Não existem custos soltos em uma empresa realmente eficiente. Mas não ache que esse resultado cai do céu! Na verdade, ele é fruto de muito esforço para não se perder com gastos desnecessários. Para começo de conversa, é essencial saber o que é ROI e como calcular o retorno que investimentos como viagens corporativas trazem para o negócio.
Saiba desde já que, quando bem planejada, uma viagem pode trazer diversos benefícios (diretos e indiretos) para a performance da organização, fortalecendo relacionamentos, ampliando a presença da marca em eventos e conhecendo pessoalmente clientes e parceiros estratégicos, por exemplo. E não dá para simplesmente abrir mão desses benefícios, não concorda?
Neste post, explicaremos o que é ROI, como calcular o retorno gerado por uma viagem corporativa e o que deve ser feito para maximizar os resultados obtidos por esse tipo de investimento. Curioso? Então, boa leitura!
Antes de mais nada, o que é ROI?
Abreviação para a expressão em inglês Return on Investment, que pode ser traduzida como retorno sobre capital investido ou retorno sobre investimento, o ROI é um indicador amplamente usado para mensurar a efetividade de diversos tipos de investimentos em um negócio.
A lógica é simples: para valer a pena, um investimento precisa ao menos se pagar no longo prazo. Idealmente, a iniciativa deve apresentar um retorno que compense em relação às possibilidades que foram deixadas de lado ao escolher essa opção de direcionamento de recursos. Dessa forma, entender o que é ROI torna possível reavaliar as estratégias da empresa para evitar prejuízos e para otimizar os gastos.
Como calcular o ROI de viagens corporativas?
A fórmula do ROI é bem direta: basta diminuir o custo da receita, dividir esse resultado pelo custo e multiplicá-lo por 100. O valor final dessa equação corresponde ao retorno sobre o capital investido, em porcentagem, o que facilita a comparação do ROI com produtos e projetos de diferentes áreas.
Se uma viagem corporativa custou 5 mil reais, por exemplo, e trouxe benefícios mensuráveis de 10 mil, o ROI será de 100%. A conta fica assim:
10.000 – 5.000 ÷ 5.000 = 1
Ou seja, 10.000 de receita – 5.000 de custo divididos pelos mesmos 5.000 = 1. Multiplicando esse resultado por 100, chegamos ao ROI de 100%!
Até aqui, você entendeu que saber qual é o custo de uma viagem corporativa é simples. Mas e para identificar os benefícios gerados por esse investimento? Aí é preciso ter um olhar mais analítico e fazer uma avaliação qualitativa dos resultados relacionados a essa iniciativa.
Por mais que um deslocamento para prospectar um cliente, por exemplo, esteja diretamente relacionado com as compras que esse cliente realizar, definitivamente não é o único responsável por isso. A verdade é que a viagem faz parte de um grupo maior de investimentos de vendas e marketing relacionados à conversão daquele cliente.
Uma alternativa nesse caso seria simplesmente somar todos os investimentos que foram feitos e calcular o ROI de todos eles em relação ao resultado geral. No entanto, quando a gestão quer avaliar efetivamente o retorno trazido pela viagem corporativa, precisa ser um pouco mais específica.
Para isso, deve estimar de forma qualitativa a contribuição gerada pela viagem para o retorno final, isolando esse valor de receita para chegar ao ROI.
Quando isso for feito, vale lembrar: mesmo se o retorno sobre o capital investido não for positivo, deve-se considerar que a viagem é parte de uma estratégia maior, estando atrelada a diversos resultados indiretos. Muitos dos benefícios gerados pela viagem não serão percebidos em curto ou mesmo em médio prazo. Portanto, não é tão simples quanto apenas avaliar o quanto aquele cliente gastou.
Por que as viagens corporativas são importantes?
Na hora de calcular o ROI de uma viagem corporativa, é essencial identificar todos os fatores que estão relacionados à receita — inclusive os indiretos. É preciso, assim, descobrir quais serão os benefícios gerados por um deslocamento corporativo para essa empresa em especial.
Viagens para vendas, feiras e conferências são fundamentais para fortalecer a posição da empresa no mercado em que atua. Quando a organização marca presença nos principais eventos da sua área, trabalha sua imagem ao mesmo tempo em que se posiciona estrategicamente em relação aos concorrentes e parceiros e se estabelece como referência nos assuntos que aborda.
