A reserva de passagem aérea para viagens corporativas é um dos principais desafios que as pessoas gestoras possuem no dia a dia, pois envolve não apenas a busca pelo melhor preço, mas, também, a consideração de fatores como datas, horários, conveniência e políticas da empresa.
Por isso, contar com plataformas, sistemas de reservas e apoio especializado é algo que facilita o processo, garantindo economia e eficiência para a empresa. Se você quer entender como usar a tecnologia a seu favor, descobrir as melhores ferramentas e encontrar os parceiros de negócios ideais, está no lugar certo. Acompanhe as nossas dicas!
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Como funciona a reserva de passagem aérea?
A reserva de passagens aéreas para viagens corporativas, em comparação às viagens pessoais, tem um processo mais estruturado e com ferramentas específicas para otimizar custos e garantir a conformidade com as políticas da empresa. Normalmente, esse processo inclui os seguintes passos:
- Planejamento e aprovação: definição dos objetivos da viagem e aprovação com base na política de viagens da empresa;
- Reserva e compra de passagens: a passagem é reservada e a pessoa colaboradora recebe a confirmação da reserva e os detalhes da viagem.
Como fazer reserva de passagens aéreas?
As empresas dos mais diversos setores têm à sua disposição várias opções para a reserva de passagens aéreas, porém, cada uma com as suas vantagens e desvantagens. Confira as principais!
Negociação direta com companhias aéreas
A negociação direta com companhias aéreas é uma estratégia adotada por algumas empresas para a reserva de passagens aéreas. Essa abordagem envolve estabelecer acordos corporativos com transportadoras específicas, que podem resultar em tarifas mais competitivas e benefícios adicionais, como upgrades e acesso a salas VIP.
Ao concentrar o volume de viagens em um número limitado de companhias aéreas, as empresas conseguem obter melhores condições e um atendimento prioritário. Por outro lado, essa opção requer um investimento significativo de tempo e recursos na negociação e manutenção dos acordos, além de uma análise cuidadosa da gestão para garantir que os benefícios superem os custos.
Plataformas de reserva online
As plataformas de reserva online vêm se tornando cada vez mais populares entre as empresas, já que oferecem maior autonomia e transparência nos custos. Essas soluções permitem que as pessoas colaboradoras façam as suas próprias reservas dentro de diretrizes estabelecidas pela empresa, proporcionando flexibilidade e controle sobre o processo.
Além disso, muitas plataformas também possuem recursos avançados, como comparação de preços, análise de despesas e relatórios detalhados, facilitando a gestão e o monitoramento das viagens corporativas.
Reserva de passagem aérea por meio de agências de viagens corporativas
As agências de viagens corporativas como a Copastur são uma opção muito procurada para a reserva de passagens aéreas, pois oferecem serviços personalizados e suporte dedicado. Essas agências trabalham em estreita colaboração com as empresas, para entender minuciosamente as suas necessidades específicas e criar pacotes de viagem sob medida.
Elas também lidam com todas as questões burocráticas relacionadas às reservas, desde a negociação de tarifas até a emissão de bilhetes, permitindo que os funcionários da empresa contratante se concentrem nas atividades profissionais em vez de gastar tempo com isso. Ademais, as agências de viagens corporativas possuem amplo conhecimento do mercado e podem oferecer conselhos valiosos sobre rotas, horários e opções de voo para cada situação.
Benefícios de fazer a reserva de passagens aéreas
Reservar passagens aéreas corporativas traz vários benefícios, que podem otimizar tanto o custo quanto a eficácia das viagens de negócios. Listamos e explicamos os principais!
Economia de custos
As empresas costumam ter acesso a tarifas especiais e descontos exclusivos ao fazer a compra de passagens corporativas, gerando economias significativas em relação às passagens individuais.
Flexibilidade
Geralmente, os programas de viagens corporativas incluem políticas de cancelamento e alteração de passagens mais flexíveis. Isso permite que os funcionários ajustem os itinerários com menos penalidades, o que é essencial nos casos de mudanças de última hora.
Programas de fidelidade
Na reserva de passagens aéreas, as empresas podem acumular pontos ou milhas em programas de fidelidade, que podem ser usados para futuros voos ou upgrades, beneficiando tanto a própria organização quanto os viajantes.
Como simplificar a reserva de passagens aéreas para viagens corporativas?
