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O relatório de viagem é uma peça-chave para a gestão eficiente de despesas corporativas e a comprovação do retorno sobre investimento (ROI) em deslocamentos corporativos. E essa importância fica ainda mais evidente quando observamos a realidade atual das viagens a trabalho no Brasil.
No Brasil, ainda é comum que profissionais arquem com custos de deslocamento do próprio bolso e só depois façam a solicitação de reembolso — por exemplo, uma pesquisa recente publicada no Segs aponta que 35% dos viajantes corporativos pagam despesas em viagem antecipadamente e depois esperam ser ressarcidos.
Diante desse cenário, um relatório de viagem bem estruturado deixa de ser um documento meramente formal para se tornar uma peça estratégica de controle e transparência financeira.
Ele permite demonstrar com clareza o ROI das viagens da empresa, justificar os custos perante gestores e garantir a conformidade nas prestações de contas diárias e procedimentos de reembolso.
Este texto tem como objetivo apresentar os principais tópicos que devem constar em um relatório de viagem eficaz — desde a estrutura ideal para evidenciar o ROI até os elementos essenciais para uma prestação de contas diária rigorosa e um pedido de reembolso bem fundamentado. Acompanhe!
Copastur: experiência e cuidado para tornar cada viagem corporativa mais segura e eficiente.
Quais são as vantagens do relatório de viagem corporativa?
Tornar a apresentação do relatório de viagem corporativa uma obrigação para todos pode trazer muitas vantagens para a empresa. Confira as principais!
Informações centralizadas
Quando a empresa não tem um processo para a entrega desse documento, os colaboradores podem achar que isso é optativo e, consequentemente, não fornecer as informações.
Por sua vez, ao recolher os dados relacionados aos trajetos, é possível organizá-los em um só lugar, facilitando o trabalho e conferência.
Análise de gastos
A partir das informações do relatório de viagem corporativa também é mais fácil fazer a análise de gastos. Será que as despesas para eventos externos estão dentro do planejamento que foi feito?
Caso a resposta seja não, o gestor ainda pode observar em quais situações uma redução de custos pode ser feita.
Ajuda na tomada de decisões
Além de ajudar a economizar, o relatório também pode indicar quais ações valem a pena ou não serem tomadas. Imagine que a empresa queira fazer um evento em uma cidade em que esteve.
Diante disso, o gestor pode avaliar como foi a experiência anterior para definir a logística, como decidir em como fará o transporte e onde os profissionais ficarão hospedados, por exemplo.
Cultura da empresa
Quando a empresa tem esse tipo de documento, ela consegue compartilhar a cultura e política de viagens para toda a equipe. Até porque, sabendo da apresentação do relatório, os colaboradores se atentarão para evitar gastos desnecessários.
Hoje, as empresas utilizam a política de viagens para ter todas as regras com relação aos processos de viagens, budget, limites de gastos por categoria. Isso facilita e organiza de forma bastante inteligente e mantém controle eficiente.
Quais são os principais tópicos que não podem faltar em um relatório de viagem corporativa?
Um relatório de viagem corporativa deve incluir tópicos essenciais como: identificação do viajante (nome, cargo e departamento), detalhes da viagem (datas de início e fim, destinos e itinerário completo com voos, hospedagem e transportes terrestres), objetivo claro da viagem (reuniões, eventos ou negociações realizadas, com justificativa do investimento.
Também é importante inserir as despesas detalhadas e categorizadas,como ocorre no relatório com foco nas despesas da viagem (RDV) – (passagens aéreas com valores, tarifas e reservas; hospedagem com check-in/out e custos; alimentação diária, seguros-viagem e translados, sempre com totais e comprovantes fiscais), resultados obtidos (atividades executadas, contatos gerados e análises quantitativas de ROI), além de observações adicionais (incidentes, feedbacks sobre serviços e recomendações para otimizações futuras).
Esses elementos garantem transparência, controle de custos e suporte à tomada de decisões estratégicas, facilitando a conformidade fiscal e a automação de reembolsos em plataformas como as usadas por agências de travel tech.
O que incluir em um relatório de prestação de contas de diárias e reembolsos?
