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Problema com viagem é uma realidade cada vez mais presente na vida de quem viaja, seja a trabalho ou lazer. Em um aeroporto, por exemplo, como atrasos, cancelamentos de voos e perda de bagagem são situações frequentemente relatadas, que geram frustração e ansiedade aos viajantes. Em 2024, segundo matéria publicada na Veja, os cancelamentos atingiram 4,3 milhões de passageiros.
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Além disso, a preocupação com segurança também se destaca. Em uma pesquisa divulgada pelo site Panrotas revelou-se que mais da metade dos viajantes (51,3%) teme o roubo, perda ou dano de suas bagagens, enquanto quase metade declara preocupação com possíveis problemas de saúde durante a viagem.
Esses números mostram que, além de questões ligadas à logística, questões como proteção de bens pessoais e suporte em situações adversas ganham papel central na experiência de quem embarca para novos destinos.
Diante desse cenário, planejar bem a viagem e adotar medidas preventivas, como a contratação de seguros ou pesquisa sobre políticas das companhias aéreas, pode ser fundamental para minimizar os transtornos. Afinal, tanto em viagens corporativas quanto em momentos de lazer, o objetivo é sempre aproveitar ao máximo a experiência—e driblar os problemas que possam surgir no caminho.
Se você deseja saber a melhor forma de evitar um problema em uma viagem de trabalho ou de lazer, esse conteúdo é para você. Aqui traremos dicas de como evitar qualquer tipo de transtorno. Continue a leitura!
Quais são os problemas em viagens mais comuns?
Problemas em viagens corporativas
A lista de imprevistos em uma viagem de trabalho inclui:
- Gestão de custos e reembolsos complexos: um dos maiores desafios em viagens corporativas é o controle eficiente dos gastos, já que despesas não planejadas, políticas de reembolso pouco claras ou atrasos no ressarcimento podem gerar insatisfação entre os colaboradores e dificultar a contabilidade da empresa.
- Logística com transportes e hospedagens: alterações de voos, overbookings em hoteis, atrasos e cancelamentos afetam diretamente a produtividade e o cronograma de trabalho, acarretando prejuízos financeiros e emocionais.
- Conformidade com políticas internas: muitos profissionais acabam descumprindo normas estabelecidas pela empresa sobre escolha de fornecedores, categorias de passagens, limites de gastos, e isso pode resultar em sanções internas ou aumento desnecessário dos custos.
- Questões de segurança e bem-estar: falhas na checagem de roteiros, escolha de destinos inadequados ou ignorar procedimentos de segurança podem colocar em risco a integridade física e emocional dos funcionários.
- Desgaste e perda de produtividade: os deslocamentos frequentes, mudanças de fuso horário e rotinas intensas podem gerar estresse, cansaço extremo e dificultar a conciliação entre vida pessoal e profissional, prejudicando resultados e o engajamento da equipe.
- Dificuldades com documentações e burocracias: em uma viagem corporativa internacional, a falta de atenção a vistos, vacinas e demais exigências pode causar contratempos graves, resultando em impedimentos de embarque ou estadia inadequada.
- Comunicação e adaptação intercultural: barreiras linguísticas ou diferenças culturais impactam nas negociações, podem gerar mal-entendidos e comprometer o sucesso da viagem e dos objetivos corporativos.
Problemas em viagens de lazer
Os principais problemas em viagens de lazer costumam ser:
- Perda ou atraso de voos: chegar tarde ao aeroporto pode fazer o turista perder o voo, causando transtornos e custos extras.
- Cancelamentos e imprevistos na viagem: alterações não previstas em voos, hoteis e passeios comprometem o cronograma e podem gerar insatisfação.
- Problemas com documentação: falta de vistos, vacinas ou documentos exigidos pode impedir o embarque ou causar transtornos no destino.
- Qualidade inferior à prometida: hoteis e serviços turísticos que não correspondem ao anunciado, com limpeza ou atendimento ruins.
- Furtos e roubos: turistas estão sujeitos a perder pertences por furtos, assaltos ou fraudes, especialmente em áreas menos seguras.
- Uso de empresas não credenciadas: contratar passeios ou transportes de fontes não confiáveis pode causar acidentes ou problemas de segurança.