Já as viagens para parceiros e fornecedores são ferramentas que fortalecem o relacionamento, aprimorando os resultados obtidos com esse tipo de colaboração. É fato: por mais que existam tecnologias que permitam reuniões e conversas remotas, encontrar pessoalmente ainda é a melhor forma de potencializar uma relação comercial.
Por fim, as viagens de colaboradores para treinamentos ou como prêmio por resultados alcançados são investimentos no capital humano da organização, ações fundamentais não só para melhorar a capacidade técnica do time, mas principalmente para trabalhar sua motivação.
Quando viaja pela empresa para aprimorar seu desenvolvimento profissional ou é recompensado por atingir metas, o funcionário sente que seu trabalho é valorizado. Além de incentivá-lo a se dedicar ainda mais ao trabalho, isso fortalece o seu engajamento e sensação de pertencimento à organização, o que aumenta sua vontade de permanecer ali mesmo diante de outras ofertas vantajosas, por exemplo.
Como maximizar o ROI de viagens corporativas?
Para conseguir os melhores resultados possíveis de uma viagem corporativa, é preciso trabalhar nas duas variáveis que formam o ROI: custo e receita. Não tem mistério aqui: quanto menor for o custo e maior for a receita, melhor será a mensuração do retorno sobre o capital investido.
A principal recomendação para quem pretende maximizar o ROI de suas viagens corporativas é contar com parceiros estratégicos que dominem essa área e sejam capazes de fazer a gestão inteligente dos deslocamentos.
Pronto para procurar uma empresa especializada? Como lida com um alto fluxo de viagens de seus clientes, esse fornecedor consegue obter melhores preços de passagem e hospedagem, sendo crucial para trabalhar o lado do custo da iniciativa.
Do lado da receita, antes de mais nada, é importante definir o principal propósito de cada viagem. Isso é fundamental para realizar o cálculo do ROI, pois definirá os resultados que serão mensurados e avaliados. Logo, se o objetivo do deslocamento é se reunir presencialmente com um parceiro estratégico, por exemplo, o retorno será relacionado aos resultados obtidos com esse encontro.
Outra dica é usar o máximo de dados possível para levantar os resultados de cada viagem. Você pode pedir, por exemplo, que os colaboradores mostrem o que foi alcançado com o investimento quando voltarem. Com base nessa apresentação, encontre dados que estejam conectados com tais resultados e os use para calcular o ROI com mais precisão.
Quais informações devem ser avaliadas no cálculo do ROI de viagens?
Complementando as dicas para maximizar o ROI, depois de definir o objetivo da viagem, é necessário entender exatamente quais são as despesas que entrarão no cálculo do ROI.
Isso é importante não apenas para o cálculo em si, mas também para ser possível analisar cada um dos gastos de viagens corporativas e, assim, avaliar quais realmente fazem sentido e quais podem ser reduzidos ou cortados para, assim, otimizar o retorno financeiro.
Listar e analisar cada uma das despesas de uma viagem corporativa é fundamental para aprimorar constantemente a gestão de viagens da empresa e entender se elas estão funcionando conforme esperado ou não.
Afinal, ter um bom ROI também significa eliminar as despesas desnecessárias! Mesmo com um ROI positivo, uma viagem com gastos não essenciais representa resultados não tão bons quanto era possível. Uma boa gestão financeira de viagens corporativas não quer dizer necessariamente viagens mais baratas, e sim viagens com o melhor aproveitamento possível do valor investido.
Essa análise, finalmente, possibilita que os gastos cortados ou reduzidos sejam transferidos para outras estratégias dentro das viagens, por exemplo, almoços e jantares de relacionamento com clientes e parceiros. O resultado final é a otimização das despesas, a melhoria dos resultados e, consequentemente, um melhor ROI.
Veja agora, então, quais são as despesas em viagens corporativas que devem ser avaliadas no cálculo do ROI.
Passagens e hospedagem
Presentes em qualquer viagem corporativa, as passagens de avião e a hospedagem são também dois dos pontos que podem mais facilmente ser reduzidos, caso haja um planejamento bem feito e com antecedência. Do contrário, porém, podem representar despesas altíssimas e diminuir bastante as chances de a viagem ter um ROI vantajoso.
