O cartão de crédito empresarial é um recurso útil para qualquer gestor que precisa fazer a gestão de despesas corporativas.
Quando falamos do universo de eventos e viagens corporativas, o desafio é ainda maior visto que os gestores precisam equilibrar orçamentos, acompanhar despesas e garantir a conformidade com as políticas de viagens da empresa.
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Nesse contexto, o cartão de crédito empresarial surge como uma ferramenta valiosa, oferecendo controle e transparência sobre os gastos. Com ele, é possível centralizar as despesas, definir limites de gastos por funcionário e obter relatórios detalhados para análise e acompanhamento.
Para empresas que buscam uma alternativa ainda mais personalizada, o Copasturcard oferece uma gestão completa dos gastos em viagens e eventos, com relatórios detalhados e integração direta com processos financeiros, garantindo mais segurança e eficiência para o dia a dia corporativo.
Neste post, iremos apresentar os benefícios do uso do cartão de crédito empresarial e como o Copasturcard pode ajudar os gestores de viagens e eventos. Continue a leitura!
O que é um cartão de crédito empresarial?
Trata-se de um recurso desenvolvido para otimizar a organização financeira das empresas. Como o próprio nome indica, representa a forma tradicional de pagar contas e despesas.
É muito parecido com o cartão de crédito comum, utilizado por pessoas físicas. Sua diferença em relação a esse modelo está no fato de que se destina aos colaboradores, gestores e demais profissionais envolvidos com as atividades da organização.
Veja como ele funciona e como adotá-lo a seguir.
Obtenção do cartão
O cartão de crédito empresarial pode ser solicitado no banco em que a empresa mantém sua conta-corrente. É possível escolher um modelo centralizado — quando todos os portadores têm o mesmo limite — ou individualizado — quando cada portador tem um limite próprio.
Limites e taxas
Cada empresa define suas regras e tabelas de preços. Em geral, o cartão de crédito empresarial tem limite maior, taxas mais atrativas e juros mais baixos que os modelos desenvolvidos para pessoas físicas.
É importante destacar que muitas administradoras de cartão empresarial mantêm parcerias com empresas, garantindo, assim, descontos em serviços e produtos ligados a essas marcas. Vale a pena pesquisar as opções antes de investir nesse recurso.
Dependendo da negociação realizada com a administradora, é possível obter valores de anuidade mais atraentes e prazos mais longos para o pagamento das contas — o que evita a retirada de quantias elevadas do caixa da empresa.
Por que adotar o cartão de crédito corporativo?
Tanto o cartão de crédito empresarial físico quanto o cartão virtual corporativo proporcionam vantagens às empresas que apostam em suas funcionalidades. Muitas delas são atrativas para quem ainda não investiu nessa modalidade de pagamento. Veja só!
Controlar gastos
Muitos gestores procuram definir limites de valores para custear cada tipo de despesa, sempre buscando adequar os gastos corporativos às políticas internas da empresa. Com um cartão empresarial pré-pago, por exemplo, é possível garantir que os custos com hotel, passagem e outros serviços fiquem próximos do previsto.
Fazer reembolsos
É comum que os funcionários solicitem reembolsos de despesas após realizarem viagens corporativas em nome da empresa. Nesses casos, o cartão de crédito empresarial simplifica o processo de pagamento porque funciona como um relatório completo — pois extratos, datas, locais e outros dados ficam registrados.
Gerenciar tudo online
Muitas administradoras de cartão contam com gerenciadores online. Isso é uma grande vantagem para as empresas que querem acompanhar, em tempo real, a movimentação financeira dos colaboradores durante os deslocamentos.
Em outras palavras, é possível saber se os gastos estão dentro do limite definido na política de viagens. Com o monitoramento via internet, os gestores também podem realizar processos de auditoria facilmente.
Incentivar funcionários
O cartão de crédito empresarial pode se transformar em uma ferramenta para motivar equipes a alcançar metas. Para isso, a empresa tem a possibilidade de carregar o cartão com um valor específico para que o colaborador use em compras, pagamento de contas, recarga de celular ou até para saque.
O montante pode ser entregue sempre que um funcionário atingir seu objetivo. Assim, todos se sentirão estimulados a dar o melhor para conquistar o prêmio em forma de crédito no cartão.
Obter segurança
Os cartões corporativos protegem a empresa e seus funcionários de diversos problemas. Isso porque eliminam a necessidade de carregar grandes quantias de dinheiro em viagens, prevenindo furtos e roubos.
Além disso, muitas administradoras oferecem serviços personalizados e seguro viagem corporativo em seus contratos. No caso do cartão por transação, deve-se considerar a vantagem da expiração que ocorre após a compra. Dessa forma, a chance de ataques cibernéticos e coleta de dados fica menor.
Quais são os tipos de cartões voltados para viagens corporativas?
Seguindo pelo caminho das novidades e inovações, um novo modelo de cartão de crédito empresarial surge no mercado. Trata-se do virtual card number (VCN), um número individual que dura somente até o momento em que a transação é realizada.
Com essa geração de cartão por transação, fica mais fácil reduzir fraudes no custeamento de despesas. Afinal, depois que o valor recebido pelo funcionário for utilizado, seu número ficará inválido para a realização de novas compras.
