Para crescer e obter destaque no segmento em que atuam, as empresas costumam adotar as mais diversas estratégias: cuidam da qualidade dos produtos e serviços ofertados no mercado, investem em tecnologia, buscam fidelizar os clientes, reter os talentos e assim por diante. Contudo, a dinamicidade da economia tem exigido novas ações. É preciso otimizar processos e investir ainda mais para sair na frente da concorrência e conseguir resultados cada vez melhores.

A globalização da economia exige mais proatividade e dinamismo, desapegando-se dos velhos modelos e assimilando iniciativas mais efetivas. Seja para atrair novos clientes, fazer networking, fechar parcerias importantes ou simplesmente promover o lazer ou o desenvolvimento dos colaboradores, o certo é que se torna cada vez mais necessário investir em viagens corporativas. E como o custo do deslocamento é sempre bastante significativo para o orçamento da empresa, o melhor é se programar e fazer um planejamento adequado.

Pronto para aprender a otimizar processos em viagens corporativas e, com isso, não só ganhar tempo como reduzir custos? Então confira agora mesmo as nossas dicas!

Crie uma política de viagens corporativas

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Como você já sabe, a concorrência entre as empresas está cada vez mais acirrada. A globalização da economia promoveu a disseminação de técnicas e formas de fazer negócio, trazendo a reboque uma intensa padronização de produtos e serviços oferecidos no mercado. Por isso não basta mais investir somente na qualidade. É necessário também expandir a área de influência da organização, projetando seu nome no cenário econômico, fazendo parcerias vantajosas com fornecedores, conquistando clientes ou simplesmente promovendo o lazer dos seus colaboradores — afinal, trabalhadores satisfeitos produzem mais e geram mais lucro para a empresa.

Por tudo isso e muito mais, viajar não é uma mera eventualidade no meio empresarial, mas sim uma necessidade cada vez mais recorrente, rotina para as corporações que almejam se desenvolver. Por isso, é preciso fazer um planejamento adequado, criando uma verdadeira política de viagens na sua empresa. A intenção aqui é reduzir os custos e assegurar o conforto e a satisfação dos colaboradores viajantes.

Estabelecer certas regras para a realização das viagens é uma conduta essencial para as empresas. É preciso definir como os pacotes serão adquiridos, fazer pesquisas de preços com fornecedores, estabelecer o tipo de serviço, a classe das passagens, o meio de transporte, as acomodações, a forma de comprovação das despesas e assim por diante. Dessa forma, os eventos serão realizados com muito mais comodidade e segurança para todos. Isso sem contar que ainda haverá economia para a organização.

Defina o objetivo do deslocamento

É fato: as viagens corporativas se prestam a atingir as mais diversas finalidades, desde o lazer dos funcionários, passando pela presença em cursos de aperfeiçoamento ou treinamento até a conquista de clientes e a formação de parcerias. E cada um desses objetivos apresenta características e necessidades próprias.

Assim, uma viagem a lazer não deve ser pensada e realizada da mesma forma que uma viagem de negócios. A categoria dos hotéis é diferente, assim como é diferenciado o tempo de planejamento do evento, tampouco os custos serão os mesmos. Por isso, definir o objetivo da viagem é fundamental para propiciar o planejamento adequado, otimizando tanto o tempo como o dinheiro da empresa. Além do mais, essa discriminação é essencial para a satisfação dos viajantes. Imagine hospedar colaboradores em viagem de negócios em um hotel praiano e afastado do centro da cidade. Essa descuido pode comprometer bastante a eficiência dos trabalhos.

Estabeleça um calendário de viagens

Outra boa dica para otimizar os processos com viagens corporativas e economizar tempo na hora de programar o deslocamento da sua equipe é por meio do estabelecimento de um calendário de viagens. Para isso, primeiramente é preciso verificar como anda a rotina do negócio, averiguando as necessidades de mobilização do pessoal e por que propósito. Saber previamente a quantidade de serviços que deseja contratar eleva seu poder de barganha, favorecendo a contratação a preços mais baixos.

Além do mais, estipular previamente as datas das viagens possibilita o aproveitamento de várias promoções — sobretudo em companhias aéreas, cujos preços oscilam bastante de uma época para outra. Comprar com antecedência pode ser uma excelente estratégia para evitar pagar preços abusivos de última hora.

Contrate uma empresa especializada

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Que tempo é dinheiro todo mundo sabe, certo? De que você mesmo pode organizar suas próprias viagens ninguém duvida. Entretanto, para economizar valiosos recursos da empresa, muitas vezes é preciso delegar determinadas tarefas a outras pessoas, mais bem informadas e proficientes no assunto. Com as viagens corporativas acontece o mesmo! Acredite: mobilizar uma equipe de colaboradores para cuidar do planejamento desses deslocamentos pode sair mais oneroso para o negócio do que terceirizar o serviço.

Além da comodidade de contar com uma companhia especializada no assunto, diminuindo assim as chances de insucesso, preservar sua mão de obra fará com os funcionários se dediquem ao que é verdadeiramente o foco da sua empresa, atividades de maior relevância para sua estratégia comercial. Isso sem contar que companhias especializadas possuem condições mais vantajosas junto aos fornecedores, fazendo com que os pacotes sejam adquiridos a custos menores. Pagar menos com mais qualidade e sem estresse não parece uma ótima ideia?

Como vimos, atualmente não basta apenas fazer negócio dentro da empresa. É preciso expandir a área de influência da organização. Para isso, as viagens corporativas são uma excelente opção. Hoje, viajar a negócio é mais uma das atribuições dos funcionários de muitas empresas, independentemente do nível hierárquico que ocupam. Deslocar equipes para regiões diversas leva o nome da empresa para outras áreas, influenciando pessoas diferentes e deixando contatos por onde passa. Pronto para propagar o nome da empresa pelo mundo afora?

O detalhe é que, com o crescente aumento da demanda por viagens, é preciso economizar. Para isso, contar com uma empresa especializada no assunto é fundamental. Afinal, esses profissionais não só asseguram a qualidade do evento como promovem a redução dos recursos empresariais com ele. O que está esperando para fazer o teste? Para saber mais sobre como programar ótimas viagens para sua empresa e trazer segurança e conforto para seus funcionários, entre em contato conosco!

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Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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