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Otimizar processos de viagens corporativas é essencial para empresas que buscam reduzir custos, aumentar a produtividade e proporcionar uma experiência mais eficiente aos colaboradores em deslocamento.
Em um cenário cada vez mais competitivo, a gestão estratégica das viagens não se resume apenas à compra de passagens ou reservas de hospedagem, mas envolve o planejamento integrado de cada etapa, desde a solicitação até o pós-viagem, garantindo controle e visibilidade sobre todos os gastos e procedimentos.
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Quando bem estruturada, a otimização desses processos permite centralizar informações, padronizar fluxos e utilizar tecnologias que automatizam tarefas repetitivas, liberando tempo para que gestores e equipes foquem em decisões mais estratégicas. Além disso, contribui para minimizar imprevistos, melhorar a comunicação entre setores e assegurar que as políticas de viagens corporativas sejam cumpridas, evitando desperdícios e fortalecendo o compliance interno.
Neste texto, iremos apontar dicas de como otimizar os processos em viagens corporativas. Dessa forma, se você é um gestor que deseja ser mais eficiente e impulsionar os resultados da área, esse conteúdo é para você. Continue a leitura!
Como otimizar os processos da empresa?
Para otimizar processos de viagens corporativas, é fundamental adotar ações estratégicas. Abaixo listamos cada uma delas. Confira:
Defina uma padronização de fluxos internos dentro da política de viagens corporativas
Construir um fluxo único e padronizado para todas as viagens corporativas é um passo essencial para evitar retrabalhos e inconsistências. Isso significa estabelecer, de forma clara, como uma viagem deve ser solicitada, aprovada, reservada e reembolsada, independentemente do setor ou colaborador envolvido.
Com um processo documentado e de fácil acesso, todos sabem exatamente quais etapas seguir, reduzindo erros e eliminando a necessidade de conferências manuais repetitivas. Além disso, a padronização facilita o treinamento de novos colaboradores e mantém a operação mais ágil e transparente.
Além disso, é preciso definir como os pacotes serão adquiridos, fazer pesquisas de preços com fornecedores, estabelecer o tipo de serviço, a classe das passagens, o meio de transporte, as acomodações, a forma de comprovação das despesas e assim por diante. Dessa forma, os eventos serão realizados com muito mais comodidade e segurança para todos. Isso sem contar que ainda haverá economia para a organização.
Defina o objetivo do deslocamento
É fato: as viagens corporativas se prestam a atingir as mais diversas finalidades, desde o lazer dos funcionários, passando pela presença em cursos de aperfeiçoamento ou treinamento até a conquista de clientes e a formação de parcerias. E cada um desses objetivos apresenta características e necessidades próprias.
Assim, uma viagem a lazer não deve ser pensada e realizada da mesma forma que uma viagem de negócios.
A categoria dos hotéis é diferente, assim como é diferenciado o tempo de planejamento do evento, tampouco os custos serão os mesmos. Por isso, definir o objetivo da viagem é fundamental para propiciar o planejamento adequado, otimizando tanto o tempo como o dinheiro da empresa.
Além do mais, essa discriminação é essencial para a satisfação dos viajantes. Imagine hospedar colaboradores em viagem de negócios em um hotel praiano e afastado do centro da cidade. Esse descuido pode comprometer bastante a eficiência dos trabalhos.
Use ferramentas de gestão de viagens
Utilizar um sistema de gestão de viagens ou TMCs (Travel Management Companies) permite centralizar reservas, aprovações, pagamentos e relatórios de viagens (RDV) em um único ambiente digital.
Essas ferramentas não apenas aceleram o processo de compra de passagens e hospedagem, mas também garantem que todas as reservas estejam alinhadas à política de viagens corporativas, evitando gastos desnecessários.
Outro ponto importante é a possibilidade de integração com sistemas financeiros e de RH, automatizando o registro e acompanhamento das despesas.
Automatize as aprovações e reservas
Automatizar o fluxo de aprovações significa eliminar a dependência de trocas intermináveis de e-mails e agilizar a resposta às solicitações.