Recursos tecnológicos, políticas corporativas e novos serviços facilitam as viagens das pessoas colaboradoras da sua empresa, além de deixá-las livres para fechar bons negócios. Veja abaixo algumas dicas para otimizar o processo de reserva de passagens aéreas:
Defina uma política de viagens corporativas
Uma política de viagens corporativas clara, abrangente e detalhada dá um norte para que os funcionários saibam como se portar nessas ocasiões e a quem recorrer. Assim, a qualidade e os resultados das viagens melhoram, e os custos são reduzidos. Esse documento mostra os fornecedores, redes hoteleiras e companhias aéreas, determina o orçamento e descreve os parâmetros da viagem: em que classe as pessoas colaboradoras voam, como deve ser a hospedagem, quais tipos de seguros contratar, entre outros.
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia fornece uma série de recursos para uma estratégia de gestão de viagens corporativas. Há ferramentas que podem ajudar a gerar relatórios, fazer a reserva de passagens e hotéis e, ainda, manter-se de acordo com a política de viagens. Primeiramente, opte por plataformas com uma interface intuitiva e simples de usar, visto que mais de uma pessoa colaboradora terá acesso a elas. A intenção é melhorar a produtividade, e não complicar a vida do funcionário!
Faça um bom controle de orçamento
Um bom controle de orçamento é uma ferramenta eficaz de planejamento, porque faz com que a empresa encare as próprias particularidades e se prepare com antecedência. Portanto, ao implementar a sua política de viagens, crie estratégias para economizar, gerar saving, fazer a gestão de custos invisíveis (como late check-out, no-show e outras tarifas corporativas) e analisar relatórios gerenciais.
Reduza o número de opções
Como falamos anteriormente, o caminho é simplificar a vida dos viajantes. Quando há muitas opções disponíveis, os critérios de avaliação ficam prejudicados, especialmente para quem é inexperiente nesse tipo de tarefa. Conte com um parceiro que te ajude a selecionar as ofertas mais relevantes de aluguel de veículos, hotel e voo, levando em consideração a sua política corporativa, preferências, estratégias e público interno da empresa.
Inclua as pessoas colaboradoras no planejamento
O gestor de viagens corporativas pode ficar sobrecarregado ao fazer o planejamento sozinho. E, por não ter contato direto com as situações envolvidas na viagem, pode não conseguir as melhores soluções para as pessoas colaboradoras. Logo, especialistas indicam que esse profissional conte com o amparo dos demais funcionários.
Muitas tarefas relacionadas à gestão de viagens, como o gerenciamento financeiro e o treinamento dos funcionários, envolvem conhecimentos de outros departamentos. Considerar a opinião de outros profissionais é uma maneira de fazer uma gestão mais colaborativa, inclusiva e funcional, que passa a se consolidar a partir de experiências prévias. Assim, o planejamento se torna mais eficiente.
Conte com um serviço de gestão inteligente de viagens
Um parceiro responsável pela gestão de viagens trabalha para que todos os componentes da jornada funcionem perfeitamente, desde a coleta de faturas, os mecanismos de busca e reserva até a integração dos processos de pagamento.
A gestão inteligente de viagens corporativas da Copastur oferece uma tecnologia avançada para aprimorar o atendimento, a organização e o controle de viagens a negócios. O objetivo é agilizar a gestão dos gastos nesses segmentos, possibilitando um melhor aproveitamento do orçamento.
O cliente se beneficia dos acordos efetuados com os fornecedores. Além disso, o desenvolvimento e a implantação de uma política de viagens contribui com estratégias para a redução de custos, bem como com recursos para a inteligência de negócios (Business Intelligence). Os relatórios gerados nesse tipo de serviço permitem, também, o gerenciamento de despesas e a avaliação do retorno sobre o investimento (ROI).
Com uma equipe de especialistas de diversas áreas, a Copastur consegue amparar os clientes com uma consultoria estratégica, deixando que os bons negócios assumam o protagonismo na sua viagem corporativa! Somos certificados pela ISO 9001 e 14001, e trabalhamos com fornecedores qualificados de acordo com a ISO 9001. A gestão inteligente tem ainda mais benefícios, pois oferece suporte emergencial 24 horas, durante os 7 dias da semana, e um gestor comercial dedicado.
Agora que você já sabe tudo sobre a reserva de passagens aéreas, conheça os serviços da consultoria de viagens corporativas da Copastur e eleve a gestão de viagens da sua empresa a um novo patamar!
