7 dicas para escolher o local para a hospedagem de funcionários

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Escolher o hotel certo para hospedar seus funcionários em viagens corporativas é essencial tanto para usar o dinheiro da empresa da melhor forma possível como para satisfazer os colaboradores. Entre os pontos que você não pode deixar de considerar em sua pesquisa de hotéis estão: localização, conforto, adequação ao perfil da empresa, estrutura e recursos oferecidos. Mas o que exatamente analisar em cada categoria? É o que você vai ver agora! Confira 7 dicas para escolher o local ideal para a hospedagem de funcionários!

Tenha atenção à localização

O primeiro quesito a ser considerado na hora de escolher a hospedagem de funcionários em viagens corporativas é a localização. É muito importante que o hotel fique próximo aos pontos para os quais os colaboradores deverão se deslocar durante seu período pela cidade. Considere ainda a oferta de transporte público na região, como metrô e ônibus, bem como o trânsito local. Não esqueça de observar se tem farmácias e restaurantes nos arredores. Pode acreditar: muitas vezes, os gastos que os funcionários terão com o deslocamento não compensam o investimento em um hotel mais barato, mas situado longe de tudo.

Em situações que a hospedagem é para uma convenção da empresa, a primeira opção sempre será a hospedagem no local do evento. Toda a logística será facilitada.  A ideia de ter mais hotéis em uma convenção provavelmente será em função da indisponibilidade de apartamentos no hotel do evento.

Leve em conta o conforto

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Escolher o local em que seus funcionários ficarão hospedados vai além de buscar apenas a melhor relação entre custo e benefício para a empresa. Também é muito importante considerar o conforto dos colaboradores. Afinal, quanto melhor instalados eles estiverem, melhor conseguirão fazer seu trabalho durante a viagem. Por isso, não deixe de analisar o que os hotéis oferecem para deixar a estadia mais agradável.

A escolha do quarto, por exemplo, é um ponto de atenção. Uma cama confortável, ar-condicionado, wi-fi, televisão e espaço para circulação são recursos que certamente farão diferença para o funcionário, aumentando seu engajamento. Caso a equipe tenha dias livres durante a viagem, não deixe de pesquisar se os hotéis são próximos a pontos turísticos da cidade, a fim de facilitar o deslocamento. Caso a família do funcionário vá encontrá-lo, avalie se os quartos podem comportar mais pessoas.

Pense no perfil da empresa

São inúmeras as opções de hotéis disponíveis no mercado. Alguns apresentam preços mais atraentes, enquanto outros oferecem uma grande infinidade de comodidades. Além da localização e da relação entre custo e benefício, é importante considerar o perfil da empresa na hora de escolher o local de hospedagem.

Lembre-se: mesmo na hora de escolher um hotel, a imagem que a empresa quer passar para o mercado deve sim ser considerada.

Analise a estrutura oferecida

Oferecer um business center 24 horas com computadores, impressoras e copiadoras, internet wifi, adaptadores de tomada, saída USB para carregar celulares nos quartos, são itens importantes para o bem estar “profissional” do funcionário.

Cheque as comodidades

As comodidades oferecidas pelo hotel também devem ser analisadas em suas pesquisas. Transfer do aeroporto, restaurante, serviço de quarto academia e piscina (incentivar a vida saudável)  são pontos que podem fazer toda a diferença para seus funcionários. Além disso, ao contar com comodidades como transporte gratuito e café da manhã completo, seu orçamento fica mais competitivo e os gastos com viagens corporativas são reduzidos de forma considerável.

Contrate uma empresa especializada

Se você já precisou organizar uma viagem corporativa, certamente sabe que encontrar o local ideal para a hospedagem de funcionários pode ser uma tarefa bem difícil. Afinal, são várias as opções disponíveis, sendo que (nem sempre) a área de compras tem a expertise necessária para realmente fazer a melhor escolha. Para investir adequadamente o dinheiro da empresa e não ter prejuízo, portanto, é essencial contar com o auxílio de uma empresa especializada em viagens corporativas.

Com isso, você consegue se certificar de que o hotel escolhido é realmente o mais adequado para o que você busca — e ainda oferece o preço mais competitivo. Uma empresa especializada tem todo o conhecimento necessário para fazer a melhor escolha, sem contar que também tem mais contatos e know-how para negociar  e preços — mesmo no caso de viagens internacionais. Enquanto isso, você pode focar no core business da sua empresa e na tomada de decisões, sem perder tempo.

Veja o custo-benefício

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Por fim, um dos pontos mais importantes na hora de escolher onde seus funcionários ficarão hospedados em uma viagem corporativa é fazer uma análise do custo-benefício. Coloque no papel todos os gastos que terá com a viagem do colaborador, de transporte a hospedagem, passando pela alimentação. Listando as despesas, você perceberá que mesmo um hotel com uma diária de valor mais alto pode valer mais a pena por estar muito próximo ao local do evento que o funcionário comparecerá, por exemplo.

Mas atenção: é muito importante não apenas pesquisar preços, mas também negociar descontos e pesquisar pacotes — de diária, transporte e alimentação. Você pode se surpreender em certos casos, ao notar que o preço pode ser bastante competitivo.

Para escolher o local para a hospedagem de funcionários, não deixe de seguir nossas dicas! E como é preciso fazer muita pesquisa, analisar diversos pontos e planejar tudo direitinho, o ideal é contar com a ajuda de uma empresa especializada em viagens corporativas para auxiliá-lo nessa tarefa.

Por trabalharem diretamente com hotéis, agências de transporte e afins, esse tipo de negócio tem toda a expertise necessária para encontrar o local mais adequado para o perfil da sua empresa e para o tipo de viagem pretendida. Além disso, empresas especializadas ainda contam com várias parcerias, o que pode ajudar a conseguir preços melhores!

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Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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