11 dicas essenciais sobre gestão de viagens corporativas

Buscar uma significativa diminuição de custos sem abrir mão dos benefícios estratégicos promovidos pelas viagens corporativas é um dos maiores desafios enfrentados por diversos gestores. No entanto, ao contrário do que muitos podem pensar, esse definitivamente não é um beco sem saída!

Devemos entender, antes de mais nada, que tudo o que precisa ser gerenciado requer controle e mensuração. Especialmente para isso, a empresa deve se manter aberta à possibilidade de terceirizar a gestão de suas viagens corporativas. Além do mais, adotar ferramentas que automatizem processos e não só implementar como divulgar sua própria política de viagens são passos essenciais.

Quer saber o que mais você pode fazer para usufruir das vantagens das viagens corporativas com o devido controle, máxima qualidade e ainda otimizando custos? Então confira agora mesmo as dicas pra lá de especiais sobre gestão de viagens que preparamos para o post de hoje!

1. Crie uma política de viagens para a empresa

O primeiro passo para promover e maximizar a gestão de viagens da sua empresa é criar um planejamento e uma política exclusivos para esse setor. E atenção: a política de viagens nada mais é que uma definição clara sobre todas as questões relevantes para que essa iniciativa seja bem-sucedida nas empresas.

Estamos falando, por exemplo, de valores disponíveis, regras de reembolso, questões de segurança e práticas que devem ser seguidas pelos colaboradores durante as viagens para evitar gastos em excesso e outros problemas.

Na prática, isso significa separar as despesas com viagens de outras atividades da empresa, promover a qualificação da equipe na administração dos valores disponibilizados para os deslocamentos e organizar quem fica responsável por cada ponto no decorrer da jornada.

Definir esses padrões garante a ordem e ajuda a evitar desperdícios no ambiente corporativo. Por isso, trate de desenvolver o quanto antes uma política de viagens a ser seguida como regra em todas as ocasiões.

Juntamente com sua equipe de finanças e quaisquer outras lideranças interessadas, detalhe as responsabilidades dos viajantes, o critério usado para a efetiva contratação dos serviços, quais serão os limites de gastos, se já se pensou em possíveis parceiros, quais são os pontos de contato e assim por diante. Quanto mais informações esse documento englobar, maior será a garantia de segurança e a previsibilidade dos deslocamentos futuros.

2. Defina uma prática de reembolso

A prática de reembolsos é uma das etapas mais importantes de qualquer política de viagens corporativas. Com ela, a empresa deixa claro que gastos são necessários e possíveis durante cada deslocamento, bem como as limitações que essa missão trará. Dessa forma, portanto, a empresa esclarece quais valores poderão ser ressarcidos, evitando eventuais desconfortos.

Vale ressaltar que a definição das despesas deve, claro, ser condizente com a realidade da empresa, englobando os mínimos detalhes das viagens, inclusive os possíveis percalços.

Quantas refeições diárias serão necessárias para os colaboradores? Quais serão os tipos de transporte usados e seus valores? Dá para pensar antecipadamente em possíveis gastos extras, como telefonemas e estacionamento?

Por fim, além do controle de verba da empresa, também é preciso levar em conta o conforto e a segurança dos colaboradores, sendo que tudo precisa estar devidamente documentado para facilitar o controle e a própria política de reembolso. Nesse caso, as regras precisam ser bem definidas e, o mais importante, explicadas aos colaboradores.

É preciso deixar claro que a empresa devolverá os valores usados pelo viajante se eles estiverem ligados ao objetivo e ao itinerário da viagem.

O combustível do carro, por exemplo, deve ser aquele gasto em idas a eventos, ao aeroporto, a encontros profissionais e não em saídas pessoais. Também é preciso lembrar ao funcionário que ele deve apresentar notas fiscais e recibos de todos os gastos feitos.

3. Oriente adequadamente os profissionais

Agora que você já entendeu que uma política de viagens é vital, tenha em mente que não adianta elaborar o melhor e mais completo documento do mundo se seu conteúdo não é adequadamente repassado aos funcionários. Como adiantamos no tópico anterior, todo o planejamento da viagem precisa envolver aqueles que participarão ativamente delas: os colaboradores.

Não adianta criar regras e uma política de viagens sem que eles saibam qual o comportamento esperado pela empresa. Se o empregador cobrirá todos os gastos com alimentação, por exemplo, é preciso deixar claro a média de preço que as refeições devem ter.

