Durante as viagens corporativas, o colaborador pode incorrer em vários custos, e um dos principais é a alimentação. Por isso, o gestor de compras precisa ser capaz de calcular o valor das refeições em viagens corporativas, para planejar adequadamente o orçamento dessas viagens.
A tarefa não é difícil, mas demanda certo trabalho, já que vários fatores influenciam o valor das refeições em viagens corporativas. Neste post, vamos apresentar as melhores práticas para que seu cálculo seja realista e preciso. Continue acompanhando!
1. Considerar o objetivo da viagem
Imagine duas situações diferentes. Em uma delas, o colaborador vai viajar para participar de um evento, como uma feira do segmento, por exemplo. O evento é o foco do profissional que deve aproveitar ao máximo o tempo disponível para participar das atividades. Em outra situação, o colaborador vai viajar para prospectar clientes. Ele precisa passar bastante tempo nesses encontros, aproveitando todas as oportunidades para fechar negócios.
No primeiro caso, o objetivo da viagem deixa claro que haverá pouco tempo para as refeições, que provavelmente serão feitas no local mais conveniente, próximo ao evento. Enquanto isso, no segundo caso, é possível que as refeições sejam uma chance de conversar e negociar com os prospectos. Além disso, é provável que o colaborador leve pessoas para almoçar e jantar em bons restaurantes.
Percebeu como o objetivo pode alterar o perfil das refeições em viagens corporativas? É por isso que é tão importante considerar esses aspectos ao fazer a estimativa dos custos.
2. Pesquisar os restaurantes locais
Depois de considerar o objetivo da viagem, o gestor de compras pode pesquisar alguns restaurantes locais que sejam compatíveis com os objetivo — e, claro, verificar os preços que eles praticam.
Tenha em mente que uma única refeição pode variar entre menos de R$50 até várias centenas de reais, de acordo com o perfil do restaurante. Por isso, você deve se orientar pelo objetivo da viagem.
Identifique várias alternativas e trace um valor médio. Com isso, já é possível ter uma noção mais concreta do valor que será gasto. Além disso, durante a pesquisa, você pode descobrir boas opções de restaurantes a preços interessantes, o que é uma estratégia para reduzir custos sem perder a qualidade da experiência da viagem.
3. Considerar as refeições feitas no hotel
Em qualquer viagem, pelo menos algumas refeições são feitas no hotel. Quando isso acontece, é possível economizar, especialmente se o preço da hospedagem inclui café da manhã, meia pensão ou pensão completa. Considere essa alternativa, para não ter impactos nos custos com alimentação.
Para definir quais refeições podem ser feitas no hotel, é preciso analisar a agenda de compromissos da viagem. Por exemplo, se o colaborador tiver uma reunião logo de manhã, talvez ele precise tomar café no caminho, para evitar atrasos. Por outro lado, se os compromissos terminam cedo e não existe nenhum jantar de negócios marcado, ele pode fazer a refeição da noite no restaurante do hotel.
4. Verificar a cultura em relação às gorjetas
Em alguns locais, dar gorjeta é quase uma obrigação. Em outros, pode ser ofensivo e causar até um choque cultural. Por isso, vale a pena verificar qual é o costume no local da viagem, pois a gorjeta acaba elevando o preço das refeições. Se ela for necessária, precisa ser contabilizada no orçamento.
Também é uma boa ideia alinhar com a equipe qual será a política adotada em relação ao valor das gorjetas, quando elas forem necessárias. Do contrário, cada colaborador da empresa pode adotar um valor diferente, o que dificulta a gestão dos orçamentos de viagens corporativas. Defina uma porcentagem fixa, que todos possam seguir.
5. Conversar com o colaborador
O colaborador que vai fazer a viagem corporativa também precisa ser consultado. É importante descobrir se ele tem alguma necessidade alimentar específica, que possa afetar os custos ou o planejamento das refeições. Um exemplo são os indivíduos que têm intolerância severa ao glúten ou que seguem uma alimentação vegetariana ou vegana.
O fato de ser consultado também garante que o colaborador se sinta mais à vontade com a maneira como o orçamento da viagem é estruturado. É uma maneira de aumentar a transparência e, claro, a satisfação.
6. Inclua o custo de bebidas, snacks e eventuais gastos extras
Reduzir custos em viagens corporativas é importante, mas cuidado: um orçamento de alimentação muito apertado pode afetar negativamente a motivação do colaborador. Portanto, ao planejar o valor disponível para refeições em viagens corporativas, é importante incluir uma quantia referente ao custo de bebidas (ainda que não alcoólicas), snacks e eventuais gastos extras.
Imagine, por exemplo, que o colaborador se sinta fraco em determinado momento da viagem. Seria muito desconfortável se ele precisasse tirar do dinheiro destinado ao almoço ou jantar, para fazer um lanche rápido. Ele ficará muito mais tranquilo se souber que seu orçamento comporta essa gasto.
No caso específico das bebidas, a recomendação é ter uma política clara em relação às bebidas mais caras, como vinhos. Em uma refeição para impressionar um cliente, é aceitável pedir esse tipo de bebida, mas elas costumam ser o item mais caro em toda a alimentação. Para evitar exageros, os colaboradores precisam saber, antes de começar a viagem, o que é permitido ou proibido na hora de pedir bebidas.
7. Lembre-se da duração e do destino
Dois fatores essenciais para calcular o valor das refeições em viagens corporativas são a duração e o destino da viagem. Um restaurante bem conceituado de São Paulo e seu equivalente em uma cidade do interior de Minas Gerais provavelmente terão preços bem diferentes. Também vale a pena lembrar que, se a viagem for ao exterior, é preciso considerar o câmbio monetário do país.
Além disso, naturalmente, uma viagem de 2 dias e uma de 5 dias precisam ter orçamentos adaptados ao número de refeições que serão feitas durante esse tempo.
Calcular o valor das refeições em viagens corporativas é um pequeno detalhe que pode ter grande repercussão. Dependendo da duração, do destino e do objetivo da viagem, o custo pode ser tão grande quanto o da hospedagem ou das passagens. Por isso, negociar a alimentação no planejamento do orçamento é um erro que você precisa evitar.
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