — as datas podem ser programadas com antecedência sem possibilidade de alterações.

Assim, será mais assertivo prever e controlar os custos e ainda se beneficiar das compras antecipadas. Por fim, o calendário de viagens faz com que os gestores escolham as melhores épocas para agendar treinamentos e reuniões corporativas, fugindo dos feriados e das épocas de alta estação, quando os preços nas companhias aéreas e nas redes hoteleiras aumentam muito.

Sempre faça pesquisa de preços

Realizar uma pesquisa completa, antes de fechar a compra de passagens aéreas, locação de veículos ou reserva de hotéis fará a empresa economizar bastante.

Para encontrar os melhores valores, utilize o Online Booking Tool (OBT) da agência corporativa: uma plataforma que permite que os usuários façam as próprias consultas e reservas de forma simples. O funcionário pode verificar preços e datas pré-selecionados pela empresa e realizar transações seguindo sua política de viagens.

Mas atenção: é importante que essa pesquisa não seja feita às pressas. Assim, fica mais fácil:

  • acompanhar a flutuação de preços durante o ano;
  • identificar momentos com maiores descontos;
  • atuar pensando em médio e longo prazo, entre outros benefícios.

Firme acordos corporativos

Outra excelente forma de economizar na hora de realizar uma viagem de negócios é realizar parcerias com companhias aéreas, locadoras de veículos, hotéis, empresas de táxi, restaurantes, entre outros. Fechando um acordo,, a empresa terá condições bem mais vantajosas no que se refere a:

  • preços mais baixos;
  • opções de meio de pagamento;
  • condições de prazo e parcelamento, por exemplo;
  • programas de fidelidade.

Caso sua empresa não tenha volume de viagens que justifique um acordo corporativo direto com esses fornecedores, conte com todo suporte, auxílio e habilidade de negociação de uma agência especializada em viagens corporativas. Além disso, caso aconteça algum imprevisto ou seja necessário realizar uma viagem de última hora, certamente, esse parceiro irá se esforçar para resolver os problemas para sua empresa economizar.

Utilize relatórios de viagens

Os relatórios de viagens são uma das principais ferramentas para a identificação correta de gastos. Usando esse documento, cada funcionário em trânsito deve especificar os seus gastos durante o deslocamento, sempre acompanhado de comprovantes dessas despesas.

Os relatórios devem seguir modelos padronizados para que os funcionários saibam exatamente que tipo de informação é relevante. Os custos precisam ser separados de acordo com sua natureza, ou seja, o funcionário que vai prestar contas tem que apontar o que foi gasto com:

  • alimentação;
  • diárias;
  • pedágio;
  • combustível;
  • hospedagem;
  • deslocamento, etc.

Os relatórios devem permitir que os colaboradores anexem arquivos, como cupons e notas fiscais. Isso também é fundamental, pois permite que a empresa possa auditar o relatório, caso necessário, além de ser uma boa forma de garantir o cumprimento de regras de compliance das empresas.

Não esqueça de definir KPIs, isso é, indicadores de performance para as viagens corporativas. Assim, você tem uma base para avaliar os números obtidos nos relatórios e saber se estão dentro do esperado.

Treine seus funcionários

O planejamento orçamentário e a redução de custos sempre têm relação próxima com números, tabelas, documentos e outros processos burocráticos. No entanto, é preciso lembrar que os principais agentes da economia de uma empresa são os funcionários. Se eles não entenderem a necessidade de seguir processos e evitar gastos desnecessários, todo seu esforço será em vão.

Portanto, seus colaboradores devem receber orientações claras sobre as melhores práticas em deslocamentos empresariais — o que inclui o bom uso do orçamento de viagem.

Apresentar a política de viagens e até convidar suas equipes para colaborarem com sua elaboração é o primeiro passo a ser dado nesse sentido. Quando o time participa do processo e se torna conhecedor profundo de todos os detalhes, ele fica ainda mais comprometido com sua aplicação.

Reembolso de Despesas de Viagem

No treinamento de funcionários, um dos pontos mais importantes a tratar é o reembolso. O Reembolso de Despesas de Viagem (RDV) é um tipo de estratégia na qual o empregado utiliza recursos próprios durante a viagem e, posteriormente, é reembolsado pela empresa, mediante comprovação dos gastos em serviço.

Isso é muito comum, mas exige cuidado, pois todos os detalhes devem ser combinados antes da viagem. Como o funcionário vai saber o que pode gastar com a certeza de que será reembolsado? Somente com regras claras, previamente definidas.

Por esse motivo, a empresa deve estabelecer um limite claro de reembolsos para evitar excessos e especificar quais tipos de gastos serão cobertos. É comum, por exemplo, que a hospedagem seja paga diretamente pela empresa, enquanto os custos com alimentação fiquem por conta do funcionário.

Mas alguns detalhes podem gerar dúvida. Por exemplo:

  • em uma viagem longa, o excesso de bagagem é pago?
  • as despesas com lavanderia serão ressarcidas?
  • o limite por refeição está definido?
  • as três refeições podem ser apresentadas no reembolso?
  • é possível pagar despesas de clientes, como refeições?
  • qual limite de despesas extra cada viajante pode ter?

Para afastar a possibilidade de fraude e até mesmo visando garantir segurança jurídica das transações, é preciso que os funcionários apresentem recibos, cupons ou notas fiscais que justifiquem seus gastos.

Por fim, a empresa também precisa fazer sua parte! Deixe claro qual será o tempo necessário até o reembolso ser realizado e por qual meio (transferência bancária, adição na folha de pagamento etc.). Isso é importante para que o trabalhador consiga fazer seu próprio planejamento orçamentário e para evitar embates futuros entre empresa e empregado.

Procure soluções alternativas

Quando pensamos em viagens corporativas, é difícil não lembrarmos de grandes redes de hotéis ou companhias aéreas tradicionais, não é? A verdade, no entanto, é que estamos em um momento em que alternativas recentes e inovadoras são competitivas e seguras o suficiente para atrair empresas.

Nesse contexto, pode ser uma boa ideia apostar em economia colaborativa. O exemplo mais evidente são os serviços que ligam passageiros à motoristas particulares ou táxis mais baratos, como 99 e Uber.

Engana-se quem pensa que esse tipo de solução está restrito apenas para o usuário final. Existem soluções voltadas especificamente para empresas, com preços e prazos de pagamento específicos, além de ferramentas de gestão agregadas.

Contrate o serviço de uma empresa especializada

Por último, porém tão importante quanto as demais dicas, vale mencionar a conveniência de terceirizar o serviço de planejamento e realização das viagens corporativas para uma empresa especializada.

Contar com o auxílio de profissionais experientes, além de otimizar o serviço, permitirá que a sua equipe se dedique a projetos de maior relevância estratégica para a sua empresa, canalizando os esforços para setores mais específicos da atividade desenvolvida.

A terceirização também permite uma economia de recursos ainda maior. Como as empresas especializadas dispõem de condições mais vantajosas junto aos fornecedores, elas são capazes de diminuir o preço dos serviços contratados ainda mais.

Essa medida facilita o planejamento do orçamento da sua empresa, trazendo mais comodidade e controle para os processos de deslocamento e garantindo economia e controle do budget estabelecido para as viagens corporativas.

As viagens de negócio ainda são excelentes estratégias de marketing interno e externo. Para que elas continuem ajudando a empresa a crescer, é importante que sejam bem planejadas, evitando-se o gasto desnecessário de recursos e focando no conforto dos colaboradores viajantes.

Gostou de saber mais sobre viagens corporativas e quer acompanhar outras dicas como essas? Então, continue no blog da Copastur!

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