O contrato de viagem corporativa é um documento que estabelece as condições e responsabilidades entre a empresa contratante e o prestador de serviços de turismo.
A formalização desse documento proporciona segurança jurídica para ambas as partes, minimizando riscos e mal-entendidos. Por isso, ter um contrato bem estruturado não apenas protege os interesses da empresa, mas, também, contribui para a eficiência e satisfação dos viajantes e assegura que os objetivos corporativos sejam alcançados com sucesso.
Neste post, vamos listar e explicar todos os itens que precisam fazer parte do contrato de turismo para empresas. Confira!
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Para que serve o contrato de viagem?
Um contrato de viagem a trabalho é um documento que estabelece as bases de um acordo entre uma empresa e um prestador de serviços turísticos, como uma agência de viagens corporativas, por exemplo.
Esse contrato detalha os direitos e obrigações de ambas as partes, garantindo transparência e segurança em todas as etapas da viagem de negócios. Por meio dele, é possível definir com clareza os serviços a serem prestados, como a compra de passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre, seguro de viagem corporativo, entre outros, além de estabelecer os valores, formas de pagamento, condições de cancelamento, alterações e muito mais.
O documento também pode ajudar a garantir a conformidade com as políticas de viagens corporativas da empresa!
O que deve constar no contrato de viagem corporativa?
Entre os principais itens que devem constar no contrato de viagem, destacam-se:
Identificação das partes
É fundamental que o documento identifique claramente a empresa e o prestador de serviços. Isso inclui nomes completos, CPFs e, também, CNPJs da contratante e da agência de viagens ou fornecedor.
Essa identificação evita ambiguidades e assegura que todas as partes saibam a quem se referem as obrigações contratuais.
Objeto do contrato
Descrição detalhada dos serviços a serem prestados, incluindo destino da viagem, datas, tipo de acomodação, transporte, seguro viagem, atividades e outros serviços complementares.
Valores e formas de pagamento
Detalhamento dos custos de cada serviço, condições de pagamento (à vista, parcelado, etc.), forma de pagamento (como cartão corporativo, por exemplo), moeda utilizada e eventuais taxas e impostos.
Condições de cancelamento e alteração
Definição das consequências em caso de cancelamento ou alteração da viagem corporativa por qualquer uma das partes, incluindo prazos e percentuais de reembolso.
Responsabilidades de cada parte
Especificação clara das obrigações da empresa contratante (pagamento, fornecimento de documentos e outras) e da agência de viagens (organização da viagem, assistência ao viajante, etc.).
Foro e resolução de conflitos
Por fim, o documento deve estipular qual seria o foro competente em caso de eventuais disputas relacionadas ao contrato de viagem.
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Serviços que podem ser incluídos no contrato de viagem corporativa
Um contrato de viagem corporativa pode incluir uma ampla gama de serviços que visam facilitar o planejamento e a execução do deslocamento de profissionais. Veja abaixo os principais!
Gestão de passagens aéreas e hospedagem
O contrato de viagem pode incluir a gestão da viagem corporativa completa, com a compra de passagens aéreas e reserva da hospedagem, proporcionando praticidade e eficiência na organização de deslocamentos a trabalho.
Com acesso a fornecedores parceiros de uma agência de viagens como a Copastur, a empresa pode conseguir condições especiais, obtendo maior economia nas viagens enquanto mantém a qualidade dos serviços.
Ademais, a escolha de voos e acomodações é feita pela agência de acordo com as preferências, políticas e orçamento da empresa, promovendo conforto para os funcionários sem perder de vista o controle de despesas.
Transporte terrestre
Outro serviço essencial é o transporte terrestre, que pode abranger desde o aluguel de carros até o agendamento de transfers entre aeroportos, hotéis e eventos corporativos. Isso permite que as pessoas colaboradoras da empresa se desloquem de maneira segura e eficiente, sem preocupações com a logística.
