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O ROI de um evento (Retorno sobre o Investimento) é um dos principais indicadores utilizados para medir o sucesso e a eficácia de qualquer iniciativa de marketing, seja ela presencial ou virtual
Mais do que uma simples contagem de participantes ou a avaliação da satisfação imediata, o ROI mensura — em termos financeiros ou de impacto — o retorno obtido em relação aos recursos aplicados, como tempo, dinheiro e esforço.
De acordo com a Thunderbit, 84% dos profissionais de marketing acreditam que eventos presenciais são um componente crítico para o sucesso de suas empresas. Além disso, 70% utilizam eventos como parte essencial da estratégia de marketing de conteúdo, o que mostra que o impacto dessas ações vai muito além do dia do evento.
O mercado brasileiro acompanha essa tendência: uma pesquisa da Promoview revelou que as empresas do país preveem, em média, um crescimento de 9,2% nos investimentos em eventos, reforçando a confiança nesse formato como motor de negócios.
Neste contexto, este conteúdo vai mostrar como calcular o ROI de um evento, além de apresentar ferramentas e dicas práticas para maximizar os resultados. Continue a leitura!
Por que medir o ROI de um evento corporativo?
Como as empresas passaram a tomar decisões baseadas não só na estratégia, mas também nos valores gerados, acompanhar o ROI tornou-se essencial para saber o impacto que determinada ação pode ter para seus colaboradores ou clientes, mediante o objetivo definido na pré-produção do evento.
As companhias que fazem algumas convenções ao longo do ano, por exemplo, precisam saber qual a dimensão desses eventos para o público e também com quem vão falar, principalmente quando há investimento em logísticas de viagens, convidados internacionais, tecnologia de apresentação, cenografia etc.
O retorno não precisa ser financeiro. Pode vir em forma de capacitação da mão de obra dos colaboradores, aumento das vendas, melhoria da imagem etc. Mas só é possível precisar essas informações com uma medição efetiva do ROI. Sem ele, o organizador não consegue ter certeza se houve de fato a resposta que esperava para o projeto.
O que medir em um evento?
Nem todo evento pode ser medido com retorno financeiro, já que tudo depende do objetivo de determinada ação. Confira três exemplos de como avaliar um evento presentes no livro “Valores Estratégicos dos Eventos”, de Jack J. Phillips, :
- Return On Objectives (ROO) — traduzindo, é o Retorno Sobre o Objetivo, ou seja, o organizador pode estabelecer que 50% dos convidados devem ser potenciais clientes da sua empresa e, após o evento, medir se isso foi alcançado;
- Return On Engagement (ROE) — é a percepção do engajamento da marca depois de o público interagir com ela. Para medi-lo, é possível, por exemplo, fazer uma pesquisa com os visitantes de qual estande mais chamou a atenção, qual foi a marca ou produto que mais agradou etc.
- Return On Information (ROI) — mede qual foi a retenção da informação passada para o público no evento. Em um treinamento, por exemplo, você pode aplicar um teste antes e depois.
Como calcular o ROI de um evento?
O cálculo do ROI (Retorno sobre o Investimento) de um evento é feito para medir a eficiência financeira e o sucesso da iniciativa. Para isso, deve-se primeiro somar todos os gastos envolvidos na organização e execução do evento, incluindo despesas diretas, como aluguel, alimentação, marketing, equipamentos, e também custos indiretos, como tempo e recursos humanos.
Em seguida, é necessário calcular a receita total gerada pelo evento, que pode incluir vendas, patrocínios e outras fontes de receita.
O ROI é calculado pela fórmula:
ROI = Receita−Custo / Custo ×100
O resultado representa o percentual de retorno obtido em relação ao valor investido. Por exemplo, se o custo foi R$ 50.000 e a receita gerada foi R$ 250.000, o ROI será
ROI = (250.000−50.000)/50.000×100=400%
O ROI de 400% indica que o evento retornou quatro vezes o valor investido. Além do retorno financeiro, é importante analisar os benefícios intangíveis, como fortalecimento da marca e satisfação dos clientes, para uma avaliação completa do impacto do evento.
