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Uma agência de eventos desempenha um papel estratégico não apenas na execução de festas de confraternização, feiras e eventos corporativos, mas também na geração de renda, empregos e inovação.
De acordo com dados da ABRAPE (Associação Brasileira dos Promotores de Eventos), o segmento movimenta cerca de R$ 291,1 bilhões anualmente, e representa 3,8% do PIB nacional, além de contar com mais de 654 mil empresas atuando no ramo e uma expressiva presença de microempreendedores(as) individuais.
Assim, as agências de eventos se destacam como parceiras essenciais de empresas e marcas, oferecendo soluções criativas, personalizadas e eficientes para conectar pessoas, promover negócios e transformar ideias em grandes realizações.
Porém, diante da enorme quantidade de profissionais atuando na área, é importante saber como escolher a empresa certa. Neste post, vamos apontar o que considerar na escolha da melhor agência de eventos e mostrar como funciona a da Copastur. Continue a leitura!
Biosfera Copastur: expertise em gestão e consultoria, garantindo que cada evento corporativo seja uma experiência inesquecível
O que faz uma agência de eventos?
Uma agência de eventos é responsável por planejar, organizar e executar todos os aspectos relacionados à realização de eventos, sejam corporativos, sociais, culturais ou promocionais.
O trabalho começa com o entendimento das necessidades e objetivos do cliente, passando pela elaboração de um projeto detalhado que inclui o conceito, definição do orçamento do evento, escolha do local, contratação de fornecedores (como buffet, iluminação, som, decoração para evento, recepção, segurança, entre outros) e gestão de prazos.
A agência de eventos também cuida da logística, comunicação visual e criação de experiências memoráveis para as pessoas participantes, além da coordenação de toda a equipe envolvida. Na data, garante que tudo ocorra conforme planejado, lidando com imprevistos e assegurando a qualidade da entrega.
Algumas agências não trabalham somente no pré-evento e durante: também atuam na etapa de avaliação pós-evento, elaborando relatórios de desempenho e do retorno sobre o investimento (ROI) do evento corporativo.
O que considerar na escolha da agência de eventos?
Orçamento
É indispensável adequar os recursos disponíveis para o evento. Durante as suas pesquisas, solicite diferentes orçamentos de agências e compare as informações recebidas. Muitas vezes, uma simples mudança no buffet do evento corporativo, por exemplo, já pode fazer com que os valores finais fiquem mais atraentes para a sua empresa.
O segredo está em se certificar de que a agência de eventos é capaz de oferecer serviços flexíveis, que se encaixem nas necessidades do cliente. Uma boa empresa parceira seleciona fornecedores para o evento de acordo com os gastos estabelecidos no seu orçamento, evitando custos acima do estipulado.
Fornecedores
Uma das grandes vantagens da contratação de uma agência de eventos é que, em geral, essa empresa já tem uma valiosa lista de fornecedores de confiança em mãos, com os quais é possível negociar bons descontos para os seus clientes. Sem esses contatos e de forma independente, um negócio dificilmente conseguiria ter acesso aos mesmos serviços com tanto custo-benefício.
Mesmo assim, é essencial entender quem são esses parceiros e se possuem um portfólio à altura do seu nível de exigência. Afinal, o contratante ainda tem o poder de decisão e pode participar da análise das propostas. Caso você não concorde com alguma escolha, basta conversar sobre as alternativas!
Expertise
Durante a avaliação dos portfólios das agências de eventos, vale procurar saber se as candidatas têm experiência na produção de iniciativas como as que a sua empresa deseja oferecer. Para organizar reuniões corporativas, priorize agências especializadas no setor B2B (Business to Business).
Seguindo o mesmo raciocínio, se o seu empreendimento atua na área de tecnologia, vale a pena conferir se a agência tem know how em eventos desse segmento. Dessa forma, a contratada vai ter um melhor entendimento sobre as reais necessidades do nicho, executando eventos alinhados à expectativa e, consequentemente, bem-sucedidos!
Profissionais
Busque descobrir quem vai ser o seu ponto de contato e até mesmo os profissionais presentes no grande dia. O relacionamento com todas essas pessoas precisa ser o mais harmonioso e transparente possível para evitar surpresas e mal-entendidos.
Também é recomendável saber a quantidade de pessoas na produção. Pergunte como foram capacitadas e o que mais achar importante saber. A qualidade do time que vai produzir o seu evento está diretamente relacionada à performance!