Parcerias da agência de viagens com locadoras de veículos e empresas de transporte podem garantir preços competitivos e uma variedade de opções que atendam às necessidades da equipe, possibilitando uma experiência mais econômica e confortável.
Seguro viagem
O seguro viagem também é um elemento fundamental para garantir a segurança e tranquilidade dos funcionários durante as viagens corporativas. Ao incluir o seguro no contrato de viagem, a empresa demonstra cuidado com o bem-estar das pessoas colaboradoras (duty of care), além de evitar gastos inesperados que possam comprometer o orçamento da viagem.
Suporte 24 horas
O suporte 24 horas é um dos serviços mais importantes em um contrato de viagem corporativa, pois garante assistência contínua em caso de imprevistos. Na Copastur, temos o 24ours, nosso atendimento humanizado 24h e 7 dias por semana, incluindo feriados.
Mudanças repentinas de itinerário, emergências, cancelamentos de última hora ou qualquer tipo de auxílio podem ser resolvidos rapidamente com uma equipe de atendimento sempre disponível. Esse serviço oferece tranquilidade tanto para os viajantes a trabalho quanto para os gestores!
Atendimento personalizado
O atendimento personalizado se adapta às necessidades específicas de cada empresa e dos seus funcionários, desde a escolha de itinerários específicos até a observação das políticas internas de viagem. Com esse serviço, a experiência do viajante é otimizada, permitindo um planejamento customizado e adaptável.
Uma agência de viagens como a Copastur atua como uma extensão da equipe interna da empresa contratante, compreendendo as prioridades e entregando as melhores soluções para cada caso e perfil.
Gestão de despesas e relatórios detalhados
A gestão de despesas e a elaboração de relatórios de viagens detalhados (RDV) com os gastos realizados durante a viagem são essenciais para o controle financeiro da empresa.
Portanto, o contrato de viagem também pode estabelecer o uso de ferramentas e softwares de gestão de viagens que facilitem o acompanhamento das despesas em tempo real, como os oferecidos pela Copastur, permitindo uma prestação de contas mais eficiente ao final da viagem.
Relatórios claros ajudam na análise dos custos envolvidos nas viagens corporativas e podem contribuir para futuras negociações e para o aprimoramento das políticas internas da empresa.
Como fazer um contrato de viagem?
Assim como qualquer tipo de serviço a ser prestado, o contrato de viagem é uma parte indispensável do processo do acordo comercial entre uma empresa e um fornecedor. Aqui, estamos nos referindo principalmente ao contrato entre uma agência de viagens e uma empresa.
As condições comerciais principais, como preço, prazo de entrega, validade, SLA de atendimento, perfil de consultores para atender à demanda de viagens da empresa, forma de atendimento no plantão emergencial, entre outras, devem constar de forma clara e objetiva, mas com detalhes importantes.
O que não pode faltar em um contrato de viagem corporativa?
No documento, também precisam estar os dados pertinentes das partes envolvidas, detalhes do objeto (no caso, o serviço de gestão das viagens corporativas) e as obrigações envolvendo pagamentos, recursos e estrutura de atendimento necessários.
Ainda é possível adicionar outras cláusulas determinadas pelas partes. Também é importante ressaltar que todo contrato desse tipo deve ser analisado e aprovado por ambas as partes, que precisam concordar com as cláusulas e segui-las.
Como funciona o contrato de viagem corporativa da Copastur?
O contrato de viagem corporativa da Copastur é estruturado para oferecer soluções completas e personalizadas para empresas, garantindo praticidade e eficiência no planejamento e execução de viagens de negócios.
Oferecemos atendimento 24 horas, assegurando que os viajantes recebam suporte contínuo em qualquer situação que possa surgir durante a jornada, como alterações de itinerário ou emergências.
Além disso, a Copastur se destaca pelo atendimento personalizado e humanizado. Adaptamos as nossas soluções às especificidades e perfil de cada cliente, cocriando a melhor experiência possível – otimizada e alinhada aos objetivos da empresa contratante.
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