Estabelecer uma política de adiantamento de viagem corporativa é essencial para que o colaborador tenha a seu dispor todo o suporte necessário para realizar seu trabalho com excelência.
Quando a empresa envia um profissional para participar de um evento relativo à sua área de atuação, para fechar uma venda ou para sondar uma parceria em outra cidade, outro estado ou mesmo país, precisa pensar que esse colaborador estará representando a organização no local de destino.
Nesse contexto, o adiantamento é uma estratégia de assegurar o bom trabalho do colaborador. Mas será que você sabe o que efetivamente deve ser considerado na hora de realizar esse tipo de pagamento?
No post de hoje, vamos explicar em detalhes sobre o tema. Continue acompanhando para descobrir:
Adiantamento de viagens vs reembolso
A legislação prevê que todo e qualquer custo relacionado diretamente a uma viagem de negócios seja coberto pela empresa. Dentro desta categoria entram as atividades que ajudarão o profissional a exercer a sua função no local de destino, como transporte aéreo ou terrestre, hospedagem, deslocamento, combustível, ligações e internet para uso profissional e alimentação.
Gastos extras, como ligações pessoais ou consumo de produtos do frigobar, também podem ser pagos pela organização, como forma de agrado e motivação ao colaborador.
O pagamento das viagens pode ser feito de duas maneiras: por reembolso de despesas ou por adiantamento. No reembolso, geralmente, o colaborador encarrega-se de suas despesas diárias (como alimentação, reserva da hospedagem corporativa e transporte) e, ao apresentar notas fiscais que comprovem os gastos, ele é ressarcido posteriormente pela empresa.
Já com o adiantamento, as despesas são calculadas e pagas antes. Essa é uma opção interessante para gestores que querem ter mais controle sobre o planejamento e gastos da viagem corporativa. Caso o valor disponibilizado não seja suficiente para os gastos essenciais, a empresa precisa reembolsar o colaborador.
Como funciona o adiantamento de viagens corporativa?
Conforme falamos anteriormente, o adiantamento de viagem corporativa é pagamento antecipado para que o colaborador possa arcar com custos como:
Por que é importante ter uma política de adiantamento de viagens corporativa?
Para que as viagens corporativas não acabem se tornando um problema para o setor financeiro da empresa, é essencial que o processo seja bem estruturado e devidamente padronizado.
Do contrário, além de prejuízos financeiros, a viagem corporativa pode acabar se tornando sinônimo de preocupação e desagrado para os colaboradores que precisam se deslocar. Afinal de contas, dificilmente as pessoas estão dispostas a pagar para trabalhar, não é verdade?
Por esses motivos, sua empresa deve contar com uma política de viagens corporativa que aborda com clareza os temas de adiantamento e reembolso de despesas. Além de ser extremamente importante para fins de controle financeiro, essa política tem o objetivo de orientar os gastos dos colaboradores durante as viagens a trabalho, bem como de ajudar a evitar fraudes ou excessos de gastos corporativos.
Confira também o post sobre custos em viagens corporativas
O que considerar no adiantamento de despesas de viagem?
Reunimos alguns fatores que precisam ser considerados ao elaborar uma política de adiantamento de viagem corporativa. Veja a seguir:
1. Quando o adiantamento vale a pena?
O adiantamento é uma opção viável para deslocamentos ou viagens de última hora ou quando o colaborador por alguma razão não terá os recursos financeiros necessários para cobrir suas despesas diárias. Também pode ser vantajoso para uma viagem corporativa internacional, em que na maioria das vezes a variação do câmbio é alta e os gastos são mais elevados.
2. Cobertura
Na hora de calcular o orçamento da viagem, o primeiro passo consiste em esclarecer ao máximo quais são as obrigações legais da empresa. Comece avaliando as condições de compra, reserva e utilização de serviços presentes na política de viagens corporativas da empresa.
Por exemplo: quais serviços estarão à disposição do colaborador? Como será feito o deslocamento entre os compromissos e do aeroporto para o hotel? Quantas refeições serão cobertas? Qual o tipo de hospedagem oferecida?
