Como mensurar o êxito das viagens que a sua empresa promove para se expandir no mercado? Hoje, com aplicativos, softwares e companhias especializadas em viagens para empresas, os gestores têm mais condições de acompanhar o sucesso de suas estratégias. Os KPIS para viagens corporativas permitem o diagnóstico rápido de problemas, a formulação de estratégias mais eficazes e melhorias no retorno sobre o investimento.
Se você quer aprender um pouco mais sobre esses importantes mecanismos, continue a leitura deste post!
Quais são as diferenças entre métricas e KPIs?
Antes de indicarmos alguns KPIs (Key Performance Indicator, ou indicadores-chave de performance, em português) para viagens corporativas, é importante que você entenda a diferença entre eles e as métricas.
As métricas servem como base para a construção de um indicador. Elas não apresentam apontamentos sobre sua política de viagens corporativas, mas números que você pode utilizar para os mais diversos fins. Alguns exemplos de métricas relacionadas a esse setor são:
- gastos com passagens;
- número de funcionários que viajaram pela empresa;
- dias que esses funcionários ficaram fora, entre outros.
Perceba que, embora os dados sejam importantes, nada informam sobre a estratégia de uma empresa.
Os KPIs vão além. Eles são determinados de acordo com o objetivo da sua campanha, reunindo métricas coletadas para indicar comportamentos. Por isso, enfatiza-se tanto a importância de um planejamento estratégico antes da definição dos indicadores. Alguns exemplos de indicadores-chave para viagens corporativas são:
- satisfação e segurança do viajante;
- conformidade do viajante com a política;
- emissões de carbono etc.
O relatório de viagens corporativas precisa atender às necessidades da sua empresa. Por isso, não adianta coletar uma série de números se você não sabe ao que eles se referem e como eles podem ajudar na melhoria das suas práticas.
É de suma importância, portanto, transformar seus dados em informações que auxiliem a controlar gastos, melhorar negociações de contratos com fornecedores e poupar recursos.
KPIs para viagens corporativas: quais indicadores acompanhar?
Os KPIs, como você já deve ter percebido, dependem das particularidades de cada empresa. Portanto, não há “receita de bolo”. Ainda assim, há alguns indicadores importantes no âmbito geral das empresas. Acompanhe:
Gastos e economias com viagens corporativas
Uma empresa com uma política fortalecida de viagens corporativas destina recursos significativos para a manutenção dessa prática, tais como hospedagens, tarifas aéreas, transportes, refeições, entre outros. O rastreamento desses gastos, portanto, é um KPI importante a ser acompanhado.
Para medir e determinar o KPI de gastos e economias com viagens corporativas, você pode se valer de uma série de métricas. Entre elas, estão:
- uso de canais de reservas;
- economia realizada;
- formas de pagamento autorizadas.
Entenda-as a seguir.
Uso de canais de reserva autorizados
Essa métrica essencial para os KPIs de gastos aponta quantos viajantes corporativos usam canais de reservas autorizados para reservar quartos em hotéis, transporte terrestre ou viagens aéreas. Após dividir os gastos com bilhetes e reservas pelo total de custos com viagens, você terá o nível de visibilidade de reservas.
Quanto mais alto for o seu resultado, mais chances terá de fazer economias. Quando a totalidade de funcionários utilizar os canais de reservas autorizados, como as ferramentas online de reservas que mostram tarifas e opções dentro de sua política de viagens, todos os gastos serão registrados e mensurados.
Uso de formas de pagamento autorizadas
A visibilidade de pagamento é uma métrica importante e pode ser calculada pela divisão de gastos relacionados à viagem em um cartão de crédito corporativo pelo total de gastos com viagens.
Quando todos os pagamentos são concentrados em cartões de crédito corporativos, fica mais simples monitorar despesas e economizar.
Economia realizada
Essa métrica permite calcular o quanto tem sido reduzido em gastos com viagens corporativas por meio de descontos oferecidos por fornecedores preferenciais.
Ticket médio aéreo
Os investimentos em viagens corporativas globais alcançaram US$ 1,33 trilhão em 2017, crescendo aproximadamente 5,8% em relação a 2016, como apontou o Annual Global Report & Forecast, feito pela Associação Global de Viagens de Negócios, a GBTA. Segundo o relatório, os gastos serão expandidos para US$ 1,7 trilhão até 2022.
