O que considerar ao fazer o adiantamento em viagens corporativas?

Durante uma viagem corporativa, a empresa torna-se inteiramente responsável pelo bem-estar do seu profissional. E, para garantir que ele tenha uma experiência positiva, alcançando os objetivos traçados pela organização, é preciso calcular gastos com perspicácia.

Mas como manter o controle quando o próprio colaborador fica responsável pelo dinheiro? Chamada de adiantamento em viagens corporativas, essa prática é muito comum, mas pode trazer dores de cabeça para a gestão.

No post de hoje, ensinaremos como utilizar com sabedoria essa forma de pagamento em uma viagem corporativa. Continue a leitura!

Pagamentos em viagens corporativas: o que considerar?

A legislação prevê que todo e qualquer custo relacionado diretamente a uma viagem a negócios seja coberto pela empresa. Dentro desta categoria entram as atividades que ajudarão o profissional a exercer a sua função no local de destino, como transporte aéreo ou terrestre, hospedagem, deslocamento, combustível, ligações e internet para uso profissional e alimentação.

Gastos extras, como ligações pessoais ou consumo de produtos do frigobar, também podem ser pagos pela organização, como forma de agrado e motivação ao colaborador.

O pagamento das viagens pode ser feito de duas maneiras: por reembolso ou por adiantamento. No reembolso, geralmente, o colaborador encarrega-se de suas despesas diárias (como alimentação, hospedagem e transporte) e, ao apresentar notas fiscais que comprovem os gastos, ele é ressarcido posteriormente pela empresa.

Já com o adiantamento, as despesas são calculadas e pagas antes. Essa é uma opção interessante para gestores que querem ter mais controle sobre o planejamento e gastos da viagem corporativa. Caso o valor disponibilizado não seja suficiente para os gastos essenciais, a empresa precisa reembolsar o colaborador.

Uma boa política de viagens corporativas pode ajudar no planejamento?

Antes de qualquer viagem corporativa, gestores precisam ter controle e conhecimento sobre todos os gastos possíveis na viagem. Além disso, os colaboradores que estarão viajando devem ter clareza sobre o que se encaixa em gastos profissionais para o reembolso ou como devem utilizar o valor do adiantamento.

Uma excelente ferramenta para a gestão dessas atividades é a implementação de uma política de viagens corporativas, que nada mais é do que um documento que resume todos os parâmetros de deslocamentos e gastos em uma viagem corporativa — nacional ou internacional. Dentre eles: prazos de reembolso, tipos de gastos, obrigações legais da empresa e assim por diante.

Esse documento deve ser extremamente abrangente e escrito em uma linguagem objetiva. Clareza é essencial para educar os colaboradores e ajudar na gestão de todas as viagens corporativas organizadas pela empresa no futuro.

A empresa deve considerar todos os aspectos, desde a solicitação e autorização para a realização de uma viagem corporativa (passando por transporte, alimentação, hospedagem e serviços disponibilizados) até às formas de pagamento realizadas, seja por reembolso ou adiantamento. Em suma, todas as diretrizes da empresa, os objetivos da viagem e as suas condições.

Quando o adiantamento vale a pena?

O adiantamento em viagens corporativas é uma opção viável para deslocamentos realizados de última hora ou quando o colaborador por alguma razão não terá os recursos financeiros necessários para cobrir suas despesas diárias. Também pode ser vantajoso para viagens internacionais, em que na maioria das vezes a variação do câmbio é alta e os gastos são mais elevados.

Como calcular o adiantamento em viagens?

Cada empresa tem um perfil distinto, o que pode influenciar na sua política de viagens corporativas. No entanto, por mais que os detalhes possam variar de acordo com cada corporação, algumas informações devem ser pertinentes a todas elas.

No caso do adiantamento em viagens corporativas, gestores precisam levar em consideração os gastos por setores, destino e duração. E ainda assim manterem uma reserva para possíveis imprevistos. Isso porque custos podem variar, e nem sem sempre o que é adiantado corresponde ao que é efetivamente gasto.

Considere a política de viagens da empresa

Na hora de calcular o orçamento, comece avaliando as condições de compra, reserva e utilização de serviços presentes na política de viagens corporativas da empresa. Por exemplo: quais serviços estarão à disposição do colaborador? Como será feito o deslocamento entre os compromissos e do aeroporto para o hotel? Quantas refeições serão cobertas? Qual o tipo de hospedagem oferecida?

Calcule custos por setor e conheça o local de destino

A partir disso, é preciso estimar quais serão os custos envolvidos em cada setor, determinando um valor de diária para cada um deles.

No caso da alimentação, por exemplo, é importante calcular gastos com pelo menos 3 refeições diárias. Para facilitar o controle, a própria empresa pode indicar opções de restaurantes próximos aos locais em que o colaborador vai estar durante a sua estadia e compromissos. Pesquisar ao máximo sobre o local de destino e usar o bom senso é fundamental.

O mais importante é deixar claro para o colaborador que todas as despesas devem ser comprovadas por meio de recibos e notas fiscais. Tudo o que não estiver dentro das obrigações legais ou não for relacionado às atividades profissionais deve ser pago pelo próprio profissional.

Planeje com antecedência

Planejar-se com antecedência também pode fazer a diferença no orçamento. No caso do transporte, por exemplo, a depender da data da viagem, os valores das passagens aéreas podem aumentar consideravelmente. O mesmo acontece com viagens internacionais, que dependem da variação cambial do período.

Ao calcular um adiantamento em viagens corporativas, as empresas precisam pesquisar todas as informações sobre locais de destino e criar um planejamento abrangente, que leve em consideração todos os detalhes apresentados neste post, inclusive os imprevistos. E esta tarefa nem sempre é fácil. Por isso, a contratação de uma empresa de gestão viagens corporativas pode facilitar todo o processo e evitar dores de cabeça.

O mais importante é que os gestores vejam as viagens corporativas como investimentos e discutam com seriedade os benefícios que elas podem oferecer e de que forma podem auxiliar nas conquistas dos objetivos traçados.

E então, ficou mais fácil entender como funciona o adiantamento em viagens corporativas? Quer aprender um pouco mais sobre esse e outros temas? Não deixe de assinar a nossa newsletter para receber atualizações do site em primeira mão!

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