3. Planeje com antecedência
Planejar-se com antecedência também pode fazer a diferença no orçamento. No caso do transporte, por exemplo, conforme a data da viagem, os valores das passagens aéreas podem aumentar consideravelmente. O mesmo acontece com viagens internacionais, que dependem da variação cambial do período.
4. Diária
Para realizar o adiantamento de maneira correta, é preciso estimar justamente quais serão os custos envolvidos, determinando um valor para diárias de viagem. Isso é extremamente importante para evitar surpresas desagradáveis com gastos não previstos. Além disso, o valor da diária pode ser pré-fixado. Ou seja, predeterminado por tipo de despesa, como: almoço, jantar, cortesia ao cliente, etc.
A maioria das organizações estipula diretrizes para que o próprio colaborador solicite o adiantamento dias antes da viagem, por meio do preenchimento de uma solicitação que contenha a descrição de todos os custos a serem cobertos. Essa solicitação é enviada ao setor financeiro para análise e, sendo aprovada, é realizado o depósito do valor determinado.
5. Divulgação
Nesse momento, é necessário ressaltar que todos os colaboradores que realizam viagens corporativas pela empresa devem estar cientes de como essa política funciona. O mais correto nesse sentido é que o setor financeiro da empresa redija um documento contendo as principais diretrizes da política de viagens da organização e o disponibilize a todos.
Nesse documento, além de definir os critérios e objetivos e esclarecer as políticas de adiantamento e reembolso (quando necessário), é essencial também elucidar a regulamentação da prestação de contas, fator que não pode ser negligenciado.
6. Comprovação
A empresa deve exigir do colaborador, após seu retorno, a apresentação de todas as notas fiscais, dos recibos e demais documentos que comprovem seus gastos durante a viagem. Isso permite que se tenha um controle eficiente dos recursos destinados aos deslocamentos corporativos, ao mesmo tempo em que inibe potenciais excessos.
Além disso, se houver alguma sobra do valor adiantado, esse valor deve ser devolvido pelo colaborador. Do mesmo modo, caso a quantia depositada não tenha sido suficiente para cobrir as despesas primordiais, o reembolso deverá ser solicitado e devidamente comprovado.
Veja também: Como Controlar as Despesas Corporativas por Meio do Expense Management!
7. Fluxo
Quando a política de adiamento de viagem corporativa for instituída por sua empresa e efetivamente colocada em prática, haverá a criação de um fluxo de adiantamentos: o colaborador solicita o adiantamento ao setor financeiro, que analisa o pedido e disponibiliza o valor em um prazo aceitável.
Após o retorno da viagem, o colaborador presta conta dos seus gastos, devolvendo os valores sobressalentes ou solicitando o reembolso de possíveis gastos não previstos. Quanto mais eficiente e fluido for esse processo, mais benefícios sua empresa terá.
Além disso, uma política de viagens corporativas bem estabelecida, que funciona corretamente, motiva os colaboradores, que se sentem confortáveis e à vontade para viajar representando a empresa.
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Como calcular o adiantamento em viagens?
Para calcular um adiantamento em viagens corporativas, as empresas precisam pesquisar todas as informações sobre locais de destino e criar um planejamento abrangente, que leve em consideração todos os detalhes apresentados neste post, inclusive os imprevistos,como emergências ou alterações de itinerário.
Ao somar todas essas variáveis, você obterá um valor base para o adiantamento, que pode ser ajustado de acordo com os limites estabelecidos pela empresa ou eventuais acordos com fornecedores.
Calcule custos por setor e conheça o local de destino
A partir do levantamento das informações acima, é preciso estimar quais serão os custos envolvidos em cada setor, determinando um valor de diária para cada um deles.
No caso da alimentação, por exemplo, é importante calcular gastos com pelo menos 3 refeições diárias. Para facilitar o controle, a própria empresa pode indicar opções de restaurantes próximos aos locais em que o colaborador vai estar durante a sua estadia e compromissos. Pesquisar ao máximo sobre o local de destino e usar o bom senso é fundamental.
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