Independentemente de as viagens corporativas fazerem parte do seu dia a dia ou serem uma demanda ocasional dentro da empresa, o fato é que elas exigem eficiência e planejamento. Para evitar gastos desnecessários, problemas de logística e outros contratempos, uma excelente opção é contratar uma Travel Management Company. Mas como escolher a ideal?
Uma Travel Management Company (também referenciada apenas como TMC ou, traduzindo para o português, como Empresa de Gerenciamento de Viagem) é uma companhia especializada justamente, como o seu nome indica, em realizar toda a gestão e organização das viagens para a empresa contratante, no caso, o seu negócio.
Com isso, você e sua equipe ficam livres para dedicar seu tempo às demandas do negócio em si, enquanto uma agência especialista no assunto cuida das viagens corporativas com uma expertise que você não poderia proporcionar diretamente. Assim, sua empresa conquista economia, eficiência e agilidade, entre outros benefícios importantes.
Entretanto, assim como qualquer outra organização com as quais você firme uma parceria de trabalho, é fundamental acertar na escolha da sua Travel Management Company. Ela deve estar alinhada ao que você precisa e ser capaz de oferecer um serviço diferenciado e moderno, além de suporte e atendimento eficazes.
Para ajudar nessa missão, este post vai mostrar os principais detalhes que você deve analisar e os cuidados que precisa ter antes de fechar contrato com uma agência de gerenciamento de viagens. Então, continue a leitura e fique de olho!
1. Alinhamento com o perfil da empresa
Não há um único jeito de fazer o gerenciamento de viagens corporativas, já que isso é altamente influenciado pelas necessidades particulares da sua empresa e equipe. No entanto, se seu empreendimento é focado em inovação, modernidade e tecnologia, é complicado firmar parceria com uma agência que apresente perfil conservador e tradicional, não é mesmo?
Como a TMC prestará um serviço, é fundamental que ela esteja alinhada com o perfil da empresa. Caso contrário, é difícil ou mesmo impossível a Travel Management Company ser capaz de oferecer exatamente o que você precisa.
Ao se trabalhar com uma TMC alinhada às propostas do empreendimento, é possível perceber o quanto a agência está realmente interessada em oferecer o que é melhor para você, e não para ela. Quando entende suas necessidades, a equipe parceira se dedica a oferecer exatamente aquilo que solucionará os problemas, otimiza as forças e facilita as viagens corporativas dentro da sua realidade.
Uma TMC alinhada às suas necessidades se mostra aberta e interessada em ouvir tudo o que você tem a dizer sobre as viagens corporativas que acontecem na sua empresa e como você gostaria de melhorá-las. Esse diálogo fluido e eficaz é imprescindível para que a parceria seja bem-sucedida.
Do contrário, os especialistas se limitarão a tentar vender pacotes, produtos e serviços dos quais você não precisa e que não combinam com o perfil de viagens da sua empresa.
2. Oferta de serviços completos
Não recorra a uma TMC que oferece apenas uma parte dos serviços envolvidos em uma viagem, pois existem agências capacitadas para gerenciar o processo inteiro. Escolhendo assim, você consegue um atendimento que realmente ofereça praticidade e eficiência a essa demanda e tira das suas mãos toda preocupação e trabalho com as viagens.
Procure uma Travel Management Company capaz de cuidar do agendamento das passagens aéreas, do transporte e dos hotéis para os viajantes e de outras demandas que possam surgir antes ou durante a saída. Outra vantagem de optar por uma empresa nesses moldes é que a TMC estará por dentro de todo o processo, podendo então cuidar de cada parte sem gargalos.
Para avaliar a qualidade e os diferenciais de uma TMC, verifique quais certificações ela possui. Alguns exemplos são a Certificação GPTW, os selos ISO 9001/14001/31000 e a Pesquisa NPS. Eles são advindos de empresas especialistas em avaliar essas agências e, portanto, representam uma grande fonte de segurança e confiança para você.
3. Maior redução de gastos
Gerenciar viagens corporativas dentro da própria empresa pode representar altos gastos, e muitas vezes desnecessários. Isso por que os preços das despesas envolvidas em viagens (passagens, transporte, hospedagem, alimentação) flutuam muito com o tempo e também de acordo com as escolhas de estabelecimento.
É por isso que um dos maiores diferenciais que você deve buscar ao escolher sua Travel Management Company é analisar qual agência será capaz de oferecer uma maior redução de gastos para a sua empresa. Dessa forma, além de compensar a despesa de contratação da TMC, isso torna-se um investimento, e você encontra uma fonte de economia em longo prazo.
A redução de gastos nas viagens vem, por exemplo, do conhecimento de quando é o melhor momento para comprar passagens e reservar hotéis. Além disso, como a TMC sabe do que você e sua equipe de viajantes precisam ou não, eles saberão escolher os mais adequados hotéis, os transportes e o que mais for necessário.
Um hotel que cobra uma diária mais cara, por exemplo, pode ser a opção mais econômica se a localização do estabelecimento significar uma considerável redução nos gastos com transporte. Quanto às passagens, elas não devem ser adquiridas em cima da hora, e nem com antecedência demais. A TMC ideal saberá o melhor momento de resolver essa parte.
4. Entendimento sobre política de viagens
Quando o assunto é viagens corporativas, a economia não é o único fator a ser considerado ao decidir toda a logística e organização para os seus colaboradores. É preciso que a empresa desenvolva uma política de viagens, que determina uma série de fatores para essa demanda e, também, como agir em determinadas situações ou imprevistos.
Esse guia é fundamental, pois é ele que mantém a sua gestão alinhada a cada um dos colaboradores que viajam pela empresa, seja cotidianamente ou somente em casos específicos. Portanto, é igualmente imprescindível que a TMC respeite essa política.
Uma empresa verdadeiramente expert em viagens corporativas mostra compreensão desse tipo de documento, já que ele é comum nas empresas com essa demanda. Quando a TMC mostra-se aberta a trabalhar levando em consideração sua política de viagens, faz escolhas alinhadas ao que ele determina, o que nos leva de volta à primeira prioridade.
Quando você encontra a melhor Travel Management Company para trabalhar ao lado da sua empresa, os benefícios serão significativos e de longo prazo. Portanto, leve tudo o que apontamos aqui em consideração e prepare-se para revolucionar suas viagens corporativas.
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