Como simplificar suas reservas de viagens corporativas

Como em muitos setores, as viagens corporativas passaram por grandes mudanças nos últimos anos, devido aos avanços tecnológicos e às transformações no comportamento dos consumidores.

As reservas de viagens corporativas começaram a impor novos desafios aos organizadores. Encontrar o voo certo, o hotel e os meios de transporte ideais tornou-se uma tarefa mais dinâmica. Globalizar-se é fundamental, mas as empresas não podem se esquecer dos próprios diferenciais.

Se você quer entender como usar a tecnologia a seu favor e encontrar os parceiros ideais, está no lugar certo! Acompanhe as nossas dicas!

Por que simplificar as reservas de viagens corporativas?

As viagens corporativas são excelentes oportunidades para melhorar o relacionamento da empresa com a comunidade, atrair investidores, aumentar o campo de atuação, fechar contratos, promover produtos e serviços e fortalecer a imagem.

Hoje em dia, não basta comparecer a eventos em todo o mundo: é preciso que todos os elementos da viagem narrem a missão da empresa, desde a escolha do hotel e das roupas usadas pelos colaboradores até as mensagens veiculadas nas redes sociais

Se todos os itens compõem uma narrativa, fazer a gestão inteligente dessas viagens torna-se fundamental. Porém, como garantir que um profissional encarregado de tantas responsabilidades com a marca também se sobressaia no planejamento e na organização das reservas de viagens corporativas?

Quando os viajantes perdem tempo com tarefas administrativas, como pagamentos e preenchimento de relatórios de despesas e reservas durante as viagens, o prejuízo pode ser significativo. Em grandes empresas, o valor perdido anualmente com esse tipo de atividade chega na casa dos milhões. A solução, então, é simplificar. Saiba mais a seguir.

Como simplificar as reservas de viagens corporativas?

Recursos tecnológicos, políticas corporativas e novos serviços facilitam as viagens de seus colaboradores e os deixam livres para fechar bons negócios.

Defina uma política de viagens corporativas

Uma política de viagens corporativas clara, abrangente e detalhada fornece um norte para que os colaboradores saibam como se portar nessas ocasiões, bem como a quem recorrer e que tipos de valores precisam representar. A qualidade e os resultados das viagens melhoram, o que impacta diretamente na redução de custos.

Esse documento relata fornecedores, redes hoteleiras, companhias aéreas, determina um orçamento e descreve os parâmetros da viagem (em que classe os funcionários voam, como deve ser a hospedagem deles, que tipos de seguros contratar, entre outros).

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia fornece uma série de recursos para uma estratégia de gestão de viagens corporativas. Ferramentas podem ajudar a gerar relatórios, fazer a reserva de passagens e hotéis e manter-se de acordo com a política de viagens.

Procure por plataformas que tenham uma interface intuitiva e simples de usar, pois mais de um colaborador terá acesso a ela. A intenção aqui é melhorar a produtividade e não incluir mais aparatos tecnológicos para complicar a vida do funcionário!

Faça um bom controle de orçamento

Uma política de viagens facilita a administração de suas despesas. O que muitos gestores não compreendem é que um bom controle de orçamento é também uma eficaz ferramenta de planejamento, pois faz com que a empresa encare as próprias particularidades e se prepare com antecedência.

Ao implementar sua política de viagens, portanto, procure criar estratégias para economizar em suas viagens, fazer a gestão de custos invisíveis (como o late check-out, o no-show e outras tarifas corporativas) e analisar relatórios gerenciais.

Reduza o número de opções

Como dissemos anteriormente, o caminho é simplificar para os viajantes. Quando há muito conteúdo disponível, os critérios de avaliação ficam seriamente prejudicados, especialmente para quem é inexperiente nesse tipo de tarefa.

Conte com um parceiro que o ajude a selecionar as ofertas mais relevantes de aluguel de veículos, hotel e voo, levando em consideração a sua política corporativa, as preferências, as estratégias e o público interno da empresa.

Inclua seus colaboradores no planejamento

O gestor de viagens corporativas pode ficar sobrecarregado ao fazer o planejamento sozinho. Além disso, por não ter contato direto com as situações envolvidas na viagem, pode ser que ele não providencie as melhores soluções para os colaboradores. Por isso, especialistas indicam que esse profissional conte com o amparo dos demais funcionários.

Muitas tarefas relacionadas à gestão de viagens, tais como o gerenciamento financeiro e o treinamento dos colaboradores, envolvem conhecimentos de outros departamentos.

Assim, considerar a opinião de outros profissionais é uma maneira de fazer uma gestão mais colaborativa, inclusiva e funcional, dado que ela passa a se consolidar sobre experiências prévias. O planejamento, portanto, torna-se mais eficiente.

Conte com um serviço de gestão inteligente de viagens

Um parceiro responsável pela gestão de viagens trabalha para que todos os componentes da jornada funcionem perfeitamente: a coleta de faturas, os mecanismos de busca e reserva e a integração dos processos de pagamento.

gestão inteligente de viagens corporativas da Copastur oferece uma avançada tecnologia para aprimorar o atendimento, a organização e o controle para o mercado de viagens a negócios. O objetivo é agilizar a gestão dos gastos nesses segmentos, possibilitando um melhor aproveitamento do orçamento.

O cliente se beneficia dos acordos efetuados com os fornecedores. Além disso, o desenvolvimento e a implantação de uma política de viagem contribui com estratégias para a redução de custos, bem como com recursos para a inteligência de negócios (Business Intelligence). Os relatórios gerados nesse tipo de serviço permitem também o gerenciamento de despesas e a avaliação do retorno sobre o investimento (ROI).

Com uma equipe graduada em diversas áreas do conhecimento, A Copastur consegue amparar os clientes com uma consultoria estratégica, deixando os bons negócios assumirem protagonismo em sua viagem! A empresa é certificada pela ISO 9001 e 14001 e trabalha com fornecedores qualificados de acordo com a ISO 9001.

Para quem está começando neste segmento, a gestão inteligente tem ainda mais benefícios, pois oferece suporte emergencial 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana, e um gestor comercial dedicado.

Viagens corporativas são excelentes oportunidades para expandir as operações de uma empresa, motivar o público interno e fortalecer a imagem  da corporação.

Porém, quando os próprio colaboradores precisam fazer todo o gerenciamento, corre-se o risco de perder o foco nos negócios. Quando for programar a próxima viagem corporativa, lembre-se de que uma boa agência de viagens pode te ajudar nessa tarefa!

E você, gostou das nossas dicas para aprimorar suas reservas de viagens corporativas? Compartilhe o nosso post no Facebook e no LinkedIn e marque os seus colegas de trabalho. Esse pode ser o começo de uma nova era para a expansão de sua empresa!

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