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Expense management automation, ou automação da gestão de despesas, é mais do que uma tendência — é uma necessidade estratégica para empresas que buscam otimizar tempo e recursos.
No contexto das viagens corporativas, a complexidade do controle de gastos, da prestação de contas e da conformidade fiscal torna a automatização um diferencial competitivo.
A digitalização desses processos elimina o retrabalho manual, reduz drasticamente erros humanos e libera as equipes de finanças e compras para se concentrarem em análises e decisões estratégicas.
O mercado já reflete essa realidade: uma pesquisa da Argo Solutions revelou que 64,2% das empresas consideram a gestão e o controle de viagens prioridade em suas plataformas de T&E (Travel and Expense). Além disso, outro levantamento mostra que 84% das companhias já utilizam ferramentas tecnológicas para gerenciar despesas e deslocamentos corporativos.
Esses dados confirmam que a tecnologia deixou de ser um diferencial e passou a ser um requisito básico para a eficiência operacional.
Ao longo deste texto, apresentaremos os principais desafios, requisitos essenciais e etapas para uma implantação bem-sucedida da automação de despesas em viagens corporativas.
O que é expense management automation?
Expense management automation é o processo de automatizar a gestão de despesas corporativas por meio de tecnologias que substituem tarefas manuais, como lançamento de gastos, aprovações e reembolsos.
Essa automação permite que empresas monitorem e controlem seus custos de forma mais eficiente, garantindo maior precisão, agilidade e conformidade com políticas internas e fiscais.
Ao integrar sistemas de viagens, cartões corporativos e plataformas de contabilidade, a automatização oferece uma visão em tempo real das finanças, reduz erros humanos e libera as equipes de tarefas operacionais repetitivas, permitindo foco em análises estratégicas e na tomada de decisões baseadas em dados.
Quais as vantagens de fazer a automatização da gestão de despesas?
- Redução de erros manuais: elimina falhas comuns no lançamento e conferência de despesas.
- Economia de tempo: automatiza processos repetitivos, acelerando reembolsos e aprovações.
- Maior controle financeiro: permite monitorar gastos em tempo real e identificar desvios do orçamento.
- Conformidade garantida: assegura o cumprimento das políticas internas e das normas fiscais.
- Transparência e rastreabilidade: facilita o acompanhamento de cada etapa do processo e auditorias.
- Integração com outros sistemas: conecta-se a ERPs, cartões corporativos e plataformas de viagens.
- Relatórios automáticos e estratégicos: gera insights para decisões baseadas em dados.
- Melhor experiência do colaborador: simplifica o processo de prestação de contas e reembolso.
- Redução de custos operacionais: diminui a necessidade de recursos humanos dedicados a tarefas administrativas.
- Escalabilidade: acompanha o crescimento da empresa sem aumentar a complexidade da gestão.
Quais são os principais desafios de fazer a automatização nas empresas?
A automação da gestão de despesas nas empresas, apesar de seus inúmeros benefícios, enfrenta diversos desafios que podem dificultar sua implementação e eficácia. Abaixo listamos os principais:
Integração com sistemas existentes
Um dos maiores desafios na automatização da gestão de despesas é garantir que as novas ferramentas se integrem de forma eficiente aos sistemas já utilizados pela empresa, como ERPs, plataformas de viagens e softwares contábeis.
A falta de compatibilidade pode gerar retrabalho e dificultar a centralização das informações.
Adoção pelos colaboradores
Mesmo com tecnologia avançada, o sucesso da automação depende da adesão dos usuários. A resistência à mudança, a falta de treinamento adequado e o desconhecimento sobre as vantagens do sistema podem comprometer os resultados e reduzir a eficiência esperada.
Segurança e conformidade de dados
Com a digitalização dos processos financeiros, aumenta a responsabilidade sobre a proteção das informações sensíveis. Garantir a conformidade com normas fiscais e de proteção de dados, como a LGPD, ajuda a evitar riscos legais e manter a credibilidade da empresa.
