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A gestão de reembolso corporativo é um pilar fundamental para garantir controle financeiro, transparência e conformidade nos gastos dos colaboradores.
Quando bem estruturado, o processo assegura que despesas legítimas sejam ressarcidas com agilidade e ainda contribui para reduzir riscos de abusos e fraudes. Políticas claras de adiantamento também desempenham um papel importante, permitindo que a empresa antecipe recursos para despesas previstas e evite o adiantamento imediato por parte dos funcionários.
Um estudo realizado pela Sankhya e pela plataforma Espresso — que analisou mais de R$ 310 milhões em despesas de cerca de 750 empresas brasileiras — mostra que alimentação, transporte e quilometragem lideram as categorias de gastos corporativos.
O levantamento aponta que 66,97% das empresas utilizam o modelo de reembolso pós-gasto, enquanto 33,62% optam pelo adiantamento. Além disso, o setor comercial concentra 59% das despesas e houve aumento nos casos de fraudes identificadas, reforçando a necessidade de processos mais eficientes e apoiados por tecnologia.
Ao longo deste artigo, você vai entender como soluções modernas podem transformar a gestão de reembolsos e adiantamentos — e como a Copastur, com ferramentas como o superapp C+, o CopasturCard e processos avançados de Expense Management, ajuda sua empresa a alcançar mais eficiência, controle e segurança.
Como implementar um sistema de gestão de reembolso corporativo?
Implementar um sistema de gestão de reembolso corporativo exige uma combinação de processos claros, tecnologia adequada e alinhamento interno entre as áreas envolvidas.
O primeiro passo é definir uma política de reembolso objetiva, detalhando quais despesas são permitidas, limites de valores, prazos para solicitação e documentos necessários — garantindo que todos os colaboradores compreendam as regras.
Em seguida, é fundamental adotar uma plataforma especializada que automatize etapas como envio de comprovantes, classificação de gastos, aprovações e integração com o financeiro, reduzindo erros manuais e aumentando a rastreabilidade.
Também é importante treinar equipes, padronizar fluxos e acompanhar indicadores de desempenho, como tempo médio de reembolso e taxas de conformidade.
Com isso, a empresa cria um processo ágil, seguro e sustentável, que melhora a experiência do colaborador e fortalece o controle financeiro.
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Quais são as melhores ferramentas para gestão de reembolso e adiantamento corporativo?
As melhores ferramentas para gestão de reembolso e adiantamento corporativo são aquelas que combinam automação, integração e controle em um único ecossistema.
O ideal é escolher uma ferramenta que ofereça captura automática de recibos, aprovação por fluxos personalizados, políticas configuráveis conforme o compliance da empresa, integração com ERPs e meios de pagamento, além de dashboards em tempo real para acompanhar gastos por centro de custo, área ou colaborador.
Recursos como conciliação automática, cartões corporativos integrados, relatórios inteligentes e compatibilidade com dispositivos móveis tornam o processo mais ágil, transparente e seguro — reduzindo erros manuais, fortalecendo o compliance e acelerando tanto reembolsos quanto adiantamentos.
Quais são as ferramentas de adiantamento e reembolso da Copastur?
A Copastur oferece duas ferramentas eficientes no processo de adiantamento e reembolso: o superapp C+ e o Expense Management.
As duas soluções são distintas e possuem propósito específico, embora ambas estejam relacionadas à gestão de viagens e despesas. Entenda melhor:
Gestão completa de viagens: oferece soluções para reserva de passagens aéreas, hotéis e aluguel de carros.
O C+ é um superapp desenvolvido pela Copastur que integra diversos serviços e funcionalidades em uma única plataforma. Entre suas principais características, destacam-se:
- Gestão completa de viagens: oferece soluções para reserva de passagens aéreas, hotéis, e aluguel de carros.
- Integração de serviços: une diferentes aspectos da gestão de viagens e eventos em um único aplicativo, como dados de mobilidade e do CopasturCard.