- Condicionantes naturais e climáticas: tempestades, nevascas e outros fenômenos podem impactar toda a viagem.
- Problemas de saúde: doenças, acidentes ou emergências médicas são riscos que merecem preparo e seguro viagem.
- Inconveniências com cancelamentos e reembolsos: regras nem sempre claras ou flexíveis podem dificultar a recuperação financeira em caso de desistências ou problemas.
- Impactos ambientais e sociais do turismo: em destinos muito visitados, turistas podem enfrentar congestionamentos, poluição, barulho e desgaste da paisagem natural.
Como evitar transtorno em viagens?
Planeje com antecedência
O planejamento antecipado é fundamental para minimizar imprevistos em qualquer viagem. Reservar passagens, hoteis e organizar o roteiro com margem de tempo permite encontrar melhores preços, garantias de disponibilidade e alternativas caso ocorram mudanças.
Além disso, um planejamento detalhado ajuda a estruturar a agenda, reduzindo estresse e otimizando o uso do tempo durante a viagem, seja em compromissos profissionais ou lazer.
Faça um planejamento financeiro para as viagens
O primeiro passo para garantir o sucesso de uma viagem é o planejamento financeiro. Por mais que essa seja uma iniciativa com um bom retorno, é essencial mensurar o teto para cada gasto envolvido e estabelecer um limite total a fim de garantir o sucesso da ação.
É recomendado até deixar previsto um montante máximo mensal para usar nas viagens. A antecipação dessa saída de recursos do caixa assegura que não haverá nenhum rombo inesperado nas contas. Por outro lado, imagine que todo custo de deslocamento seja considerado um gasto extraordinário: tem jeito de o planejamento dar certo?
Além disso, é o planejamento que vai permitir analisar posteriormente a aderência aos processos e às políticas sobre o assunto. Só comparando o que foi planejado com o que de fato aconteceu é que você percebe gastos excessivos ou falhas de processo, por exemplo.
Além disso, no planejamento você também pode hierarquizar as possíveis atividades-chave e seu grau de importância. Assim, os gestores de área têm um limite de autonomia para decidir quando e com o que podem gastar, além de saberem o que é esperado como retorno de cada investimento.
Monitore o itinerário
Acompanhar constantemente os horários e detalhes da viagem é essencial para evitar perder conexões, reuniões ou passeios importantes. Utilizar calendários, alertas e notificações mantém o viajante informado sobre eventuais alterações ou atrasos, possibilitando adaptações rápidas no cronograma sem comprometer compromissos ou experiências programadas.
Mantenha canais de comunicação eficazes
Estar sempre acessível e contar com meios confiáveis de comunicação permite resolver rapidamente questões que possam surgir, como mudanças de última hora ou emergências. Além disso, manter contato com a empresa, familiares ou representantes turísticos reforça a segurança e o suporte durante toda a viagem.
Pesquise sobre o destino
Conhecer previamente aspectos essenciais do local a ser visitado, como sua segurança, cultura, clima e regras específicas, possibilita uma adaptação mais tranquila e a preparação para eventuais desafios. Essa pesquisa evita surpresas desagradáveis, facilita interações culturais e permite um melhor aproveitamento das experiências, tanto corporativas quanto turísticas.
Conheça a documentação necessária
Documentos como passaportes, vistos, vacinas e autorizações de viagem precisam estar atualizados e em conformidade com as exigências do destino para evitar impedimentos na entrada ou atraso na viagem. A atenção a esses detalhes burocráticos desacelera o processo de deslocamento, evita complicações legais e assegura que o viajante esteja sempre em conformidade.
Dicas extras para evitar problema em uma viagem corporativa
Estabeleça regras de reembolso claras
Um outro ponto fundamental para evitar problemas é definir a política de reembolso, que pode estar inserida na política de viagens corporativas. As regras de reembolso previnem os colaboradores a respeito de quanto pode ser gasto durante o deslocamento e em que tipos de serviço para assegurar o ressarcimento por parte da empresa.
