Política de Viagem Corporativa — Entenda Como Definir

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Já parou para pensar que viagens corporativas são determinantes para o sucesso de um negócio? Afinal de contas, é por meio delas que empresas correm atrás de oportunidades de estabelecer novos acordos comerciais e parcerias, participam de feiras e eventos do mercado e mantém contato com seus clientes.

Mas, vale ressaltar que para aproveitar esse momento é fundamental determinar uma política de viagem corporativa eficiente. Ela irá ajudar a sua empresa a organizar procedimentos, criar regras, diminuir custos e otimizar resultados controlando o budget para essas viagens. Entenda melhor esse assunto!

O que é uma política de viagem corporativa

A política de viagem corporativa é um documento que estabelece parâmetros aos deslocamentos (sejam eles nacionais ou internacionais) realizados pelos funcionários em compromissos profissionais. Nela, deverão constar detalhes a respeito de quaisquer aspectos envolvidos na realização de uma viagem de negócios, como limite de gastos, antecedência para compra das viagens, fluxo de aprovação e regras para realizar qualquer tipo de despesas durante esses deslocamentos.

Essa política deve ser extremamente clara e objetiva, para não deixar margem a ambiguidades ou dúvidas e de forma que todos os viajantes tenham clareza para utilizá-la e seguí la, sem risco para burlar as regras.

Dessa forma, a parametrização da política de viagens será mais assertiva para prever no momento da solicitação, como deve ser o fluxo de aprovação para que a realização da viagem, tenha rapidez e o processo seja controlado. Isso, tanto para o transporte aéreo e terrestre, como hospedagem e outros serviços disponíveis para cada funcionário até o meio de pagamento e reembolso das despesas.

Por que essa política é tão importante?

Diminuir custos, sem perder a qualidade dos serviços prestados aos funcionários viajantes: esse é um dos principais objetivos das empresas que submetem funcionários a deslocamentos frequentes. A política de viagens, quando bem estruturada e implementada, facilita a tomada de decisões e o trabalho do gestor, norteando suas ações para que a busca pelo melhor custo-benefício esteja à frente na realização de qualquer negociação, garantindo total controle do budget dessas despesas.

Devendo estar sempre alinhada ao perfil e às necessidades da organização, uma das grandes vantagens de se adotar uma política para essas ocasiões está na padronização de procedimentos. Só isso já garante, ao mesmo tempo, que o viajante tenha o máximo de conforto, segurança e bem-estar em seus deslocamentos, sem que a empresa deixe de ter controle dos gastos, evitando despesas desnecessárias.

Por valorizar sempre a busca pelas melhores condições, a aplicação dessas políticas estimula a realização do planejamento das viagens com antecedência, ao mesmo tempo que favorece, a criação de ações específicas no caso de imprevistos. Sem deixar de citar, a possibilidade de obtenção de descontos e outros benefícios tanto para a empresa como para seus funcionários, como acúmulo de milhas e possibilidade de acordos corporativos com tarifa especiais, que podem ser estendidas para viajantes, durantes suas férias.

Elaborar e incentivar a adoção de uma política de viagem corporativa permite aos viajantes tomarem conhecimento a respeito de seus direitos e deveres previamente, pois o documento deixa claro quais tipos de serviços e comodidades estarão disponíveis a determinados cargos, quais são as regras para a obtenção de reembolsos, como funcionará a prestação de contas, dentre outros detalhes tão importantes.

Como elaborar a política de viagem corporativa e o que exatamente ela deve conter?

O primeiro aspecto relevante para se ter em mente durante a elaboração de uma política de viagem corporativa é que ela deve ser objetiva. Porém, ela deve ser completa, para atender às necessidades da empresa e estar em conformidade com suas peculiaridades, ao mesmo tempo em que corresponde aos anseios e às carências dos viajantes. Especialmente nesse momento inicial, contar com a participação de várias áreas da empresa na elaboração da política de viagens, pode dar à construção do documento um caráter mais amplo, o que é bastante positivo.

Por mais que o nível de detalhamento da política possa variar de acordo com o perfil da empresa, a verdade é que quanto mais informações forem incluídas, maiores serão as possibilidades de prevenção de imprevistos, prejuízos e até estresse ao viajante e ao gestor da área. Dentre outros aspectos, alguns dos principais dados a serem contemplados na política de viagem corporativa são:

Diretrizes

Inicialmente, é preciso indicar a quem se destina a aplicação da política de viagens, quais são os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem corporativa, bem como os pré-requisitos para sua realização. Esclarecer também, com clareza, quais são as respectivas definições para os termos empregados no documento, pode evitar interpretações equivocadas e mal-estar entre os colaboradores.

Objetivos

Os tipos de objetivos da política de viagem corporativa podem variar de acordo com as peculiaridades da instituição. Porém, é importante estabelecê-los com clareza e amplitude, pois eles nortearão todas as ações envolvidas na realização de qualquer viagem. O bem-estar, a segurança e o conforto dos funcionários, bem como o controle de despesas, a diminuição dos gastos e o consequente aumento dos savings são alguns exemplos de objetivos a serem estipulados.

Condições

Nesse tópico especificamente, a política de viagens estabelecerá as normas que orientarão a reserva, a compra e a utilização de serviços e produtos. Em que classe viajarão determinados colaboradores, que categoria de veículo pode ser locada para cada cargo e qual tipo de hospedagem estará à disposição de cada um, são alguns exemplos. Esses são apenas alguns pontos que devem ser previstos (em detalhes) no conjunto de regras.

Reembolsos

Para evitar possíveis abusos e divergências entre os viajantes, esclarecer previamente quais ítens são reembolsáveis e quais não são, além dos valores e pré-requisitos para a obtenção de adiantamentos é uma das funções da política de viagens de uma empresa.

Também é necessário especificar detalhadamente que tipo de despesas o viajante pode realizar por conta da empresa. Vale deixar claro se existe a necessidade de apresentação de comprovantes e relatórios, para que a organização seja capaz de efetivamente controlar os gastos com viagens por meio da análise e da comparação de informações e documentos apresentados.

A realização de benchmarking pode ser útil para que a empresa tenha inspiração de cases de sucesso no momento da elaboração de sua política de viagens corporativas. Mas atenção: a política deve ser personalizada à realidade e às necessidades de cada corporação! Vela ressaltar, que cada empresa deve ter a sua política com detalhes específicos para seu negócio.

Assim, ouvir a opinião de seus colaboradores e analisar com profundidade as próprias características, incluindo metas e desafios, é a maneira mais eficiente de se elaborar uma política de viagens que permita fazer cada vez mais, com menor custo possível. Garantir viagens seguras, tranquilas e eficazes, sem deixar de lado os interesses da empresa: esse é o segredo.

O que achou das nossas dicas? Sua empresa já está providenciando esse documento? Aproveite para ler outros conteúdos como esse aqui no blog da Copastur!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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