Um relatório de prestação de contas de diárias e reembolsos de despesas deve focar no registro financeiro da viagem, apresentando o detalhamento das diárias utilizadas — com valores aplicados, total calculado e justificativas para exceções — e a discriminação das despesas reembolsáveis, trazendo data, valor, motivo, categoria do gasto e comprovantes anexados, além de conversão cambial quando houver.
Também deve incluir a organização dos comprovantes, a análise de conformidade com a política de despesas (com registro de exceções aprovadas e gastos não elegíveis) e um resumo financeiro final, indicando o total a reembolsar ou devolver.
Como estruturar um relatório para demonstrar retorno sobre investimento das despesas de deslocamento?
Para estruturar um relatório que demonstre o retorno sobre investimento (ROI) das despesas de deslocamento em viagens corporativas.
O primeiro passo é criar uma seção de identificação e objetivos, detalhando o propósito da viagem (como negociações ou eventos), metas quantificáveis (ex.: número de reuniões ou leads esperados) e custos totais diretos/indiretos (passagens, hospedagem, alimentação, tempo do colaborador e seguros).
Nesta etapa é importante utilizar a fórmula padrão de ROI, para quantificar o impacto financeiro imediato:
(Receita gerada−Custos)/Custos×100
Em seguida, inclua uma seção de resultados e métricas, atribuindo valores monetários aos ganhos (contratos fechados, vendas incrementais ou oportunidades identificadas), KPIs complementares (como custo por oportunidade gerada ou produtividade por diária) e evidências qualitativas (feedbacks de contatos, parcerias formadas e análises de risco evitado).
Aqui, você vai precisar comparar o ROI real com benchmarks históricos ou setoriais para contextualizar a eficiência.
Finalize o relatório de viagem com análise estratégica e recomendações, apresentando dashboards visuais (gráficos de ROI por tipo de viagem: comercial, técnica ou institucional), lições aprendidas (otimizações de rotas ou fornecedores via travel tech) e projeções futuras.
Como apresentar o relatório de viagem para gestores e diretores?
Um relatório de viagem voltado para gestores e diretores deve ir além do simples registro operacional e entregar uma visão estratégica capaz de orientar decisões.
Abaixo listamos as principais sessões que o relatório deve ter:
Resumo executivo
- Objetivo principal da viagem
- Resultados-chave alcançados
- Impactos estratégicos esperados
Atividades e desempenho
- Reuniões realizadas, stakeholders envolvidos e principais temas discutidos
- Oportunidades de negócio geradas ou fortalecidas
- Indicadores de viagens relevantes (ex.: leads qualificados, etapas avançadas em negociações, insights aplicáveis)
Alinhamento estratégico
- Conexão da viagem com metas da área, OKRs ou projetos da empresa
- Problemas identificados e potenciais riscos para planejamento futuro
Análise financeira
- Consolidação das despesas de viagem por categoria
- Comparação entre valores planejados e executados
- Análise preliminar de ROI (tangível e intangível)
Recomendações e próximos passos
- Decisões necessárias após a viagem
- Ações de follow-up com clientes, parceiros ou equipes internas
- Sugestões para otimizar futuras viagens e maximizar retorno
Como as ferramentas da Biosfera Copastur ajudam na produção de relatórios de viagens?
O Travel Analytics, uma das principais ferramentas da Biosfera Copastur, funciona como uma solução de Business Intelligence (BI) que aprofunda a produção de relatórios de viagens ao coletar, organizar e consolidar grandes volumes de dados de toda a jornada corporativa.
Da reserva e emissão de passagens e hospedagens à gestão e captura de recibos pelo Superapp C+ ou por integrações com sistemas de expense management, é possível centralizar tudo em uma única plataforma.
Dessa forma, elimina-se o trabalho manual e o risco de erros, o que permite o BI processar as informações e transformá-las em relatórios detalhados, personalizáveis e ricos em insights.
Com isso, as empresas conseguem visualizar gastos por centro de custo, setor ou colaborador, comparar ticket médio, prever despesas, monitorar compliance das políticas de viagem e até acompanhar indicadores de sustentabilidade, como emissões de CO₂.
O resultado é uma visão completa e data-driven, essencial para decisões inteligentes, otimização de políticas, negociações estratégicas com fornecedores e redução de custos.
Conheça agora mesmo as soluções da agência de viagens da Copastur e impulsione os resultados da sua empresa!
