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Os sistemas de workflow são ferramentas essenciais para otimizar processos complexos e assegurar a eficiência operacional nas organizações. Essa tecnologia automatiza fluxos de trabalho, padroniza etapas e garante que todas as tarefas sigam uma sequência lógica, reduzindo falhas humanas e aumentando a produtividade.
A aplicação de um sistema de workflow é especialmente indicada para áreas que envolvem múltiplas aprovações e interações entre diferentes departamentos, como Viagens Corporativas, Eventos e Compras (Procurement).
Tradicionalmente, a aprovação de uma viagem, a organização de um evento ou a aquisição de um bem ou serviço pode envolver uma cadeia morosa de e-mails, documentos físicos e verificações manuais de orçamento e política interna.
Essa fragmentação não apenas aumenta o risco de desvios e atrasos, mas também dificulta a visibilidade e o controle dos gastos, impactando diretamente o compliance e a saúde financeira da organização.
Neste artigo, você vai entender o conceito de sistema de workflow, suas principais funcionalidades e como aplicá-lo de forma eficiente nas áreas de viagens, eventos e compras. Continue a leitura!
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O que é sistema de workflow?
O sistema de workflow é a sequência de processos pela qual determinada atividade passa, do momento em que é iniciada até sua conclusão. Todas as atividades de uma organização possuem um sistema de workflow essencial.
O problema é que nem sempre isso é organizado da maneira certa. Em algumas empresas, ele nem é padronizado. Esse obstáculo impede a obtenção dos melhores resultados.
Quais as principais vantagens do Workflow?
Sabe qual é a vantagem do workflow para as compras e contratações corporativas da sua empresa? Mais do que eficiência, ele tem um papel estratégico na economia e no controle de custos.
Quando não existe um fluxo bem estruturado, é comum que as aquisições sejam feitas às pressas, o que geralmente resulta em preços mais altos e condições menos vantajosas.
Com um sistema de workflow bem organizado, sua empresa ganha tempo e previsibilidade para planejar cada etapa, pesquisar fornecedores, negociar valores e garantir o melhor custo-benefício, sem comprometer prazos ou qualidade.
Além disso, o processo se torna rastreável e transparente, fortalecendo o compliance e a gestão orçamentária.
Essas vantagens não se aplicam apenas às compras de materiais e suprimentos, mas também à contratação de serviços, como viagens e eventos corporativos.
No caso das viagens, o workflow automatiza aprovações, integra políticas internas e facilita o controle de despesas. Já nos eventos, garante que todo o processo — da solicitação de orçamentos à reserva de espaços e fornecedores — siga um fluxo padronizado e auditável, evitando falhas e assegurando agilidade, economia e governança em cada etapa.
Conceitos chave relacionados a sistemas workflow
Para aplicar o sistema de workflow, é necessário entender alguns conceitos importantes. Veja só:
Workflow ou BPM
Em primeiro lugar, você precisa entender que o sistema de workflow não é a mesma coisa que o BPM (Business Process Management). Embora “processo” seja uma palavra-chave para ambos, eles não se confundem.
Enquanto o workflow é a parte que modela os processos da empresa, efetivamente desenhando os fluxos, o BPM é bem mais amplo. Trata-se de uma área de gestão, como a de pessoas ou de projetos, por exemplo. Por isso, ele se ocupa de realizar planejamento, análises, monitoramentos e tomar decisões.
Ferramentas de integração
O grande obstáculo na aplicação do workflow é a integração entre as etapas que constituem o fluxo de trabalho. Por esse motivo, existem ferramentas específicas que permitem acompanhar o avanço de uma atividade dentro da sequência de processos.
Aqui vai uma boa notícia: muitas ferramentas apostam em recursos visuais, sendo fácil construir e monitorar o workflow, mesmo sem um vasto conhecimento técnico. Dessa forma, basta um olhar para entender em qual etapa do fluxo a atividade se encontra e qual será o próximo passo.
Quais são os tipos de workflow?
Não existe somente um tipo de workflow. Na verdade, podemos destacar, pelo menos, três. Cada um deles tem suas vantagens e é adequado para uma situação diferente. Vamos ver quais são eles?
Ad hoc workflow
Esse é um modelo mais flexível, em que as regras podem ser criadas ou modificadas, mesmo depois que a atividade começar e entrar no fluxo de trabalho. De maneira geral, é ideal para atividades em que as etapas e os envolvidos são relativamente independentes.