Quais ferramentas ajudam a mensurar o ROI de um evento corporativo?
Medir o Retorno sobre o Investimento (ROI) de um evento corporativo envolve a utilização de diversas ferramentas que auxiliam na coleta, análise e monitoramento de dados financeiros e de engajamento.
As principais categorias de ferramentas que ajudam a mensurar o ROI de um evento corporativo são:
Plataformas de Gestão de Eventos (Event Management Software):
Sistemas que oferecem funcionalidades para gestão de inscrições, check-in, engajamento (apps do evento) e coleta de dados em tempo real.
Alguns desses sistemas incluem painéis de analytics integrados para medir a presença, interação e até mesmo gerar relatórios de ROI e Return on Objectives (ROO).
Sistemas de CRM (Customer Relationship Management):
Ferramentas como Salesforce ou HubSpot são essenciais para rastrear os leads (potenciais clientes) gerados no evento e acompanhar o ciclo de vendas pós-evento.
Esses softwares permitem mensurar o valor financeiro das oportunidades e vendas que surgiram a partir do evento, sendo fundamentais para o cálculo do ROI financeiro.
Ferramentas de pesquisa e feedback:
Plataformas que podem ser utilizadas para a criação de pesquisas de satisfação pós-evento (e.g., QuickTapSurvey ou formulários online) para obter o feedback dos participantes.
Elas permitem calcular métricas como o Net Promoter Score (NPS), que mede a lealdade e a probabilidade de recomendação, um indicador do Retorno sobre os Objetivos (ROO) e resultados intangíveis.
Ferramentas de Análise de Marketing Digital e Redes Sociais:
- Google Analytics: permite monitorar o tráfego e a conversão gerados pelo evento no site ou landing page.
- Google Ads, Facebook Ads, Facebook Insights, Quintly, Scup, AgoraPulse: para medir a visibilidade da marca, o engajamento nas redes sociais e o desempenho das campanhas de mídia paga relacionadas ao evento.
- RD Station: para gestão de Inbound Marketing e rastreamento de leads gerados em ações digitais do evento.
Tecnologias de Captura de Dados no Local:
Aplicativos móveis com recursos de lead retrieval (captura de leads) permitem que a equipe de vendas digitalize crachás e colete informações de contatos com rapidez.
Esses app utilizam tecnologias como RFID/NFC (em crachás ou pulseiras) e oferecem dados precisos sobre a movimentação, a participação em sessões e o tempo de permanência dos participantes no evento.
Plataformas de análise de sentimento e mudança comportamental (para eventos internos):
Culture Amp ou Officevibe podem ser usadas para mensurar o sentimento e a mudança de comportamento dos colaboradores após eventos internos (como treinamentos ou convenções), focando em indicadores intangíveis.
Dicas de como melhorar o ROI dos eventos corporativos?
Melhorar o ROI de um evento passa por uma combinação entre planejamento, engajamento e mensuração de resultados. Uma das principais dicas é definir objetivos claros e indicadores de desempenho antes do evento, como geração de leads, reconhecimento de marca ou fidelização de clientes.
Outra dica, é investir em tecnologia — como plataformas de gestão e ferramentas de análise de dados — que ajudam a acompanhar as métricas em tempo real e a identificar oportunidades de otimização.
Além disso, personalizar a experiência dos participantes, criar ativações interativas e fortalecer parcerias com patrocinadores pode ampliar o valor percebido e aumentar o retorno financeiro e de imagem do evento.
Por fim, é importante garantir um acompanhamento pós-evento (como o envio de materiais relevantes ou o agendamento de reuniões de acompanhamento para leads quentes) para converter o engajamento gerado em resultados de negócios tangíveis.
Como a Copastur pode ajudar você?
