O cálculo do ROI das viagens corporativas permite que as empresas mensurem o impacto das suas ações e possam tomar decisões informadas sobre onde investir seus recursos. Assim, é possível garantir que as viagens feitas pelos colaboradores estejam alinhadas com suas estratégias e gerem resultados tangíveis.
Está sem tempo de ler agora? Que tal ouvir o artigo? Experimente dar o play abaixo ou fazer o download para ouvir offline!
Monitorar e otimizar o ROI das viagens envolve uma análise detalhada dos custos da viagem corporativa, da eficácia e dos resultados alcançados. Esta avaliação ajuda a maximizar o retorno sobre o investimento e a justificar os gastos associados às viagens de negócios.
Neste artigo, explicaremos o que é ROI, como calcular o retorno gerado por uma viagem corporativa e o que deve ser feito para otimizar os resultados obtidos por esse tipo de investimento. Curioso? Então, boa leitura!
Antes de mais nada, o que é ROI?
Trata-se de uma abreviação para a expressão em inglês Return on Investment, que pode ser traduzida como retorno sobre capital investido ou retorno sobre investimento. O ROI é um indicador amplamente usado para mensurar a efetividade de diversos tipos de investimentos em um negócio, incluindo alocação de recursos para:
- Campanhas de marketing;
- Aquisição de ferramentas e sistemas;
- Ações de incentivo com colaboradores;
- Realização de eventos;
- Custo com as viagens;
- Entre outros.
A lógica é simples: para valer a pena, um investimento precisa ao menos se pagar no longo prazo. Idealmente, a iniciativa deve apresentar um retorno que compense em relação às possibilidades que foram deixadas de lado ao escolher essa opção de direcionamento de recursos.
Dessa forma, entender o que é ROI torna possível reavaliar as estratégias da empresa para evitar prejuízos e para otimizar os gastos.
Leitura recomendada: Viagens corporativas: otimize custos com Inteligência Artificial
Como calcular o ROI de viagens corporativas?
A fórmula do ROI é bem direta: basta diminuir o custo da receita gerada, dividir esse resultado pelo custo e multiplicar por 100. O valor final dessa equação corresponde ao retorno sobre o capital investido, em porcentagem. O que facilita a comparação do ROI com produtos e projetos de diferentes áreas.
Vamos ver um exemplo na prática. Se uma viagem corporativa custou R$ 5 mil e trouxe benefícios mensuráveis de R$ 10 mil, o ROI será de 100%. A conta fica assim:
10.000 – 5.000 / 5.000 = 1
Ou seja, 10.000 de receita – 5.000 de custo divididos pelos mesmos 5.000 = 1. Multiplicando esse resultado por 100, chegamos ao ROI de 100%!
Saber qual é o custo de uma viagem corporativa é simples. Mas e para identificar os benefícios gerados por esse investimento? Aí é preciso ter um olhar mais analítico e fazer uma avaliação qualitativa dos resultados relacionados a essa iniciativa.
ROI das ações para conversão do cliente
Por mais que um deslocamento para prospectar um cliente, por exemplo, esteja diretamente relacionado com as compras que esse cliente realizar, esta operação definitivamente não é a única responsável por isso. A verdade é que a viagem faz parte de um grupo maior de investimentos de vendas e marketing relacionados à conversão daquele cliente.
Uma alternativa nesse caso seria simplesmente somar todos os investimentos que foram feitos e calcular o ROI de todos eles em relação ao resultado geral.
Retorno e resultados das viagens
No entanto, quando a gestão quer avaliar efetivamente o retorno trazido pela viagem corporativa, precisa ser um pouco mais específica. Para isso, deve estimar de forma qualitativa a contribuição gerada pela viagem para o retorno final, isolando esse valor de receita para chegar ao ROI.
Quando isso for feito, vale lembrar: mesmo se o retorno sobre o capital investido não for positivo, deve-se considerar que a viagem é parte de uma estratégia maior, estando atrelada a diversos resultados indiretos. Muitos dos benefícios gerados pela viagem não serão percebidos em curto ou mesmo em médio prazo. Portanto, não é tão simples quanto apenas avaliar o quanto aquele cliente gastou.
Quando uma viagem corporativa é considerada investimento?
Há apenas uma resposta para essa pergunta: sempre! Assim como toda e qualquer ação corporativa, a viagem a negócios é um investimento e ponto. Treinar colaboradores, fechar uma nova parceria, ampliar mercados, minimizar os danos de um problema: tudo isso se propõe a melhorar (ou ao menos manter) os resultados da empresa.