Custos e tempo de implementação
A implantação de um sistema automatizado pode exigir investimentos significativos em tecnologia e tempo para adaptação das equipes.
Planejar essa transição de forma estruturada é fundamental para evitar interrupções nas operações e garantir o retorno sobre o investimento.
Como escolher um sistema de automatização de despesas de viagens corporativas?
Avalie as necessidades da empresa
Antes de escolher uma ferramenta de automatização de despesas de viagens corporativas, é essencial mapear os principais desafios e demandas internas — como controle de reembolsos, integração com cartões corporativos ou gestão de políticas de viagens.
Entender esses pontos ajuda a definir quais funcionalidades são realmente prioritárias.
Verifique a integração com outros sistemas
Um bom sistema deve se conectar facilmente a ERPs, plataformas de reserva de viagens, bancos e sistemas contábeis.
Essa integração garante um fluxo de dados contínuo, reduz falhas e evita o retrabalho entre diferentes departamentos.
Considere a experiência do usuário
A usabilidade é um fator determinante para a adoção da ferramenta. Plataformas intuitivas, com aplicativos mobile e interface simples, facilitam o registro de despesas e o envio de comprovantes, tornando o processo mais ágil e agradável para os colaboradores.
Analise suporte e segurança
Escolher um fornecedor que ofereça suporte técnico eficiente e altos padrões de segurança de dados é fundamental.
O sistema deve estar em conformidade com a LGPD e oferecer backups, criptografia e controles de acesso para proteger as informações financeiras da empresa.
Avalie o custo-benefício
Por fim, compare os custos de implantação e manutenção com os ganhos em produtividade, redução de erros e economia de tempo. Um bom sistema de automação é aquele que se adapta ao porte da empresa e gera retorno tangível em curto e médio prazo.
Como funciona o Expense Management da Copastur?
O Expense Management da Copastur funciona como um sistema integrado e automatizado para gerenciar e controlar todas as despesas relacionadas às viagens corporativas. Esse processo abrange desde a solicitação da viagem, passando pela aprovação, monitoramento das despesas em conformidade com a política interna da empresa, até o reembolso dos gastos realizados pelos colaboradores.
A plataforma oferece ferramentas tecnológicas que facilitam a prestação de contas, asseguram transparência, evitam fraudes e otimizam o controle financeiro, proporcionando maior eficiência, redução de custos e alinhamento com as regras corporativas.
Com o Expense Management da Copastur, as empresas conseguem alcançar uma gestão de despesas mais precisa e estratégica.
Conheça também o Superapp C+ da Copastur e veja como ele ajuda no controle das despesas corporativas
O Superapp C+ da Copastur é uma plataforma integrada que centraliza e simplifica o controle das despesas corporativas, unificando diversas soluções em um único ambiente digital.
Ele oferece funcionalidades para gestão de despesas, controle do CopasturCard, pedidos de reembolso, organização de viagens corporativas, gestão de mobilidade corporativa (táxi, motorista, frota, carro próprio) e entrega de relatórios gerenciais personalizados para uma visão estratégica dos custos da empresa.
Como o Superapp C+ ajuda no controle das despesas corporativas:
- Integração completa das soluções da Copastur para uma gestão centralizada.
- Monitoramento e controle em tempo real das despesas com o cartão corporativo CopasturCard.
- Geração de relatórios gerenciais analíticos para gestores acompanharem e tomarem decisões baseadas no comportamento de gastos.
- Atendimento 24 horas com suporte humano e tecnologia avançada, incluindo agente de inteligência artificial que oferece recomendações personalizadas.
- Registro e controle de trajetos corporativos e mobilidade facilitada, aumentando a transparência dos custos.
O aplicativo tem uma interface amigável e personalizável, garantindo segurança da informação e está em constante evolução com a implementação de novas funcionalidades, como inteligência artificial para melhorar a experiência do usuário e otimizar os processos internos.
Agora que você já se aprofundou no tema expense management automation, conheça todas as soluções da nossa empresa de viagens corporativas e descubra como otimizar a gestão e os resultados das viagens corporativas da sua empresa!