Para montar um evento de sucesso, capaz de atingir todos os objetivos, é preciso contar com uma empresa experiente e apta a cuidar de todos os detalhes, como a Copastur.
Além de contar com uma lista de fornecedores para eventos confiáveis e com profissionais capacitados e treinados para alcançar o melhor resultado, a Copastur consegue aplicar as melhores práticas de gestão de eventos e regulamentos básicos de segurança. O processo é dividido em seis etapas:
- Planejamento do evento e concepção;
- Análise e pesquisa de mercado;
- Negociação e contratação dos melhores serviços e fornecedores;
- Coordenação logística terrestre e aérea;
- Acompanhamento do evento;
- Pesquisa de satisfação pós-evento e relatórios.
Com essa consultoria estratégica especializada para a sua empresa, é possível gerar relatórios claros e transparentes, que vão possibilitar o gerenciamento e análise de todas as métricas.
O que a Copastur analisa?
Todo o processo do ROI começa com um objetivo pré-estabelecido. O primeiro passo antes de montar um evento é identificar qual público-alvo a feira, o fórum, a convenção etc. quer atingir. Depois, é traçado o que a empresa pretende alcançar ao final da ação, informações que são confirmadas com a medição das métricas apresentadas a seguir.
Objetivos e Resultados-chave (OKR)
Essa métrica revela como as ações contribuíram diretamente para o resultado do evento. Ela pode ser quantitativa ou qualitativa, dependendo do que se deseja alcançar. Ela também conecta os objetivos que foram traçados aos resultados-chave, que servirão como parâmetro para definir se tudo foi alcançado ou não.
Uma maneira de realizar essa medição é pedindo uma avaliação baseada no “gostei” ou “não gostei”, em nota de 0 a 10 etc. A verificação deve ser rápida e pode ser realizada na saída do evento, por exemplo.
Net Promoter Score (NPS)
O NPS é uma metodologia mais rígida, por meio da qual pede-se a avaliação em nota de 1 a 10. No entanto, é bem diferente do OKR.
Esse tipo de avaliação pode ser considerado mais desafiador, pois classifica o público que dá notas abaixo de 6 como detrator. Ou seja, ao avaliar um evento com nota menor que 6, o participante não teria se engajado o suficiente e nem comprado a ideia.
O público que dá nota 7 e 8 é considerado neutro. Apenas os que avaliam com 9 e 10 são vistos como engajados o suficiente para aderir à marca, produto etc. Sendo assim, tais pessoas são capazes de indicar e fazer propagandas sobre a empresa.
Quando esses números são capturados?
A coleta desses dados deve ser feita sempre no final do evento e de preferência até uma semana após a realização. Tudo para aproveitar, em tempo hábil, as ideias que estão frescas na cabeça do público e não perder informações.
Após dois ou três dias do início da pesquisa, a Copastur faz um novo contato com os colaboradores ou clientes que ainda não responderam. São utilizadas ferramentas tecnológicas que conseguem mostrar quem respondeu ou não o NPS, para que o link seja reenviado.
A pesquisa também pode ser realizada por meio impresso. Dessa forma, é possível atingir mais de 80% de respostas, dependendo do cliente, já que as pessoas tendem a se sentir mais comprometidas quando precisam entregar um papel. Também é interessante que a pesquisa seja atrativa. É possível até mesmo fazer um gamification (ou gameficação) para conseguir medir o engajamento.
Os eventos corporativos são a grande oportunidade para as empresas aumentarem seu portfólio de clientes, conseguirem novos parceiros, capacitarem seus colaboradores e melhorarem o relacionamento com os consumidores da marca, dando mais visibilidade e atraindo novos investimentos.
Agora que você conhece como a Copastur analisa o ROI de um evento corporativo e a importância desses números para a sua empresa, conheça agora mesmo todas as soluções da nossa agência de eventos corporativos e live marketing e aumente o ROI das suas ações.