Não há, portanto, uma única situação em que a viagem não seja um investimento e não requeira o cálculo do ROI esperado e do objetivo alcançado.
Saiba mais: Viajar Não é Despesa é Investimento — O Impacto de Viagens de Incentivo no Endomarketing
Identificação dos resultados com as viagens
Na hora de calcular o ROI de uma viagem corporativa, é essencial identificar todos os fatores que estão relacionados à receita — inclusive os indiretos. É preciso, assim, descobrir quais serão os benefícios gerados por um deslocamento corporativo para essa empresa em especial.
Viagens para feiras e conferências
Viagens para vendas, feiras e conferências são fundamentais para fortalecer a posição da empresa no mercado em que atua. Quando a organização marca presença nos principais eventos da sua área, trabalha sua imagem ao mesmo tempo em que se posiciona estrategicamente em relação aos concorrentes e parceiros e se estabelece como referência nos assuntos que aborda. Além disso, prospecta novas oportunidades de negócio.
Viagens para parceiros
Já as viagens para parceiros e fornecedores são ferramentas que fortalecem o relacionamento, aprimorando os resultados obtidos com esse tipo de colaboração. É fato: por mais que existam tecnologias que permitam reuniões e conversas remotas, encontrar pessoalmente ainda é a melhor forma de potencializar uma relação comercial.
Inclusive, para 56% dos viajantes de negócios, as reuniões virtuais e as videoconferências não substituem as viagens presenciais, de acordo com a Global Rescue Winter Traveler Sentiment and Safety Survey.
Viagens de incentivo
Por fim, uma viagem de incentivo para os colaboradores é considerada um investimento no capital humano da organização. Estas ações são fundamentais não só para melhorar a capacidade técnica do time, mas principalmente para trabalhar sua motivação.
Quando viaja pela empresa para aprimorar seu desenvolvimento profissional ou é recompensado por atingir metas, o funcionário sente que seu trabalho é valorizado. Além de incentivá-lo a se dedicar ainda mais ao trabalho, isso fortalece o seu engajamento e a sensação de pertencimento à organização, O que aumenta sua vontade de permanecer ali mesmo diante de outras ofertas mais vantajosas, por exemplo.
Como maximizar o ROI de viagens corporativas?
Cada vez mais, os resultados financeiros com as viagens são acompanhados de perto pelos gestores e líderes. Segundo a pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), 72% dos gestores de viagens admitiram que estão mais preocupados com a demonstração do ROI das viagens de negócios.
Há alguns fatores diretos e indiretos que podem contribuir para o aumento ou a diminuição do ROI, sempre conforme a eficiência da viagem. Para otimizar a performance da viagem e maximizar o retorno, temos 2 opções:
1. Ampliar o resultado a ser alcançado
2. Minimizar os custos da viagem
A primeira alternativa nem sempre é possível, uma vez que, às vezes, as expectativas de lucro oscilam dentro de uma margem que não permite grandes alterações. O porte do cliente, o tamanho da perda a ser reduzida, o faturamento a conquistar: tudo isso dá uma expectativa de retorno máximo. Cabe, nesse caso, diminuir os custos ao menor patamar possível.
A principal recomendação para quem pretende maximizar o ROI de suas viagens é contar com o apoio de uma agência de viagens corporativas, que domine essa área e seja capaz de fazer a gestão inteligente dos deslocamentos. Por lidar com um alto fluxo de viagens de seus clientes, essas empresas conseguem obter melhores preços de passagem e hospedagem.
Do lado da receita, é importante definir o principal propósito de cada viagem. Isso é fundamental para realizar o cálculo do ROI, pois definirá os resultados que serão mensurados e avaliados. Logo, se o objetivo do deslocamento é se reunir presencialmente com um parceiro estratégico, por exemplo, o retorno será relacionado aos resultados obtidos com esse encontro.
Outra dica é usar o máximo de dados possível para levantar os resultados de cada viagem. Você pode pedir, por exemplo, que os colaboradores mostrem o que foi alcançado com o investimento quando voltarem. Com base nesse relatório de viagem, encontre dados que estejam conectados com tais resultados e os use para calcular o ROI com mais precisão.
Quais informações devem ser avaliadas no cálculo do ROI de viagens?
Complementando as dicas para maximizar o ROI, depois de definir o objetivo da viagem, é necessário entender exatamente quais são as despesas que entrarão no cálculo do ROI.