Caso você esteja curioso, a expressão “ad hoc” vem do latim e significa “para esta finalidade”.
Workflow administrativo
O workflow administrativo é caracterizado por regras e fluxos simples, previsíveis e repetitivos. É o caso, por exemplo, da elaboração de um relatório de despesas ou da autorização de uma viagem corporativa.
Workflow de produção
Não pense que esse fluxo de trabalho aplica-se apenas ao chamado chão de fábrica. Apesar do nome, ele pode ser utilizado em atividades administrativas, desde que atendam à sua característica principal: regras e fluxos complexos, muitas vezes envolvendo diferentes sistemas de informação.
Um bom exemplo de workflow de produção seria o caso da contratação de um empréstimo para a sua empresa. É preciso ter a participação de várias partes, trabalhando com diferentes focos, para chegar ao resultado final.
Qual é a complexidade no sistema de workflow?
No item anterior, você percebeu que podem existir diferentes níveis de complexidade entre workflows. Em alguns, o fluxo de trabalho é uma linha reta, com a atividade avançando linearmente da mão de um colaborador para o outro. Em outros, o fluxo é composto por várias linhas que avançam simultaneamente, em direções diferentes.
Isso levanta uma questão importante: como o gestor de compras pode se posicionar dentro dessa complexidade?
Se as compras corporativas exigem um sistema de workflow que envolve diferentes setores para chegar a uma decisão, você vai enfrentar um problema com o tempo.
Para lidar com esse dilema, em primeiro lugar, é preciso ter uma forma de controlar o avanço da atividade. Para isso, as ferramentas de integração (ou, em outros termos, os softwares de gestão de workflow) trazem um suporte valioso.
Em segundo lugar, você deve buscar sempre formas de simplificar o fluxo. Tenha em mente que, nesse caso, objetividade e centralização são equivalentes a eficiência. Portanto, adote uma abordagem lean — enxuta. Procure identificar e eliminar etapas excessivas ou redundantes.
Tenha em mente que a implementação do sistema de workflow não serve apenas para organizar uma atividade. Ele também permite que, a partir de uma prática padronizada, seja possível analisar criticamente a forma como essa atividade é desempenhada. Assim, você terá uma base sólida para identificar oportunidades de melhoria.
Talvez acabe percebendo que um certo processo, que hoje faz parte do fluxo de uma compra comum, não é indispensável; que ele causa atrasos, os quais ultrapassam seus possíveis benefícios. Quando isso acontecer, cabe a você eliminar esse processo ou substituí-lo por outro mais adequado.
Como implementar o sistema de workflow na prática?
Workflow em Compras Corporativas
Na área de Compras, o workflow é fundamental para garantir a governança e a rastreabilidade de todo o ciclo Purchase-to-Pay (P2P) — da requisição ao pagamento. Ele automatiza o roteamento de Solicitações de Compra (SCs) com base em regras predefinidas, como o valor limite, o tipo de item ou o departamento solicitante.
Ao garantir que nenhuma compra ultrapasse os limites orçamentários sem a devida aprovação escalonada, a empresa reduz gastos não planejados (o chamado shadow IT, quando áreas adquirem serviços fora da governança corporativa) e assegura o cumprimento das políticas internas.
A automação conecta a aprovação inicial, a cotação com fornecedores, a emissão do Pedido de Compra (PC) e a entrada da Nota Fiscal, transformando um processo manual e suscetível a erros em uma cadeia digital fluida e auditável.
Principais etapas para aplicação do workflow em compras:
- Identificação da necessidade: diagnosticar o que precisa ser comprado, alinhando às demandas internas e ao orçamento disponível.
- Aprovação da requisição: validar formalmente a solicitação, conferindo conformidade com políticas internas.
- Pesquisa e seleção de fornecedores: coletar cotações e avaliar fornecedores confiáveis, buscando pelo menos três opções.
- Emissão da ordem de compra: após aprovação financeira, emitir o pedido formal ao fornecedor.
- Recebimento e conferência: registrar a entrada dos produtos/serviços e verificar conformidade.
- Pagamento e documentação: realizar o pagamento conforme condições e armazenar a documentação para auditoria.
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Workflow em Viagens Corporativas
O workflow de viagens corporativas centraliza a gestão de despesas antes mesmo que elas ocorram, atuando de forma preventiva e garantindo compliance e economia.
O sistema funciona como um guardião da política de viagens, validando automaticamente se a classe de voo, tipo de hospedagem ou transporte solicitado está de acordo com o perfil e o nível hierárquico do colaborador.
