5 estratégias para evoluir a experiência do colaborador nas viagens corporativas 

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Cada vez mais valorizada dentro das empresas, a experiência do colaborador é peça chave para garantir a satisfação dos profissionais. Dessa forma, é importante proporcionar momentos positivos em todas as vivências dos integrantes da sua equipe, principalmente nas viagens corporativas. 

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Para se ter uma ideia, segundo pesquisa da Robert Half, para 66% dos entrevistados, um ambiente de trabalho saudável e acolhedor é decisivo na hora de escolher onde trabalhar. Ou seja, fica claro que a experiência do colaborador pesa e muito na decisão das pessoas. 

Neste sentido, é bom olhar mais de perto a situação das viagens empresariais. Isso porque, muitas vezes, os deslocamentos de negócios não são vistos com bons olhos pelos funcionários por terem que ficar distante da família. Então, é necessário que as organizações adotem medidas para que esses dias longe de casa, durante atividades de trabalho, sejam os melhores possíveis, com segurança, conforto e bem-estar. 

Vale destacar, inclusive, que, para 71% dos profissionais na América Latina, a experiência na viagem afeta a satisfação com o emprego, de acordo com levantamento da GBTA.

Mas o que é a experiência do viajante corporativo? 

A experiência do colaborador nas viagens corporativas se refere à vivência e à percepção dos colaboradores durante os deslocamentos. Envolve desde o planejamento da viagem, com reserva de passagem e hospedagem, até a estadia no local, com alimentação e transporte, e o retorno. Dessa forma, é importante: 

  • Ter uma política de viagens, com processos claros de gastos, reembolsos, seguro-viagem, entre outros. A depender da política, inclusive, é possível dar mais autonomia e flexibilidade para o funcionário na escolha de fornecedores e nas reservas; 
  • Estruturar um roteiro bem organizado; 
  • Garantir maior conforto ao longo dos percursos; 
  • Escolher uma hospedagem que atenda às necessidades do colaborador, como por exemplo, um Wi-Fi de qualidade; 
  • Adotar um horário mais flexível para o viajante; 
  • Disponibilizar ferramentas para otimizar a rotina e a produtividade do viajante no trabalho ao longo da viagem; 
  • Oferecer a oportunidade de emendar uma viagem de lazer com a de negócios, o chamado bleisure

Após a volta, também é uma boa prática fazer uma pesquisa de satisfação para entender como foi a experiência do colaborador e o que pode ser melhorado. 

Leia também: 6 dicas para manter a produtividade em viagens a trabalho 

Importância de fortalecer a experiência do colaborador nas viagens 

Nas viagens de negócios, os profissionais enfrentam diversos desafios em suas jornadas, como períodos cansativos de deslocamentos, conhecimento dos novos ambientes e adaptação. Tais fatores podem prejudicar a produtividade e até mesmo a saúde das pessoas. 

Por isso, ao investir em uma boa experiência do colaborador nas viagens, sua empresa demonstra o cuidado e o apoio aos funcionários. O que promove uma série de vantagens para a organização como: 

  • Contribui para um clima organizacional positivo; 
  • Aumenta a eficiência durante a viagem; 
  • Melhora a imagem empresarial junto a funcionários, parceiros e clientes; 
  • Promove maior capacidade de atração e retenção de talentos. 

Leitura recomendada: Comunidade de marca: Você sabe o que é e por que é importante? 

Principais ações para evoluir a experiência do colaborador 

1. Personalização 

Em primeiro lugar, é fundamental que a empresa entenda o perfil de cada viajante corporativo. Ao conhecer profundamente os gostos, preferências e desejos, é possível facilitar a jornada e garantir uma experiência tranquila, oferecendo: 

  • Itinerários sob medida; 
  • Acomodações alinhadas ao estilo de viagem do colaborador; 
  • Opções de transporte personalizados; 
  • Sugestões de restaurantes e atrações locais conforme os interesses do viajante;   
  • Entre outros. 

Veja mais: Saiba o que é hiperpersonalização e veja como impulsionar sua viagem corporativa 

2. Utilização de tecnologias 

As empresas também precisam implementar ferramentas tecnológicas que otimizem a rotina das pessoas durante as viagens. Afinal, existem sistemas para: 

  • Reservas inteligentes de hospedagem de modo digital; 
  • Comunicação online instantânea com seus gestores; 
  • Assistentes virtuais da agência organizadora da viagem para apoiar na resolução de imprevistos; 
  • Gestão e controle de despesas, otimizando os relatórios de gastos; 
  • Locar carros ou solicitar motoristas de aplicativos. 