Da mesma forma que o cartão de crédito empresarial de plástico, o VCN permite pagar passagens, hospedagem, transporte, alimentação e outros serviços. Por durar pouco tempo e não ser físico, não gera custo extra.
Como escolher o cartão empresarial
Na hora de escolher o melhor cartão de crédito empresarial, é importante considerar fatores que impactam diretamente a gestão financeira da empresa. Abaixo listamos os principais itens, confira:
Limites de Crédito e Flexibilidade de Pagamento
Um dos primeiros aspectos a considerar na escolha do cartão é o limite de crédito disponível e a flexibilidade nas condições de pagamento.
Empresas com grande volume de despesas precisam de um limite compatível com suas operações para evitar a necessidade de múltiplos cartões ou fontes alternativas de crédito.
Além disso, é necessário verificar se o banco oferece condições flexíveis para pagamento da fatura, como parcelamento sem juros ou opções de ajuste de vencimento. Isso pode fazer a diferença no fluxo de caixa da empresa, garantindo que as despesas sejam gerenciadas de forma mais eficiente sem comprometer outras obrigações financeiras.
Taxas e Tarifas
Os custos envolvidos no uso do cartão como, por exemplo, as taxas como anuidade, juros sobre parcelamento e tarifas por saques podem impactar o orçamento da empresa a longo prazo.
Algumas instituições oferecem isenção de anuidade para clientes que atingem determinado volume de gastos, enquanto outras cobram taxas fixas independentemente do uso.
Por isso, é tão importante comparar essas condições entre diferentes emissores e avaliar o custo-benefício, garantindo que o cartão escolhido ofereça vantagens reais sem gerar custos excessivos.
Benefícios e Recompensas
Para empresas que realizam viagens corporativas frequentes ou possuem altos gastos, os benefícios adicionais do cartão podem ser um grande diferencial. Programas de cashback, que retornam uma porcentagem do valor gasto, podem ajudar a reduzir custos operacionais.
Já as opções de milhas aéreas e benefícios para viagens, como acesso a salas VIP em aeroportos e seguros para voos, são ideais para negócios que enviam funcionários a eventos e reuniões em diferentes localidades. Analisar essas vantagens pode otimizar os gastos da empresa e trazer benefícios extras para os colaboradores.
Integração com Softwares de Gestão Financeira
Um bom cartão de crédito empresarial deve facilitar o controle e a transparência das despesas. A integração com softwares de gestão financeira possibilita que os lançamentos sejam registrados automaticamente, eliminando processos manuais e reduzindo erros.
Algumas soluções oferecem categorias personalizadas de despesas, permitindo que gestores identifiquem rapidamente onde estão os principais gastos e tomem decisões estratégicas para otimizar o orçamento.
Controle e Personalização
Por fim, é vital avaliar o nível de controle e personalização que o cartão oferece. Algumas empresas permitem definir limites individuais para cada colaborador, restringir o uso para determinados tipos de transação e até gerar relatórios detalhados para auditoria.
Essa funcionalidade é útil para empresas que lidam com eventos e viagens corporativas, pois permite que os gestores acompanhem gastos em tempo real e evitem surpresas na fatura. Um cartão empresarial que oferece essas opções pode ser um grande aliado na gestão financeira eficiente e na redução de fraudes ou gastos indevidos.
Boas práticas para o bom uso do cartão de crédito empresarial
Independentemente do tipo de cartão escolhido, é preciso adotar boas práticas para garantir o uso correto e evitar problemas. Veja as principais:
- incluir regras na política de viagens corporativas — é importante definir limites de gastos, os estabelecimentos em que o cartão será aceito e outras ações junto aos colaboradores e, se possível, com o banco;
- criar relatórios frequentes — a empresa deve fazer registros do que foi gasto em cada viagem para definir o que pode ser mantido e o que precisa ser melhorado, sempre visando o respeito ao orçamento de viagem ou controle do budget do evento, por exemplo;
- utilizar sistemas para administrar despesas — um software com módulo de expense management ajuda a gerir gastos diretos e indiretos das viagens para importar dados de faturas, agilizar o fluxo de aprovações e controlar custos com eficiência;
- contar com ajuda especializada — uma empresa de gestão de viagens corporativas pode cuidar de toda a parte relacionada à conciliação de faturas e cartões, auxiliando os gestores a prestar contas corretamente.
Copasturcard para controle de gastos com viagens e eventos
Conforme mencionamos no início do artigo, o CopasturCard é uma solução desenvolvida pela Copastur para ajudar no controle de gastos em viagens e eventos dos seus clientes.
Ele oferece diversas modalidades de cartões, tanto pré quanto pós-pagos, adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa. A plataforma proporciona um controle financeiro rigoroso, permitindo o acompanhamento detalhado de todas as despesas, evitando surpresas no orçamento.
Além disso, o CopasturCard simplifica a gestão de despesas, eliminando a necessidade de planilhas manuais e facilitando a integração com outros sistemas de gestão empresarial.
Por fim, o cartão tem uma aceitação global o que garante aos usuários a possibilidade de utilizá-lo em qualquer lugar do mundo.
Agora que você já sabe os benefícios de utilizar um cartão empresarial para arcar com os custos dos eventos e viagens da empresa, aproveite para conhecer as soluções para viagens corporativas da Copastur e otimize os gastos da sua empresa!