Outras perguntas também precisam ser respondidas, como: durante a hospedagem, quais serviços do hotel o profissional poderá usar? Os gastos serão contabilizados diariamente ou por segmentação?

Preocupe-se em desenvolver um material de orientação, explicando ao menos as principais regras contidas na política de viagens, mantendo tanto esse guia como o documento na íntegra plenamente acessíveis. Nessa explicação, leve em conta o perfil dos colaboradores e faça as adaptações de linguagem necessárias para que todos o compreendam, sem ambiguidades.

4. Faça uma pesquisa detalhada sobre os destinos

Por mais que seja importante, nem sempre seguir à risca uma cartilha previamente definida será uma prática válida para a gestão de todas as viagens corporativas. Afinal de contas, cada tipo de viagem tem objetivos diferentes, assim como cada local de destino apresenta suas especificidades. Para evitar gastos desnecessários e garantir máximo aproveitamento do profissional nessas localidades, é fundamental fazer uma pesquisa logística detalhada.

Pergunte a si mesmo se o colaborador terá facilidade de deslocamento entre o aeroporto e o local de hospedagem. Há restaurantes e mercados próximos ao local em que o profissional ficará hospedado? O nível de segurança ou a localização do hotel permite que o funcionário circule com tranquilidade?

Nos casos em que a hospedagem é distante de áreas centrais ou está em áreas não muito seguras, por exemplo, o mais indicado é que o funcionário evite saídas desnecessárias.

Para isso, a empresa precisa considerar no seu planejamento financeiro serviços de quarto e gastos com delivery, considerando ainda a contratação de um transporte exclusivo para que esse funcionário chegue a seus compromissos sem estresse.

A verdade é que, independentemente da localização, é preciso ter o bem-estar do colaborador como prioridade. Para evitar incidentes desagradáveis, o mais importante é se precaver, investindo em seguros de vida e saúde para cada profissional, além de manter um canal de comunicação aberto durante todo o período da viagem.

5. Feche negócio com uma empresa especializada

Para garantir essa comunicação em tempo integral e para assegurar o bom funcionamento da grande maioria dos serviços relacionados às viagens a trabalho, costuma ser altamente vantajoso contratar empresas já experts no ramo. Afinal, a principal especialidade dessas organizações é justamente enviar profissionais aos mais variados destinos com o máximo possível de conforto e qualidade, sem perder de vista os objetivos do contratante.

Pelo volume de transações feitas e pelo nome construído no mercado, uma boa empresa de gestão de viagens já terá estabelecido parcerias com hotéis, companhias aéreas, cooperativas de táxi ou responsáveis por transfers, além de restaurantes e outros tipos de serviços normalmente usados em deslocamentos ao redor do mundo.

Isso sem contar que a capacitação dos profissionais é capaz de fornecer todo o suporte necessário para evitar imprevistos, incômodos ou problemas ainda maiores, responsabilizando-se pelo controle da política de viagens, garantindo o uso correto dos recursos, gerando relatórios ricos, atuando como ponto de contato para os profissionais que estão fora e o que mais for estratégico para as demandas do negócio.

6. Automatize o que for possível

Hoje em dia, cálculos e projeções simplesmente não devem ser feitos manualmente, a fim de evitar ao máximo a ocorrência de falhas. O ideal é automatizar as contas associadas às viagens corporativas da empresa, seja usando um software especializado ou mesmo uma planilha potente de dados.

Com esse propósito, considere múltiplos cenários e desenvolva um fluxo envolvendo os custos previstos para cada aspecto dos deslocamentos. E esse processo ainda pode ir além, incluindo reservas automáticas em hotéis e serviços de transporte, por exemplo. Assim é possível economizar principalmente tempo, além de eliminar possibilidades de erros.

7. Confie no poder de uma ferramenta de gestão

Graças ao constante avanço da tecnologia, hoje em dia é possível contar com ferramentas especializadas em diversas áreas. E é claro que a gestão de viagens corporativas não poderia ficar de fora! Esses softwares podem realizar toda a parte de automação necessária no controle produtivo de gastos, assim como na manutenção de contatos, na organização de fluxos e muito mais.

E sabia que já existem alternativas de aplicativos móveis para que os profissionais insiram informações durante a viagem e que permitem acompanhar os gastos da viagem em tempo real? É isso mesmo. O investimento em uma ferramenta de gestão é uma ótima maneira de facilitar a administração dos gastos e melhorar a qualidade das viagens corporativas.