Com aprovações automatizadas e rastreáveis, o gestor pode autorizar deslocamentos de forma ágil, mas rigorosa, evitando custos desnecessários, multas por cancelamento e reservas fora das regras. Além disso, todas as informações ficam integradas ao relatório de despesas, facilitando a prestação de contas e auditoria.
Etapas do workflow em viagens corporativas:
- Solicitação da viagem: colaborador preenche o pedido com detalhes de destino, período e motivo.
- Aprovação automatizada: gestores analisam e aprovam conforme políticas de custo e necessidade.
- Reserva e contratação: reserva automática de passagens, hospedagens e transporte via sistema.
- Gerenciamento de despesas: controle dos gastos com limites pré-definidos e prestação de contas digital.
- Relatórios e análise: consolidação dos dados para análise de custo-benefício e revisão de políticas.
Com isso, o workflow garante não apenas o cumprimento das políticas internas, mas também a otimização do orçamento e uma experiência mais fluida para o colaborador em viagem.
Workflow em Eventos Corporativos
O workflow de eventos corporativos transforma o planejamento de eventos corporativos em uma sequência coordenada e rastreável de tarefas, com responsabilidades bem definidas.
Ele gerencia o projeto como um todo, disparando automaticamente sub-workflows paralelos para áreas como Logística, Marketing e Finanças assim que o evento é aprovado.
Por meio de alertas, prazos e aprovações automatizadas, o sistema assegura que tarefas críticas — como o briefing da equipe de audiovisual, a criação do hotsite ou a assinatura de contratos com fornecedores — sejam concluídas no tempo certo.
Essa estrutura cria uma visão unificada do status do evento, permitindo que os gestores acompanhem o andamento em tempo real e identifiquem gargalos antes que eles se tornem problemas.
Etapas do workflow em eventos corporativos:
- Planejamento e proposta: definir objetivos, orçamento e recursos necessários.
- Aprovação e contratação: validar propostas e formalizar contratos com fornecedores.
- Execução do evento: acompanhar cronograma, logística, convites e credenciamento.
- Monitoramento e ajustes: controlar o andamento das atividades e resolver imprevistos.
- Pós-evento: avaliar resultados, coletar feedback e gerar relatórios de desempenho.
Ao centralizar todas as etapas e responsáveis, o workflow em eventos permite um gerenciamento preditivo, com visão total sobre prazos, custos e entregas.
Esses passos, quando transformados em workflows automatizados, otimizam a gestão, reduzem erros, aceleram processos e aumentam o controle e a transparência nas operações.
Cada fluxo pode ser customizado conforme as particularidades da empresa e as ferramentas tecnológicas disponíveis.
Quais são as principais funcionalidades que um sistema de workflow deve ter?
Um bom sistema de workflow deve oferecer funcionalidades que garantam automação, controle e rastreabilidade em cada etapa do processo.
Entre as principais estão:
- A criação e personalização de fluxos de aprovação, permitindo adaptar o sistema às regras e políticas internas da empresa;
- O roteamento automático de tarefas, que encaminha cada solicitação para o responsável certo, reduzindo falhas manuais;
- A gestão de prazos e alertas, que mantém o fluxo em andamento e evita atrasos. Além disso, é essencial contar com integração com outros sistemas corporativos — como ERP, plataformas de viagens ou ferramentas financeiras — para centralizar dados e eliminar retrabalho.
- Recursos de monitoramento em tempo real e relatórios analíticos também são fundamentais para avaliar desempenho, identificar gargalos e aprimorar continuamente os processos.
Como as soluções da Copastur ajudam a automatizar os processos das empresas?
As soluções da Copastur ajudam a automatizar os processos das empresas ao integrar todas as etapas da gestão de viagens e despesas em um ecossistema digital único.
Por meio do SuperApp C+, é possível centralizar solicitações, aprovações e reservas de viagens em um fluxo automatizado, garantindo compliance em viagens corporativas com as políticas internas e eliminando tarefas manuais.
Já ferramentas como o Expense Management, o Copastur Card e o Sourcing de Hotéis otimizam o controle financeiro, desde o adiantamento até a prestação de contas, reduzindo erros e aumentando a transparência.
Com a automação dos processos, as empresas ganham eficiência operacional, visibilidade em tempo real dos gastos e capacidade de tomar decisões mais estratégicas baseadas em dados consolidados.
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