O objetivo é tornar a experiência do colaborador mais fluida e o controle da empresa mais eficiente. No entanto, as tecnologias ainda precisam evoluir. 

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Conforme pesquisa GBTA Business Travel Index Outlook, 49% das empresas identificaram problemas de experiência do usuário nas plataformas usadas. Outros números mostram um cenário realmente preocupante: 

  • 47% se queixam que as plataformas de gestão de alterações e cancelamentos apresentam problemas; 
  • 27% afirmam que as plataformas não possuem uma experiência consistente entre dispositivos. 

Leia também: Soluções Para Viagens Corporativas: Como Trazer Conforto ao Viajante usando Tecnologia?  

3. Coleta e análise de dados 

Atualmente, a coleta e a análise de dados sobre todos os processos das viagens são fundamentais. Até porque, com essas informações na palma da mão, é possível identificar ineficiências e potenciais de melhoria na experiência do colaborador, gerando insights para uma tomada de decisão mais estratégica. Porém, ainda existe uma falta de dados confiáveis para avaliações.  

De acordo com o estudo do GBTA, 37% das organizações admitem ter dificuldades em gerar dados sobre as viagens a trabalho. Vale lembrar que cada viagem é uma mina de informações. Então, é necessário contar com uma análise criteriosa para qualificar os dados corretamente e ter uma visão aprimorada das preferências dos colaboradores. 

4. Facilidade na prestação de contas 

Lidar com recibos e notas fiscais para prestar contas, solicitar reembolsos e realizar relatórios de despesas é um dos grandes pesadelos dos viajantes corporativos. Mas estes processos são essenciais para uma boa gestão de gastos nas viagens. Portanto, nada melhor do que usar a tecnologia aqui para facilitar a vida de todos. 

Imagine só ter um cartão corporativo para realizar seus pagamentos de modo mais simples e rápido. Do outro lado, a gestão consegue ter visibilidade e controle dos custos, com análise das despesas em tempo real, eliminando os processos burocráticos de reembolso. 

Leia também: Planilha de reembolso: saiba como otimizar o processo 

5. Integração de plataformas 

As plataformas integradas, sejam na web ou via aplicativos, permitem que os colaboradores viajantes acessem informações de viagens, controlem despesas, solicitem reservas de carros ou de motoristas.  

Todas as etapas ocorrem em um único lugar, sem a necessidade de alternar entre diferentes ferramentas. O que facilita a experiência do colaborador, economiza tempo, reduz a chance de erros e ainda permite se focar em suas atividades. Essa integração também contribui para uma análise de dados mais assertiva. 

Como a Copastur pode ajudar na experiência do colaborador viajante 

Com mais de 50 anos de experiência e conhecimento de mercado, a Copastur oferece soluções completas de viagens corporativas. Assim, realizamos todo o planejamento e gestão das suas viagens, facilitando as operações e gerando maior eficiência. 

Contamos com ferramentas tecnológicas, mas com foco nas pessoas em todos os nossos processos, unindo inovação e humanização. Por isso, temos uma consultoria dedicada, atendimento humanizado e assistência 24 horas para lidar com imprevistos, como alterações de voos, problemas com reservas de hotel etc. 

Nossa célula de Customer Success atua bem próximo do cliente para entender suas dores e desafios, oferecendo serviços flexíveis e personalizados, além de cocriar novas soluções caso seja necessário. 

Com nosso atendimento omnichannel, alcançamos a marca de 95% de clientes satisfeitos ou muito satisfeitos. 

Veja também: Como a Copastur conecta jornadas e personaliza sua experiência 

Também temos serviços importantes para apoiar a experiência do colaborador como:  

  • Business Intelligence para integrar dados das viagens e oferecer informações relevantes para os gestores tomarem decisões mais assertivas. 
  • CopasturCard: o cartão corporativo facilita e simplifica a vida de colaboradores e gestores, evitando a necessidade de reembolsos e relatórios de despesas, além de trazer visibilidade sobre as despesas. 
  • Superapp C+: o novo superaplicativo da Copastur permite gerenciar a mobilidade, utilizar sua frota de confiança, cartões, adiantamentos, reembolsos, passagens aéreas, hotéis, transporte rodoviário, locação de veículos, entre outras funcionalidades, tudo de forma simplificada e eficiente. 

Quer melhorar a experiência do colaborador e otimizar as viagens na sua organização? Descubra como a Copastur pode te ajudar. Converse com nossos especialistas agora mesmo

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