Ao configurar regras automáticas com base em critérios como orçamento de viagem, destino ou tempo de antecedência, é possível aprovar ou negar viagens sem intervenção manual, exceto em casos específicos. Já nas reservas, a automação garante que apenas opções compatíveis com a política corporativa sejam disponibilizadas, reduzindo riscos e aumentando a eficiência.
Integre os dados financeiros e relatórios em tempo real
Conectar o sistema de gestão de viagens com a contabilidade e o financeiro proporciona maior controle e visibilidade sobre os gastos. Relatórios em tempo real permitem identificar desvios orçamentários antes que se tornem um problema, além de fornecer dados históricos para embasar negociações futuras com fornecedores.
Essa integração também agiliza o fechamento de contas, reduzindo o tempo gasto na conciliação de despesas e aumentando a precisão das informações.
Negocie antecipadamente com fornecedores
Firmar acordos comerciais prévios com hotéis corporativos, companhias aéreas e serviços de transporte oferece condições mais competitivas e benefícios extras para a empresa.
Negociar em volume ou com base na frequência das viagens pode gerar descontos significativos, upgrades e políticas de cancelamento mais flexíveis.
Esse planejamento antecipado também dá mais previsibilidade aos custos e reduz imprevistos relacionados à disponibilidade ou variações sazonais de preços.
Estabeleça um calendário de viagens
Outra boa dica para otimizar os processos com viagens corporativas e economizar tempo na hora de programar o deslocamento da sua equipe é por meio do estabelecimento de um calendário de viagens. Para isso, primeiramente é preciso verificar como anda a rotina do negócio, averiguando as necessidades de mobilização do pessoal e o propósito disso. Saber previamente a quantidade de serviços que deseja contratar eleva seu poder de barganha, favorecendo a contratação a preços mais baixos.
Além do mais, estipular previamente as datas das viagens possibilita o aproveitamento de várias promoções, sobretudo em companhias aéreas, cujos preços oscilam bastante de uma época para outra. Comprar com antecedência pode ser uma excelente estratégia para evitar pagar preços abusivos de última hora.
Contrate uma empresa especializada
Que tempo é dinheiro todo mundo sabe, certo? De que você mesmo pode organizar suas próprias viagens ninguém duvida. Entretanto, para economizar valiosos recursos da empresa, muitas vezes é preciso delegar determinadas tarefas a outras pessoas, mais bem informadas e proficientes no assunto. Com as viagens corporativas acontece o mesmo! Acredite: mobilizar uma equipe de colaboradores para cuidar do planejamento desses deslocamentos pode sair mais oneroso para o negócio do que terceirizar o serviço.
Além da comodidade de contar com uma companhia especializada no assunto, diminuindo assim as chances de insucesso, preservar sua mão de obra fará com os funcionários se dediquem ao que é verdadeiramente o foco da sua empresa, atividades de maior relevância para sua estratégia comercial. Isso sem contar que companhias especializadas possuem condições mais vantajosas junto aos fornecedores, fazendo com que os pacotes sejam adquiridos a custos menores. Pagar menos com mais qualidade e sem estresse não parece uma ótima ideia?
Como a Copastur pode ajudar a otimizar as viagens da sua empresa?
A Copastur pode ajudar a otimizar as viagens da sua empresa ao oferecer uma gestão estratégica e integrada de todo o processo, desde o planejamento até o pós-viagem.
Com o uso de tecnologia de ponta e plataformas exclusivas, a empresa centraliza informações, integra políticas corporativas e fornece relatórios detalhados que permitem identificar padrões de gastos e oportunidades de economia.
Além disso, conta com uma equipe especializada que atua de forma consultiva, negociando tarifas mais vantajosas, ajustando rotas e buscando soluções personalizadas para as necessidades da sua organização.
Essa abordagem garante maior controle orçamentário, redução de custos, ganho de produtividade e uma experiência de viagem mais fluida e segura para todos os colaboradores, alinhando resultados operacionais com os objetivos estratégicos da empresa.
Conheça as soluções da nossa empresa de viagens corporativas e otimize os seus processos internos!