- Recursos adicionais: pode incluir funcionalidades como suporte ao cliente 24/7, personalização de viagens e informações em tempo real.
Já o Expense Management refere-se a ferramentas e sistemas dedicados ao controle e à administração de despesas corporativas. Entre suas principais funcionalidades estão:
- Relatórios e análise: gera relatórios detalhados sobre despesas, permitindo análise e controle financeiro.
- Controle de despesas: facilita a submissão, aprovação e reembolso de despesas de viagem e outras despesas corporativas.
- Políticas e conformidade: ajuda a garantir que as despesas estejam em conformidade com as políticas da empresa.
- Automação de processos: a função de Expense management automation da ferramenta automatiza a coleta de recibos, o rastreamento de despesas e o processamento de pagamentos.
Políticas corporativas: o pilar dos adiantamentos e reembolsos eficientes
As políticas de viagens corporativas são essenciais para a eficiência dos processos de adiantamento e reembolso. A Copastur trabalha em parceria com as empresas para criar políticas personalizadas que se ajustam às necessidades de cada cliente.
Com base em uma análise detalhada, adaptamos políticas que regulam limites de gastos, tipos de despesas e prazos para submissão de documentos, garantindo conformidade e controle total.
Boas práticas para o adiantamento de despesas corporativas
Para garantir que os fluxos de adiantamento e reembolso sejam sempre eficientes e sem problemas é importante adotar algumas boas práticas:
Definição clara de políticas: políticas bem definidas evitam confusões.
Capacitação dos colaboradores: todos devem conhecer os procedimentos de solicitação de adiantamentos e reembolsos. Uso de sistemas integrados: ferramentas como o superapp C+ garantem maior eficiência e precisão.Revisões periódicas: Revise regularmente suas políticas e processos para mantê-los atualizados.
Documentação adequada: incentive a submissão rápida e organizada de documentos comprobatórios de despesas.
Relatórios de auditoria: use relatórios para verificar a conformidade com as políticas estabelecidas.
Pesquisa de mercado: a importância do adiantamento e reembolso de despesas corporativas
As rotinas cada vez mais aceleradas têm exigido um maior controle de adiantamentos e reembolsos. Essas tarefas, que parecem ser puramente administrativas, têm um impacto direto na saúde financeira e na satisfação dos colaboradores.
Pesquisas da Deloitte indicam que 75% das empresas que adotam práticas eficientes de controle de adiantamento e reembolso observam uma redução significativa de até 30% em despesas não autorizadas e um aumento de
20% na satisfação dos funcionários (Deloitte, 2023).
Um estudo realizado pela PwC revela que empresas que utilizam sistemas integrados para gerenciar reembolsos experimentam um crescimento de 20% em eficiência operacional em comparação às que ainda dependem de processos manuais (PwC, 2023).
Esses dados mostram que a eficiência no controle de adiantamentos e reembolsos impacta diretamente os resultados financeiros e operacionais das empresas.
Com as soluções da Copastur, sua empresa pode seguir as melhores práticas e utilizar as ferramentas mais avançadas do mercado, garantindo um controle financeiro mais eficaz e colaboradores mais satisfeitos.
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Especialista Copastur responde: gestão de adiantamentos e reembolsos
Para entender melhor como a Copastur pode apoiar as empresas na gestão de adiantamentos e reembolsos, conversamos com Ricardo Szpigel, Chief Sales Officer da Copastur. Com mais de 15 anos de atuação no setor corporativo e de turismo, Szpigel é reconhecido por sua expertise em gestão de contas, desenvolvimento de estratégias comerciais e implementação de soluções de sucesso.
Neste bate-papo, ele detalha como a eficiência na gestão desses processos é fundamental para otimizar o desempenho operacional e financeiro das empresas. Confira a seguir!
Pergunta: Por que a gestão de adiantamentos e reembolsos é tão importante para empresas que enviam equipes a trabalho?
