As viagens corporativas podem ser estratégias extremamente eficientes para as empresas fecharem novos negócios e fortalecerem o networking para se consolidar no mercado. Por essas e outras, é fundamental que tais iniciativas corram conforme o planejado, sendo produtivas e valendo a pena para a empresa e seus colaboradores.
Como você pode imaginar, é preciso ter ainda mais cuidado e atenção no caso de uma viagem corporativa internacional. Afinal, não só as responsabilidades são maiores como também os custos envolvidos em cada etapa do processo. Mas o que fazer de diferente? Que cuidados extras devem ser tomados para garantir o sucesso do deslocamento?
Pensando justamente nesse cenário, hoje vamos voltar nossa atenção para as viagens internacionais, pontuando aquelas questões que merecem mais atenção para garantir que tudo corra conforme o esperado. Curioso? Então acompanhe!
1. Planejamento
O começo de qualquer viagem corporativa internacional deve se basear na seguinte pergunta: trata-se de um deslocamento fundamental? O gestor precisa avaliar a real necessidade de cada iniciativa, pensando se não existem outros meios para as questões serem satisfatoriamente solucionadas.
Imaginando que a necessidade da viagem foi confirmada, podemos passar para o próximo passo: o efetivo planejamento. Deve-se determinar quantos serão os dias de viagem para alcançar o objetivo traçado, quem serão os colaboradores responsáveis, entre tantos outros aspectos.
É importante pensar também se a viagem pode ser aproveitada para outros negócios, otimizando assim os custos da empresa. A partir de então, a organização pode iniciar uma pesquisa para conseguir condições melhores, incluindo investimentos com passagens e hospedagem, além de toda a logística do deslocamento.
2. Antecedência
Além do planejamento da viagem em si que acabamos de mencionar, é crucial que gestores e colaboradores entendam a necessidade de organizar todos os detalhes com máxima antecedência.
Uma viagem internacional envolve uma série de detalhes que não podem ser esquecidos, como passaporte atualizado, visto para determinados países, seguro de vida e saúde. Todos esses aspectos devem ser previamente organizados a fim de evitar transtornos e surpresas desagradáveis durante a viagem.
Tenha em mente como é importante evitar qualquer tipo de estresse no deslocamento para que o profissional em trânsito consiga alcançar seus objetivos no exterior. A empresa deve se assegurar, portanto, de cobrir todos os riscos, preparando-se para dar suporte em caso de imprevistos.
3. Cronograma
Antes de mais nada, as definições essenciais da viagem internacional devem estar em dia. Estamos falando de data, local de destino e equipe responsável, por exemplo. A partir daí, os gestores devem estabelecer, em conjunto com os próprios colaboradores, um cronograma.
É preciso determinar datas de reuniões e encontros, considerando inclusive a existência de uma diferença grande de fuso horário. Nesse caso, evite agendar reuniões no dia de chegada do profissional, reservando pelo menos 24 horas para que ele se adapte ao novo horário.
Pense ainda em possíveis deslocamentos dentro do país, organize os contatos que serão visitados durante a viagem, pense em como será feito o transporte local e converse sobre tudo isso com o colaborador, que não deve ter dúvidas em relação a qualquer processo, por mais simples que seja.
4. Organização
Por mais que seja um fator essencial para toda viagem corporativa, a organização se torna ainda mais importante no caso de deslocamentos internacionais. Esse ponto deve ser levado em conta antes, durante e depois da viagem para garantir que os objetivos sejam alcançados da melhor forma possível para a empresa.
É importante definir responsabilidades entre os colaboradores que vão viajar, garantindo que cada um conheça seu papel para o sucesso daquela iniciativa. Igualmente relevante é pensar se haverá um colaborador na sede para realizar as tarefas do profissional em trânsito durante sua ausência.
5. Parceria
Para garantir que as viagens corporativas internacionais da empresa aconteçam sempre da melhor forma possível, trazendo bons resultados para o negócio, uma boa pedida é estabelecer parcerias com fornecedores estratégicos.
À medida que uma empresa constrói uma cadeia de fornecedores em quem confia e com quem trabalha com frequência, consegue melhores preços e condições nas contratações, bem como atendimento diferenciado e até indicações.
Pensando nisso, os responsáveis pelo setor de compras podem listar aqueles fornecedores que trabalham com qualidade e bom preço para, a partir de então, negociar descontos para pacotes recorrentes ou para uma prestação de serviços mais duradoura. Isso vale para redes de hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte, por exemplo.
6. Política
Definir uma política de viagens clara e objetiva é indispensável para aquelas empresas que têm demandas constantes de deslocamentos de colaboradores, seja em caráter nacional ou internacional.
A política de viagens serve para orientar os profissionais sobre diversos pontos, como itens reembolsáveis, tipo de transporte preferencial escolhido pela empresa, como devem ser preenchidos os relatórios de atividades, quando prestar contas, entre muitos outros detalhes.
Todas essas informações facilitam e padronizam os processos de viagens, simplificando a vida dos colaboradores, permitindo que a empresa tenha um controle maior sobre as atividades realizadas e organize o fluxo mesmo a distância.
7. Especialização
Contar com profissionais especializados para viabilizar uma viagem corporativa internacional é um ótimo caminho. Empresas com esse know-how sabem como organizar todo o processo da melhor forma possível, simplificando significativamente o fluxo para a contratante e para os próprios colaboradores.
Além disso, como essas empresas têm uma extensa rede de contatos na área, conseguem melhores preços e condições de negociação, reduzindo os custos das viagens. Por fim, ainda vale lembrar que a contratação desse tipo de serviço representa muito mais comodidade e segurança para todos os envolvidos.
É fato: uma viagem corporativa internacional pode ser uma grande oportunidade de novos negócios para a empresa ou até uma forma eficiente de capacitar os colaboradores para as demandas do mercado. Não dá para ignorar, no entanto, os custos envolvidos. Por isso, para garantir que a viagem seja realmente interessante e proveitosa, organização e eficiência são fundamentais.
Agora que você já conhece os principais cuidados que devem ser tomados, está muito mais preparado para definir ou rever a política de viagens da sua empresa, certo? Para se capacitar ainda mais, confira nosso guia da viagem corporativa internacional!