Já o estudo European Business Travel Barometer, da American Express Global Business Travel, mostrou que os gastos de viagens cresceram 3,4% ao ano. Pequenas (até 3%) e médias (até 5%) empresas impulsionaram esse movimento.
O ticket médio aéreo ajuda a avaliar os gastos com transporte aéreo e a identificar períodos de queda no valor das passagens. A desvalorização cambial e a instabilidade política, por exemplo, exercem grande impacto nessa taxa.
Relação com fornecedores
Um bom relacionamento com fornecedores (transporte terrestre, companhias aéreas, hotéis, brindes etc.) permite economias significativas com as viagens. Por isso, indica-se que você conte com uma agência especializada em viagens corporativas, já que esse tipo de empresa conta com parcerias consolidadas e muita experiência nas negociações.
Optando pelo fornecedor certo, você reduz significativamente seus custos. Esse KPI de viagens corporativas lançará apontamentos sobre como você está negociando com seus fornecedores. Para isso, ele monitora:
Economias em contratos
Para obter esse índice, compare suas tarifas negociadas com as tarifas regulares oferecidas pelas empresas.
Compare ainda os preços de um fornecedor preferencial em relação às tarifas regulares que ele pratica, e multiplique a diferença pelo volume unitário. Esse cálculo deve ser feito para todas as reservas já realizadas com o mesmo fornecedor. Assim, você saberá qual é a sua taxa de redução de gastos com contratos.
Suporte ao contrato
Se você já firmou contrato com seus fornecedores preferenciais de viagens, passe a dividir seu gasto com reservas com um fornecedor pelo total contratado. Quanto mais alto for o resultado obtido, maior é o suporte que você tem concedido ao seu fornecedor. Sua posição de negociação, portanto, melhora.
Satisfação do viajante
Seus colaboradores estão satisfeitos com a gestão de viagens? Eles precisam se sentir amparados quando viajarem a trabalho, ganhando tranquilidade para negociar.
Envie, periodicamente, pesquisas de satisfação aos seus viajantes. Ao calcular a diferença entre a média de satisfação e a pontuação mais alta fornecida por seus viajantes, você obtém índices de quanto trabalho precisa ser feito para melhorar a satisfação dos colaboradores que realizam viagens corporativas.
Adesão ao self-booking e desvios da política de viagens
Agências de viagens corporativas contam com eficientes programas para reservas de passagens aéreas, quartos de hotéis, restaurantes, entre outros — tudo isso com recursos para medir a performance dos seus colaboradores durante as viagens e coletar dados para você mensurar, posteriormente, o retorno sobre o investimento.
Esse indicador permite ainda saber se os seus colaboradores estão em conformidade com a política de viagens corporativas. Economias em viagens corporativas caminham em paralelo a políticas robustas. Isso assegura não só negociações mais consistentes como uma boa representação da imagem da sua empresa.
Os KPIs de conformidade analisam métricas como cumprimento das regras de cabine, uso de tarifas aéreas mais econômicas, número de reservas de hotéis realizadas em canais oficiais, entre outros.
Quais são os maiores erros na hora de definir os KPIs de viagens corporativas?
Muitas empresas ainda estão aprendendo a fazer bons relatórios de viagens corporativas. Alguns dos erros mais comuns são:
ns são:
- não realizar benchmarking com outras empresas semelhantes para identificar possíveis melhorias, como o ticket médio por rota;
- medir somente o cumprimento da política de viagens de maneira global, sem fragmentar seu uso por comportamento;
- não comparar períodos anteriores e não montar curvas de aprendizado;
- analisar o marketshare somente com o intuito de identificar o ranking de fornecedores.
Os KPIs de viagens corporativas precisam levar em conta os objetivos da sua empresa, as necessidades dos viajantes e as práticas aceitas no código de conduta. Portanto, não há padrões determinados na hora de definir indicadores-chave. Na dúvida, conte com uma agência especializada, que possa oferecer ajuda no levantamento dos KPIs para viagens corporativas e recursos eficientes para acompanhá-los, tornando a sua empresa ainda mais competitiva!
Se você gostou deste artigo, confira também algumas práticas de gestão financeira inteligente em viagens corporativas!