Ricardo Szpigel: A gestão eficiente de adiantamentos e reembolsos é crucial para manter o controle financeiro das empresas. Quando esse processo é falho, há riscos de despesas não justificadas, fraudes e impacto no fluxo de caixa. Além disso, a falta de uma estrutura clara pode dificultar auditorias e gerar complicações com a conformidade fiscal, levando a multas e perda de dinheiro. Uma gestão bem estruturada previne perdas financeiras e melhora a performance geral da empresa.
Pergunta: Quais são os maiores desafios que as empresas enfrentam ao gerenciar adiantamentos e reembolsos de equipes em viagens?
RS: Os desafios mais comuns incluem a falta de controle sobre os gastos em tempo real, erros manuais e a demora no processamento dos reembolsos. Além disso, garantir que os gastos estejam dentro das políticas internas e que não ocorram fraudes pode ser complexo. Na Copastur, nossas soluções eliminam esses problemas com automação, garantindo total visibilidade das despesas e conformidade com as diretrizes da empresa, reduzindo os erros.
Pergunta: Como a Copastur ajuda as empresas a evitar perdas financeiras na gestão de adiantamentos e reembolsos?
RS: A Copastur oferece ferramentas como o superapp C+ e o CopasturCard, que centralizam e automatizam o processo de adiantamentos e reembolsos. Isso garante que todas as transações sejam monitoradas em tempo real, dentro das políticas estabelecidas pela empresa. Com isso, os gestores têm total controle sobre os gastos, evitando despesas indevidas. O sistema também facilita a identificação rápida de problemas, antes que se tornem prejuízos maiores.
Pergunta: Quais são os principais benefícios de utilizar as soluções da Copastur para adiantamentos e reembolsos?
RS: O principal benefício é o controle total das despesas. As nossas soluções reduzem erros humanos, automatizam processos e garantem que os reembolsos sejam realizados com agilidade. Além disso, elas oferecem rastreabilidade, fundamental para auditorias e compliance, resultando em economia de tempo e recursos, evitando custos desnecessários.
Pergunta: De que forma a automação dos processos de adiantamento e reembolso pode evitar prejuízos financeiros para as empresas?
RS: A automação minimiza erros manuais, como cálculos incorretos e envio de comprovantes incompletos. Com o CopasturCard, os colaboradores têm acesso controlado a fundos, com limites definidos e categorias de despesas pré-aprovadas, garantindo que o dinheiro seja utilizado apenas para fins autorizados. A integração de sistemas também facilita a verificação de gastos, assegurando que os relatórios financeiros sejam precisos, reduzindo o risco de erros administrativos.
Pergunta: De que maneira a Copastur apoia as empresas na criação de políticas corporativas para adiantamentos e reembolsos?
RS: Trabalhamos diretamente com os clientes para criar políticas que estejam alinhadas às necessidades e objetivos da empresa. Isso envolve desde a definição de limites de adiantamento e categorias de despesas até a criação de fluxos de aprovação. Nossa abordagem personalizada garante que a política seja clara e prática, evitando confusões e controlando melhor os gastos para que as empresas não percam dinheiro em despesas não autorizadas ou mal gerenciadas.
Pergunta: Quais são as dúvidas mais comuns das empresas sobre adiantamentos e reembolsos, e como a Copastur as resolve?
RS: Muitas empresas perguntam como evitar abusos e garantir que os gastos estejam dentro das diretrizes estabelecidas. Outras querem saber como tornar o processo mais ágil sem comprometer a segurança. Nosso clientes também se preocupam com a agilidade no processamento, a visibilidade sobre os gastos e a facilidade de auditoria. Essas questões são críticas para manter o controle financeiro sem comprometer a operação. Na Copastur, temos um índice de satisfação elevado e, com nossa vasta experiência, garantimos mais de 95% de sucesso na implementação de soluções que resolvem essas dores. Nossa expertise e décadas de atuação nos permitem criar processos ágeis e seguros que atendem às necessidades dos clientes, com foco em eficiência e tranquilidade operacional.