Logística
Acompanhamento das entregas dos fornecedores, transporte, montagem e desmontagem da infraestrutura: esses são só alguns exemplos de etapas que fazem parte da logística de um evento. O problema é que, como esses processos tendem a ser bastante complexos, exigem organização extrema!
Pensando nisso, evite contratar uma empresa inexperiente ou optar automaticamente pela oferta mais barata para tomar conta de toda essa produção. Só uma agência de eventos realmente preparada possui as ferramentas e os recursos certos para garantir que tudo aconteça com eficiência e segurança máximas.
Para que o seu evento seja uma experiência única para os(as) participantes, crie uma checklist de eventos com todos os elementos que não podem ser esquecidos e confira o plano logístico que a agência desenhou para o acontecimento. Normalmente, a empresa contratada é responsável por coordenar atividades como:
- Transporte de convidados(as);
- Locação e preparação dos equipamentos necessários;
- Impressão do material de divulgação (ou disponibilização digital para contribuir para a sustentabilidade);
- Fechamento de serviços de apoio, como limpeza e atendimento médico;
- Montagem e desmontagem da estrutura;
- Recebimento dos fornecedores;
- Treinamento do staff;
- Realização de testes prévios da aparelhagem e visita técnica.
O posicionamento correto dos móveis e a instalação dos aparelhos elétricos merecem atenção redobrada. No entanto, saiba que problemas com som, imagens em baixa qualidade, microfones que não funcionam, entre outras falhas técnicas e estruturais, podem acontecer. Por outro lado, esses detalhes fazem toda a diferença. Então, a prevenção de falhas é crucial, dentro do possível.
Em geral, o planejamento de eventos é algo que mexe com as expectativas. Uma equipe acostumada com a pressão envolvida e preparada para manter a calma mesmo nos momentos mais estressantes tende a trabalhar de forma mais eficaz que um(a) gestor(a) que não costuma lidar com essas situações no dia a dia.
O ideal é que a agência de eventos escolhida conte sempre com itens extras à disposição e, é claro, trace planos alternativos capazes de resolver impasses de forma imperceptível e ágil. A boa notícia é que esses profissionais estão habituados a ser flexíveis, pensar rápido e encontrar soluções criativas. Por esse e outros motivos, a experiência de mercado se torna ainda mais relevante na hora da contratação.
Segurança
Uma boa agência de eventos precisa ter conhecimento das melhores práticas e regulamentos básicos de segurança envolvendo qualquer iniciativa nesse sentido. Do mesmo modo, deve ter experiência na elaboração e realização de planejamentos de risco.
É fundamental que a agência faça o levantamento dos riscos do evento e formule um plano de segurança contendo informações detalhadas sobre serviços de saúde e proteção. Também é importante pensar na acessibilidade do evento e adaptar o espaço para pessoas com deficiência. O conforto e o cuidado com a integridade dos(as) convidados(as) devem ser prioridades para que qualquer ocasião supere as expectativas.
Agora que você já sabe o que considerar na escolha de uma agência, confira no próximo tópico os serviços e diferenciais da agência de eventos da Copastur.
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Como funciona a agência de eventos da Copastur?
A agência de eventos da Copastur atua de forma estratégica e personalizada na concepção, planejamento, organização e execução de eventos corporativos.
Oferecemos soluções completas e integradas para empresas que desejam realizar ações de relacionamento, lançamentos de produtos, convenções, feiras, ativações de live marketing e viagens de incentivo.
Por que contratar a agência de eventos da Copastur?
Com mais de 52 anos de experiência, a Biosfera Copastur oferece uma ampla gama de serviços, produtos e marcas, incluindo viagens corporativas, eventos empresariais, programas de incentivo, ativações de live marketing, CopasturCard, intercâmbios e muito mais! Isso permite a centralização e simplificação, obtendo tudo em um só contrato.
Outro diferencial é a nossa certificação de Empresa B, o que significa que atuamos pensando em gerar impacto positivo para pessoas colaboradoras, comunidade, meio ambiente e clientes, indo muito além do lucro.
Ao escolher a agência de eventos da Copastur, sua empresa se beneficia de tecnologia de ponta, atendimento humanizado 24/7, auxílio do início ao fim do processo e uma abordagem 360° – voltada para a eficiência, redução de despesas e experiência do cliente.
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