Isso é importante não apenas para o cálculo em si, mas também para ser possível analisar cada um dos gastos de viagens e, assim, avaliar quais realmente fazem sentido e quais podem ser reduzidos ou cortados para, assim, otimizar o retorno financeiro.
Listar e analisar cada uma das despesas da viagem é fundamental para aprimorar constantemente a gestão de viagens corporativas e entender se elas estão funcionando conforme esperado ou não.
Afinal, ter um bom ROI também significa reduzir as despesas desnecessárias da empresa! Mesmo com um ROI positivo, uma viagem com gastos não essenciais representa resultados não tão bons quanto seria possível. Uma boa gestão financeira não quer dizer necessariamente viagens mais baratas, e sim viagens com o melhor aproveitamento do valor investido.
Essa análise, finalmente, possibilita que os gastos cortados ou reduzidos sejam transferidos para outras estratégias dentro das viagens, por exemplo, almoços e jantares de relacionamento com clientes e parceiros. O resultado final é a otimização das despesas, a melhoria dos resultados e, consequentemente, um maior ROI.
Veja agora, então, quais são as despesas em viagens corporativas que devem ser avaliadas no cálculo do ROI.
Passagens e hospedagem
Presentes em qualquer viagem corporativa, as passagens de avião e a hospedagem são pontos que podem ser mais facilmente reduzidos, caso haja um planejamento bem feito e com antecedência. Do contrário, podem representar despesas altíssimas e diminuir bastante as chances de a viagem ter um ROI vantajoso.
Para se ter uma ideia, de acordo com dados da Copastur, o valor médio da passagem aérea adquirida com até 1 dia de antecedência chegou a R$ 1.714,21 em 2023. Enquanto isso, o ticket comprado há mais de 31 dias foi de R$ 777,70.
Portanto, este é um dos melhores exemplos do quanto uma empresa especializada na gestão das viagens ajuda a economizar na compra das passagens corporativas. Além de entenderem como, quando e onde conseguir as melhores passagens e hospedagem, as consultorias especializadas podem ter parcerias para garantir condições ainda mais interessantes para seus clientes.
Alimentação do funcionário
Todas as despesas essenciais do funcionário enquanto ele está em uma viagem de negócios são de responsabilidade da empresa, inclusive sua alimentação. Aqui é importante ter regras claras sobre os gastos para que o colaborador saiba como agir, possa ter autonomia e não exceda os valores previstos.
A política de viagem corporativa pode e deve determinar um valor diário que o viajante pode gastar por dia com sua alimentação. Para defini-lo, é necessário levar em consideração a agenda do colaborador durante a viagem e os preços médios do local em que ele ficará hospedado.
Almoços e jantares de negócios
Os almoços e jantares de negócios (com clientes em potencial, parceiros de negócios, investidores etc.) devem ser avaliados separadamente da alimentação essencial.
Isso é necessário porque tais ocasiões envolvem os gastos com as refeições de outras pessoas, e também devem acontecer em lugares mais caros, visando proporcionar a melhor experiência para os convidados e, assim, evoluir o relacionamento da sua empresa com eles.
Transfers, táxis e deslocamento
Todo o deslocamento do funcionário durante a viagem deve entrar no cálculo de ROI. Na hora de analisar essas despesas, é necessário levar em consideração não apenas os valores gastos, mas o tempo de deslocamento — afinal, em uma viagem de negócios, o tempo do colaborador é ainda mais precioso.
Portanto, um trajeto caro de táxi não quer dizer necessariamente um gasto a ser cortado, pois o tempo economizado com isso (em vez de o colaborador ir de ônibus, por exemplo) significa mais reuniões, mais almoços de negócios, mais tempo para trabalhar etc.
Leia também o post sobre os direitos de quem viaja a trabalho
Cursos e eventos
Se o objetivo da viagem for enviar colaboradores para participar de cursos e/ou eventos, os gastos com as inscrições devem ser considerados para a análise do ROI. Nesses casos, pode ser interessante aproveitar a presença dos funcionários na cidade destino para marcar uma reunião de negócios e, assim, otimizar ainda mais as despesas com a viagem e o tempo dos colaboradores.
Seguro viagem e de saúde
Os seguros de viagem e de saúde são muito importantes para garantir o bem-estar dos colaboradores. Em alguns países, eles são obrigatórios para estrangeiros. A empresa especializada pode ajudar você a encontrar as melhores condições e opções para esses serviços.