Portanto, esse ponto é um dos melhores exemplos do quanto contar com uma empresa especializada na gestão das viagens é uma ótima opção para as organizações que buscam otimizar essa estratégia. Além de entenderem como, quando e onde conseguir as melhores passagens e hospedagem, as empresas especializadas podem ter parcerias para garantir condições ainda mais interessantes para seus clientes.
Alimentação do funcionário
Todas as despesas essenciais do funcionário enquanto ele está em uma viagem de negócios são de responsabilidade da empresa, inclusive sua alimentação. Aqui, é importante ter regras claras sobre os gastos para que o colaborador saiba como agir, possa ter autonomia e não exceda os valores previstos.
Pode-se determinar, por exemplo, um valor diário que ele pode gastar por dia para sua alimentação. Para defini-lo, é necessário levar em consideração a agenda do colaborador durante a viagem e os preços médios do local em que ele ficará hospedado.
Almoços e jantares de negócios
Os almoços e jantares de negócios (com clientes em potencial, parceiros de negócios, investidores etc.) devem ser avaliados separadamente da alimentação essencial.
Isso é necessário não apenas por que essas ocasiões envolvem também os gastos com as refeições de outras pessoas, mas também por que provavelmente acontecerão em lugares mais caros, visando proporcionar a melhor experiência para os convidados e, assim, evoluir o relacionamento da empresa com eles.
Transfers, táxis e deslocamento do funcionário
Todo o deslocamento do funcionário durante a viagem deve entrar no cálculo de ROI. Na hora de analisar essas despesas, é necessário levar em consideração não apenas os valores gastos, mas o tempo de deslocamento — afinal, em uma viagem de negócios, o tempo do colaborador é ainda mais precioso.
Portanto, um trajeto caro de táxi não quer dizer necessariamente um gasto a ser cortado, pois o tempo economizado com isso (em vez de o colaborador ir de ônibus, por exemplo) significa mais reuniões, mais almoços de negócios, mais tempo para trabalhar etc.
Cursos e eventos
Se o objetivo da viagem for enviar colaboradores para participar de cursos e/ou eventos, os gastos com as inscrições devem ser considerados para a análise do ROI. Nesses casos, pode ser interessante aproveitar a presença dos funcionários na cidade destino para marcar reuniões de negócios e, assim, otimizar ainda mais as despesas com a viagem e o tempo dos colaboradores.
Seguro viagem e de saúde
Os seguros de viagem e de saúde são muito importantes para garantir o bem-estar dos colaboradores — em alguns países, eles são obrigatórios para estrangeiros. A empresa especializada pode ajudar você a encontrar as melhores condições e opções para esses serviços.
Reembolsos
Gastos imprevistos ou de última hora podem precisar ser reembolsados pela empresa. Nesse quesito, é fundamental ter uma política clara e bem definida de reembolsos, para que o colaborador saiba quando pedi-los ou não e, assim, evitar despesas desnecessárias.
É essencial que os gastos da viagem sejam analisados levando esses reembolsos em consideração. Para tanto, o colaborador deve fornecer todos os respectivos comprovantes e justificativas para cada gasto.
Pelo fato de que as despesas envolvidas em um viagem corporativa são bastante significativas e que as expectativas para seus resultados são altas, contar com uma empresa especializada é a melhor opção para o levantamento desses dados. Por entenderem como ninguém como uma viagem corporativa funciona, eles estarão preparados para registrar todos os gastos e ajudar seu negócio com a análise e a reestruturação deles.
Como mostramos, entender o que é ROI permite que você defina melhor os resultados esperados de cada viagem corporativa, analise a fundo como cada uma transcorreu e quais foram os gastos e escolha uma empresa especializada como parceira nessa estratégia tão importante de negócios. Assim, as despesas são otimizadas, o ROI cresce e sua empresa vai cada vez mais longe.
Agora que você já sabe o que é ROI e como calculá-lo para viagens corporativas, que tal aproveitar para baixar gratuitamente nosso e-book sobre gestão das despesas da empresa em tempos de crise?