Algumas empresas são mais flexíveis e englobam mais itens no reembolso. Já outras se limitam a passagens, alimentação e hospedagem. Seja qual for o caso, a regra básica é deixar tudo escrito, ainda que existam diferentes valores aprovados para cargos de gestão, operacionais e outros. Todos os detalhes precisam ficar especificados aos interessados.
Defina e divulgue a política de viagens da empresa
E já que estamos falando de política e regras, lembre-se: não foque apenas no reembolso. Ter uma política que defina em quais situações a viagem pode ser aprovada, com qual finalidade e para quais perfis de viajantes ajuda a evitar muitos conflitos dentro da empresa.
Para garantir que o dito será feito, deixe claro o que deve ser apresentado para comprovar a necessidade da viagem e o retorno esperado.
Lembre-se de que toda viagem a trabalho é um investimento, uma vez que há recursos gastos especificamente para isso. Assim, cada deslocamento deve trazer de volta um retorno positivo que não aconteceria (ou ao menos seria minimizado) se a viagem não acontecesse.
Seja para o treinamento de colaboradores, a solução de conflitos ou qualquer outro fim, é possível mensurar os lucros previstos ou os danos evitados para justificar e aprovar os custos envolvidos.
A política também pode trazer orientações sobre comportamentos para garantir a segurança do viajante e bom uso do tempo. Dessa forma, os colaboradores podem evitar riscos desnecessários e não estendem o tempo do deslocamento além do previsto — o que também deixa de estender os custos, claro.
Conte sempre com um seguro viagem
Contratar um seguro viagem corporativo previne que ambos (funcionário e empresa) precisem lidar com gastos maiores e situações difíceis. E isso vale especialmente para as viagens corporativas internacionais, ocasiões em que um pequeno problema de saúde já pode gerar inúmeras dificuldades. Mas os destinos nacionais também merecem cuidado, viu? Ter contratempos em uma cidade desconhecida, onde não se tem referências nem apoio, pode ser bem desgastante.
Terceirize o processo a especialistas na área
Preocupar-se com tudo isso parece demais para você? E que tal cotar fornecedores, escolhendo hoteis mais em conta sem abrir mão da segurança, ainda pensando na localização mais estratégica para a viagem?
Também é preciso comprar passagens, escolher as melhores datas, negociar condições de pagamento, programar conexões que não atrapalhem o cronograma e uma infinidade de detalhes que pode tomar todo o tempo do setor de logística.
É isso mesmo que você entendeu: ocupar funcionários que poderiam estar mais focados no core business da empresa, ainda se sujeitando a erros e retrabalhos, não é, nem de longe, a melhor escolha que qualquer negócio pode fazer. Que tal uma empresa especializada na organização e gestão de viagens corporativas?
Essas empresas são especialistas em fazer tudo isso em um tempo mínimo e com o máximo de economia possível. Conseguem isso por terem fornecedores selecionados e uma boa carga de experiência.
Optando por esse caminho, o contratante não precisa se preocupar com documentação, questões legais ou segurança. Tais empresas ainda elaboram relatórios para subsidiar análises sobre o retorno da viagem e o alcance dos objetivos traçados.
Há quem pense que fazer tudo por conta própria pode ser mais econômico, mas a prática mostra que isso não costuma acontecer. E tem mais: para conseguir custos mínimos, o negócio geralmente precisa empreender tantos esforços internos que o custo de oportunidade não vale a pena.
Como a Copastur pode ajudar a evitar imprevistos em viagens?
A Copastur se destaca por oferecer um serviço de gestão de viagens corporativas completo, que vai muito além da simples emissão de passagens. Ao contar com a expertise da Copastur, sua empresa garante uma abordagem proativa na prevenção de imprevistos.
Em situações emergenciais, o suporte 24 horas garante que soluções rápidas e eficientes sejam encontradas, minimizando o impacto no cronograma do viajante.
Além disso, a Copastur cuida de todos os detalhes, desde a reserva de hospedagem e transporte terrestre até o cumprimento de políticas de viagem e a organização de documentos, garantindo que o viajante tenha acesso a todas as informações e recursos necessários para uma jornada tranquila e produtiva.
Conheça agora mesmo as soluções em viagens corporativas da Copastur e garanta o sucesso das viagens da sua empresa!
