Saiba o que Considerar Antes de Contratar uma Agência de Eventos

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Eventos corporativos são excelentes oportunidades para as empresas estreitarem laços com clientes, fornecedores e até seu público interno. E é fato: cada vez mais, as instituições percebem o quanto a interação e o networking feitos ao vivo são capazes de abrir portas no mundo dos negócios.

Porém, na maior parte das vezes, as empresas não dispõem dos recursos ideais nem da expertise necessária para fazer um projeto desse porte acontecer com êxito. Por isso, contratar uma agência de eventos pode ser a solução. Saiba o que considerar ao fazer essa escolha!

Orçamento

É extremamente importante adequar os recursos disponíveis para o evento. Durante suas pesquisas, portanto, solicite diferentes orçamentos e compare as informações recebidas. Muitas vezes, uma simples mudança no cardápio, por exemplo, já pode fazer com que os valores finais fiquem mais atraentes para a empresa.

O segredo está em certificar-se que a agência de eventos é capaz de oferecer serviços flexíveis, que se encaixem nas necessidades do cliente. Nesse momento, é essencial ser transparente e contar com uma empresa parceira, que selecionará fornecedores adequados para os limites de gasto estabelecidos, evitando custos acima do estipulado.

Fornecedores

Uma das grandes vantagens de contratar uma agência de eventos é que, em geral, essa empresa já tem uma valiosa lista de fornecedores em mãos, com os quais é possível negociar ótimos descontos para seus clientes. Sem esses contatos, um negócio dificilmente consegue ter acesso aos mesmos serviços com tanto custo-benefício.

Mesmo assim, é crucial entender quem são esses parceiros e se eles têm um portfólio à altura do seu nível de exigência. No fim das contas, o contratante ainda tem o poder de decisão e pode participar da análise das propostas. Caso não concorde com alguma escolha, é só conversar sobre as alternativas!

Expertise

Durante a avaliação dos portfólios das agências de eventos, é bom procurar saber se as candidatas têm experiência na produção de iniciativas, como as que sua empresa deseja oferecer. Para organizar reuniões corporativas, portanto, priorize empresas especializadas no setor B2B (Business to Business).

Seguindo o mesmo raciocínio, se o empreendimento atua na área de tecnologia, vale a pena conferir se a agência tem know-how em eventos desse segmento. Dessa forma, a contratada terá um melhor entendimento sobre as reais necessidades desse nicho, executando eventos alinhados à expectativa e, consequentemente, bem-sucedidos!

Profissionais

Busque saber quem será seu ponto de contato e até quem serão os profissionais presentes no grande dia. O relacionamento com todas essas pessoas (sobretudo com a interface) precisa ser o mais harmonioso e transparente possível para evitar surpresas desagradáveis e mal-entendidos.

Também é recomendável saber a quantidade de pessoas que trabalhará na produção. Pergunte se esses profissionais são contratados independentemente ou se são funcionários da agência, como são capacitados, entre outros aspectos. A qualidade do time que produzirá o evento é definitiva para garantir alta performance.

Logística

Acompanhamento das entregas dos fornecedores, transporte, montagem e desmontagem da infraestrutura: esses são só alguns exemplos de etapas que fazem parte da logística de um evento. O problema é que, como esses processos tendem a ser bastante complexos, exigem organização extrema.

Pensando nisso, evite contratar uma agência muito inexperiente ou optar pela oferta mais barata para tomar conta de toda essa produção. Lembre-se: nesses cenários, a empresa corre o risco de passar por grandes apertos ou até acidentes. Só uma instituição realmente preparada possui as ferramentas e os recursos certos para garantir que tudo acontecerá com eficiência e segurança máximas.

Para que o evento seja uma experiência única para os participantes, crie uma checklist com todos os elementos que não podem ser esquecidos e confira o plano logístico que a agência desenhou para o acontecimento. Não se esqueça que a empresa contratada normalmente é responsável por coordenar atividades como:

  • transporte dos convidados;
  • locação e preparação dos equipamentos necessários;
  • impressão de material de divulgação;
  • disponibilização de serviços de apoio, como limpeza e atendimento médico;
  • montagem e desmontagem da estrutura;
  • recebimento dos fornecedores;
  • treinamento do staff;
  • realização de testes prévios da aparelhagem e visita técnica.

O correto posicionamento dos móveis e a instalação dos aparelhos elétricos merecem atenção redobrada. Entenda que problemas com som, imagens em baixa qualidade, microfones que não funcionam, entre outras falhas técnicas e estruturais podem acontecer. Mas não se iluda: esses detalhes fazem toda a diferença, podendo causar um sentimento de decepção entre os convidados.

Em geral, a realização de eventos é algo que mexe com as expectativas de todos. Portanto, uma equipe capaz de aguentar essa pressão e manter a calma mesmo nos momentos mais estressantes tende a trabalhar de forma mais eficaz que um gestor que não costuma lidar com essas situações no dia a dia.

O ideal é que a agência conte sempre com itens extras à disposição e, claro, trace planos alternativos capazes de resolver impasses de forma imperceptível e ágil. A boa notícia é que esses profissionais estão habituados a ser flexíveis, pensar rápido e encontrar soluções criativas. Por essas e outras é que a experiência de mercado se torna ainda mais relevante na hora da contratação!

Segurança

Uma boa agência de eventos precisa ter conhecimento das melhores práticas e dos regulamentos básicos de segurança envolvendo qualquer iniciativa nesse sentido. Do mesmo modo, ela deve ter experiência na elaboração e na realização de planejamentos de risco.

É fundamental, assim, que a empresa formule um plano de segurança contendo informações detalhadas sobre serviços de saúde e proteção. O espaço também deve ser adaptado para pessoas com deficiências e limitações. O conforto e o cuidado com a integridade dos convidados devem ser prioridades para que qualquer acontecimento supere as expectativas.

Contrate uma agência de eventos especialista

A essa altura, você conhece os principais pontos que precisam ser levantados na hora de avaliar a contratação de uma agência de eventos. É importante verificar se as instituições candidatas demonstram, acima de tudo, profissionalismo e comprometimento. Afinal, ter parceiros qualificados a seu lado na produção de um projeto como esses é absolutamente imprescindível!

A Copastur é uma agência de eventos com expertise no que faz. Quer saber mais sobre o nosso trabalho? Entre em contato conosco!

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