Esse recurso é capaz de fornecer relatórios gerenciais claros, facilitar o cadastro de pessoas, hotéis, empresas de transporte ou fornecedores, além de simplificar a comunicação com os envolvidos na viagem corporativa. Tudo com uma interface eficiente e fácil de controlar.

Nesse cenário, em vez de perder informações ou gastar horas e horas gerando relatórios durante e depois de qualquer viagem, você consegue se concentrar no planejamento estratégico, já que tem a tecnologia trabalhando a seu favor.

8. Mantenha um controle econômico rígido

Os gastos costumam ser o ponto mais crítico em relação às viagens corporativas, sendo responsáveis tanto por seu sucesso como, muitas vezes, por seu fracasso. Contando ou não com uma empresa especializada, é de vital importância que um colaborador se encarregue de controlar todas as transações realizadas nas viagens, sejam relativas a transporte, alimentação ou quaisquer outros serviços ou produtos diretamente ligados aos deslocamentos.

Vale lembrar que esse controle precisa estar intimamente associado à política de viagens, evitando que gastos não previstos sejam permitidos e garantindo que existam planos para eventuais excedentes. Afinal, mesmo com planejamento, nem sempre uma viagem corporativa sai do jeito esperado, já que voos atrasam, carros quebram e incidentes acontecem. É importante sempre manter um caixa extra para esse tipo de situação, mas sem perder a linha.

9. Fique de olho nos concorrentes

Para acertar em cheio em qualquer estratégia, é fundamental fazer benchmarking. Ao ficar de olho em como concorrentes e empresas semelhantes andam lidando com a questão de viagens, você consegue tirar grandes lições sobre sua própria administração.

Pode ser que negócios próximos a você tenham uma política eficiente que tem tudo para dar certo no seu contexto ou que só precisa de algumas modificações para ficar ainda melhor. Aprender com quem já está um passo à frente ou com os tropeços alheios é sempre uma boa ideia.

10. Gere relatórios detalhados

Seja por meio de uma ferramenta de gestão ou usando dados brutos de planilhas, o importante é que os números relativos à gestão de viagens corporativas sejam cuidadosamente organizados. Para o registro desses eventos, relatórios detalhados sobre a logística e os gastos são absolutamente essenciais. Ter tudo documentado ajuda a evitar problemas ou dúvidas financeiras, melhorando seu planejamento para as viagens que ainda virão.

Só não se esqueça de que esse relatório deve se juntar aos demais levantamentos estratégicos da empresa, a fim de atuar como uma das ferramentas responsáveis por ditar os rumos de sua logística.

11. Identifique a real necessidade das viagens

Não restam dúvidas de que as viagens corporativas são importantes instrumentos de motivação. Com elas, afinal, os profissionais são estimulados a sair da sua rotina de trabalho, ganham a oportunidade de se capacitar e, de quebra, conhecem um lugar novo! O detalhe é que, nesse contexto, fica fácil esquecer do real objetivo da viagem, transformando-a em uma ocasião turística.

Por essa razão, antes de investir em viagens corporativas na sua empresa, avalie e defina qual é seu real objetivo e a efetiva necessidade desses deslocamentos. Essa análise ajudará a justificar os investimentos empregados e também a preparar os profissionais da empresa sobre o que é esperado deles.

Nessa etapa, é importante ser sincero e se manter dentro da realidade da empresa — especialmente no que se refere às finanças. Questões como o orçamento disponível para a viagem e o retorno que ela trarápara a empresa são os pontos mais importantes a se considerar.

Se seu maior déficit atual é qualificação, por exemplo, estimular idas a congressos e conferências pode ser um investimento que trará mais retorno no futuro do que uma viagem de encontro com fornecedores, algo que pode ser feito com a ajuda da tecnologia, por meio de uma videoconferência.

Com o desenvolvimento de uma política competente para a gestão de viagens corporativas e as dicas que trouxemos aqui, empresas de quaisquer tamanhos podem se livrar de gastos excessivos e contar com mais produtividade quando seus profissionais precisam viajar. Pronto então para colocar tudo isso em prática?

Se sua empresa quer investir na gestão de viagens corporativas, o melhor caminho é procurar quem entende do assunto. Então não perca mais tempo: fale conosco por meio do nosso canal de contato! Estamos presentes em diversas cidades do país e prontos para ajudá-lo a melhorar as viagens profissionais da sua empresa.

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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