Reembolsos
Gastos imprevistos ou de última hora são despesas que precisam ser reembolsadas pela empresa. Nesse quesito, é fundamental ter uma política clara e bem definida, para que o colaborador saiba quando pedi-los ou não e, dessa forma, evitar despesas desnecessárias.
É essencial que os gastos da viagem sejam analisados levando esses reembolsos em consideração. Para tanto, o colaborador deve fornecer todos os respectivos comprovantes e justificativas para cada gasto.
Análise dos dados e informações
Como as despesas das viagens corporativas são bastante significativas e as expectativas para seus resultados são altas, contar com uma empresa especializada é a melhor opção para o levantamento das informações referentes a todos estes custos.
Por entenderem como ninguém como uma viagem corporativa funciona, eles estarão preparados para registrar todos os gastos e ajudar seu negócio com a análise e a reestruturação deles. Assim, é possível ter uma visibilidade completa das despesas, fazer análises assertivas e tomar decisões estratégicas de forma inteligente.
Leia também: Como fazer uma análise de indicadores de desempenho em viagens corporativas?
O que pode prejudicar o ROI de uma viagem corporativa?
Não é nada raro vermos custos altos assolando as empresas e causando uma grande dor de cabeça aos gestores. Se você não toma cuidado para manter os gastos sob controle, a experiência mostra que o resultado tende a ser desastroso.
Quando um colaborador em um cargo de confiança tem autoridade para decidir quando e por que vai viajar, isso muitas vezes é feito como uma quebra de rotina.
A visita a fornecedores, filiais e equipes é usada como motivo para a oxigenação do dia a dia. Compreensível, uma vez que trabalhar seguindo uma rotina fixa pode ser desgastante, mas nada aceitável. Como já dissemos, toda e qualquer ação da empresa tem por finalidade obter um resultado. Por isso, ela deve ser absolutamente necessária.
Assim, uma viagem feita sem avaliação prévia sobre sua real necessidade pode oferecer um ROI nada atrativo. E, como você já sabe, um potencial de retorno baixo demais é motivo suficiente para abortar a missão. Inclusive, tal fato prejudica completamente o resultado da empresa.
Além disso, outros pontos também são capazes de corroer o retorno sobre o investimento da viagem. É o caso da falta de:
- Falta de um planejamento da viagem corporativa;
- Ausência de uma política clara de viagens corporativas;
- Desorganização dos processos internos das equipes;
- Não realizar a negociação com fornecedores de serviços;
- Falta de tecnologias para facilitar as operações de planejamento e acompanhamento das viagens, assim como das análises de dados.
Qual o papel da política de reembolso para equilibrar o ROI?
Nesse contexto, a política de reembolso pode ser a grande estrela. Afinal, tudo aquilo que facilita o processo, clareando as obrigações e os direitos do colaborador, ajuda a equilibrar o ROI das viagens corporativas.
Se um controle em planilhas é sua forma de cobrança e monitoramento, por exemplo, você está seriamente sujeito a falhas. E o pior: você pode perceber o erro apenas quando um grande prejuízo acontece! Na prática, prevenir-se é contar com a ajuda da tecnologia e de todos os recursos disponíveis para reduzir a burocracia e simplificar o processo. Quanto mais intuitivo for para o colaborador fazer a prestação de contas, mais motivado ele fica para seguir a política definida.
Mas esse é só um exemplo, ok? Só a experiência pode dizer, na sua empresa, como o ROI pode alcançar o melhor patamar possível e, claro, se manter lá no topo. Como gestor, você precisa estar aberto ao leque de opções disponíveis e conhecer meios de gerir as viagens corporativas com foco na minimização do trabalho envolvido e dos custos gerados.
Não se preocupe, porque a experiência vai ajudar a arredondar o processo, mostrando tanto a importância do ROI como as formas de usá-lo para melhorar continuamente. O retorno sobre o investimento precisa ser um fiel companheiro do gestor, consulta obrigatória para tomar qualquer decisão. Depois da viagem efetuada e das análises concluídas, basta avaliar se os objetivos e as expectativas foram alcançados!
Agora que você já sabe o que é ROI e como calculá-lo para viagens corporativas, que tal aproveitar para conhecer os serviços da agência de viagens corporativas da Copastur, uma das marcas da Biosfera Copastur!
Realizamos todo o planejamento, monitoramento, organização e gestão das viagens dos colaboradores da sua empresa, unindo tecnologia e humanização. Geramos até 30% de economia nos custos de viagens.
Veja como podemos ajudar a reduzir os gastos com as viagens da sua empresa!
